II SA/Gl 10/26

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Artur Żurawik, Sędziowie Sędzia WSA Tomasz Dziuk (spr.), Sędzia WSA Renata Siudyka, , po rozpoznaniu w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym w dniu 15 maja 2026 r. sprawy ze skargi M. K. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Katowicach z dnia 6 listopada 2025 r. nr SKO.PSŚ/41.5/1124/2025/16415 w przedmiocie uchybienia terminu do wniesienia odwołania w sprawie świadczenia wychowawczego 1) uchyla zaskarżone postanowienie; 2) zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Katowicach na rzecz strony skarżącej kwotę 497 (słownie: czterysta dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.

Zaskarżonym postanowieniem z dnia 6 listopada 2025 r. nr SKO.PSŚ/41.5/1124/2025/16415 Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Katowicach, działając na podstawie art. 134 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1691 ze zm., dalej k.p.a.), stwierdziło uchybienie terminu do wniesienia odwołania przez M. K. (dalej: skarżąca) od decyzji Prezydenta Miasta D. z dnia 5 września 2025 r. nr [...] uchylającej realizację decyzji nr [...] z dnia 7 sierpnia 2019 r. od dnia 1 listopada 2020 r. do 31 maja 2021 r. Kolegium ustaliło, że decyzja organu I instancji została doręczona skarżącej zastępczo z zastosowaniem fikcji prawnej doręczenia na podstawie art. 44 k.p.a. w dniu 25 września 2025 r., a zatem po upływie 14 dni liczonych od pierwszego awiza, które miało miejsce 11 września 2025 r. Organ dodał, że co prawda strona zapoznała się z decyzją w siedzibie Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w D. w dniu 3 października 2025 r., jednak zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych osobiste odebranie przesyłki w organie, w związku z prawidłowo zastosowanym trybem doręczenia zastępczego (art. 44 k.p.a.), nie wywołało prawnego skutku doręczenia, od którego można by liczyć bieg terminu do wniesienia odwołania. Taki odbiór przesyłki wywołał jedynie skutek informacyjny. Na koniec SKO wskazało, że odwołanie od decyzji organu I instancji zostało nadane przez pełnomocnika skarżącej 13 października 2025 r., zaś termin do wniesienia odwołania, zgodnie z art. 129 § 2 k.p.a. upłynął 9 października 2025 r. Organ podkreślił, że skarżąca w zaskarżonej decyzji została prawidłowo pouczona o sposobie i terminie do wniesienia odwołania. W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach skarżąca, reprezentowana przez pełnomocnika, zaskarżonemu postanowieniu zarzuciła: - błąd w ustaleniach faktycznych przyjętych za podstawę rozstrzygnięcia polegający na uznaniu, że skarżąca otrzymała zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu zamieszkania, podczas gdy pomimo wskazania przez skarżącą właściwego adresu zamieszkiwania nie otrzymała w.w. zawiadomienia, tzw. awiza skutkujące wadliwym uznaniem, że doszło do fikcji doręczenia zaskarżonej decyzji dnia 25 września 2025 r., - błąd w ustaleniach faktycznych przyjętych za podstawę rozstrzygnięcia polegający na uznaniu, że decyzja [...] Prezydenta Miasta D. z dnia 5 września 2025 r. została dwukrotnie awizowana w dniu 11 września 2025 r. oraz 19 września 2025 r. a następnie uznana za skutecznie doręczoną skarżącej w dniu 25 września 2025 r. w trybie doręczenia zastępczego, podczas gdy skarżąca nie otrzymała nawet awiza, które mogłoby sugerować nadanie jej przesyłki poleconej, - naruszenie art. 44 § 2 k.p.a. poprzez brak zastosowania wymogów określonych w tym przepisie polegających na braku umieszczenia zawiadomienia o pozostawieniu pisma skarżącej co skutkowało błędnym uznaniem, że zawiadomienie zostało zostawione w oddawczej skrzynce pocztowej skarżącej, - naruszenie art. 7, art. 8 oraz 77 §1 k.p.a. poprzez zaniechanie przez organ zebrania w sposób wyczerpujący materiału dowodowego dotyczącego faktycznego doręczenia przesyłki, nie wyjaśnił wszystkich okoliczności sprawy i nie rozstrzygnął wątpliwości na korzyść strony, mimo że istniały istotne wątpliwości co do prawidłowości doręczenia co skutkowało błędem w ustaleniach faktycznych mających wpływ na wynik zaskarżonego rozstrzygnięcia, - naruszenie art. 44 § 1 - 4 k.p.c. poprzez przyjęcie, że doszło do doręczenia zastępczego, mimo że brak jest dowodów: pozostawienia zawiadomienia, ponownego zawiadomienia, umieszczenia zawiadomień w skrzynce pocztowej lub na drzwiach oraz prawidłowego pouczenia strony, co czyni fikcję doręczenia bezpodstawną, - naruszenie art. 39 k.p.a w zw. z art. 42 k.p.a. poprzez zaniechanie przez organ zweryfikowania obowiązków doręczyciela i przyjęcie fikcji doręczenia wyłącznie na podstawie adnotacji operatora pocztowego, bez weryfikacji faktycznego sposobu doręczenia i bez odniesienia się do twierdzeń strony co miało wpływ na wynik zaskarżonego rozstrzygnięcia. Wskazując na powyższe skarżąca wniosła uchylenie zaskarżonego postanowienia i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania organowi II instancji oraz o orzeczenie o zwrocie od strony przeciwnej na rzecz skarżącej kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego. W odpowiedzi na skargę Kolegium wniosło o jej oddalenie. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach zważył, co następuje: Kontroli Sądu – na podstawie art. 3 § 1 i § 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 143, dalej: p.p.s.a.) podlegało postanowienie z dnia 6 listopada 2025 r., którym stwierdzono uchybienie terminu do wniesienia odwołania od decyzji Prezydenta Miasta D. z dnia 5 września 2025 r. Zgodnie z art. 134 k.p.a. organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne. Uchybienie terminowi do wniesienia odwołania jest okolicznością obiektywną i w razie jej stwierdzenia organ odwoławczy nie ma innej możliwości, niż wydanie postanowienia stwierdzającego uchybienie terminu do wniesienia odwołania na podstawie bezwzględnie obowiązującej normy wskazanej w art. 134 k.p.a. Stwierdzenie uchybienia terminu nie jest zatem zależne od swobodnego uznania organu, lecz wynika z bezwzględnie obowiązującej normy prawnej. Art. 44 k.p.a. określa, kiedy możliwe jest przyjęcie fikcji doręczenia. Przesłanką zastosowania wskazanego przepisu jest niemożność doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43 k.p.a., zgodnie z którym pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. W przypadku nieobecności adresata, pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. Pierwszą przesłanką skuteczności doręczenia przewidzianego w art. 44 k.p.a. jest przechowanie pisma przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe przez okres czternastu dni w jego placówce pocztowej lub złożenie pisma w urzędzie właściwej gminy (miasta) na ten okres (§ 1 pkt 1 i 2). Drugą przesłanką skuteczności doręczenia przewidzianego w tym przepisie jest umieszczenie zawiadomienia o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni w placówce pocztowej lub złożeniu w urzędzie gminy (miasta), w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata (§ 2). W wypadku gdy adresat pisma nie podjął przesyłki w terminie siedmiu dni, wówczas doręczający jest obowiązany pozostawić powtórnie zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pisemnego zawiadomienia (§ 3). Złożenie przez doręczającego pisma w jednym z miejsc wskazanych w omawianej normie oraz umieszczenie zawiadomienia o złożeniu pisma w miejscu określonym w tym przepisie należy uważać za doręczenie dokonane z upływem ostatniego dnia okresu czternastu dni liczonego od następnego dnia od dnia złożenia pisma w placówce pocztowej lub w urzędzie gminy. Pismo pozostawia się w aktach sprawy. W orzecznictwie utrwalony jest pogląd, że w związku z dotkliwością skutków doręczenia zastępczego zasady stosowania tej instytucji powinny być przestrzegane ściśle. Warunkiem przyjęcia domniemania skutecznego doręczenia w trybie zastępczym - jak wynika z ugruntowanych poglądów judykatury - jest dysponowanie przez organ niebudzącymi wątpliwości dowodami potwierdzającymi, że wszystkie przesłanki określone w art. 44 k.p.a. zostały spełnione. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, że nie można skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia. Musi istnieć pewność co do tego, że nastąpiło prawidłowe zawiadomienie adresata o pozostawieniu przesyłki w oddawczym urzędzie pocztowym przez określony czas. Adresat musi być zawiadomiony zarówno o pozostawieniu pisma, jak i miejscu, gdzie może je odebrać i o terminie odbioru, a zwrotne potwierdzenie odbioru musi zawierać pełną informację o sposobie poinformowania adresata (por.m.in. wyroki NSA: z 13 grudnia 2023 r., sygn. akt II OSK 705/21; z 12 lipca 2022 r., sygn. akt II OSK 1942/21; z 26 kwietnia 2022 r., sygn. akt II OSK 2253/19; z 8 grudnia 2020 r., sygn. akt II OSK 861/20). Z akt niniejszej sprawy wynika, że organ II instancji nie miał podstaw do ustalenia, że decyzja organu pierwszej I była skutecznie doręczona skarżącej z zastosowaniem doręczenia zastępczego wywołującego skutek doręczenia oparty na konstrukcji fikcji prawnej. Ze znajdującej się w aktach administracyjnych koperty (k. 31 akt administracyjnych przy sprawie II SA/Gl 9/26 9 (zgodnie z notatką służbową z 27 października 2025 r. decyzja z 5 września 2025 r. nr [...] oraz decyzja z 5 września 2025 r. nr [...] zostały wysłane w jednej kopercie)) wynika, że zamieszczono na niej informację o awizowaniu przesyłki w dniu 11 września 2025 r. Następnie w dniu 19 września 2025 r. zamieszczono na kopercie opatrzoną odciskiem datownika informację o powtórnym awizowaniu. Kolejna adnotacja na kopercie opatrzona jest datą 30 września 2025 r. i informuje o zwrocie przesyłki. Jednocześnie zauważyć należy, że przy przesyłce brak jest druku zwrotnego potwierdzenia odbioru, zaś na kopercie brak jest adnotacji poczynionych przez listonosza w jaki sposób dokonano zawiadomienia o pozostawieniu pisma, to jest czy zawiadomienie pozostawiono w oddawczej skrzynce pocztowej, czy na drzwiach mieszkania adresata, czy w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Brak jest również adnotacji, że adresat został zawiadomiony o możliwości odbioru pisma, o terminie tego odbioru i gdzie pismo pozostawiono. Należy w związku z tym stwierdzić, że brak ww. adnotacji, wskazuje na uchybienia w procedurze doręczenia zastępczego powodujące, że organ administracji publicznej nie może w tej sprawie skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia pisma z zastosowaniem fikcji prawnej doręczenia pisma. Sąd rozpoznający niniejszą sprawę podziela pogląd wyrażony w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 czerwca 2013 r. w sprawie I OSK 406/13, że organ dokonujący oceny zachowania warunków doręczenia zastępczego pisma w odniesieniu do konkretnej przesyłki nie powinien mieć wątpliwości, co do zachowania tych warunków przez podmiot dokonujący doręczenia. Podkreślić wypada, że ocena ta dokonywana jest w oparciu o informacje w dokumencie potwierdzenia odbioru przesyłki (lub adnotacje na kopercie), które powinny odzwierciedlać okoliczności związane z próbą doręczenia pisma i podjęte przez podmiot doręczający czynności. Organ wysyłający pismo nie może więc domyślać się zaistnienia pewnych faktów lub dokonania określonych czynności. Powinien je ustalić w drodze zbadania dokumentu dowodu doręczenia pisma lub zwróconej koperty. Należy zatem stwierdzić, że samo umieszczenie na kopercie zawierającej decyzję wzmianki o awizowaniu przesyłki nie może być dla organu wystarczające do ustalenia, że zostały spełnione warunki skuteczności doręczenia zastępczego, ponieważ z powyższych dokumentów wynikać musi, że doręczający dokonał powiadomienia adresata o przesyłce w sposób wskazany w art. 44 k.p.a., to jest z zachowaniem nie tylko przesłanek zastosowania doręczenia zastępczego, ale także z zastosowaniem wszystkich elementów procedury doręczenia zastępczego. Skoro w niniejszej sprawie przy doręczeniu zastępczym decyzji organu pierwszej I na kopercie (przy braku zwrotnego potwierdzenia odbioru) brak było informacji gdzie umieszczono zawiadomienie o pozostawieniu pisma (w oddawczej skrzynce pocztowej, na drzwiach mieszkania adresata, czy w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata), czy adresat został zawiadomiony o możliwości odbioru pisma, o terminie tego odbioru i gdzie pismo pozostawiono - to przyjąć należy, że nie było podstaw do przyjęcia, że działa domniemanie doręczenia skarżącemu decyzji oparte na fikcji prawnej doręczenia pisma. Reasumując Sąd uznał, iż skarga jest uzasadniona. Organ odwoławczy błędnie uznał, iż decyzja organu I instancji została skutecznie doręczona skarżącemu. Ocenie organu powinna podlegać prawidłowość doręczenia decyzji, a kwestia ta nie została wyjaśniona. Organ administracji naruszył zatem przepisy art. 7, 8, 77 § 1 i 80 k.p.a. w zw. z art. 44 § 1-4 k.p.a. Mając na uwadze powyższe ustalenia, na podstawie art. 145 § 1 pkt. 1 lit. c p.p.s.a. Sąd uchylił zaskarżone postanowienie O kosztach postępowania rozstrzygnięto na podstawie art. 200 i art. 205 § 1 p.p.s.a.,