III SA/Łd 357/26

Dnia 12 sierpnia 2026 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi – Wydział III w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Alberciak Sędziowie Sędzia WSA Agnieszka Krawczyk Sędzia WSA Monika Krzyżaniak (spr.) po rozpoznaniu w dniu 12 sierpnia 2026 roku na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi S.Ł. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Skierniewicach z dnia 3 marca 2026 roku nr KO.4116.6.2026 w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia potwierdzającego pracę w gospodarstwie rolnym 1) uchyla zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Wójta Gminy Kocierzew Południowy z dnia 23 grudnia 2025 roku, znak: Po.3140.181.2025; 2) zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Skierniewicach na rzecz skarżącej – S. Ł. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Postanowieniem z 3 marca 2026 r., nr KO.4116.6.2026 Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Skierniewicach po rozpatrzeniu zażalenia S. Ł. na postanowienie Wójta Gminy [...] z 23 grudnia 2025 r., znak: Po.3140.181.2025 w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia o wykonywaniu pracy w gospodarstwie rolnym, na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 126 i art. 144 k.p.a., utrzymało zaskarżone postanowienie w mocy. Z akt sprawy wynika, że w piśmie z 16 grudnia 2025 r. skierowanym do Wójta Gminy [...] S. Ł. zawarła wniosek o wydanie zaświadczenia o wykonywaniu pracy w gospodarstwie rolnym ojca – W. Ł. w okresie od 6 lutego 2015 r. do 31 sierpnia 2023 r. W załączeniu do wniosku wnioskodawczyni przedstawiła dokumenty w postaci: zeznań dwóch świadków – A. K. (zamieszkałej w [...]) i Z. W. (zamieszkałej w [...]), zaświadczeń z Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS) o zgłoszeniu i odprowadzaniu składek na powszechne ubezpieczenie zdrowotne, jako członek rodziny zgłoszony przez ojca – W. Ł. w okresach: od 1 stycznia 1999 r. do 31 marca 2012 r., od 1 kwietnia 2012 r. do 31 sierpnia 2020 r. i o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu jako członek rodziny od 4 grudnia 2020 r. do 31 stycznia 2022 r. i od 1 lutego 2022 r. do 31 października 2023 r. oraz zaświadczenia o zameldowaniu od 15 lutego 1999 r. na pobyt stały pod adresem: [...]. Postanowieniem z 23 grudnia 2025 r. Wójt Gminy [...] odmówił wydania S.Ł. zaświadczenia potwierdzającego pracę w gospodarstwie rolnym ojca – W.Ł.w okresie od 6 lutego 2015 r. do 31 sierpnia 2023 r. wskazując w uzasadnieniu, że przedłożone zaświadczenia i zeznania świadków, stanowią środek dowodowy właściwy dla postępowania administracyjnego i wymagają przeprowadzenia postępowania dowodowego oraz ich oceny przez zakład pracy wnioskodawcy, co jest niedopuszczalne w postępowaniu zaświadczeniowym. Zdaniem organu zaświadczenie z Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego o zgłoszeniu i odprowadzaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne przez ojca potwierdza fakt ubezpieczenia i regulowania składek przez właściciela gospodarstwa rolnego, nie potwierdza natomiast wykonywania pracy w gospodarstwie rolnym przez córkę. Podobnie, zaświadczenie o zameldowaniu potwierdza fakt pobytu pod określonym adresem i nie stanowi dowodu wykonywania pracy w gospodarstwie rolnym. Organ nie dysponuje ewidencją, rejestrami oraz żadnymi innymi dokumentami potwierdzającymi okoliczność pracy wnioskodawczyni w gospodarstwie rolnym ojca. Dokumentami posiadanymi przez organ są księgi podatkowe, rejestry gruntów, dokumentacja związana z ubezpieczeniem społecznym, majątkowym, osobowym oraz inne rejestry, ewidencje i dane znajdujące się w dyspozycji urzędu, które nie potwierdzają pracy, a jedynie tytuł prawny. Organ nie dysponuje żadnymi dokumentami, które uzasadniałyby wydanie wnioskodawcy zaświadczenia o żądanej treści. Pełnomocnik S. Ł. złożył zażalenie, w którym zaskarżając w całości postanowienie Wójta Gminy [...] z 23 grudnia 2025 r. zarzucił naruszenie przepisów prawa procesowego, tj.: 1. art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidulanym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy (Dz.U z 1990 r., Nr 54, poz. 310) poprzez: a) błędne przyjęcie, że art. 3 ust. 3 ustawy nie jest przepisem lex specialis w stosunku do przepisów Działu VII k.p.a. (Wydawanie zaświadczeń), tj. art. 217 k.p.a. i nast. podczas gdy, zgodnie z przyjętym stanowiskiem w orzecznictwie administracyjnym art. 3 ust. 3 ustawy jest przepisem szczególnym w stosunku do przepisów Działu VII k.p.a. tj., art. 217 k.p.a. i nast., co obligowało organ pierwszej instancji do przeprowadzenia dowodów z przesłuchania świadków wskazanych przez skarżącą we wniosku o wydanie zaświadczenia, a co w efekcie doprowadziło do zaniechania przeprowadzenia dowodów z zeznań świadków (tj. błędnego ograniczenia katalogu źródeł dowodowych w postępowaniu o wydanie zaświadczenia); b) błędną wykładnię polegającą na przyjęciu, że ustawodawca dopuszcza inny sposób wykazania przez zainteresowanego okresów pracy w gospodarstwie rolnym w sytuacji, gdy brak jest dokumentów pozwalających na wydanie zaświadczenia podczas gdy, właściwa wykładnia systemowa i gramatyczna art. 3 ust. 3 ustawy przyznaje kompetencje w tym zakresie wyłącznie urzędom gminy i tym samym eliminuje z obrotu prawnego rażąco błędny pogląd, że uprawnionym do przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków, o którym mowa art. 3 ust. 3 ustawy jest wyłącznie pracodawca lub organ rozstrzygający o uprawnieniach pracowniczych związanych ze stażem pracy, a zatem w związku z wykładnią systemową i gramatyczną treści art. 3 ustawy, ust. 3 tego przepisu zawiera normę kompetencyjną wyłącznie dla urzędów gminy, co w efekcie doprowadziło do zaniechania wydania zaświadczenia przez organ pierwszej instancji i próby przeniesienia w tym zakresie odpowiedzialności za wydanie zaświadczenia na pracodawcę, który zatrudnia skarżącą, co miało istotny wpływ na treść wydanego postanowienia i skutkowało odmową wydania zaświadczenia; c) art. 80 k.p.a. poprzez brak wszechstronnego rozważenia całokształtu materiału dowodowego, polegający na nieprzyznaniu wiarygodności dowodom z dokumentów w postaci zaświadczeń z KRUS, które potwierdzają, że S. Ł. podlegała ubezpieczeniu w spornym okresie, co uprawdopodobnia pracę w gospodarstwie rolnym, podczas gdy dokumenty te w zestawieniu z pozostałym materiałem dowodowym w postaci zaświadczenia o zameldowaniu skarżącej na terenie Gminy [...] oraz potwierdzonych na piśmie oświadczeń świadków dają podstawę do uznania, że całokształt materiału dowodowego dowodzi, że skarżąca pracowała, jako domownik, w indywidualnym gospodarstwie rolnym ojca, co miało istotny wpływ na treść wydanego postanowienia i skutkowało odmową wydania zaświadczenia. W oparciu o postawione zarzuty pełnomocnik skarżącej wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania organowi pierwszej instancji z uwagi na rażące naruszenie przepisów postępowania, tj. art. 80 k.p.a. oraz art. 3 ust. 3 cyt. ustawy. Wskazanym na wstępie postanowieniem z 3 marca 2026 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Skierniewicach utrzymało zaskarżone postanowienie w mocy wskazując na wstępie, że zgodnie z art. 217 § 1 k.p.a., organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Zaświadczenie wydaje się, jeżeli: 1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa; 2) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego (art. 217 § 2 k.p.a.). W myśl art. 218 § 1 k.p.a., w przypadkach, o których mowa w art. 217 § 2 pkt 2, organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Przed wydaniem zaświadczenia organ administracji publicznej może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające (art. 218 § 2 k.p.a.). Odwołując się do treści art. 1 ust. 1 oraz art. 3 cyt. ustawy Kolegium wskazało, że w niniejszej sprawie, jak wynika z akt dowód z zeznań świadków został przeprowadzony, albowiem przed Sekretarzem Gminy 14 stycznia 2025 r. dwóch świadków zeznało, że skarżąca, jako domownik wykonywała prace bezpośrednio związane z produkcją rolną. Odwołując się do orzecznictwa sądów administracyjnych Kolegium podniosło, że obowiązek wydania zaświadczenia przez organ administracji wynika z treści art. 3 ust. 1 ustawy o wliczaniu okresów pracy w indywidulanym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy, w którym użyto sformułowania "urząd gminy jest obowiązany stwierdzić". Przyjmuje się, że dokumentami potwierdzającymi okresy pracy w gospodarstwie rolnym są księgi podatkowe, rejestry gruntowe, ewidencja wojskowa, w której np. zaznaczony jest fakt odroczenia służby wojskowej w związku z prowadzeniem gospodarstwa rolnego, dokumentacja związana z ubezpieczeniem społecznym, majątkowym i osobowym oraz inne dokumenty znajdujące się w dyspozycji urzędu. Forma dowodzenia, jaką są zeznania świadków jest bowiem możliwa dopiero, gdy brak jest dokumentów uzasadniających wydanie wnioskowanego zaświadczenia. Zeznania świadków mogą być oceniane przez pracodawców lub właściwe organy w związku z obliczeniem pracowniczego stażu pracy ale nie mogą stanowić podstawy do wydania zaświadczenia, o którym mowa w art. 3 ust. 1 cyt. ustawy. Odnosząc się do pozostałych przedłożonych przez wnioskodawczynię dowodów, tj. zaświadczeń z KRUS, Kolegium podkreśliło, że dokumentami potwierdzającymi okresy pracy w gospodarstwie rolnym są prowadzone przez organ gminy księgi podatkowe, rejestry gruntowe, ewidencja wojskowa, dokumentacja związana z ubezpieczeniem społecznym, majątkowym i osobowym oraz inne dokumenty znajdujące się w dyspozycji urzędu. Organ pierwszej instancji wskazał, że nie dysponuje informacjami, z których wynika, że wnioskodawczyni pracowała w gospodarstwie rolnym ojca we wskazanym okresie, tj. od 6 lutego 2015 r. do 31 sierpnia 2023 r., na podstawie których mógłby wydać żądane zaświadczenie. Dokumenty, znajdujące się w posiadaniu organu pierwszej instancji, potwierdzają istnienie gospodarstwa rolnego W. Ł., jako przedmiotu opodatkowania i zawierają dane co do wielkości gruntów wyrażonych w klaso-użytkach i wielkości hektarów przeliczeniowych w zakresie podatku rolnego i podatku leśnego. Natomiast zaświadczenie o zameldowaniu, wydane z upoważnienia Wójta Gminy [...] potwierdza jedynie zameldowanie na pobyt stały pod adresem: [...] od 15 lutego 1999 r., czyli w miejscu, w którym znajduje się gospodarstwo rolne. Z dokumentów nie wynika natomiast, że wnioskodawczyni pracowała w gospodarstwie rolnym ojca – W. Ł.. Organ może wydać zaświadczenie na podstawie posiadanych własnych dokumentów (ewidencji, rejestrów), a nie na podstawie dokumentów przedłożonych przez wnioskodawczynię (tj. zaświadczeń z KRUS). Skutkiem wydania zaświadczenia na podstawie przedłożonych przez stronę dokumentów sporządzonych przez inne organy byłaby ocena faktów, o których mowa w tych dokumentach i na ich podstawie wnioskowanie o spełnieniu, bądź nie spełnieniu określonych przesłanek do wydania zaświadczenia. Tymczasem wynikająca z art. 218 § 2 k.p.a. możliwość przeprowadzenia przed wydaniem zaświadczenia postępowania wyjaśniającego w koniecznym zakresie nie może być rozumiana, jako tworzenie na etapie postępowania o wydanie zaświadczenia podstawy do wystawienia zaświadczenia. Niedopuszczalne jest zatem kompletowanie w tym postępowaniu materiału dowodowego mającego służyć wydaniu zaświadczenia określonej treści, ponieważ treść zaświadczenia powinna opierać na już posiadanych przez organ ewidencjach, rejestrach, czy zbiorach danych. Nie jest dopuszczalne dokonywanie w trybie dotyczącym wydawania zaświadczeń, jakichkolwiek ustaleń faktycznych i prawnych niewynikających z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów, bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Zaświadczenie może się opierać tylko i wyłącznie na podstawie materiału, którym organ już dysponuje - nie może być efektem wypracowania jego treści w oparciu o gromadzenie dowodów, w tym prezentowanych przez stronę. Nie stosuje się w tym przypadku art. 75 k.p.a., a uproszczony charakter postępowania powinien się ograniczyć do danych zawartych w posiadanych przez organ bazach i rejestrach. Kolegium zwróciło uwagę, że w aktach sprawy brak jest zawiadomienia wnioskodawczyni przez organ pierwszej instancji w trybie art. 3 ust. 2 ustawy, że organ nie dysponuje dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia o pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym, jednakże wobec brzmienia art. 3 ust. 3 ustawy oraz przedłożonych przez skarżącą zeznań świadków brak ten nie miał wpływu na wynik sprawy. W skardze skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi skarżąca zaskarżając w całości postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Skierniewicach z 3 marca 2026 r. zarzuciła naruszenie przepisów prawa procesowego, tj.: 1. art. 138 § 2 k.p.a. w zw. z art. 3 ust. 3 ustawy o wliczaniu okresów pracy w indywidulanym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy poprzez: a) błędne przyjęcie, że art. 3 ust. 3 ustawy nie jest przepisem lex specialis w stosunku do przepisów Działu VII k.p.a. (Wydawanie zaświadczeń), tj. art. 217 k.p.a. i nast., co zostało oparte na popieranym dotychczas, błędnym stanowisku prezentowanym zarówno w doktrynie, jak i orzecznictwie administracyjnym, podczas gdy, zgodnie z nowym i właściwym stanowiskiem w orzecznictwie administracyjnym - art. 3 ust. 3 jest przepisem szczególnym w stosunku do przepisów Działu VII k.p.a. tj., art. 217 k.p.a., który obligował organ drugiej instancji na podstawie art. 138 § 2 k.p.a. do uchylenia postanowienia organu pierwszej instancji i w konsekwencji przeprowadzenia przez organ pierwszej instancji dowodów z przesłuchania świadków wskazanych przez we wniosku o wydanie zaświadczenia, a błędna interpretacja organów administracyjnych doprowadziła w efekcie do zaniechania przeprowadzenia dowodów z zeznań świadków (tj. błędnego ograniczenia katalogu źródeł dowodowych w postępowaniu o wydanie zaświadczenia); b) błędną interpretację, polegającą na przyjęciu, że "zeznania świadków mogą być oceniane przez pracodawców (...) w związku z obliczaniem pracowniczego stażu pracy", podczas gdy, właściwa interpretacja systemowa i gramatyczna art. 3 ust. 3 ustawy uwzględniająca treść ust. 1 i 2 tego przepisu przyznaje kompetencje w tym zakresie wyłącznie urzędom gminy i tym samym, eliminuje z obrotu prawnego rażąco błędny pogląd, że uprawnionym do przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków, o którym mowa art. 3 ust. 3 ustawy jest wyłącznie pracodawca lub organ rozstrzygający o uprawnieniach pracowniczych związanych ze stażem pracy, art. 3 ust. 3 ustawy zawiera normę kompetencyjną wyłącznie dla urzędów gminy, który obligował organ drugiej instancji do uchylenia na podstawie art. 138 § 2 k.p.a. postanowienia organu pierwszej instancji, czego konsekwencją powinno być przeprowadzenie przez organ pierwszej instancji dowodów z przesłuchania świadków, a nie, jak twierdzą organy przez pracodawcę, co w efekcie doprowadziło do zaniechania wydania zaświadczenia i próby przeniesienia w tym zakresie odpowiedzialności za wydanie zaświadczenia na pracodawcę, który zatrudnia skarżącą, co miało istotny wpływ na treść wydanego postanowienia i skutkowało odmową wydania zaświadczenia; 2. art. 138 § 2 k.p.a. w zw. z art. 80 k.p.a. poprzez brak wszechstronnego rozważenia całokształtu materiału dowodowego, polegający na nieprzyznaniu wiarygodności dowodom z dokumentów w postaci: - zaświadczeń z KRUS, które potwierdzają, że skarżąca podlegała ubezpieczeniu w spornym okresie, co uprawdopodobnia pracę w gospodarstwie rolnym, - zeznań świadków mieszkających w najbliższym sąsiedztwie skarżącej złożonych na piśmie przez Urzędem Gminy [...] 14 stycznia 2025 r., co dowodzi pracy w gospodarstwie rolnym, podczas gdy dokumenty te, w zestawieniu z pozostałym materiałem dowodowym w postaci zaświadczenia o zameldowaniu skarżącej na terenie Gminy [...] dają podstawę do uznania, że całokształt materiału dowodowego dowodzi, że skarżąca pracowała, jako domownik, w indywidualnym gospodarstwie rolnym ojca, co obligowało organ drugiej instancji do uchylenia na podstawie art. 138 § 2 k.p.a. postanowienia organu pierwszej instancji, a w konsekwencji ocena materiału dowodowego przez organ pierwszej instancji powinna doprowadzić do wydania zaświadczenia zgodnie z wnioskiem skarżącej, co miało istotny wpływ na treść orzeczenia, jako skutek błędnej interpretacji przepisu procesowego, tj. art. 3 ust. 3 ustawy. W oparciu o sformułowane zarzuty skarżąca wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości oraz poprzedzającego go postanowienia organu pierwszej instancji oraz zasądzenie zwrotu kosztów postępowania. W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Skierniewicach podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie, wniosło o oddalenie skargi. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi zważył, co następuje: Skarga jest zasadna. Na wstępie należy wyjaśnić, że niniejsza sprawa została rozpoznana na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r., poz. 143), dalej p.p.s.a. Zgodnie z tym przepisem, sprawa może być rozpoznana na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. Przedmiotem skargi w niniejszej sprawie jest ostateczne postanowienie kończące postępowanie wydane na skutek wniesienia zażalenia w postępowaniu administracyjnym, a więc mieszczące się w katalogu postanowień wskazanych w art. 119 pkt 3 p.p.s.a. W trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów (art. 120 p.p.s.a.) W myśl art. 1 § 1 i 2 ustawy z 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 1267), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Zakres tej kontroli wyznacza art. 134 § 1 p.p.s.a., który stanowi, że sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a. Zgodnie natomiast z art. 145 § 1 p.p.s.a., uwzględnienie przez sąd administracyjny skargi i uchylenie decyzji następuje, gdy sąd stwierdzi naruszenie prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszenie prawa dające podstawę do wznowienia postępowania, inne naruszenie przepisów postępowania, jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy. Przedmiotem kontroli sądu w niniejszej sprawie jest postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Skierniewicach z 3 marca 2026 r. utrzymujące w mocy postanowienie Wójta Gminy [...] z 23 grudnia 2025 r. w przedmiocie odmowy wydania zaświadczenia o wykonywaniu pracy w gospodarstwie rolnym. Na wstępie należy wyjaśnić, że zgodnie z art. 217 § 1 k.p.a., organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Stosownie do treści art. 217 § 2 k.p.a., zaświadczenie wydaje się, jeżeli: 1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa; 2) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. W myśl art. 218 § 1 k.p.a. w przypadkach, o których mowa w art. 217 § 2 pkt 2, organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Organ przed wydaniem zaświadczenia może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające (art. 218 § 2 k.p.a.). Zgodnie z poglądami prezentowanymi doktrynie, wydanie zaświadczenia jest czynnością materialno-techniczną, polegającą na urzędowym potwierdzeniu obiektywnie istniejącego stanu rzeczy, dotyczącego faktów lub prawa, a nie indywidualnym aktem administracyjnym (zob. np. M. Jaśkowska (w:) M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, M. Jaśkowska, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2024, art. 217). Przy czym, niezależnie od uregulowanych w k.p.a. zasad dotyczących wydawania zaświadczeń, należy także uwzględnić stosowne przepisy materialnoprawne, z których wynika obowiązek potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w formie zaświadczenia. W niniejszej sprawie przepisem materialnoprawnym, który ma wpływ na treść obowiązku związanego z wydaniem wnioskowanego przez skarżącą zaświadczenia jest regulacja zawarta w art. 3 ustawy z 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidulanym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy, na wniosek zainteresowanej osoby właściwy urząd gminy jest obowiązany stwierdzić, zgodnie z art. 1 ustawy, okresy jej pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym, wydając stosowne zaświadczenie w celu przedłożenia w zakładzie pracy. W myśl art. 1 ust. 1 pkt 3) ustawy, ilekroć przepisy prawa lub postanowienia układu zbiorowego pracy albo porozumienia w sprawie zakładowego systemu wynagradzania przewidują wliczanie do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownika wynikające ze stosunku pracy, okresów zatrudnienia w innych zakładach pracy, do stażu tego wlicza się pracownikowi także przypadające po dniu 31 grudnia 1982 r. okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym w charakterze domownika w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników indywidualnych i członków ich rodzin. Jeżeli organ, o którym mowa ust. 1, nie dysponuje dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia o pracy zainteresowanej osoby w indywidualnym gospodarstwie rolnym, zawiadamia ją o tej okoliczności na piśmie (art. 3 ust. 2 ustawy). W wypadku, o którym mowa w ust. 2, okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym mogą być udowodnione zeznaniami co najmniej dwóch świadków zamieszkujących w tym czasie na terenie, na którym jest położone gospodarstwo rolne (art. 3 ust. 3 ustawy). W orzecznictwie sądowoadministracyjnym przyjmuje się, że dokumentami potwierdzającymi okresy pracy w gospodarstwie rolnym są księgi podatkowe, rejestry gruntowe, ewidencja wojskowa, w której np. zaznaczony jest fakt odroczenia służby wojskowej w związku z prowadzeniem gospodarstwa rolnego, dokumentacja związana z ubezpieczeniem społecznym, majątkowym i osobowym oraz inne dokumenty znajdujące się w dyspozycji urzędu (por. m.in. wyroki NSA: z 19 kwietnia 2018 r., sygn. akt I OSK 1386/16; z 31 maja 2010 r., sygn. akt I OSK 1633/09; z 29 czerwca 2010 r., sygn. akt II OSK 1122/09, a także wyroki WSA: w Opolu z 9 września 2009 r., sygn. akt II SA/Op 210/09; w Lublinie z 22 lutego 2017 r., sygn. akt II SAB/Lu 26/17 i z 11 lipca 2019 r., sygn. akt III SA/Lu 138/19). Zaznaczyć także należy, że ustawodawca w cytowanym powyżej art. 3 ust. 3 ustawy dopuścił możliwość przeprowadzenia nie tylko postępowania wyjaśniającego, ale wręcz możliwość udowodnienia faktu pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym zeznaniami co najmniej dwóch świadków zamieszkujących w tym czasie na terenie, na którym jest położone gospodarstwo rolne. Sąd podziela pogląd zawarty w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 marca 2025 r., sygn. akt III OSK 127/22 (a tym samym argumentację przedstawioną w skardze), że art. 3 ust. 3 ustawy należy potraktować, jako przepis szczególny wobec regulacji ogólnej dotyczącej wydawania zaświadczeń. Oznacza to, że ogólna procedura wydawania zaświadczeń ulega pewnej modyfikacji na podstawie przepisów cyt. powyżej ustawy. Zasadniczo, zadaniem właściwego urzędu gminy jest przeprowadzenie kwerendy archiwalnej we wszystkich posiadanych ewidencjach i rejestrach oraz innych dokumentach i odpowiednio wydanie zaświadczenia, o ile okresy zatrudnienia znajdują potwierdzenie, bądź zawiadomienie wnioskodawcy o tym, że organ nie dysponuje dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia. Działanie organu przy wydaniu zaświadczenia potwierdzającego okresy pracy w gospodarstwie rolnym nie powinno ograniczać się tylko do czynności, jakie wynikają z art. 218 § 2 pkt 2 k.p.a., art. 3 ustawy powinien być odczytywany i interpretowany całościowo, a w szczególności ust. 3 tego przepisu nie może być interpretowany w oderwaniu od ust. 1 i 2. W art. 3 ust. 1 ustawy jest mowa o właściwym urzędzie gminy wydającym zaświadczenie "w celu przedłożenia" nie gdzie indziej jak właśnie "w zakładzie pracy". Z kolei, jeżeli organ gminy nie dysponuje dokumentami umożliwiającymi wydanie zaświadczenia, to zawiadamia zainteresowaną osobę o tym fakcie pisemnie aby wskazała co najmniej dwóch świadków zamieszkujących "w tym czasie" na terenie, na którym jest położone gospodarstwo rolne. Tylko organ gminy, który jest uprawniony do wydania zaświadczenia ma zatem możliwość zweryfikowania w swoich rejestrach (ewidencjach) i dokumentach fakt zamieszkiwania wskazanych świadków na terenie gminy "w tym czasie", jak i wiarygodność ich zeznań (tj. bliskości położenia gospodarstw, utrzymywania wzajemnych kontaktów, itp.). Za taką interpretacją przemawia zarówno literalne brzmienie cytowanego przepisu, jak i jego systematyka. Dodatkowo należy wskazać że, z § 10 ust. 1, § 55 ust. 1 oraz § 55 ust. 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie "Zasad techniki prawodawczej" (Dz.U. z 2016 r. poz. 283) wynika, że w artykule jako jednostce redakcyjnej tekstu prawnego powinna być zawarta jedna myśl, a w obrębie tego samego aktu prawnego powinno się używać jednakowych określeń. Przyjęcie zatem, że zawiadomienie na piśmie, o którym mowa w art. 3 ust. 2 ustawy jest postanowieniem odmownym albo że dowód z zeznań świadków może być odrębnie spisywany i/lub przez jakiś inny, niż organ gminy podmiot (niewymieniony w ustawie) jest w świetle ww. zasad pozbawione sensu. Tylko przyjęcie, że art. 3 ustawy jest regulacją szczególną wobec przepisów k.p.a. czyni omawianą regulację kompleksową, logiczną i prostą w stosowaniu, a dodatkowo gwarantuje dwuinstancyjny tok postępowania administracyjnego i prawo do sądu poprzez kontrolę wydanego postanowienia (por. cyt. powyżej wyrok NSA z 6 marca 2025 r., sygn. akt III OSK 127/22 oraz wyroki: WSA w Olsztynie z 9 grudnia 2025 r., sygn. akt II SA/Ol 522/25; WSA w Poznaniu z 18 marca 2016 r., sygn. akt II SA/Po 883/25; WSA w Gdańsku z 9 lipca 2026 r., sygn. akt III SA/Gd 97/26 dostępne: cbois.nsa.gov.pl). Odnosząc powyższe rozważania do okoliczności faktycznych w niniejszej sprawie należy stwierdzić, że nie do zaakceptowania jest stanowisko organów, że w sytuacji, gdy z danych pozostających w dyspozycji Urzędu Gminy [...], a w szczególności po zbadaniu pod tym kątem posiadanych ewidencji i rejestrów (przy czym organy nie podały, jakie konkretne posiadane ewidencje, rejestry, czy inne dokumenty zostały zbadane) - nie można wywieść informacji potwierdzających pracę skarżącej w indywidualnym gospodarstwie rolnym ojca w okresie od 6 lutego 2015 r. do 31 sierpnia 2023 r., zasadna była odmowa wydania żądanego zaświadczenia. Organ pierwszej instancji pominął unormowanie zawarte w art. 3 ust. 3 ustawy, z którego wynika możliwość udowodnienia okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym zeznaniami co najmniej dwóch świadków zamieszkujących w tym czasie na terenie, na którym jest położone gospodarstwo rolne. Skarżąca w załączeniu do wniosku o wydanie zaświadczenia o wykonywaniu pracy w gospodarstwie rolnym z 16 grudnia 2025 r. przedstawiła m.in. zeznania dwóch świadków – A. K. (zamieszkałej w [...]) i Z. W.(zamieszkałej w [...]), które zostały złożone przed sekretarzem gminy 14 stycznia 2025 r. na okoliczność pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym ojca. W tym miejscu, w kontekście dopuszczalności przeprowadzenia przez organ gminy na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy dowodu z zeznań świadków należy wskazać, że ta forma dowodzenia nie jest zasadą, ale wyjątkiem mającym zastosowanie w szczególnych okolicznościach, tj. w przypadku braku odpowiedniej dokumentacji w we właściwym urzędzie gminy. Sąd nie podziela stanowiska SKO, że organ gminy nie jest uprawniony do przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków na okoliczność pracy skarżącej w indywidualnym gospodarstwie rolnym ojca oraz że zeznania świadków mogą być oceniane przez pracodawców lub właściwe organy w związku z obliczeniem pracowniczego stażu pracy ale nie mogą stanowić podstawy do wydania zaświadczenia, o którym mowa w art. 3 ust. 1 cyt. ustawy. Takie rozumienie powołanego przepisu stoi w sprzeczności z wykładnią systemową instytucji wydawania przez organ gminy, zgodnie z zasadą subsydiarności, zaświadczenia stwierdzającego okresy pracy w gospodarstwie rolnym. To bowiem organ gminy, w ramach swojej właściwości miejscowej może zweryfikować okoliczność pracy w gospodarstwie rolnym, w tym również pomocniczo na podstawie zgłoszonych zeznań świadków (por. wyrok WSA w Poznaniu z 5 sierpnia 2021 r., sygn. akt III SA/Po 216/21). Należy zwrócić uwagę, że to ten organ gminy, który jest uprawniony do wydania zaświadczenia, ma możliwość zweryfikowania w swoich rejestrach i dokumentach okoliczność zamieszkiwania wskazanych świadków na terenie gminy "w tym czasie", jak i ocenić wiarygodność złożonych zeznań. W związku z powyższym stwierdzić należy, że obowiązkiem organu pierwszej instancji było w pierwszej kolejności dokonanie rzetelnej, kompleksowej kwerendy archiwalnej istniejących ewidencji, rejestrów oraz innej dokumentacji źródłowej celem ustalenia, czy we wskazanym okresie skarżąca pracowała w indywidualnym gospodarstwie rolnym ojca. Przy czym organ pierwszej instancji nie może poprzestać na ogólnym wskazaniu, że dokonał kwerendy, lecz powinien konkretnie wskazać, jakie ewidencje, rejestry i dokumentację źródłową analizował. W sytuacji braku dysponowania przez organ pierwszej instancji dokumentami uzasadniającymi wydanie zaświadczenia o pracy skarżącej w indywidualnym gospodarstwie rolnym obowiązkiem organu było przeprowadzenie dowodu z przedstawionych zeznań dwóch świadków i ich ocena przy uwzględnieniu m.in. okoliczności zameldowania skarżącej od 15 lutego 1999 r. na pobyt stały pod adresem: [...]. Samo zameldowanie, jak słusznie wskazało SKO nie jest wystarczające do potwierdzenia pracy skarżącej w indywidualnym gospodarstwie rolnym ojca ale w powiązaniu z innymi dowodami załączonymi do wniosku o wydanie zaświadczenia, a w szczególności z przedstawionymi zeznaniami dwóch świadków może mieć wpływ na wydanie zaświadczenia. Ponownie rozpoznając niniejszą sprawę organy uwzględniając przedstawione powyżej rozważania, w oparciu całokształt materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie dokonają oceny zeznań zgłoszonych przez skarżącą świadków i uwzględniając posiadane dane rozpoznają wniosek skarżącej. Z przedstawionych powyżej względów Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) i c) p.p.s.a. uchylił zaskarżone postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Skierniewicach z 3 marca 2026 r. oraz poprzedzające je postanowienie Wójta Gminy [...]z 23 grudnia 2025 r. O kosztach postępowania, na które składa się wpis sądowy od skargi w wysokości 100 zł sąd orzekł na podstawie art. 200 oraz art. 205 § 1 p.p.s.a. e.o.