Zwolnienie z VAT w innym państwie UE: jakie dane trzeba podać w powiadomieniu po zmianach z 2026 r.

Przedsiębiorca, który chce korzystać ze zwolnienia z VAT w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, musi najpierw przygotować „uprzednie powiadomienie” – formalne zgłoszenie składane do polskiego organu podatkowego. Aktualny tekst jednolity rozporządzenia porządkuje te wymagania, ale jednocześnie pokazuje istotną zmianę: powiadomienie obejmuje dziś szerszą informację o zagranicznych numerach identyfikacyjnych podatnika.

Kontekst: dlaczego opublikowano tekst jednolity

Podstawą regulacji jest art. 113b ust. 22 ustawy o VAT, który upoważnia ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia danych podawanych przez podatników korzystających ze zwolnienia w innym państwie członkowskim.

Pierwotne rozporządzenie wydał Minister Finansów 22 grudnia 2024 r. Następnie zostało ono zmienione rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z 22 grudnia 2025 r. Zmiana weszła w życie 19 stycznia 2026 r. We wrześniu 2026 r. opublikowano tekst jednolity, czyli urzędowo uporządkowaną wersję aktu, która uwzględnia już nowelizację.

Obwieszczenie wyraźnie wskazuje, że jednolity tekst obejmuje rozporządzenie z 2024 r. wraz ze zmianami dokonanymi aktem z 2025 r.

„ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2024 r. (…) z uwzględnieniem zmian wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 grudnia 2025 r.”

— Obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z 10 września 2026 r., pkt 1

W praktyce tekst jednolity nie jest nowym, odrębnym zestawem obowiązków. Jego funkcja jest porządkująca: pozwala odczytać obowiązujące brzmienie przepisów bez samodzielnego „sklejania” aktu pierwotnego z późniejszą nowelizacją. Nie obejmuje natomiast przepisu o wejściu w życie nowelizacji, bo taki przepis jednorazowo wykonał już swoją rolę.

Regulacja wdraża dyrektywę Rady (UE) 2020/285 dotyczącą procedury szczególnej dla małych przedsiębiorstw. To właśnie w tym kontekście należy rozumieć zwolnienie, o którym mowa w rozporządzeniu: nie chodzi o każde zwolnienie z VAT występujące za granicą, lecz o zwolnienie objęte procedurą, dla której podatnik składa uprzednie powiadomienie w Polsce.

Co dokładnie mówią przepisy o uprzednim powiadomieniu

Rozporządzenie określa dwa rodzaje danych: dane w uprzednim powiadomieniu oraz dane w informacji kwartalnej. Dla przedsiębiorcy planującego skorzystanie ze zwolnienia za granicą najważniejszy jest § 2.

„Uprzednie powiadomienie” to nazwa używana w samym rozporządzeniu dla powiadomienia o zamiarze skorzystania ze zwolnienia. Zgodnie z § 2 ust. 1 aktualnego tekstu jednolitego musi ono zawierać przede wszystkim:

1. oznaczenie naczelnika urzędu skarbowego, do którego dokument jest składany, oraz cel złożenia;
2. NIP podatnika;
3. określone numery identyfikacyjne podatnika;
4. nazwę firmy albo imię i nazwisko;
5. rodzaj podatnika;
6. adres siedziby, a dla osoby fizycznej – adres miejsca zamieszkania;
7. rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej;
8. państwo lub państwa członkowskie, w których podatnik chce korzystać ze zwolnienia;
9. dane o wartości dostaw towarów lub usług w poszczególnych państwach członkowskich w poprzednim roku podatkowym, w tym o wartości sprzedaży w Polsce;
10. w określonych przypadkach analogiczne dane za rok poprzedzający poprzedni rok podatkowy;
11. dane o wartości dostaw lub usług w roku, w którym składane jest powiadomienie, również z uwzględnieniem sprzedaży krajowej;
12. oświadczenie o wycofaniu wcześniejszego powiadomienia, jeżeli podatnik wykrył błąd przed nadaniem mu polskiego numeru identyfikacyjnego EX;
13. informacje o przedstawicielstwie, jeżeli zgłoszenie składa przedstawiciel działający z mocy prawa albo ustanowiony przez podatnika.

Kluczowe jest to, że dane sprzedażowe nie ograniczają się do obrotu w państwie, w którym przedsiębiorca chce uzyskać zwolnienie. § 2 ust. 1 pkt 9–11 nakazuje wykazać wartości dostaw towarów lub usług w każdym państwie członkowskim, a dodatkowo wyodrębnić sprzedaż na terytorium Polski.

Przepis wskazuje wprost zakres podstawowej części identyfikacyjnej zgłoszenia:

„Uprzednie powiadomienie zawiera: 1) oznaczenie naczelnika urzędu skarbowego, do którego jest składane uprzednie powiadomienie, i cel jego złożenia; 2) identyfikator podatkowy NIP podatnika;”

— § 2 ust. 1 pkt 1–2 rozporządzenia – tekst jednolity

To oznacza, że formularz nie jest wyłącznie deklaracją: „chcę korzystać ze zwolnienia w państwie X”. Ma dostarczyć organowi pełnego zestawu danych identyfikujących podatnika, zakres jego działalności oraz skalę sprzedaży w Unii Europejskiej.

Najważniejsza zmiana: zagraniczne numery VAT trzeba wykazać szerzej

Najistotniejsza nowelizacja dotyczy § 2 ust. 1 pkt 3 i dodanego pkt 3a. W pierwotnej wersji rozporządzenia z 2024 r. podatnik wskazywał wyłącznie numer identyfikacyjny VAT związany z procedurą wskazaną w dziale XII, rozdziale 6a ustawy o VAT – i tylko wtedy, gdy był dla tej procedury zidentyfikowany.

Od 19 stycznia 2026 r. obowiązek został ujęty znacznie szerzej. Obecny pkt 3 wymaga podania numerów, którymi podatnik był albo jest identyfikowany na potrzeby procedur szczególnych wymienionych w ustawie albo odpowiadających im regulacjach innych państw członkowskich. Z kolei nowy pkt 3a dotyczy numerów identyfikacyjnych wykorzystywanych dla celów podatku od wartości dodanej w innym państwie członkowskim – wraz z kodem państwa, które nadało numer.

Nowelizacja brzmi następująco:

„3a) numery identyfikacyjne, za pomocą których podatnik był lub jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w państwie członkowskim innym niż Rzeczpospolita Polska, wraz ze wskazaniem kodu państwa członkowskiego, które nadało ten numer;”

— § 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia zmieniającego z 22 grudnia 2025 r.

Znaczenie tej zmiany jest praktyczne. Podatnik nie powinien ograniczać się do numeru związanego z jedną konkretną procedurą szczególną. Musi przeanalizować, czy posiadał lub posiada zagraniczne numery używane na potrzeby podatku od wartości dodanej, a następnie przyporządkować do nich państwo, które je nadało.

Przykład: polska spółka planuje zwolnienie w jednym państwie członkowskim, ale wcześniej uzyskała numer VAT w innym państwie UE na potrzeby prowadzonej tam działalności. W aktualnym stanie prawnym taki zagraniczny numer – wraz z kodem państwa nadającego – należy uwzględnić w powiadomieniu na podstawie § 2 ust. 1 pkt 3a.

Dane o sprzedaży: lata, państwa, euro i sektory działalności

Rozporządzenie wymaga danych za trzy perspektywy czasowe:

• poprzedni rok podatkowy;
• rok poprzedzający poprzedni rok podatkowy – ale tylko dla państw, które wymagają takich danych, jeżeli podatnik chce tam korzystać ze zwolnienia;
• bieżący rok podatkowy, w którym składane jest powiadomienie.

Dane te podaje się w euro. Gdy wartości zostały pierwotnie wyrażone w złotych albo innej walucie, § 2 ust. 3 nakazuje zastosować kurs Europejskiego Banku Centralnego opublikowany w pierwszym dniu roku. Jeżeli kursu w tym dniu nie opublikowano, należy użyć kursu z kolejnego dnia publikacji.

Jeśli w danym państwie nie było sprzedaży, podatnik nie pozostawia pola bez odpowiedzi. § 2 ust. 4 przewiduje podanie wartości „0”.

Dodatkowa ostrożność jest potrzebna, gdy państwo, w którym przedsiębiorca chce korzystać ze zwolnienia, stosuje odmienne progi zwolnienia zależne od sektora działalności. Wówczas, zgodnie z § 2 ust. 2, dane sprzedażowe z pkt 9–11 trzeba przedstawić osobno dla każdego sektora. Innymi słowy, suma całej sprzedaży może nie wystarczyć, jeśli reguły zwolnienia w danym państwie różnicują działalność według branż.

Na co uważać przy aktualizacji powiadomienia

Rozporządzenie przewiduje także sytuację, w której podatnik zamierza skorzystać ze zwolnienia w kolejnym państwie członkowskim. § 3 ust. 1 pozwala w takim przypadku nie przekazywać ponownie części danych, jeśli wcześniej zostały już zawarte w uprzednim powiadomieniu, jego aktualizacjach, informacjach kwartalnych lub korektach.

Po nowelizacji katalog danych, których nie trzeba dublować, obejmuje również nowy pkt 3a. To konsekwencja bezpośrednio zapisana w rozporządzeniu zmieniającym.

„w § 3 w ust. 1 wyrazy „o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 3, 5 – 7 i 9 – 11” zastępuje się wyrazami „o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 3, 3a, 5 – 7 i 9 – 11”.”

— § 1 pkt 2 rozporządzenia zmieniającego z 22 grudnia 2025 r.

Ułatwienie nie oznacza jednak, że można automatycznie pominąć dane. Warunek jest konkretny: informacje muszą być już ujęte w dokumentach uprzednio przedłożonych. Przed złożeniem aktualizacji warto więc porównać jej treść z wcześniejszymi powiadomieniami, aktualizacjami i informacjami kwartalnymi.

Co to oznacza w praktyce

1. Korzystaj z tekstu jednolitego z 2026 r. Przy przygotowywaniu zgłoszenia punktem odniesienia powinien być aktualny § 2 rozporządzenia, a nie wyłącznie jego brzmienie z 2024 r.

2. Zbierz wszystkie numery zagraniczne. Trzeba sprawdzić nie tylko numery związane z procedurami szczególnymi, lecz także numery nadane dla celów VAT w innych państwach członkowskich – wraz z kodem państwa wydającego.

3. Przygotuj sprzedaż w podziale na państwa i okresy. Dane obejmują poprzedni rok, czasem także rok wcześniejszy, oraz rok bieżący. W zestawieniu trzeba uwzględnić również sprzedaż w Polsce.

4. Przelicz wartości na euro zgodnie z regułą z § 2 ust. 3. Nie należy stosować dowolnego kursu ani kursu z dnia wystawienia dokumentu sprzedażowego, skoro rozporządzenie wskazuje kurs EBC z początku roku.

5. Nie pomijaj wartości zerowych i podziału sektorowego. Brak sprzedaży należy oznaczyć jako „0”, a gdy państwo stosuje sektorowe progi zwolnienia, dane trzeba rozdzielić według sektorów działalności.

Źródła

• Obwieszczenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 10 września 2026 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2024 r. w sprawie danych zawartych w powiadomieniu oraz informacji kwartalnej