Umowa o członkostwo w OFE: nowe formy od 24 października 2026 r.

Od 24 października 2026 r. wniosek o przyjęcie do otwartego funduszu emerytalnego i umowę o członkostwo będzie można sporządzić także w formie dokumentowej, pod warunkiem utrwalenia treści na trwałym nośniku. Fundusze muszą dostosować nie tylko obsługę nowych umów, lecz również sposób wzywania do poprawienia formularzy i przyjmowania części zawiadomień od członków. Jedna ze zmian zacznie jednak obowiązywać później.

Dlaczego zmienia się sposób przystępowania do OFE

Rozporządzenie Rady Ministrów z 2 października 2026 r., ogłoszone 9 października jako pozycja 1309 Dziennika Ustaw, zmienia rozporządzenie z 20 grudnia 2011 r. dotyczące sposobu i trybu zawarcia umowy, na podstawie której uzyskuje się członkostwo w otwartym funduszu emerytalnym (OFE). Podstawę wydania nowelizacji wskazano w art. 85 pkt 1–2a i pkt 4a oraz art. 85a ustawy o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych.

Zmiana dotyczy drogi, którą dokumenty przechodzą między osobą zainteresowaną członkostwem a funduszem. Nie sprowadza się do dodania kolejnej pozycji w formularzu: nowe brzmienie przepisów obejmuje złożenie wniosku, zawarcie umowy, wezwanie do usunięcia braków oraz późniejsze informacje przekazywane przez członka OFE.

Warto od razu rozdzielić dwie rzeczy. Rozporządzenie wymienia dopuszczalne formy czynności — pisemną, elektroniczną i dokumentową — ale nadal przewiduje tryb korespondencyjny, czyli przekazywanie dokumentów między stronami bez opisywania w tym przepisie osobistego spotkania.

Jak mają wyglądać wniosek i umowa o członkostwo

Zmieniony § 2 ust. 2 rozporządzenia z 2011 r., w brzmieniu nadanym przez § 1 pkt 1 nowelizacji, dotyczy pierwszego kroku. Osoba zamierzająca przystąpić do OFE występuje do funduszu z wnioskiem o przyjęcie na formularzu umowy udostępnionym przez ten fundusz. Może zrobić to korespondencyjnie w formie pisemnej albo w formie elektronicznej lub dokumentowej pozwalającej utrwalić treść na trwałym nośniku.

Trwały nośnik to w tym kontekście sposób zachowania treści, do której można później wrócić. Samo rozporządzenie nie wskazuje w przytoczonym przepisie konkretnego programu, aplikacji ani rodzaju pliku. Nie wystarczy więc nazwać kanału obsługi „cyfrowym” — proces musi pozwalać utrwalić treść tak, jak wymaga przepis.

Kluczowe znaczenie ma zmieniony § 6 ust. 1. Dotyczy on już nie tylko przesłania wniosku, ale zawarcia samej umowy:

Umowa o członkostwo w otwartym funduszu emerytalnym jest zawierana w trybie korespondencyjnym w formie pisemnej, w formie elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku lub w formie dokumentowej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku, pod rygorem nieważności. — § 1 pkt 4 nowelizacji — nowe brzmienie § 6 ust. 1

„Pod rygorem nieważności” oznacza, że zachowanie przewidzianej formy jest warunkiem ważnego zawarcia umowy. Nowa możliwość skorzystania z formy dokumentowej nie zwalnia zatem funduszu z dopilnowania, by treść umowy dało się utrwalić na trwałym nośniku.

Osobno zmieniono wymóg dotyczący podpisu w formularzu. Nowe brzmienie § 3 ust. 1 pkt 8 wiąże go z dwiema formami złożenia wniosku:

podpis osoby występującej z wnioskiem – w przypadku złożenia wniosku w formie pisemnej albo w formie elektronicznej pozwalającej na utrwalenie treści na trwałym nośniku; — § 1 pkt 2 nowelizacji — nowe brzmienie § 3 ust. 1 pkt 8

Wymóg podpisu zapisano więc w tym punkcie dla wniosku pisemnego i elektronicznego, nie wymieniając wniosku w formie dokumentowej. Nie należy jednak wyciągać z tego dalej idącego wniosku, że przy obsłudze dokumentowej nie trzeba ustalić, od kogo pochodzi wniosek: przepis rozstrzyga tu konkretnie o pozycji „podpis” w formularzu.

Co fundusz musi zmienić w obsłudze dokumentów

Nowe zasady obejmują także sytuację, w której przesłany formularz ma braki. Zmieniony § 5 ust. 2 nakazuje funduszowi zwrócić się o ich usunięcie korespondencyjnie, co do zasady w formie, w jakiej złożono formularz. Dalsza część przepisu przewiduje wyjście na wypadek, gdy odpowiedź tą samą drogą nie jest możliwa:

a w przypadku braku możliwości przekazania wezwania w tej formie – w innej formie uwzględniającej dane kontaktowe wskazane w formularzu umowy – o usunięcie braków stwierdzonych w otrzymanym formularzu umowy w terminie, trybie i formie określonych przez fundusz. — § 1 pkt 3 nowelizacji — nowe brzmienie § 5 ust. 2

Praktycznie oznacza to potrzebę obsługi odpowiedzi w każdym przyjmowanym kanale. Jeśli ktoś składa formularz w dopuszczonej formie dokumentowej, fundusz powinien umieć skierować wezwanie w tej formie; dopiero brak takiej możliwości otwiera drogę do innej formy, dobranej z uwzględnieniem kontaktów podanych w formularzu. To fundusz określa termin, tryb i formę usunięcia stwierdzonych braków.

Nowelizacja wykracza poza samo przystąpienie do OFE. Według nowego § 7 członek, który zawarł małżeństwo, niezwłocznie zawiadamia właściwy fundusz o stosunkach majątkowych między nim a małżonkiem. Może to zrobić w formie pisemnej, elektronicznej albo dokumentowej; w dwóch ostatnich przypadkach treść musi dać się utrwalić na trwałym nośniku.

Zmiana § 9 dotyczy z kolei niezwłocznego informowania funduszu o każdej zmianie wskazanych danych: imion, nazwiska, adresu zamieszkania i numeru PESEL, a gdy członek nie ma PESEL — numeru i serii dowodu osobistego lub paszportu. Również tutaj przepis przewiduje trzy formy przekazania informacji, z warunkiem trwałego utrwalenia treści przy formie elektronicznej i dokumentowej. Ta zmiana zacznie jednak obowiązywać w innym terminie niż pozostałe.

Dla funduszy i podmiotów obsługujących zawieranie umów oznacza to konkretne zadania organizacyjne: dostosowanie udostępnianego formularza, sposobu przyjmowania i zachowywania treści wniosków oraz umów, a także procedury odsyłania wezwań do poprawienia formularza. Trzeba też rozdzielić obsługę zawiadomień o stosunkach majątkowych od później zmienianej procedury aktualizacji danych osobowych. Są to działania wynikające z potrzeby wykonania nowych przepisów, nie odrębna lista obowiązków technicznych zapisana w rozporządzeniu.

Od kiedy stosować nowe zasady i na co uważać

Rozporządzenie ogłoszono 9 października 2026 r. Jego § 3 ustanawia zasadę wejścia w życie po 14 dniach, ale przewiduje wyjątek:

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem § 1 pkt 6, który wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia. — § 3 rozporządzenia zmieniającego

Oznacza to 24 października 2026 r. dla zmian dotyczących wniosku, podpisu, usuwania braków, zawierania umowy oraz zawiadomienia po zawarciu małżeństwa. Wyjątek — § 1 pkt 6, czyli zmiana § 9 dotycząca aktualizacji danych członka — zacznie obowiązywać 10 stycznia 2027 r.

Drugą granicę wyznacza § 2 nowelizacji, zawierający przepis przejściowy (regułę mówiącą, co zrobić ze sprawami rozpoczętymi przed zmianą prawa). Dla wymienionych w nim spraw wszczętych i niezakończonych przed wejściem w życie rozporządzenia pozostawia przepisy dotychczasowe. Wskazuje m.in. sprawy uzyskania członkostwa, oświadczenia z art. 82a ustawy o funduszach emerytalnych oraz oświadczenia dotyczące małżeńskich stosunków majątkowych i zawiadomienia o jego zmianie.

Przykład: jeżeli sprawę przyjęcia do OFE rozpoczęto przed 24 października, a tego dnia nadal nie jest zakończona, fundusz nie powinien automatycznie przenosić jej do nowego trybu. Najpierw musi zastosować regułę przejściową z § 2. Nie należy też utożsamiać daty 24 października z wejściem w życie zmiany dotyczącej aktualizacji danych — dla niej rozporządzenie wyznacza późniejszy termin.

Co to oznacza w praktyce

Osoba przystępująca do OFE może od 24 października 2026 r. korzystać z przewidzianej nową regulacją formy dokumentowej, jeśli treść wniosku i umowy można utrwalić na trwałym nośniku. Nadal korzysta z formularza udostępnionego przez fundusz.
Fundusz powinien sprawdzić, czy w każdej udostępnianej formie potrafi przyjąć wniosek, zachować treść umowy i wezwać do poprawienia formularza zgodnie z § 5 ust. 2.
Osoby obsługujące formularze powinny odróżniać wymóg podpisu dla wniosku pisemnego i elektronicznego od zasad dotyczących wniosku w formie dokumentowej.
Zespoły prowadzące rozpoczęte sprawy powinny identyfikować postępowania objęte § 2 i stosować do nich przepisy dotychczasowe zamiast automatycznie przełączać je na nowe zasady.
Obsługa aktualizacji danych członków ma osobny termin na zmianę procedury: nowe brzmienie § 9 obowiązuje od 10 stycznia 2027 r.

Źródła

Rozporządzenie Rady Ministrów z 2 października 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu i trybu zawarcia umowy o członkostwo w OFE, Dz.U. z 2026 r. poz. 1309