POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU ANYLAWYER
Niniejszy dokument określa warunki przetwarzania danych osobowych (zwanych dalej również „danymi") oraz wykorzystywania plików cookies w obszarze serwisu internetowego AnyLawyer prowadzonego za pośrednictwem strony internetowej, udostępnionej pod adresem URL: https://anylawyer.com/ zwanej dalej „Serwisem", w ramach którego zostało udostępnione do korzystania oprogramowanie AnyLawyer zwane dalej „Oprogramowaniem".
§1. JAK SKONTAKTOWAĆ SIĘ Z ADMINISTRATOREM DANYCH
DSK Depa Szmit Kuźmiak Jackowski spółka komandytowa z siedzibą w Poznaniu, adres: ul. Pastelowa 4, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto w Poznaniu Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000792556, posiadającą NIP: 7792437471 oraz REGON: 36326812900000, adres e-mail: hello@anylawyer.com.
We wszelkich sprawach związanych z ochroną danych, w tym w celu realizacji przysługujących poniżej uprawnień, można kontaktować się pisemnie bądź przy wykorzystaniu adresu e-mail wskazanego powyżej.
§2. PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Zbierając dane osobowe, zawsze informujemy o podstawie prawnej ich przetwarzania. Wynika ona z przepisów RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólnego rozporządzenia o ochronie danych). Gdy informujemy o:
- 6 pkt 1 lit. a) RODO - oznacza to, że przetwarzamy dane osobowe na podstawie otrzymanej zgody,
- 6 pkt 1 lit. b) RODO - oznacza to, że przetwarzamy dane osobowe, ponieważ są one niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem, na otrzymane żądanie,
- 6 pkt 1 lit. c) RODO - oznacza to, że przetwarzamy dane osobowe w celu wypełnienia obowiązku prawnego,
- 6 pkt 1 lit. f) RODO - oznacza to, że przetwarzamy dane osobowe na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów.
§3. KATEGORIE OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ (PODMIOTÓW DANYCH)
W ramach Serwisu przetwarzane są dane osobowe:
- Klientów zawierających umowę w przedmiocie korzystania z Oprogramowania lub osoby reprezentujące Klienta przy zawarciu lub realizacji umowy, w tym wskazanych jako osoby upoważnione do działania w imieniu i na rzecz Klienta,
- Użytkowników Oprogramowania - osób wskazanych przez Klienta jako upoważniona do korzystania Oprogramowania,
- Odwiedzających Serwis, w tym potencjalnych klientów zainteresowanych zawarciem umowy w przedmiocie korzystania z Oprogramowania,
(dalej łącznie: "Użytkownik Serwisu")
§4. CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Przetwarzanie danych osobowych zawsze następuje w ściśle określonym celu. W ramach funkcjonowania Serwisu są to następujące cele:
Cel przetwarzania | Podmiot danych | Kategorie danych | Podstawa prawna przetwarzania | Okres retencji |
|---|---|---|---|---|
Założenie konta (zawarcie i realizacja umowy, w tym w wersji demo) | Klient | dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, firma, NIP, adres prowadzenia działalności, zajmowane stanowisko/pełniona funkcja, numer telefonu, adres e-mail | art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest realizacja umowy wymagająca przetwarzania danych podmiotu danych działającego w imieniu i na rzecz strony umowy) | do czasu zrealizowania wszystkich obowiązków wynikających z umowy (w tym w zakresie okresu przechowywania kopii zapasowych) |
Realizacja obowiązków prawnych, w tym rozliczenia podatkowe | Klient | dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, firma, NIP, adres prowadzenia działalności, zajmowane stanowisko/pełniona funkcja, numer telefonu, adres e-mail | art. 6 ust. 1 lit. c) RODO:
|
|
Udostępnienie Oprogramowania do korzystania | Użytkownik Oprogramowania | dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. dane logowania i metadane urządzenia pochodzące z naszego systemu uwierzytelniania, podstawowe dzienniki zdarzeń i zagregowane analizy, adres e-mail, numer telefonu) | art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest realizacja umowy wymagająca przetwarzania danych podmiotu danych działającego w imieniu i na rzecz strony umowy) | do czasu zrealizowania wszystkich obowiązków wynikających z umowy (w tym w zakresie okresu przechowywania kopii zapasowych) |
Chat/ komunikacja dot. Oprogramowania | Użytkownik Serwisu | dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, firma, zajmowane stanowisko/pełniona funkcja, adres e-mail, nr telefonu), dane zamieszczone w treści komunikatu | art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi /utrzymanie kontaktu na żądanie Użytkownika) | do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych |
Analiza ruchu w Serwisie - poprawa jakości usług świadczonych za pośrednictwem Serwisu | Użytkownik Serwisu | dane dot. sposobu korzystania z Usługi (np. podstawowe dzienniki zdarzeń i zagregowane analizy, inne dane przetwarzane za pośrednictwem plików cookies) | art. 6 ust. 1 lit. a) RODO | do czasu odwołania zgody |
Ochrona prawna roszczeń/obrona prawna przed roszczeniami wynikającymi udostępniania Serwisu | Klient, Użytkownik Oprogramowania, Użytkownik Serwisu | dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, firma, NIP, adres prowadzenia działalności, zajmowane stanowisko/pełniona funkcja, numer telefonu, adres e-mail) i wszelkie inne dane osobowe, które związane są ze świadczeniem Usługi | art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienie możliwości ustalenia/dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z udostępnienia Serwisu | do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z odpowiednich przepisów lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych |
Ponadto posługujemy się plikami cookies. Więcej o przetwarzaniu danych za ich pośrednictwem w dalszej części Polityki prywatności.
Ponadto, w celach niezmierzających do identyfikacji, określone dane mogą być przetwarzane za pośrednictwem plików cookies bądź innych podobnych technologii, w tym poprzez logi serwera.
Zostały one szczegółowo omówione w dalszej części Polityki prywatności.
§5. INFORMACJE O ODBIORCACH DANYCH I TRANSFERZE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY (EOG)
W zakresie, w jakim jest to uzasadnione wyżej wskazanymi celami przetwarzania, możemy przekazywać dane osobowe następującym podmiotom: podmioty powiązane z Administratorem osobowo lub kapitałowo (uczestniczące w pracach nad utrzymaniem/rozwojem Systemu), firmy księgowe, dostawcy usług IT, dostawcy platform umożliwiających obsługę płatności (jeżeli są wykorzystywane), kurierzy, podmioty świadczące usługi logistyczne, audytorskie oraz inne podmioty, które na podstawie przepisów prawa są upoważnione do posiadania danych Użytkowników Serwisu.
Administrator dąży do przetwarzania danych osobowych w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy może następować z uwagi na wykorzystywane technologie lub parametry techniczne Serwisu lub Oprogramowania - wówczas może on następować w szczególności do Stanów Zjednoczonych.
Każdorazowo dokładamy należytej staranności, aby transfer następował do krajów i podmiotów zapewniających odpowiedni stopień ochrony danych osobowych:
- co wynikać może z decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych osobowych kraju, do którego może nastąpić transfer;
- z wykorzystaniem standardowych klauzul umownych, pod warunkiem oceny, że kraj, do którego ma nastąpić transfer, gwarantuje należyte zabezpieczenia oraz obowiązują w nim egzekwowalne prawa osób, których dane dotyczą i skuteczne środki ochrony prawnej;
- w związku z certyfikacją odbiorcy danych w ramach programu Data Privacy Framework (dotyczy transferu danych do Stanów Zjednoczonych).
W związku ze specyfiką Serwisu wskazujemy informacje w zakresie odbiorców danych oraz transferu danych z uwagi na usługi/narzędzia dostarczane przez podmioty trzecie na potrzeby Oprogramowania AnyLawyer.
| Dalszy przetwarzający | Rodzaj operacji przetwarzania | Transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy |
|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | hosting oprogramowania wraz z danymi powierzonymi - infrastruktura chmurowa | nie |
| --- | --- | --- |
| dostawcy modeli LLM (w tym: OpenAI, Gemini, Claude, Mistral) | analiza treści dostarczanych przez użytkowników systemu w wykorzystaniem RAG | tak |
| --- | --- | --- |
| Google Ireland Limited | analiza i statystyka ruchu w Serwisie | tak, istnieje możliwość |
| --- | --- | --- |
§6. UPRAWNIENIA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
Gdy piszemy o uprawnieniach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, odnosimy się do niżej opisanych uprawnień:
- dostępu do danych;
- sprostowania danych;
- żądania usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania danych;
- przenoszenia danych - w zakresie w jakim dane są przetwarzane na podstawie umowy lub zgody Użytkownika Serwisu;
- cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
a także:
- wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych na podstawie uzasadnionego prawnego interesu Administratora - w tym celu należy wskazać szczególną sytuację, która uzasadnia zaprzestanie przetwarzania objętego sprzeciwem;
Jeżeli Użytkownik Serwisu uważa, że przetwarzanie danych jest niezgodne z przepisami prawnymi, Użytkownik ma prawo do wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych, do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dane kontaktowe można znaleźć na stronie internetowej organu nadzorczego: https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt.
§7. PLIKI COOKIES I INNE PODOBNE TECHNOLOGIE
Strona internetowa Serwisu wykorzystuje pliki cookies. Są to powszechnie stosowane, niewielkie pliki zawierające ciąg znaków, które są wysyłane i zapisywane na urządzeniu końcowym (np. komputerze, laptopie, tablecie, smartfonie) używanym podczas odwiedzania Serwisu. Informacje te są przesyłane są do pamięci używanej przeglądarki, która wysyła je z powrotem przy następnych wejściach na stronę internetową. Pliki cookies możemy skategoryzować z uwzględnieniem trzech metod podziału.
RODZAJE PLIKÓW COOKIES
Pod względem okresu żywotności, rozróżniamy dwie kategorie plików cookies:
- pliki sesyjne - istniejące do końca danej sesji,
- pliki trwałe - istniejące po ukończeniu sesji.
Pod względem rozróżnienia podmiotu administrującego plikami cookies, wyodrębniamy:
- pliki cookies własne (administratora danych osobowych),
- pliki cookies podmiotów trzecich.
Pod względem celów stosowania plików cookies, rozróżniamy ich trzy kategorie:
- pliki niezbędne - pliki te umożliwiają prawidłowe działanie Serwisu oraz jego podstawowych funkcjonalności, np. pliki cookies uwierzytelniające lub zabezpieczające. Bez ich zapisania na urządzeniu, korzystanie z Serwisu będzie niemożliwe. Pliki te umożliwiają w szczególności uwierzytelnianie Użytkowników Serwisu, identyfikację zalogowanego Użytkownika Serwisu, przechowywanie i odświeżenie tokenu sesji.
Pliki niezbędne są naszymi plikami własnymi.
- pliki funkcjonalne - pliki umożliwiające zapamiętanie wybranych przez Ciebie ustawień i dostosowanie Serwisu do potrzeb i preferencji Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej oraz funkcjonowania czatu. Pozwalają one nam na poprawę funkcjonalności i wydajności Serwisu. Bez ich zapisania na urządzeniu, korzystanie z niektórych funkcjonalności Serwisu będzie ograniczone.
Pliki funkcjonalne mogą być plikami własnymi lub plikami administrowanymi przez podmioty trzecie.
- pliki analityczne - pliki umożliwiające zrozumienie, w jaki sposób użytkownicy korzystają z naszych usług. Zbierają anonimowe dane o ich interakcjach, takie jak liczba odwiedzin, źródła ruchu czy odwiedzane podstrony. Dane te wykorzystujemy do tworzenia statystyk, które pozwalają na ulepszanie funkcjonalności i wydajności naszej strony internetowej, bez możliwości identyfikacji konkretnej osoby. W tym zakresie korzystamy z Google Analytics.
Pliki analityczne są administrowane przez podmioty trzecie.
Konkretne rodzaje wykorzystywanych plików cookies, okres ich żywotności wraz z ich funkcjami zostały opisane w panelu cookies dostępnym na stronie Serwisu.
Aktualną informację o wykorzystywanych plikach cookies można również znaleźć w ustawieniach przeglądarki.
ZARZĄDZANIE ZGODĄ NA WYKORZYSTANIE PLIKÓW COOKIES
Wykorzystanie plików cookies innych aniżeli skategoryzowane jako niezbędne, wymaga uprzedniej zgody Użytkownika Serwisu.
Zgoda na przetwarzanie plików cookies jest dobrowolna i może zostać cofnięta w każdym czasie. Należy jednak pamiętać, że brak zgody na wykorzystywanie niektórych plików cookies może spowodować ograniczenia w korzystaniu z Serwisu i jego funkcjonalności, a nawet uniemożliwić to korzystanie.
Udzielenie zgody na przetwarzanie plików cookies może nastąpić:
- za pomocą ustawień oprogramowania zainstalowanego w wykorzystywanym przez Użytkownika Serwisu telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym,
- poprzez użycie przycisku zawierającego oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie plików cookies.
LOGI SERWERA
Od momentu uruchomienia Serwisu, przetwarzamy takie dane, jak adres IP Użytkownika Serwisu, datę i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym. Dane te są wykorzystywane wyłącznie do administrowania Serwisem i nie są nie są wykorzystywane w celu identyfikacji Użytkownik.
§8. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES
Polityka prywatności i plików cookies podlega aktualizacji. Aktualizacja Polityki prywatności następuje poprzez publikację jej nowej treści na stronie internetowej Serwisu.