PPO-1 (4) od 1 października: nowy wzór pełnomocnictwa ogólnego i zmiany w danych kontaktowych

Od 1 października 2026 r. pełnomocnictwo ogólne w sprawach podatkowych zgłasza się według nowego wzoru PPO-1 (4). Zmiana nie przebudowuje samej instytucji pełnomocnictwa, ale wymaga od praktyków aktualizacji formularzy i szczególnej uwagi przy wpisywaniu danych mocodawcy (osoby udzielającej umocowania) oraz pełnomocnika.

Kontekst: dlaczego zmieniono wzory

Minister Finansów i Gospodarki wydał 11 września 2026 r. nowe rozporządzenie dotyczące dwóch dokumentów: pełnomocnictwa ogólnego oraz zawiadomienia o jego zmianie, odwołaniu albo wypowiedzeniu. Zostało ono ogłoszone w Dzienniku Ustaw pod poz. 1220.

Pełnomocnictwo ogólne to nie pełnomocnictwo „do jednej sprawy”. W postępowaniu podatkowym upoważnia ono reprezentanta do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych. Taką funkcję tego umocowania przypomniał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w prawomocnym wyroku z 10 marca 2026 r.

„W myśl art. 138d § 1 pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych.”

— Wyrok WSA w Warszawie z 10 marca 2026 r., III SA/Wa 1998/25

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie musi udzielać doradcy podatkowemu, adwokatowi lub radcy prawnemu odrębnego upoważnienia przy każdej kolejnej sprawie przed organem podatkowym. Jednocześnie szeroki zakres pełnomocnictwa wymaga starannego zarządzania jego aktualnością: zmiana pełnomocnika, danych albo zakończenie współpracy powinny znaleźć odzwierciedlenie w rejestrze.

Nowe rozporządzenie zastępuje regulację Ministra Finansów z 26 stycznia 2024 r. (Dz. U. poz. 118). Tamto rozporządzenie weszło w życie 1 lutego 2024 r. i posługiwało się formularzem PPO-1 w wersji (3). Od października 2026 r. aktualny jest formularz PPO-1 (4).

Co dokładnie mówią przepisy

W § 1 rozporządzenia z 11 września 2026 r. minister wskazał wprost, jakie wzory zostały określone. Nie chodzi więc o dowolne pismo opisujące udzielenie lub cofnięcie umocowania, lecz o formularze stanowiące załączniki do aktu.

„Określa się wzory:

1. pełnomocnictwa ogólnego, stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia;
2. zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa ogólnego, stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia.”

— § 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 11 września 2026 r.

Wzór pełnomocnictwa ogólnego ma oznaczenie PPO-1 (4). Formularz przewiduje, że jasne pola wypełnia podmiot składający pełnomocnictwo, dużymi drukowanymi literami, w kolorze czarnym lub niebieskim. Sam formularz wskazuje również „Składanie w postaci elektronicznej”, co odpowiada ustawowej zasadzie elektronicznego zgłaszania tego rodzaju pełnomocnictw.

Zgodnie z opisem art. 138d § 3 Ordynacji podatkowej, przywołanym przez WSA, pełnomocnictwo ogólne oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu składa się do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej na piśmie utrwalonym elektronicznie, według ustawowego wzoru. Papierowa postać jest przewidziana tylko wtedy, gdy problemy techniczne uniemożliwiają zgłoszenie elektroniczne.

„W przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających złożenie pełnomocnictwa ogólnego, jego zmianę, odwołanie lub wypowiedzenie na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej pełnomocnictwo składa się na piśmie utrwalonym w postaci papierowej według wzoru, o którym mowa w zdaniu pierwszym.”

— Wyrok WSA w Warszawie z 10 marca 2026 r., III SA/Wa 1998/25, omówienie art. 138d § 3 Ordynacji podatkowej

To istotne rozróżnienie: papier nie jest równoległą, swobodnie wybieraną drogą zgłoszenia. Jest rozwiązaniem na wypadek problemu technicznego.

Informacje o udzieleniu pełnomocnictwa, jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu Szef KAS umieszcza w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO). Jest to rejestr, z którego organy podatkowe czerpią informację, kto jest umocowany do reprezentowania podatnika.

PPO-1 (4) a wzór z 2024 r.: co zmieniło się w formularzu

Najbardziej uchwytna różnica między formularzem PPO-1 (3) z 2024 r. a PPO-1 (4) dotyczy części B.3 „Dane kontaktowe” mocodawcy.

W formularzu z 2024 r. były trzy pozycje:

• poz. 22 – telefon,
• poz. 23 – e-mail,
• poz. 24 – adres elektroniczny.

W aktualnym PPO-1 (4) w części B.3 pozostały:

• poz. 22 – telefon,
• poz. 23 – e-mail.

Pozycja „adres elektroniczny”, która w wersji z 2024 r. znajdowała się w poz. 24, nie występuje już w pokazanym wzorze PPO-1 (4). To praktyczna zmiana dla osób korzystających z zapisanych szablonów, systemów obiegu dokumentów i checklist opartych na poprzedniej wersji druku.

Pozostała konstrukcja formularza nadal porządkuje dane w kilku blokach:

1. Część A – miejsce składania i podmiot składający.
   Miejscem składania jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Formularz wymaga też zaznaczenia, kto dokonuje zgłoszenia: mocodawca, pełnomocnik, dalszy pełnomocnik, adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, opiekun osoby, która nie może się podpisać, albo organ podatkowy.

2. Część B – dane mocodawcy.
   Obejmuje ona identyfikator podatkowy NIP albo PESEL, rodzaj podmiotu, pełną nazwę albo nazwisko i pierwsze imię, a dla osoby fizycznej także datę urodzenia. Wzór przewiduje również pola dotyczące dokumentu tożsamości, zagranicznego numeru identyfikacyjnego oraz kraju wydania dokumentu lub nadania numeru. Dalej trzeba podać adres siedziby albo aktualny adres zamieszkania.

3. Część C – dane pełnomocnika lub dalszego pełnomocnika.
   Formularz wymaga NIP albo PESEL, a w przypadku profesjonalnego pełnomocnika także wskazania listy zawodowej i numeru wpisu na listę adwokatów, radców prawnych albo doradców podatkowych. Wzór zawiera odrębne pole dotyczące pełnomocnika do doręczeń, czyli osoby uprawnionej do odbierania pism. Jeżeli zostanie zaznaczone, formularz przewiduje adres pełnomocnika do doręczeń w kraju.

Przykład: spółka zmienia obsługującego ją doradcę podatkowego. Powinna zweryfikować nie tylko dane nowej osoby i jej numer wpisu na listę doradców podatkowych, lecz także to, czy dotychczasowe pełnomocnictwo ogólne nadal figuruje w CRPO. Samo rozpoczęcie współpracy z nowym doradcą nie aktualizuje wpisu w rejestrze.

Zawiadomienie o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu

Załącznik nr 2 do rozporządzenia ustanawia odrębny wzór zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu pełnomocnictwa ogólnego. Zawiadomienie służy zatem trzem różnym sytuacjom:

• zmianie – gdy aktualizacji wymagają informacje związane z pełnomocnictwem;
• odwołaniu – gdy mocodawca kończy umocowanie;
• wypowiedzeniu – gdy z obowiązku reprezentacji zwalnia się pełnomocnik.

Przy profesjonalnych pełnomocnikach ustawa dopuszcza, aby adwokat, radca prawny albo doradca podatkowy sam zgłosił udzielenie mu pełnomocnictwa ogólnego i sam zawiadomił o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu. W przypadku wypowiedzenia wskazuje datę zwolnienia z obowiązku reprezentacji.

Nie należy utożsamiać pełnomocnictwa ogólnego z pełnomocnictwem szczególnym. To drugie dotyczy wskazanej sprawy podatkowej lub innej konkretnej sprawy należącej do właściwości organu podatkowego. Dla pełnomocnictwa ogólnego właściwe są wzory z rozporządzenia z 11 września 2026 r.; dla pełnomocnictwa szczególnego obowiązują odrębne regulacje i wzory.

Na co uważać

Nowe rozporządzenie zawiera wyraźny przepis uchylający poprzednią regulację. Nie wystarczy więc nadal korzystać z PPO-1 (3), tylko dlatego że został on wcześniej zapisany w firmowym katalogu formularzy.

„Traci moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2024 r. w sprawie wzoru pełnomocnictwa ogólnego i wzoru zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tego pełnomocnictwa (Dz. U. poz. 118).”

— § 2 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 11 września 2026 r.

Termin jest jednoznaczny: nowe rozporządzenie obowiązuje od 1 października 2026 r.

„Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2026 r.”

— § 3 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 11 września 2026 r.

Co to oznacza w praktyce

1. Zaktualizuj szablony i procedury od 1 października 2026 r. Stosowany formularz pełnomocnictwa ogólnego to PPO-1 (4), a nie PPO-1 (3) z rozporządzenia z 2024 r.

2. Nie przenoś bezrefleksyjnie danych ze starego druku. W nowym PPO-1 nie ma pozycji „adres elektroniczny” mocodawcy, która występowała w wersji z 2024 r.

3. Sprawdź identyfikatory i dane zawodowe pełnomocnika. Formularz wymaga NIP albo PESEL, a przy adwokacie, radcy prawnym lub doradcy podatkowym również rodzaju listy zawodowej i numeru wpisu.

4. Zgłaszaj zmianę albo zakończenie umocowania na właściwym wzorze. Wpis w CRPO ma znaczenie dla tego, kogo organ podatkowy uznaje za reprezentanta podatnika.

5. Traktuj formę papierową jako wyjątek techniczny. Co do zasady zgłoszenie pełnomocnictwa ogólnego i zawiadomienia następuje elektronicznie do Szefa KAS.

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 11 września 2026 r. w sprawie wzoru pełnomocnictwa ogólnego i wzoru zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tego pełnomocnictwa (Dz. U. poz. 1220)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2024 r. w sprawie wzoru pełnomocnictwa ogólnego i wzoru zawiadomienia o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu tego pełnomocnictwa (Dz. U. poz. 118)
• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 10 marca 2026 r., III SA/Wa 1998/25