II OZ 659/26

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodnicząca: Sędzia NSA Małgorzata Masternak-Kubiak (sprawozdawca) po rozpoznaniu w dniu 23 czerwca 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia X sp. z o.o. z siedzibą w [...] na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 9 marca 2026 r. sygn. akt II SA/Kr 1575/25 o oddaleniu wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia skargi i odrzuceniu skargi X sp. z o.o. z siedzibą w [...] na decyzję Wojewody Małopolskiego z dnia 3 września 2025 r. znak [...] w przedmiocie umorzenia postępowania dotyczącego zgłoszenia zamiaru zmiany sposobu użytkowania dwóch lokali mieszkalnych postanawia: oddalić zażalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie postanowieniem z dnia 9 marca 2026 r., sygn. akt II SA/Kr 1575/25, oddalił wniosek X sp. z o.o. z siedzibą w [...] o przywrócenie terminu do wniesienia skargi (pkt. 1); odrzucił skargę (pkt 2) oraz zwrócił stronie skarżącej kwotę 500 zł wniesioną tytułem wpisu od skargi (pkt 3) na decyzję Wojewody Małopolskiego z dnia 3 września 2025 r., znak [...], w przedmiocie umorzenia postępowania dotyczącego zgłoszenia zamiaru zmiany sposobu użytkowania dwóch lokali mieszkalnych. Jak wskazał Sąd pierwszej instancji skarżąca Spółka wraz ze skargą złożyła 7 listopada 2025 r. (data nadania przesyłki poleconej) wniosek o przywrócenie terminu do jej wniesienia. We wniosku tym pełnomocnik spółki wskazał, że faktycznie odebrał decyzję 31 października 2025 r. Pełnomocnik podkreślił, że w systemie e-doręczeń wskazał swój adres e-mail w celu otrzymywania informacji o znajdujących się w skrzynce elektronicznej doręczeniach – co powinno każdorazowo skutkować uzyskaniem informacji o oczekującej w systemie korespondencji. W przypadku zaskarżonej decyzji pełnomocnik informacji takiej jednak nie otrzymał, a o decyzji dowiedział się przypadkowo w toku innych czynności na rzecz spółki. Z tego względu pełnomocnik uważa, że przekroczenie terminu do wniesienia skargi było niezawinione. W ocenie Sądu Wojewódzkiego strona nie uprawdopodobniła braku winy w uchybieniu terminu. W przesłanych przez organ aktach elektronicznych znajduje się "potwierdzenie otrzymania" zaskarżonej decyzji przez pełnomocnika skarżącej spółki – z adnotacją, że stanowi on dowód otrzymania w rozumieniu art. 40 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2026 r. poz. 3) – dalej: "ustawa o doręczeniach elektronicznych". Z "potwierdzenia otrzymania" wynika, że zaskarżona decyzja została wysłana do pełnomocnika spółki w dniu 3 września 2025 r. i odebrana przez adresata 4 września 2025 r. o godz. 9:25:38. Zapis ten podważa wiarygodność twierdzeń zawartych we wniosku o przywrócenie terminu. Odebranie korespondencji w dniu 4 września 2025 r. wyklucza przyjęcie, że adresat o przesyłce nie wiedział i jej nie odebrał. W tej bowiem sytuacji doręczenie nastąpiłoby dopiero po upływie 14 dni – zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Skoro jednak nastąpiło następnego dnia po wysłaniu decyzji przez organ, to adresat musiał odebrać przesyłkę w sposób określony w art. 41 ust. 1 pkt 1 cyt. ustawy. W tej sytuacji Sąd Wojewódzki doszedł do wniosku, że przekroczenie terminu nie było niezawinione przez stronę skarżącą i w pkt 1 postanowienia oddalił wniosek o przywrócenie terminu na podstawie art. 86 i 87 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 z późn. zm.) – dalej: "P.p.s.a.". Doręczenie zaskarżonej decyzji nastąpiło 4 września 2025 r., a zatem trzydziestodniowy termin do wniesienia skargi upływał w dniu 6 października 2025 r. (art. 53 § 1 w zw. z art. 83 § 2 P.p.s.a.). Wniesienie skargi nastąpiło w dniu 7 listopada 2025 r., a więc skarga jako spóźniona podlegała odrzuceniu na podstawie art. 58 § 1 pkt 2 P.p.s.a. O zwrocie uiszczonego wpisu od skargi orzeczono na podstawie art. 232 § 1 pkt 1 P.p.s.a. Zażalenie na powyższe postanowienie wniosła X sp. z o.o. z siedzibą w [...]. Zaskarżając rozstrzygnięcie Sądu pierwszej instancji w całości, zarzucono naruszenie przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, tj.: - art. 86 § 1 w zw. z art. 87 § 2 P.p.s.a., przez niewłaściwe zastosowanie i błędną odmowę przywrócenia terminu mimo uprawdopodobnienia przez skarżącą okoliczności wskazujących brak winy w uchybieniu terminu, - art. 86 § 1 w zw. z art. 87 § 2 P.p.s.a. przez błędną wykładnię w zakresie przesłanki braku winy w uchybieniu terminu i w konsekwencji niedostrzeżenie, że okoliczności, na które powoływała się skarżąca, miały charakter wyjątkowy, nieprzewidywalny i cechujący się brakiem zawinienia. W oparciu o powyższe zarzuty skarżąca Spółka wniosła o uwzględnienie zażalenia, uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania oraz zasądzenie na rzecz strony skarżącej kosztów postępowania wraz z kosztami zastępstwa procesowego zgodnie z obowiązującymi przepisami. W uzasadnieniu zażalenia powyższe zarzuty dodatkowo umotywowano. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie. Na mocy art. 86 § 1 P.p.s.a., przywrócenie uchybionego terminu możliwe jest w sytuacji, gdy uchybienie to nie było przez stronę zawinione. Przywrócenie terminu może mieć miejsce tylko wtedy, gdy niedochowanie terminu nastąpiło wskutek przeszkody, której strona nie mogła usunąć, nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Na stronie, która występuje z wnioskiem o przywrócenie terminu spoczywa obowiązek uprawdopodobnienia okoliczności wskazujących na brak winy w uchybieniu terminu, o czym stanowi art. 87 § 2 P.p.s.a. Zaznaczyć należy, że kryterium braku winy, jako przesłanki możliwości przywrócenia terminu do dokonania czynności w postępowaniu sądowym, wiąże się z obowiązkiem dołożenia szczególnej staranności przy dokonywaniu tej czynności. Strona winna przy tym wykazać, że niezależna od niej przyczyna istniała przez cały czas, aż do wniesienia wniosku o przywrócenie terminu. Nadto w orzecznictwie sądowoadministracyjnym jednolicie przyjmuje się, że brak winy w uchybieniu terminu powinien być oceniany z uwzględnieniem wszystkich okoliczności konkretnej sprawy, w sposób uwzględniający obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o własne interesy i przy braniu pod uwagę także uchybień spowodowanych nawet lekkim niedbalstwem. Do niezawinionych przyczyn uchybienia terminu natomiast zalicza się m.in.: stany nadzwyczajne, takie jak problemy komunikacyjne, klęski żywiołowe (powódź, pożar), nagłą chorobę strony lub jej pełnomocnika, która nie pozwoliła na wyręczenie się inną osobą (por. postanowienie NSA z dnia 22 kwietnia 2010 r., sygn. akt II OZ 352/10 oraz z dnia 7 sierpnia 2008 r., sygn. akt I OZ 581/08). Na wstępnie należy wskazać przepisy regulujące kwestię doręczeń w niniejszej sprawie. Mianowicie, stosownie do art. 39(4) K.p.a. w przypadku doręczenia w sposób, o którym mowa w art. 39 § 1, do ustalenia dnia doręczenia korespondencji stosuje się przepis art. 42 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Zgodnie z art. 40 ustawy o doręczeniach elektronicznych operator wyznaczony w ramach świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wystawia dowody wysłania i dowody otrzymania zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Jak stanowi natomiast art. 41 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, dowód otrzymania jest wystawiany po: 1) odebraniu korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego; 2) wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego; 3) upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. Według art. 41 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata, posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z jego treścią. Jak natomiast stanowi art. 41 ust. 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych, przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu. Jeżeli chodzi o chwilę doręczenia korespondencji elektronicznej, to zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili: 1) odebrania korespondencji - w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1; 2) wpłynięcia korespondencji - w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 2. Zgodnie z art. 147 ust. 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych, doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, o których mowa w ust. 2, stanowiącej odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W myśl art. 147 ust. 4 ustawy o doręczeniach elektronicznych, w przypadkach, o których mowa w ust. 1-3, urzędowe poświadczenie odbioru, o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy zmienianej w art. 105 (ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne), jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41. Jak wynika z art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r., poz. 2070, z późn. zm.) - dalej: "ustawa o informatyzacji", określenie urzędowe poświadczenie odbioru oznacza dane elektroniczne powiązane z dokumentem elektronicznym doręczonym podmiotowi publicznemu lub przez niego doręczanym w sposób zapewniający rozpoznawalność późniejszych zmian dokonanych w tych danych, określające: a) pełną nazwę podmiotu publicznego, któremu doręczono dokument elektroniczny lub który doręcza dokument, b) datę i godzinę wprowadzenia albo przeniesienia dokumentu elektronicznego do systemu teleinformatycznego podmiotu publicznego - w odniesieniu do dokumentu doręczanego podmiotowi publicznemu, c) datę i godzinę podpisania urzędowego poświadczenia odbioru przez adresata z użyciem mechanizmów, o których mowa w art. 20a ust. 1 albo 2 - w odniesieniu do dokumentu doręczanego przez podmiot publiczny, d) datę i godzinę wytworzenia urzędowego poświadczenia odbioru. Wydane na podstawie ww. ustawy rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2018 r., poz. 180 z późn. zm.) - dalej: "rozporządzenie" określa natomiast zasady doręczania dokumentów elektronicznych za pośrednictwem systemu ePUAP. Zgodnie z trybem doręczenia elektronicznego, przewidzianym w § 14, § 15 i § 16 rozporządzenia, poświadczenie doręczenia jest udostępniane przez system teleinformatyczny podmiotu publicznego w celu umożliwienia podpisania tego poświadczenia przez adresata dokumentu elektronicznego. Adresat dokumentu elektronicznego potwierdza jego odebranie przez podpisanie poświadczenia doręczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo innym akceptowanym sposobem, zapewniającym możliwość potwierdzenia pochodzenia oraz integralności danych, a bezpośrednio po zakończeniu procesu weryfikacji podpisu elektronicznego adresata, system teleinformatyczny udostępnia adresatowi do pobrania doręczany dokument elektroniczny wraz z podpisanym przez niego poświadczeniem doręczenia oraz udostępnia organowi doręczającemu podpisane poświadczenie doręczenia. W świetle powołanych wyżej przepisów, decydujący dla ustalenia daty doręczenia pisma wyekspediowanego drogą elektroniczną, w przypadkach, w których korespondencja jest doręczana przy wykorzystaniu elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP, jest moment zakończenia procesu weryfikacji podpisu elektronicznego adresata, co następuje bezpośrednio po opatrzeniu poświadczenia doręczenia tym podpisem, a dowód tego doręczenia świadczący jednocześnie o chwili doręczenia - zgodnie 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych w zw. z art. 394 k.p.a. w zw. z art. 147 ust. 4 ustawy o doręczeniach elektronicznych stanowi, udostępnione automatycznie przez system teleinformatyczny, poświadczenie doręczenia. Z przytoczonych powyżej regulacji wynika, że poświadczenie doręczenia jest niezaprzeczalnym urzędowym poświadczeniem odbioru i stanowi jedyny dowód doręczenia pisma adresatowi, dowód na realną możliwość zapoznania się adresata z treścią pisma. Wymaga zaznaczenia, że system teleinformatyczny działa w sposób zautomatyzowany, wiążąc możliwość odbioru korespondencji z weryfikowaniem tożsamości odbierającego oraz podpisaniem poświadczenia doręczenia. Wygenerowanie zatem przez ePUAP potwierdzenie doręczenia w konkretnej dacie dowodzi możliwości odebrania pisma przez jego adresata podpisującego owo poświadczenie. Przywołana regulacja zakłada niewątpliwie inicjatywę adresata przy uzyskaniu dostępu do dokumentu elektronicznego, co musi nastąpić wskutek świadomego wykonania czynności pobrania dokumentu. Wynikiem odebrania korespondencji, powinno być dysponowanie dokumentem wraz z możliwością zapoznania się z jego treścią. Wskazany przepis nie może być przy tym odczytywany w oderwaniu od pozostałych, obszernie przytoczonych wcześniej, regulacji dotyczących elektronicznych doręczeń. W szczególności należy mieć na względzie art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, zgodnie z którym w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili odebrania korespondencji - w przypadku, o którym mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1 (korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego). Doręczenie następuje bowiem w dacie podpisania przez odbiorcę (adresata) elektronicznego dokumentu zawierającego datę potwierdzenia odbioru przesyłki. Z kolei wygenerowanie – jak w przedmiotowej sprawie dokumentu "potwierdzenia otrzymania" – stanowi dowód na możliwość zapoznania się z jego treścią. Jak trafnie wskazał Sąd pierwszej instancji w aktach elektronicznych sprawy administracyjnej znajduje się "potwierdzenie otrzymania" zaskarżonej decyzji przez pełnomocnika skarżącej spółki – z adnotacją, że stanowi on dowód otrzymania w rozumieniu art. 40 ustawy o doręczeniach elektronicznych, zgodnie z którym zaskarżona decyzja została wysłana do pełnomocnika spółki w dniu 3 września 2025 r. i odebrana przez adresata w dniu 4 września 2025 r. o godz. 9:25:38. Odebranie korespondencji w dniu 4 września 2025 r., jak prawidłowo wskazał Sąd pierwszej instancji, wyklucza przyjęcie, że adresat o przesyłce nie wiedział i jej nie odebrał. W tej bowiem sytuacji doręczenie nastąpiłoby dopiero po upływie 14 dni – zgodnie z art. 41 ust. 2 u.d.e. Skoro jednak nastąpiło następnego dnia po wysłaniu decyzji przez organ, to adresat musiał odebrać przesyłkę w sposób określony w art. 41 ust. 1 pkt 1 tej ustawy. Nie jest również zasadny podnoszona przez pełnomocnika skarżącej Spółki w zażaleniu okoliczność, iż doręczenie decyzji nastąpiło na błędny adres do doręczeń. Pod podanym w "potwierdzeniu otrzymania", o którym była mowa wyżej, elektronicznym adresem do doręczeń, pełnomocnik odbierał bowiem też inne dokumenty w postępowaniu administracyjnym jak choćby zawiadomienie o zmianie terminu załatwienia sprawy z dnia 27 sierpnia 2025 r. Tym samym należy podzielić stanowisko Sądu pierwszej instancji, że skarżąca Spółka nie uprawdopodobniła wystąpienia przesłanek pozwalających przyjąć brak winy w uchybieniu terminu do złożenia skargi. W tym stanie rzeczy Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 184 w związku z art. 197 § 1 i 2 P.p.s.a., postanowił, jak w sentencji.