II SAB/Wa 965/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Marcinkowska, Sędzia WSA Arkadiusz Koziarski, Asesor WSA Mateusz Rogala (spr.), , po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 22 kwietnia 2026 r. sprawy ze skargi K. P. na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpatrzenia skargi z dnia [...] maja 2024 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych 1. zobowiązuje Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do rozpatrzenia skargi K. P. z dnia [...] maja 2024 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych, w terminie 1 miesiąca od daty doręczenia prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy; 2. stwierdza, że bezczynność organu w rozpatrzeniu skargi z dnia [...] maja 2024 r. miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. przyznaje skarżącej K. P. od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych sumę pieniężną w wysokości 1000 (słownie: tysiąc) złotych; 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącej K. P. kwotę 597 (słownie: pięćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania.

W piśmie z dnia [...] września 2025 r. K. P. wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie jej skargi z dnia [...] maja 2024 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez [...] Sp. z o.o. Skarżąca zarzuciła organowi naruszenie przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art. 35 § 1-3 w zw. z art. 36 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572 ze zm., powoływanej dalej jako k.p.a.) oraz art. 78 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, powoływanego dalej jako rozporządzenie nr 2016/679), poprzez brak podjęcia stosownych działań w toku postępowania tj. bezczynność, ewentualnie przewlekłe prowadzenie postępowania. Skarżąca wniosła o stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności, ewentualnie przewlekłego prowadzenia postępowania; zobowiązanie organu do wydania decyzji w terminie 14 dni od daty otrzymania odpisu prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy lub też podjęcia czynności niezbędnych do dalszego prowadzenia postępowania; stwierdzenie, że bezczynność ewentualnie przewlekłe prowadzenie postępowania miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa; przyznanie na rzecz skarżącej od organu odszkodowania w wysokości 1000 zł; a także zasądzenie kosztów postępowania. W uzasadnieniu skarżąca podniosła, że w poczuciu zaufania do instytucji państwowej powołanej dla ochrony podstawowych praw i wolności osób fizycznych, zdecydowała się na ścieżkę administracyjną w przekonaniu, że będzie ona najbardziej efektywna i skuteczna. Tymczasem po upływie niespełna 17 miesięcy postępowanie nadal nie jest zakończone, a skarżąca nie wie nawet, jaki jest jego aktualny stan, co uznać należy za rażące naruszenie prawa strony do rozpoznania jej sprawy w rozsądnym terminie. Tak rażące naruszenie wywołuje u skarżącej poczucie bezsilności w dochodzeniu swoich praw i frustracji związanej z koniecznością monitorowania sprawy przez tak długi czas. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Prezes UODO wyjaśnił, że po wpłynięciu skargi w dniu [...] maja 2024 r. pismem z dnia 27 listopada 2024 r. zwrócił się do skarżonej spółki o ustosunkowanie się do treści skargi oraz złożenie wyjaśnień w sprawie. Jednocześnie tego samego dnia organ poinformował skarżącą o wszczęciu postępowania zainicjowanego jej skargą oraz o tym, że zwrócił się do spółki z żądaniem złożenia wyjaśnień, ponadto organ zwrócił się do skarżącej z żądaniem uzupełnienia skargi o kopie korespondencji o charakterze marketingowym. W dniu 9 grudnia 2024 r. do organu wpłynęły wyjaśnienia spółki. W dniu 19 września 2025 r. skarżąca złożyła do organu ponaglenie z związku z bezczynnością w sprawie skargi z dnia [...] maja 2024 r. Organ podkreślił, że podjął wszelkie niezbędne czynności, wykorzystując dla ustalenia stanu faktycznego sprawy instrumenty prawne, przyznane mu przepisami prawa. Organ nie może się oprzeć wyłącznie na dowodach i twierdzeniach skarżącej. W celu zweryfikowania zarzutów skargi, musi w szczególności zwrócić się - w odpowiednich trybach - do skarżonego podmiotu o ustosunkowanie się do stawianych mu zarzutów, często kilkukrotnie (jak w tej sprawie), a także umożliwić wszystkim stronom wyrażenie stanowiska w sprawie, złożenie wyjaśnień i stosownych dowodów na ich potwierdzenie. Skarżąca w swej skardze nie przedłożyła organowi jednego z kluczowych dowodów, tj. kopii korespondencji o charakterze marketingowym przesłanej przez spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej i otrzymanej po wniesieniu żądania zaprzestania przetwarzania adresu e-mail w celach marketingowych. Skarżąca nie przedłożyła powyższego dowodu także na wezwanie organu z dnia 27 listopada 2024 r. W związku z czym organ w dniu 22 października 2025 r. ponowił powyższe wezwanie. Prezes UODO wyjaśnił, że zgodnie z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, znajdującego zastosowanie bezpośrednio przed przepisem prawa krajowego, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi. Powyższe oznacza dopuszczenie trwania postępowania przez 3 miesiące, a co więcej termin ten nie wyznacza w każdym przypadku granicy jak długo organ może prowadzić postępowanie w sprawie. Nie można tym samym uznać, że organ był bezwzględnie zobligowany zakończyć postępowanie w niniejszej sprawie w terminie trzymiesięcznym. Organ podkreślił, że choć wszczął postępowanie po upływie terminów przewidzianych w art. 35 k.p.a. oraz art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, to opóźnienie to nie stanowiło dużego odstępu czasu. Organ nie może bowiem stawiać w gorszej sytuacji innych obywateli, swobodnie dysponując kolejnością rozpatrywania skarg. Wszystkie czynności podejmowane są zgodnie z kolejnością, bieżącym etapem postępowania i z uwzględnieniem złożoności spraw. Nie bez znaczenia w kontekście niniejszej sprawy jest również okoliczność dużej reorganizacji UODO, następnie zmiany siedziby UODO, co było dużym wyzwaniem pod względem zachowania ciągłości działania Urzędu, w tym rozpatrywania skarg, z dochowaniem wszelkich przewidzianych prawem terminów, w tym również załatwienia sprawy skarżącej. Organ nie dopuścił się intencjonalnej bezczynności, nie lekceważył praw przysługujących stronom i nie uchylał się od podjęcia czynności mających na celu rozstrzygnięcie przedstawionej przez skarżącą sprawy. Przeciwnie, organ w możliwie najszybszym terminie od wpływu skargi przedsięwziął przewidziane prawem czynności służące wypełnieniu zasad określonych w k.p.a., o czym z opóźnieniem, ale jednak poinformował skarżącą. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga na bezczynność organu zasługuje na uwzględnienie. W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, że jak podnosi się w orzecznictwie sądów administracyjnych, w sprawach ze skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania, w zakresie wskazanych w piśmie inicjującym postępowanie przed sądem administracyjnym postaci niedziałania organu, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r., poz. 143 ze zm., powoływanej dalej jako p.p.s.a.), sąd administracyjny nie jest związany kwalifikacją wskazaną przez skarżącego. Ostateczną decyzję dotyczącą tego, czy w danej sprawie istnieje stan bezczynności organu czy stan przewlekłości prowadzonego postępowania podejmuje Sąd i daje temu wyraz w wyroku (zob. postanowienie NSA z dnia 26 lipca 2012 r. sygn. akt II OSK 1360/12, wszystkie powoływane orzeczenia są dostępne w internetowej bazie orzeczeń sądów administracyjnych). Z kolei zgodnie z art. 37 § 1 k.p.a., stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli: 1) nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (bezczynność), 2) postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość). Terminy załatwiania spraw w postępowaniu jurysdykcyjnym określają przepisy art. 35 k.p.a. lub przepisy szczególne, a przekroczenie tych terminów (ewentualnie terminów szczególnych lub przedłużonych w związku z postanowieniami art. 36 k.p.a.) oznacza stan bezczynności zaskarżalnej do sądu administracyjnego (patrz T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska [w:] Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, Komentarz, Wydawnictwo Lexis Nexis, Warszawa 2005, s. 86). Zdaniem Sądu, istota zarzutów skargi w niniejszej sprawie dotyczy niezałatwienia sprawy w terminach ustawowych i z tej przyczyny należało uznać, że przedmiotem skargi jest bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w rozpatrzeniu wniosku z dnia [...] maja 2024 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych skarżącej przez [...] Sp. z o.o., pomimo że skarżąca wskazała alternatywnie, iż domaga się również stwierdzenia przewlekłego prowadzenia postępowania przez organ w tej sprawie. Zgodnie z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 lipca 2023 r. sygn. akt III OSK 5190/21 oraz III OSK 4754/21, z dnia 9 listopada 2023 r. sygn. akt III OSK 1959/22 oraz z dnia 20 listopada 2024 r. sygn. akt III OSK 74/23, wszystkie powoływane orzeczenia są dostępne w internetowej bazie orzeczeń sądów administracyjnych), a wbrew temu co twierdzi organ w odpowiedzi na skargę, trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 rozporządzenia, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował..."). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.), oznacza wydanie decyzji administracyjnej. Skoro upływ trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2, uprawnia do wniesienia skargi na bezczynność (por. P. Fajgielski [w:] Komentarz do ustawy o ochronie danych osobowych [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2022, art. 62, uw. 4) – a bezczynność wiąże się z niezałatwieniem sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (zob. art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a.) – to termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 musi być traktowany jako termin szczególny, w rozumieniu art. 35 § 4 k.p.a. W ocenie Sądu, art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 należy zatem odczytywać w ten sposób, że obowiązek organu nadzoru poinformowania osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi, staje się aktualny, jeśli skarga nie została rozpatrzona w tym terminie (czyli nie została wydana decyzja administracyjna) i zachodzi potrzeba jego wydłużenia, w trybie art. 36 k.p.a., co koresponduje z art. 62 ustawy o ochronie danych osobowych, nakazującym dodatkowo w takiej sytuacji poinformowanie stron o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku, o którym mowa w art. 36 k.p.a., Prezes Urzędu, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Sąd administracyjny, ustalając, czy organ pozostawał w bezczynności w niniejszej sprawie, badał zatem, czy doszło do uchybienia trzymiesięcznego terminu określonego w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679. Co istotne, dla stwierdzenia bezczynności nie ma znaczenia fakt, z jakich powodów dany akt administracyjny nie został podjęty, a w szczególności, czy zostało to spowodowane zawinioną lub też niezawinioną opieszałością organu w jego podjęciu, ani stopień przekroczenia terminu załatwienia sprawy. Okoliczności, jakie spowodowały zwłokę oraz działania (jak też zaniechania) organu w toku rozpoznawania sprawy oraz stopień przekroczenia terminów, będą natomiast istotne przy dokonywanej przez Sąd ocenie, czy stwierdzona bezczynność miała charakter kwalifikowany, tj. czy miała ona miejsce z rażącym naruszeniem prawa, w rozumieniu art. 149 § 1a p.p.s.a. W rozpoznawanej sprawie, jak wynika z akt sprawy, pismem z dnia [...] maja 2024 r., które wpłynęło do organu drogą elektroniczną w tym samym dniu, K. P. złożyła do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych skargę na nieprawidłowości w przetwarzaniu jej danych osobowych. Określony w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 termin do załatwienia sprawy upłynął zatem w dniu 16 sierpnia 2024 r. Tymczasem organ do dnia wydania wyroku w niniejszej sprawie nie wydał decyzji kończącej postępowanie administracyjne, co oznacza, że uchybił terminowi do zakończenia sprawy ponad 20 miesięcy. Organ nie wykonał także obowiązków wynikających z art. 36 § 1 k.p.a., bowiem na żadnym etapie postępowania nie powiadomił strony o niedochowaniu terminu, nie podał przyczyn zwłoki i nie wskazał nowego terminu załatwienia sprawy. Nie budzi zatem wątpliwości Sądu, że organ pozostaje bezczynny w tej sprawie. W związku z powyższym Sąd w pkt 1 sentencji zobowiązał organ do rozpatrzenia skargi skarżącej z dnia 15 maja 2024 r. Zgodnie z art. 149 § 1a p.p.s.a., uwzględniając skargę na bezczynność, sąd stwierdza jednocześnie, czy bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, o rażącym naruszeniu prawa można mówić, gdy zwłoka w załatwieniu sprawy jest znaczna i jest efektem działań (zaniechań) organów, które można zinterpretować jako unikanie podejmowania rozstrzygnięcia, bądź lekceważenie praw stron domagających się czynności organu, które to czynności organ prowadzi w sposób nieefektywny, poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny (por. wyrok NSA z dnia 23 października 2013 r., sygn. akt I OSK 1181/13). W ocenie Sądu, taka sytuacja wystąpiła w rozpoznawanej sprawie. Jak wynika z akt administracyjnych, organ po wpłynięciu w dniu [...] maja 2024 r. skargi K. P. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych pierwszą czynność w sprawie – tj. wezwanie strony skarżonej do złożenia wyjaśnień oraz skarżącej do uzupełnienia materiału dowodowego – podjął w dniu 27 listopada 2024 r., a zatem po upływie ponad pół roku od wpłynięcia skargi. Następnie, po uzyskaniu w dniu 9 grudnia 2024 r. odpowiedzi skarżonego podmiotu na wezwanie o udzielenie wyjaśnień, organ kolejną czynność w sprawie (ponowne wezwanie skierowane do stron postępowania) podjął dopiero w dniu 22 października 2025 r. (a więc po upływie ponad 10 miesięcy). Z akt administracyjnych nie wynika, by istniało jakiegokolwiek racjonalne uzasadnienie tak istotnej zwłoki w rozpatrzeniu sprawy, szczególnie mając na uwadze, że w opisanych wyżej okresach, trwających 6 i 10 miesięcy, organ nie podejmował jakichkolwiek czynności w sprawie. Przedstawiona wyżej sekwencja działań organu w najmniejszym stopniu nie świadczy o tym, by organ podejmował czynności, dążąc do załatwienia sprawy zgodnie z wyrażoną w art. 12 § 1 k.p.a. zasadą szybkości postępowania. Sąd ocenił, że brak jakiejkolwiek aktywności organu w tak długich, wielomiesięcznych okresach pomiędzy poszczególnymi czynnościami procesowymi, świadczy o rażącym zlekceważeniu przez organ prawa strony do rozpatrzenia jej sprawy bez zbędnej zwłoki, a także o tym, że długość trwania postępowania nie była skutkiem (jak twierdzi organ) konieczności wnikliwego zebrania materiału dowodowego. Również okoliczność, że organ jest zobowiązany do rozpatrywania według kolejności wpływu licznych spraw należących do jego właściwości, a także stopień skomplikowania tych spraw oraz podnoszone przez organ trudności organizacyjne, nie zwalniają organu z konieczności realizacji zasady szybkości postępowania wyrażonej w art. 12 k.p.a., a także zakończenia postępowania administracyjnego w terminie wynikającym z treści art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679. Rolą organu administracji jest bowiem zorganizowanie pracy podległego mu aparatu urzędniczego w taki sposób, aby terminy wynikające z przepisów prawa powszechnie obowiązującego nie były przekraczane. Z tej przyczyny, zdaniem Sądu, bezczynności organu w tej sprawie można przypisać rażący charakter w wyżej przedstawionym rozumieniu. Biorąc powyższe pod uwagę, Sąd uznał w pkt 2 sentencji wyroku, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Zdaniem Sądu, w niniejszej sprawie wystąpiły okoliczności przemawiające za przyznaniem na rzecz skarżącej w pkt 3 sentencji wyroku sumy pieniężnej w wysokości 1000 zł, co ma stanowić swego rodzaju rekompensatę za uciążliwości dla skarżącej związane z długotrwałym prowadzeniem przez organ postępowania, ośmiokrotnie przekraczającym prawem przewidziane terminy. Wysokość przyznanej sumy pieniężnej jest zdaniem Sądu adekwatna z punktu widzenia realizacji celów tej instytucji z uwzględnieniem charakteru postępowania administracyjnego dotyczącego nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Należy bowiem zwrócić uwagę, że tak znaczne przekraczanie terminów zakończenia postępowania administracyjnego przez organ ochrony danych osobowych może czynić iluzoryczną przewidzianą w przepisach rozporządzenia nr 2016/679 gwarancję ochrony danych osobowych. Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 i 3 oraz § 1a p.p.s.a. orzekł jak w punkcie 1 i 2 sentencji. Rozstrzygnięcie zawarte w punkcie 3 sentencji Sąd wydał na podstawie art. 149 § 2 p.p.s.a. O kosztach w punkcie 4 sentencji orzeczono na podstawie art. 205 § 2 w zw. z art. 200 p.p.s.a. w zw. z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2026 r., poz. 215). Do kosztów tych Sąd zaliczył uiszczony przez skarżącą wpis od skargi w wysokości 100 zł, wynagrodzenie adwokata reprezentującego skarżącą (480 zł) i opłatę skarbową od dokumentu pełnomocnictwa (17 zł). Rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym nastąpiło na podstawie art. 119 pkt 4 w związku z art. 120 p.p.s.a.