Ewidencja towarów strategicznych: rozporządzenie z 20.10.2026

Nowe rozporządzenie dotyczy informacji gromadzonych w ewidencji, czyli uporządkowanym zapisie obrotu towarami o znaczeniu strategicznym. Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest nie samo posiadanie rejestru, ale jego kompletność i możliwość jednoznacznego ustalenia, czego dotyczyła transakcja. Przygotowanie procedur warto więc zacząć od porównania wymagań prawnych z rzeczywistą zawartością dokumentacji — wcześniejsze orzecznictwo pokazuje, że braki mogą mieć wymierne konsekwencje finansowe.

Nowe rozporządzenie jest powiązane z ustawą o obrocie z zagranicą

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 20 października 2026 r. ogłoszono 21 października 2026 r. pod pozycją 1375 Dziennika Ustaw. Jego § 1 wskazuje, że przedmiotem regulacji są szczegółowe informacje gromadzone w ewidencji obrotu towarami o znaczeniu strategicznym.

Chodzi o obrót związany z bezpieczeństwem państwa oraz utrzymaniem międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa. Nie należy więc utożsamiać tej ewidencji ze zwykłą dokumentacją magazynową ani zakładać, że obejmuje ona każdy towar ważny gospodarczo dla przedsiębiorstwa.

Rozporządzenie jest aktem wykonawczym, czyli regulacją uszczegóławiającą ustawę. Podstawę jego wydania wskazano wprost we wstępie:

Na podstawie art. 25 ust. 4 ustawy z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa (Dz. U. z 2023 r. poz. 1582 oraz z 2026 r. poz. 471) zarządza się, co następuje: — Rozporządzenie z 20 października 2026 r., podstawa wydania

W praktyce oznacza to konieczność czytania rozporządzenia razem z art. 25 ustawy. Sam akt wykonawczy nie powinien być jedynym punktem odniesienia przy ustalaniu obowiązków firmy.

Trzeba też rozróżnić datę podpisania, ogłoszenia i wejścia w życie przepisów. O rozpoczęciu ich obowiązywania rozstrzyga przepis o wejściu w życie, a nie sama data widniejąca w tytule aktu.

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia ewidencji

Punktem wyjścia jest ustalenie, czy przedsiębiorca dokonuje obrotu z zagranicą towarami objętymi przepisami o znaczeniu strategicznym. Nie wystarczy sprawdzić, czy firma prowadzi sprzedaż zagraniczną. Trzeba jeszcze ustalić, czy jej towary i czynności podlegają tej szczególnej regulacji.

Znaczenie art. 25 ust. 1 ustawy dobrze pokazuje wyrok WSA w Warszawie z 3 lipca 2020 r., VI SA/Wa 1026/20. Sąd rozpoznawał sprawę spółki, wobec której przeprowadzono kontrolę ewidencji obrotu z zagranicą towarami strategicznymi. W opisanym stanie sprawy obowiązek prowadzenia ewidencji wynikał właśnie z tego przepisu.

Dla przedsiębiorcy przygotowującego procedurę oznacza to dwa osobne zadania:

• ustalenie, które towary i transakcje podlegają szczególnym zasadom;
• sprawdzenie, czy dla tego obrotu gromadzone są wszystkie wymagane informacje.

Samo prowadzenie ogólnego rejestru sprzedaży nie przesądza o wykonaniu obowiązku ewidencyjnego. Liczy się zgodność jego zawartości z ustawą i właściwym rozporządzeniem.

Jakie dane wymagają szczególnej uwagi

W sprawie VI SA/Wa 1026/20 kontrolujący oceniali dokumentację według art. 25 ust. 2 ustawy oraz ówczesnego rozporządzenia Ministra Gospodarki z 10 maja 2013 r. Ustalenia dotyczyły konkretnych braków:

Nieprawidłowości dotyczyły braku opisu oraz oznaczenia towaru i braku nazwy oraz adresu eksportera. — Wyrok WSA w Warszawie, VI SA/Wa 1026/20

To cztery elementy, które warto objąć szczególnie uważną kontrolą: opis towaru, jego oznaczenie, nazwę eksportera oraz jego adres. Eksporter to tutaj podmiot dokonujący wywozu towaru.

Nie jest to jednak pełny katalog danych wymaganych po zmianie rozporządzenia. Starszy wyrok pokazuje znaczenie określonych informacji, ale nie zastępuje sprawdzenia aktualnego zakresu ewidencji.

Dlaczego opis i oznaczenie są tak ważne? W uzasadnieniu tego samego orzeczenia podkreślono:

Prawidłowy opis oraz oznaczenie towaru są bardzo ważnymi elementami ewidencji obrotu pozwalającymi na prawidłową identyfikacje towaru. — Wyrok WSA w Warszawie, VI SA/Wa 1026/20

Zapis powinien zatem pozwalać ustalić, jaki towar był przedmiotem obrotu. Dla wewnętrznego przeglądu dokumentacji dobrym testem jest pytanie: czy osoba, która nie uczestniczyła w transakcji, potrafi na podstawie ewidencji i powiązanych dokumentów jednoznacznie rozpoznać towar?

Przykładowo: jeśli pracownik rozumie skrót używany w firmie, ale pozostali nie potrafią przyporządkować go do konkretnego towaru, warto sprawdzić, czy opis i oznaczenie rzeczywiście spełniają swoją funkcję. To zalecenie organizacyjne wynikające z potrzeby identyfikacji, a nie dodatkowy katalog ustawowych pól.

Jak uporządkować informacje i dokumenty

Przygotowania najlepiej oprzeć na tabeli porównującej każdy wymóg prawny z miejscem jego realizacji w firmie. Taka tabela może zawierać pięć kolumn:

Element przeglądu	Co należy ustalić
Wymóg prawny	Konkretny przepis ustawy lub rozporządzenia
Informacja	Dane, które trzeba zgromadzić
Dokument	Dokument, z którego firma czerpie informację
Miejsce zapisu	Pole rejestru lub miejsce przechowywania dokumentu
Odpowiedzialność	Osoba wprowadzająca i sprawdzająca dane

To propozycja sposobu pracy, nie narzucony prawem wzór ewidencji.

Warto przy tym oddzielić informację wymaganą w ewidencji od dokumentu, który ją potwierdza. Samo posiadanie dokumentów handlowych nie daje jeszcze pewności, że ewidencja zawiera wymagany zakres danych. Z drugiej strony nazwanie pliku „ewidencją obrotu towarami strategicznymi” nie usuwa braków w jego treści.

Listę informacji i dokumentów wymaganych prawem trzeba ustalić na podstawie właściwych przepisów. Nie należy dopisywać obowiązkowych załączników wyłącznie dlatego, że firma gromadzi je przy innych rodzajach transakcji.

Uzupełnienie dokumentacji nie zawsze pozwala uniknąć kary

Sprawa VI SA/Wa 1026/20 pokazuje także ryzyko odkładania przeglądu do czasu kontroli. Spółka przedstawiła później kopię ewidencji, powołując się na usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości. Mimo to nałożono na nią karę 20 tys. zł, a sąd oddalił skargę.

W uzasadnieniu wyroku wskazano finansowy wymiar naruszenia:

Brak ewidencji zgodnej z wymogami ustawy i szczegółowym zakresem określonym w rozporządzeniu w sprawie ewidencji jest naruszeniem, za które ustawodawca przewidział administracyjną karę pieniężną w wysokości do 100 000,00 zł. — Wyrok WSA w Warszawie, VI SA/Wa 1026/20

Administracyjna kara pieniężna to sankcja finansowa nakładana decyzją organu administracji. Przywołana kwota maksymalna dotyczy stanu prawnego ocenianego w sprawie zakończonej w 2020 r.; nie należy automatycznie przedstawiać jej jako limitu obowiązującego po zmianach z 2026 r.

Najważniejsza lekcja pozostaje praktyczna: późniejsze poprawienie zapisów nie gwarantuje uniknięcia odpowiedzialności za wcześniejsze nieprawidłowości. Lepiej wykryć brak podczas własnego przeglądu niż dopiero w protokole kontroli, czyli dokumencie opisującym ustalenia kontrolujących.

Procedura powinna wskazywać, kto sprawdza kompletność

Aktualizacja procedury nie powinna kończyć się na zmianie nazwy rozporządzenia w jej nagłówku. Warto ustalić, kto rozpoznaje transakcje podlegające ewidencji, kto zbiera dane, kto je wpisuje i kto sprawdza kompletność zapisu.

Przydatny będzie również opis postępowania przy brakujących informacjach: komu pracownik zgłasza problem, kto pozyskuje uzupełnienie i jak dokumentuje się poprawkę. Są to zalecenia organizacyjne, a nie przypisane nowemu rozporządzeniu dodatkowe obowiązki.

Odrębnego sprawdzenia wymagają kwestie formy prowadzenia ewidencji, terminów wpisów, przechowywania dokumentacji oraz zasad dotyczących zapisów wcześniejszych. Nie wolno wyprowadzać ich wyłącznie z ogólnego określenia przedmiotu rozporządzenia ani przenosić rozwiązań stosowanych w innych ewidencjach.

Co to oznacza w praktyce

1. Zacznij od zakresu działalności. Ustal, które towary i transakcje firmy podlegają przepisom o obrocie strategicznym.
2. Porównaj rejestr z przepisami. Art. 25 ustawy i rozporządzenie powinny służyć do sprawdzenia każdego wymaganego elementu, nie tylko nazwy dokumentacji.
3. Sprawdź identyfikację towaru i eksportera. Wcześniejsza sprawa sądowa pokazuje, że braki opisu, oznaczenia, nazwy lub adresu nie są wyłącznie problemem porządkowym.
4. Przypisz odpowiedzialność pracownikom. Wewnętrzna procedura powinna jasno wskazywać sposób zbierania, kontroli i uzupełniania informacji.
5. Nie czekaj na kontrolę. Uzupełnienie ewidencji po wykryciu nieprawidłowości nie daje automatycznej ochrony przed karą.

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 20 października 2026 r. w sprawie ewidencji obrotu towarami o znaczeniu strategicznym
• Wyrok WSA w Warszawie z 3 lipca 2020 r., VI SA/Wa 1026/20