Związki zawodowe: nowe zasady przekazywania informacji od 30 października 2026 r.

Od 30 października 2026 r. zmienią się niektóre zasady wymiany informacji między pracodawcą a zakładową organizacją związkową oraz radą pracowników. Nowelizacja dotyczy przede wszystkim dopuszczalnych form wniosków i informacji, ale stawia też ważny warunek: sposób przekazania informacji radzie wymaga jej wcześniejszej akceptacji.

Dlaczego zmieniono dwie ustawy dotyczące przedstawicieli pracowników

Ustawa z 4 września 2026 r., ogłoszona w Dz. U. pod poz. 1340, zmienia dwa akty: ustawę o związkach zawodowych oraz ustawę o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. W pierwszej chodzi o kontakty pracodawcy z zakładową organizacją związkową. W drugiej — o przekazywanie informacji radzie pracowników, czyli przedstawicielstwu pracowników wskazanemu w tej ustawie.

Wspólny kierunek zmian jest czytelny: przepisy wyraźnie dopuszczają formę dokumentową lub elektroniczną w określonych sytuacjach. Nie oznacza to jednak, że od dnia wejścia nowelizacji każdą informację można po prostu przesłać dowolnym kanałem. Inne reguły dotyczą wniosku zarządu organizacji związkowej, inne informacji przekazywanych związkowi, a jeszcze inne wniosku rady i odpowiedzi pracodawcy. „Forma” oznacza tu sposób złożenia lub przekazania treści; ustawa wymienia formę dokumentową i elektroniczną osobno, więc nie należy traktować tych określeń jako zamienników.

O dacie obowiązywania zmian rozstrzyga art. 3 nowelizacji:

Ustawa wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. — Art. 3 ustawy z 4 września 2026 r., Dz. U. poz. 1340

Ustawę ogłoszono 15 października 2026 r. Po upływie wskazanych 14 dni nowe przepisy zaczną obowiązywać 30 października 2026 r. To data, do której warto sprawdzić stosowane wzory wniosków i uzgodnienia dotyczące wymiany informacji.

Co dokładnie zmienia się w ustawie o związkach zawodowych

Pierwsza zmiana dotyczy drugiego zdania art. 32 ust. 9¹ ustawy o związkach zawodowych. Art. 1 pkt 1 nowelizacji nadaje mu następujące brzmienie:

Powiadomienie następuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku zarządu zakładowej organizacji związkowej złożonego na piśmie lub w formie dokumentowej lub elektronicznej. — Art. 1 pkt 1 ustawy z 4 września 2026 r., Dz. U. poz. 1340

Przepis łączy więc termin powiadomienia z otrzymaniem wniosku zarządu zakładowej organizacji związkowej. Wprost wymienia trzy sposoby złożenia tego wniosku: na piśmie, w formie dokumentowej albo elektronicznej. Siedem dni dotyczy powiadomienia, nie jest ogólnym terminem na załatwienie każdej sprawy zgłoszonej przez związek. Samo przytoczone zdanie nie opisuje też treści powiadomienia ani tego, do kogo jest kierowane — tych elementów nie należy dopowiadać na podstawie nowelizacji.

Druga zmiana to dodanie art. 32¹. Jego treść wskazuje zarówno strony, jak i sposób ustalenia nowych zasad przekazywania informacji:

Pracodawca i zakładowa organizacja związkowa w układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu mogą przewidzieć przekazywanie informacji, o których mowa w art. 26 [1] ust. 1 i art. 32 ust. 9 [1] zdanie pierwsze, również w formie dokumentowej lub elektronicznej. — Art. 1 pkt 2 ustawy z 4 września 2026 r., Dz. U. poz. 1340

Układ zbiorowy pracy to uzgodnienie pracodawcy i strony związkowej dotyczące spraw pracowniczych; przepis pozwala też skorzystać z porozumienia. Słowo „mogą” jest istotne: dopuszczenie dodatkowych form dla wskazanych informacji zależy od ustalenia tego przez pracodawcę i zakładową organizację związkową w układzie albo porozumieniu. Nie jest to automatyczna zgoda na elektroniczne przekazywanie wszystkich informacji związanych z działalnością związku.

Warto rozdzielić oba fragmenty art. 32 ust. 9¹. Nowy art. 32¹ odsyła do zdania pierwszego tego ustępu, które dotyczy określonych informacji. Zmienione przez art. 1 pkt 1 zdanie drugie mówi natomiast o terminie powiadomienia po otrzymaniu wniosku. Zlanie tych dwóch reguł w jedną może prowadzić do pomyłki przy przygotowaniu procedury.

Jakie nowe możliwości dostaje rada pracowników

Zmiany w drugiej ustawie dotyczą art. 5 ust. 1 oraz art. 13. Art. 2 pkt 1 nowelizacji dodaje do art. 5 ust. 1 dwa punkty: dotyczące formy wniosku, o którym mowa w art. 13 ust. 2, oraz formy przekazania informacji z art. 13 ust. 1. Dlatego przy przeglądzie ustaleń odnoszących się do art. 5 trzeba uwzględnić oba zagadnienia, a nie wyłącznie sposób wysłania informacji przez pracodawcę.

Art. 2 pkt 2 lit. a zmienia zasady dotyczące wniosku rady pracowników. Dodane zdanie brzmi:

Rada pracowników może złożyć wniosek również w formie dokumentowej lub elektronicznej. — Art. 2 pkt 2 lit. a ustawy z 4 września 2026 r., Dz. U. poz. 1340

To uprawnienie rady, a nie obowiązek korzystania z nowej formy. Pracodawca powinien więc sprawdzić, czy stosowana w firmie procedura przyjmowania wniosków nie zakłada tylko jednego sposobu ich składania.

Osobną kwestią jest odpowiedź pracodawcy. Nowe brzmienie art. 13 ust. 3 dopuszcza przekazanie informacji na piśmie albo w formie dokumentowej lub elektronicznej. Pracodawca ma zrobić to w takim terminie i zakresie, by rada mogła poznać sprawę oraz przeanalizować informacje. W sprawach wskazanych w art. 13 ust. 1 pkt 2 i 3 przekazanie ma ponadto pozwolić radzie przygotować się do konsultacji, czyli rozmów poprzedzonych zapoznaniem się ze sprawą. Wybór formy wymaga uprzedniej akceptacji rady pracowników.

To ostatnie zastrzeżenie ma znaczenie praktyczne. Sama techniczna możliwość wysłania informacji elektronicznie nie wystarcza, jeżeli rada wcześniej nie zaakceptowała wybranej formy. Nowelizacja nie określa przy tym w przytoczonym przepisie konkretnego narzędzia komunikacji. Nie warto więc wpisywać do procedur założenia, że każdy dotychczas używany kanał automatycznie spełnia nowe wymagania.

Co sprawdzić, żeby nie pomylić uprawnień związku i rady

Przed 30 października pracodawca i zakładowa organizacja związkowa powinni przejrzeć postanowienia układu zbiorowego pracy lub porozumienia, jeśli chcą korzystać z możliwości przewidzianej w nowym art. 32¹. Trzeba ustalić, czy postanowienia dotyczą właśnie informacji wskazanych w tym artykule i czy wyraźnie przewidują ich przekazywanie również w formie dokumentowej lub elektronicznej. Równolegle warto sprawdzić obsługę wniosku zarządu organizacji z art. 32 ust. 9¹: jego dopuszczalne formy oraz moment otrzymania, od którego liczony jest siedmiodniowy termin powiadomienia.

W relacji z radą pracowników punkt kontrolny jest inny. Należy oddzielić formę wniosku składanego przez radę od formy informacji przekazywanej radzie. Ta druga wymaga jej wcześniejszej akceptacji. Przykładowo: jeżeli rada składa wniosek w formie dokumentowej, nie przesądza to jeszcze, że zaakceptowała otrzymanie informacji od pracodawcy w formie elektronicznej. Niezależnie od ustalonej formy pracodawca musi przekazać informacje w czasie i zakresie pozwalającym radzie wykonać zadania opisane w art. 13 ust. 3.

Najważniejsza granica zmian jest równie istotna jak nowe możliwości. Nowelizacja z 4 września 2026 r. nie ustanawia w przytoczonych przepisach jednej wspólnej zasady komunikacji dla wszystkich związków, rad i wszystkich rodzajów informacji. Każde odesłanie do konkretnego artykułu, ustępu lub zdania zawęża zakres danej reguły.

Co to oznacza w praktyce

Pracodawca: sprawdź, czy obsługa wniosków zarządu zakładowej organizacji związkowej uwzględnia formy wymienione w art. 32 ust. 9¹ i siedmiodniowy termin powiadomienia.
Pracodawca i organizacja związkowa: jeśli chcecie przekazywać informacje wskazane w art. 32¹ również w formie dokumentowej lub elektronicznej, zweryfikujcie odpowiednie postanowienia układu zbiorowego pracy albo porozumienia.
Pracodawca współpracujący z radą: uwzględnij możliwość złożenia przez nią wniosku w formie dokumentowej lub elektronicznej. Nie utożsamiaj złożenia wniosku z akceptacją formy późniejszej informacji.
Przed przekazaniem informacji radzie: uzyskaj jej uprzednią akceptację wybranej formy i sprawdź, czy termin oraz zakres informacji pozwolą jej przeanalizować sprawę, a gdy przepis tego wymaga — przygotować się do konsultacji.

Źródła

Ustawa z dnia 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, Dz. U. z 2026 r. poz. 1340