III SA/Kr 62/26

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący S WSA Ewa Michna (spr.) Sędziowie WSA Maria Zawadzka Asesor WSA Magdalena Gawlikowska po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 9 kwietnia 2026 r. sprawy ze skargi A. M. i K. K. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Tarnowie z dnia 5 listopada 2025 r. nr SKO.E/4106/20/2025 w przedmiocie odmowy przywrócenia terminu do wniesienia odwołania 1. uchyla zaskarżone postanowienie; 2. zasądza na rzecz skarżących A. M. i K. K. solidarnie od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Tarnowie 100 zł (sto złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Przedmiotem skargi A. M. i K. K. (dalej: skarżący) jest postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Tarnowie (dalej: Kolegium) z 5 listopada 2025 r. o odmowie przywrócenia terminu do wniesienia odwołania od decyzji organu I instancji z 16 lipca 2025 r. Postanowienie wydano w następującym stanie faktycznym i prawny: Decyzją z 16 lipca 2025 r. Prezydent Miasta Tarnowa określił skarżącym wysokość dotacji do zwrotu. Odpisy decyzji zostały wysłane do skarżących, na adres ul. B. [...], [...] K., a następnie po dwukrotnym awizowaniu – w dniu 18 lipca i 28 lipca 2025 r., przesyłki wróciły do organu I instancji i zostały włączone do akt sprawy (k. 578 i 579 akt administracyjnych). Pismem z dnia 5 sierpnia 2025 r. (k. 577 akt adm.) skarżąca zwróciła się do organu I instancji o ponowne przesłanie pisma z Wydziału Edukacji Urzędu Miasta Tarnowa, podając, że od 28 lipca 2025 r. do 1 sierpnia 2025 r. firma C. przy ul. B. [...] w K. "była zamknięta" (k. 577 akt I instancyjnych). W odpowiedzi na powyższe, pismem z 7 sierpnia 2025 r. organ I instancji poinformował skarżącą, że korespondencja zawierała decyzję Prezydenta Miasta Tarnowa z 16 lipca 2025 r. znak WAK.3032.2.2024, która została doręczona z zastosowaniem fikcji doręczenia z art. 44 § 4 k.p.a. Poinformowano również skarżącą o możliwości zapoznania się z aktami sprawy. Pismo zostało doręczone skarżącej 20 sierpnia 2025 r. (k. 580- 581 akt adm.). W dniu 28 sierpnia 2025 r. w siedzibie organu I instancji, skarżący zapoznali się z aktami sprawy (protokół k. 582 akt adm.). Pismem nadanym 4 września 2025 r. skarżący wnieśli o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania od ww. decyzji podając, że od 16 lipca 2025 r. nie przebywali pod adresem zamieszkania. Wyjaśnili, że najpierw byli w domu letniskowym w Rabce, a później przebywali za granicą. Do miejsca zamieszkania wrócili 2 sierpnia 2025 r., a decyzję odebrali 28 sierpnia 2025 r. w siedzibie organu. Do wniosku załączyli odwołanie od ww. decyzji. Postanowieniem z 1 października 2025 r. Kolegium wezwało skarżących do usunięcia braku formalnego wniosku o przywrócenie terminu przez podpisanie odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania postanowienia. Skarżący odebrał postanowienie zawierające ww. wezwanie 20 października 2025 r., a korespondencja skierowana do skarżącej, po dwukrotnym awizowaniu (w dniach: 7 i 15 października 2025 r.) została zwrócona do akt sprawy. W dniu 22 października 2025 r. skarżący przedłożyli podpisane odwołanie. Wskazanym na wstępie postanowieniem z dnia 5 listopada 2026 r. Kolegium Odwoławcze w Nowym Sączu odmówiło skarżącym przywrócenia terminu do wniesienia odwołania. W uzasadnieniu Kolegium podało, że decyzja została doręczona skarżącym w dniu 1 sierpnia 2025 r. z zastosowaniem instytucji doręczenia zastępczego – I. awizo zostało dokonane 18 lipca, a II. - 28 lipca 2025 r., na aktualny adres skarżących. Zdaniem Kolegium skarżąca wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania wniosła po upływie 7 dni od ustania przyczyny uchybienia. O fakcie skierowania do niej decyzji i uchybieniu terminowi do wniesienia odwołania dowiedziała się bowiem zapoznając się w dniu 20 sierpnia 2025 r. z pismem Prezydenta Miasta Tarnowa z 7 sierpnia 2025 r., podczas gdy wniosek o przywrócenie terminu wniesiono dopiero 4 września 2025 r., czyli po upływie 15 dni. W tym zakresie niewiarygodne Były, zdaniem Kolegium, twierdzenia skarżącej jakoby o wydaniu decyzji dowiedziała się dopiero w trakcie zapoznawania się z aktami sprawy w dniu 28 sierpnia 2025 r. Pismo organu I instancji z 7 sierpnia 2025 r. zostało odebrane osobiście przez skarżącą i zawierało wszystkie informacje potrzebne do zidentyfikowania sprawy, w której decyzja została wydana, a także okoliczności związanych z jej doręczeniem i datą, od której bieg rozpoczął termin do wniesienia odwołania. Wniosek skarżącej o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania nie mógł zostać pozytywnie rozpatrzony już tylko z tego powodu, że prośbę o przywrócenie terminu wniosła po upływie 7 dni od daty ustania przyczyny uchybienia terminu do wniesienia odwołania. Odnosząc się natomiast do wniosku skarżącego Kolegium podało, że z nieznanych względów organ I instancji nie skierował pisma z 7 sierpnia 2025 r. do skarżącego. Wedle rozdzielnika pismo zostało skierowane wyłącznie do skarżącej. Brak było jakichkolwiek dowodów wskazujących, że skarżących o istnieniu decyzji, fakcie jej doręczenia zastępczego i finalnie o uchybieniu terminu do wniesienia odwołania, dowiedział się przed dniem, w którym zapoznał się z aktami sprawy - tj. 28 sierpnia 2025 r. W takiej sytuacji, skarżącemu termin do wniesienia prośby o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania upływał z dniem 4 września 2025 r. W tym dniu w placówce pocztowej skarżący złożył stosowny wniosek. W ocenie Kolegium, uchybienie zarówno przez skarżącego, jak i skarżącą terminowi do wniesienia odwołania miało charakter zawiniony. Strony miały bowiem świadomość toczącego się postępowania, w wyniku którego może na nich zostać nałożony obowiązek zwrotu dotacji oświatowej i to w znaczącej kwocie. Co więcej, pismem z 12 czerwca 2025 r. zostały poinformowane o zakończeniu postępowania dowodowego w sprawie i pismo zostało odebrane osobiście przez strony 30 czerwca 2025 r. (k. 552-554 akt adm.). Istniała nadto możliwość ustanowienie pełnomocnika, czy wniesienia o doręczanie korespondencji drogą elektroniczną za pośrednictwem powszechnie dostępnej i darmowej platformy ePUAP. Ponadto skarżący mogli wyprzedzająco poinformować organ o swojej nieobecności w miejscu zamieszkania, co wskazywałoby na chociażby śladową dbałość o własne interesy. W oczywisty sposób wskazane przez skarżących wyjazdy nie były sytuacją nagłą i niemożliwą do przewidzenia, a nawet gdyby, to stosowne dyspozycje, o których mowa powyżej strony mogły przekazywać do organu również i znajdując się poza miejscem zamieszkania. W przypadku skarżącego fakt, że zainteresował on się kwestią wydanej w sprawie decyzji dopiero 28 sierpnia 2025 r. również nie mógł świadczyć na jego korzyść, kiedy wedle oświadczenia z wniosku, powrót z podróży nastąpił 2 sierpnia 2025 r. W takiej sytuacji od osoby prawidłowo dbającej o swoje sprawy wymagać można, aby skontrolowała, czy w czasie nieobecności nie zostało pozostawione w skrzynce pocztowej awizo, a w razie jego ujawnienia, niezwłocznego kontaktu z, nadawcą zwróconej przesyłki - w szczególności jeśli jest nim organ administracji publicznej. Kierując się doświadczeniem życiowym można domniemywać, że o istnieniu decyzji skarżący dowiedział się od skarżącej - skoro wspólnie prowadzą placówkę, której sprawa dotyczy, jednak brak na to dowodów w aktach sprawy, a strony o takim zdarzeniu nie informują - jak się wydaje z ostrożności procesowej. Oświadczenie takie mogłoby bowiem wskazać, że do ustania przyczyny uchybienia terminu do wniesienia odwołania (tj. powzięcia informacji o wydanej decyzji i jej doręczeniu) doszło również i w przypadku skarżącego wcześniej, niż w deklarowanej dacie 28 sierpnia 2025 r. Niezwłoczne podjęcie czynności zaradczych bezpośrednio po powrocie z podróży (2 sierpnia 2025 r.), niewątpliwie umożliwiłoby skarżącemu wniesienie odwołania w terminie - bowiem miał na to czas aż do 18 sierpnia 2025 r. (15 sierpnia 2025 r. - dzień ustawowo wolny od pracy, 16 sierpnia 2025 r. - sobota, 17 sierpnia 2025 r. - niedziela, dzień ustawowo wolny od pracy). Reakcja nastąpiła jednak ze znacznym opóźnieniem - bowiem dopiero 28 sierpnia 2025 r. W skardze na ww. postanowienie Kolegium podniesiono zarzuty naruszenia: 1. art. 58 § 1 i 2 k.p.a. przez błędne przyjęcie, że przyczyna uchybienia terminowi do wniesienia odwołania ustała 20 sierpnia 2025 r., podczas gdy faktyczne zapoznanie się z treścią decyzji nastąpiło 28 sierpnia 2025 r., oraz że wniosek złożony 4 września 2025 r. został wniesiony po upływie 7-dniowego terminu, podczas gdy termin został zachowany; 2. art. 58 §1 k.p.a. przez błędną i nadmiernie rygorystyczną ocenę winy strony, sprzeczną z treścią komentatorską i orzecznictwem NSA, wymagającym jedynie uprawdopodobnienia braku winy; 3. art. 7, art. 77 §1 oraz art. 80 k.p.a. przez dowolną ocenę materiału dowodowego, pominięcie kluczowych okoliczności (nieobecność, niemożność odbioru, protokół zapoznania z aktami), nieuwzględnienie dowodów przedstawionych przez stronę oraz oparcie rozstrzygnięcia na założeniach nieznajdujących potwierdzenia w stanie faktycznym; 4. art. 8 k.p.a. przez interpretowanie wszystkich wątpliwości wyłącznie na niekorzyść strony oraz zastosowanie standardu staranności niemożliwego do spełnienia, co narusza zasadę pogłębiania zaufania obywatela do organów administracji publicznej. Odrębnym pismem z 23 marca 2026 r. skarżący wnieśli o rozpoznanie skargi na rozprawie powołując się na szczególne okoliczności sprawy. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie, zważył co następuje. Skarga została uwzględniona ponieważ wbrew ustaleniom Kolegium z treści skierowanego do skarżącej pisma z dnia 7 sierpnia 2025 r. nie wynikało, jaka była treść decyzji Prezydenta Miasta Tarnowa. Kolegium nie poddało również analizie braku informacji o tym czy i w jakim miejscu awizowano przesyłkę zawierającej ww. decyzję, a priori przyjmując, że doręczenia były prawidłowe. W rozpoznawanej sprawie istotne są przede wszystkim: art. 44 § 2 oraz art. 58 § 1 i § 2 k.p.a Pierwszy z przepisów dotyczący tzw. fikcji doręczenia stanowi, że zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Z treści zaskarżonego postanowienia w ogóle nie wynika czy Kolegium analizowało prawidłowość opisania przez doręczyciela sposobu pozostawienia zawiadomienia o awizowaniu przesyłki. Kolegium wskazało jedynie, że "Na kopertach zawierających przesyłki widnieją adnotacje o awizowaniu 18 lipca 2025 r. oraz awizowaniu powtórnym 28 lipca 2025 r. (k. 578 i 579 akt administracyjnych). Adres jest aktualny, bowiem strony posługują się nim chociażby we wniosku o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania, czy samym odwołaniu". Z akt administracyjnych natomiast wynika, że już po dacie zaskarżonego postanowienia (postanowienia z 5 listopada 20925 r.) Kolegium wyraźnie o ten element procedury doręczania pytało Pocztę Polską w kierowanej do niej korespondencji (k. 12 akt administracyjnych Kolegium). Powyższe wynika z znajdującego się w aktach postanowienia z 22 grudnia 2025 r., w którym w sposób wyraźny Kolegium postanowiło zwrócić się za pośrednictwem organu I instancji do Poczty Polskiej S.A. o ustalenie czy i gdzie (w jakim miejscu określonym w art. 44 § 2 k.p.a.) pozostawiono zawiadomienia o pozostawieniu (awizowaniu) przesyłek zawierających decyzje Prezydenta Miasta Tarnowa z 16 lipca 2025 r. kierowanych do skarżących, wraz z informacją o możliwości ich odbioru (k. 11 akt administracyjnych Kolegium). Z uzyskanych informacji Poczty Polskiej wynikało, że data awizowania została ustalona na podstawie systemu śledzenia przesyłek. Poczta Polska S.A. wskazała również, że przesyłka oczekiwała na odbiór w Placówce Pocztowej w K. mieszczącej się pod adresem [...] K., ul. J. [...]. Przesyłka została zwrócona ponieważ nie została odebrana w terminie awizacji. W ocenie orzekającego Sądu, Kolegium przedwcześnie, bez dokonania w tym zakresie właściwej analizy akt sprawy, przyjęło, że decyzja Prezydenta Miasta Tarnowa z 7 sierpnia 2025 r. została prawidłowo awizowana i doręczona w trybie art. 44 k.p.a. W orzecznictwie sądów administracyjnych zwraca się bowiem uwagę, że domniemanie doręczenia przewidzianego w art. 44 § 1- 4 k.p.a. pociąga za sobą wszelkie skutki doręczenia jeśli wszystkie przesłanki przewidziane w tym artykule zostały spełnione, w tym dokonano adnotacji przez doręczyciela, czy i gdzie pozostawił zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru. Przepis art. 44 k.p.a. ustanawiając zastępczy tryb doręczenia korespondencji umożliwia przyjęcie fikcji prawnej, że pismo, którego adresat nie odebrał z placówki pocztowej lub z urzędu gminy (miasta) w określonym terminie, zostało doręczone z upływem ostatniego dnia terminu. Co więcej, przykładowo Naczelny Sąd Administracyjny podkreśla, że aby jednak takie zwrotne poświadczenie odbioru stanowiło miarodajny dowód, musi odpowiadać rygorom art. 44 § 2 k.p.a. w szczególności zaś zawierać wymagane w tym przepisie adnotacje. Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 24 września 2021 r., I GSK 288/21, możliwe jest obalenie domniemania skuteczności doręczenia zastępczego, "jeżeli okaże się, że samo zastosowanie art. 44 k.p.a. było wadliwe przez nieprzestrzeganie poszczególnych wymogów procedury doręczenia zastępczego. W związku z dotkliwością skutków doręczenia zastępczego zasady stosowania tej instytucji powinny być przestrzegane ściśle. Uchybienie jakiemukolwiek z wymogów procedury doręczenia zastępczego powoduje, że organ administracji publicznej nie może skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia pisma z zastosowaniem konstrukcji fikcji prawnej doręczenia na podstawie k.p.a. Natomiast, jeżeli powyższe czynności wykonano prawidłowo, organ administracji uprawniony jest uznać pismo za doręczone stronie z upływem ostatniego dnia okresu czternastodniowego, a pismo pozostawia się w aktach sprawy. W sytuacji, gdy strona kwestionuje doręczenie zastępcze z zastosowaniem fikcji prawnej doręczenia na podstawie art. 44 § 1-4 k.p.a. poprawnie wypełniony druk zwrotnego potwierdzenia odbioru jest dowodem niezbędnym dla ustalenia czy spełnione zostały przesłanki doręczenia zastępczego". Ustawodawca łączy z instytucją doręczenia zastępczego daleko idące skutki dla adresata przesyłki, zatem zawiadomienie o pozostawieniu pisma (awizo) musi w pełnym zakresie odpowiadać warunkom określonym w art. 44 § 2 k.p.a., należy do nich w szczególności wymóg, aby zawiadomienie zostało umieszczone w odpowiednim miejscu: w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Przytoczony powyżej wywód stanowi z kolei powtórzenie stanowiska Naczelnego Sądu Administracyjnego wyrażonego w wyroku z 28 czerwca 2023 r., I OSK 1259/22. W wyroku tym sąd kasacyjny uwzględnił zarzut, że sąd I instancji bezzasadnie podzielił ustalenie Kolegium, że korespondencja kierowane do skarżącego została doręczona w trybie art. 44 § 4 k.p.a., ponieważ ze zwrotnego potwierdzenia odbioru wynikają daty dwóch zawiadomień, a awizo zawiera informacje o miejscu możliwego odbioru przesyłki. Pominięto jednak, zdaniem sądu kasacyjnego, w tym zakresie ocenę ustalenia Kolegium, że zawiadomienie zostało umieszczone w skrzynce pocztowej adresata. Natomiast znajdujące się w aktach kopie zawiadomienia nie wskazywały na to w sposób jednoznaczny. Jak bowiem podkreślał Naczelny Sąd Administracyjny: "W treści zawiadomienia doręczyciel powinien bowiem zaznaczyć, gdzie zostawione zostało zawiadomienie o pozostawieniu pisma w filii UP W-wa (.). Poprowadzona odręczna linia na zwrotnym poświadczeniu odbioru nie zaznacza tego miejsca, za zaznaczone można uznać słowa: «zawiadomienie o pozostawieniu pisma w tym UP», natomiast wyliczone w dalszej kolejności miejsca nie zostały tą linią zaznaczone co prowadzić powinno do wniosku, że doręczenie zastępcze nie może zostać uznane za skutecznie dokonane". Z akt sprawy Kolegium wynika natomiast, że w dacie wydawania zaskarżonego postanowienia Kolegium w ogóle nie analizowało skutków braku informacji o miejscu pozostawienia zawiadomienia o awizowaniu przesyłki. Dopiero po tej dacie, w związku z wniesieniem skargi na ww. postanowienie z 5 listopada 2025 r. Kolegium podjęło, nieskuteczną, próbę ustalenia tej okoliczności. Korespondencja Poczty Polskiej świadczy o tym, że jedynym źródłem informacji o awizowaniu przesyłki (decyzji Prezydenta Miasta Tarnowa) był system śledzenia przesyłek. System ten w ogóle nie zawiera informacji o miejscu pozostawienia przez doręczyciela awiza, co orzekającemu Sądowi znane jest z urzędu, ponieważ system ten wykorzystywany jest również powszechnie w sprawach związanych z ustalaniem dat awizowania i doręczania korespondencji sądowej. W konsekwencji Poczta Polska nie tylko nie udzieliła, ale też nie mogła udzielić odpowiedzi na skierowane do niej pytanie o miejsce pozostawienia awiza. Z tych to powodów Sąd uznał, że odmowa przywrócenia terminu do wniesienia odwołania była co najmniej przedwczesna, ponieważ brak było dowodu na skuteczne doręczenie decyzji Prezydenta Miasta Tarnowa z 16 lipca 2025 r. Z tych to powodów Sąd uchylił zaskarżone postanowienie. W ponownym postępowaniu Kolegium, jeżeli nie ustali istotnych okoliczności dla przyjęcia skuteczności tzw. fikcji doręczenia w trybie art. 44 k.p.a (tj. miejsca pozostawienia awiza o doręczanej przesyłce – decyzji Prezydenta Miasta Tarnowa z 5 listopada 2025 r.) to datą doręczenia będzie 28 sierpnia 2025 r., kiedy to decyzja została doręczona skarżącym w Urzędzie Miasta Tarnowa. Niezależnie od powyższego, błędne były również wywody Kolegium, że skarżąca powinna była powziąć wiadomość o wydanej w jej sprawie decyzji na podstawie pisma z 7 sierpnia 2025 r. Z treści tego pisma wynika jedynie, że postępowanie toczące się dotychczas zostało zakończone ww. decyzją Prezydenta Miasta Tarnowa z 16 lipca 2025 r. W treści tego pisma w ogóle nie zawarto podstawowej dla skarżącej informacji tj. czy decyzja ta zobowiązywała skarżących do zwrotu udzielonej dotacji. W praktyce więc strony nadal nie wiedziały, czy wydana dla nich decyzja jest korzystna czy też nie. Z tych to powodów Sąd uznał, że i tego typu uzasadnienie naruszyło art. 58 § 2 k.p.a. Mnie jest bowiem tak, że z samego faktu prowadzenia postępowania wynikało, że wydana w sprawie decyzja była dla skarżących niekorzystna tzn. zobowiązująca ich do zwrotu udzielonej dotacji. Sąd uchylił zaskarżone postanowienie na podstawie art. 145 §1 pkt 1 lit. a i c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 z późn. zm.) – dalej p.p.s.a. Zasądzenie na rzecz skarżących zwrotu uiszczonej opłaty od skargi (100 zł) nastąpiło na podstawie art. 200 p.p.s.a. Sąd rozpoznał sprawę na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym zgodnie z art. 119 pkt 3 p.p.s.a. ponieważ wniosek skarżących, wobec dostrzeżonych przez Sąd błędów w postępowaniu administracyjnym już na podstawie analizy akt administracyjnych, tylko przedłużyłby rozstrzygnięcie sprawy. Wobec ustawowych przesłanek umożliwiających Sądowi rozpoznanie sprawy wniosek skarżących nie był wiążący w tym zakresie.