II SAB/Wa 964/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Marcinkowska, Sędzia WSA Arkadiusz Koziarski, Asesor WSA Mateusz Rogala (spr.), , po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 22 kwietnia 2026 r. sprawy ze skargi K. P. na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpatrzenia skargi z dnia [...] stycznia 2025 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych 1. zobowiązuje Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych do rozpatrzenia skargi K. P. z dnia [...] stycznia 2025 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych, w terminie 3 miesięcy od daty doręczenia prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy; 2. stwierdza, że bezczynność organu w rozpatrzeniu skargi z dnia [...] stycznia 2025 r. nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa; 3. oddala skargę w pozostałym zakresie; 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącej K. P. kwotę 597 (słownie: pięćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania.

W piśmie z dnia 27 września 2025 r. K. P. wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sprawie jej skargi z dnia [...] stycznia 2025 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez [...] Sp. z o.o. Skarżąca zarzuciła organowi naruszenie przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art. 35 § 1-3 w zw. z art. 36 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572 ze zm., powoływanej dalej jako k.p.a.) oraz art. 78 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, powoływanego dalej jako rozporządzenie nr 2016/679), poprzez brak podjęcia stosownych działań w toku postępowania tj. bezczynność, ewentualnie przewlekłe prowadzenie postępowania. Skarżąca wniosła o stwierdzenie, że organ dopuścił się bezczynności, ewentualnie przewlekłego prowadzenia postępowania; zobowiązanie organu do wydania decyzji w terminie 14 dni od daty otrzymania odpisu prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy lub też podjęcia czynności niezbędnych do dalszego prowadzenia postępowania; stwierdzenie, że bezczynność ewentualnie przewlekłe prowadzenie postępowania miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa; przyznanie na rzecz skarżącej od organu odszkodowania w wysokości 1000 zł; a także zasądzenie kosztów postępowania. W uzasadnieniu skarżąca podniosła, że w poczuciu zaufania do instytucji państwowej powołanej dla ochrony podstawowych praw i wolności osób fizycznych, zdecydowała się na ścieżkę administracyjną w przekonaniu, że będzie ona najbardziej efektywna i skuteczna. Tymczasem po upływie ponad 8 miesięcy postępowanie nadal nie jest zakończone, a skarżąca nie wie nawet, jaki jest jego aktualny stan, co uznać należy za rażące naruszenie prawa strony do rozpoznania jej sprawy w rozsądnym terminie. Tymczasem kwestia objęta postępowaniem w tej sprawie ma dla skarżącej istotne znaczenie, co wykazywała w skierowanym do organu piśmie z dnia 23 czerwca 2025 r. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie. Prezes UODO wyjaśnił, że po wpłynięciu skargi w dniu [...] stycznia 2025 r. pismem z dnia 12 czerwca 2025 r. zwrócił się do skarżącej do uzupełnienia braków formalnych skargi poprzez wskazanie, jakich działań w tej sprawie oczekuje od Prezesa UODO i wobec którego skarżonego podmiotu. Skarżąca została wezwana do sprecyzowania, czy wnosi o interwencję organu wobec niedopełnienia przez skarżone podmioty obowiązku informacyjnego z art. 15 rozporządzenia nr 2016/679 we wnioskowanym przez nią do tych podmiotów zakresie, czy chce, aby organ nakazał skarżonym podmiotom usunięcie jej danych osobowych. W dniu 23 czerwca 2025 r. do organu wpłynęło pismo stanowiące odpowiedź na wezwanie organu z załącznikiem, którego zawartość była niedostępna i organ nie mógł zapoznać się z jej treścią. W dniu 19 września 2025 r. skarżąca złożyła do organu ponaglenie z związku z bezczynnością w sprawie skargi z dnia [...] stycznia 2025 r. W związku z powyższym pismem z dnia 24 września 2025 r. organ wezwał skarżącą do ponownego przesłania pisma z dnia 23 czerwca 2025 r wraz z załącznikiem, wyjaśniając jednocześnie, że zawartość ww. załącznika jest niedostępna i nie jest możliwe zapoznanie się z jej treścią. W dniu 2 października 2025 r. skarżąca udzieliła odpowiedzi na wezwanie organu. Organ wyjaśnił, że zgodnie z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wynosi 3 miesiące. Organ zauważył również, że w niniejszej sprawie braki formalne podania zostały usunięte przez skarżącą pismem, które wpłynęło do UODO w dniu 2 października 2025 r. Zatem dopiero 2 października 2025 r. organ mógł wszcząć postępowanie w sprawie przedstawionej przez skarżącą. Organ podniósł ponadto, że nie może stawiać w gorszej sytuacji innych obywateli swobodnie dysponując kolejnością rozpatrywania skarg. Wszystkie czynności podejmowane są zgodnie z kolejnością wpływu skarg, bieżącym etapem postępowania i z uwzględnieniem złożoności spraw. Nie bez znaczenia w kontekście niniejszej sprawy jest również okoliczność dużej reorganizacji UODO, następnie zmiany siedziby UODO, co było dużym wyzwaniem pod względem zachowania ciągłości działania Urzędu, w tym rozpatrywania skarg, z dochowaniem wszelkich przewidzianych prawem terminów, w tym również załatwienia sprawy skarżącej. Organ nie dopuścił się intencjonalnej bezczynności, nie lekceważył praw przysługujących stronom i nie uchylał się od podjęcia czynności mających na celu rozstrzygnięcie przedstawionej przez skarżącą sprawy. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Skarga na bezczynność organu zasługuje na uwzględnienie. W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, że jak podnosi się w orzecznictwie sądów administracyjnych, w sprawach ze skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania, w zakresie wskazanych w piśmie inicjującym postępowanie przed sądem administracyjnym postaci niedziałania organu, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r., poz. 143 ze zm., powoływanej dalej jako p.p.s.a.), sąd administracyjny nie jest związany kwalifikacją wskazaną przez skarżącego. Ostateczną decyzję dotyczącą tego, czy w danej sprawie istnieje stan bezczynności organu czy stan przewlekłości prowadzonego postępowania podejmuje Sąd i daje temu wyraz w wyroku (zob. postanowienie NSA z dnia 26 lipca 2012 r. sygn. akt II OSK 1360/12, wszystkie powoływane orzeczenia są dostępne w internetowej bazie orzeczeń sądów administracyjnych). Z kolei zgodnie z art. 37 § 1 k.p.a., stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli: 1) nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (bezczynność), 2) postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (przewlekłość). Terminy załatwiania spraw w postępowaniu jurysdykcyjnym określają przepisy art. 35 k.p.a. lub przepisy szczególne, a przekroczenie tych terminów (ewentualnie terminów szczególnych lub przedłużonych w związku z postanowieniami art. 36 k.p.a.) oznacza stan bezczynności zaskarżalnej do sądu administracyjnego (patrz T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska [w:] Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, Komentarz, Wydawnictwo Lexis Nexis, Warszawa 2005, s. 86). Zdaniem Sądu, istota zarzutów skargi w niniejszej sprawie dotyczy niezałatwienia sprawy w terminach ustawowych i z tej przyczyny należało uznać, że przedmiotem skargi jest bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w rozpatrzeniu wniosku z dnia [...] stycznia 2025 r. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych skarżącej przez [...] Sp. z o.o., pomimo że skarżąca wskazała alternatywnie, iż domaga się również stwierdzenia przewlekłego prowadzenia postępowania przez organ w tej sprawie. Zgodnie z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 lipca 2023 r. sygn. akt III OSK 5190/21 oraz III OSK 4754/21, z dnia 9 listopada 2023 r. sygn. akt III OSK 1959/22 oraz z dnia 20 listopada 2024 r. sygn. akt III OSK 74/23, wszystkie powoływane orzeczenia są dostępne w internetowej bazie orzeczeń sądów administracyjnych), a wbrew temu co twierdzi organ w odpowiedzi na skargę, trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 rozporządzenia, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował..."). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.), oznacza wydanie decyzji administracyjnej. Skoro upływ trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2, uprawnia do wniesienia skargi na bezczynność (por. P. Fajgielski [w:] Komentarz do ustawy o ochronie danych osobowych [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2022, art. 62, uw. 4) – a bezczynność wiąże się z niezałatwieniem sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (zob. art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a.) – to termin z art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 musi być traktowany jako termin szczególny, w rozumieniu art. 35 § 4 k.p.a. W ocenie Sądu, art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 należy zatem odczytywać w ten sposób, że obowiązek organu nadzoru poinformowania osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi, staje się aktualny, jeśli skarga nie została rozpatrzona w tym terminie (czyli nie została wydana decyzja administracyjna) i zachodzi potrzeba jego wydłużenia, w trybie art. 36 k.p.a., co koresponduje z art. 62 ustawy o ochronie danych osobowych, nakazującym dodatkowo w takiej sytuacji poinformowanie stron o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku, o którym mowa w art. 36 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, Prezes Urzędu, zawiadamiając strony o niezałatwieniu sprawy w terminie, jest obowiązany również poinformować o stanie sprawy i przeprowadzonych w jej toku czynnościach. Sąd administracyjny, ustalając, czy organ pozostawał w bezczynności w niniejszej sprawie, badał zatem, czy doszło do uchybienia trzymiesięcznego terminu określonego w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679. Co istotne, dla stwierdzenia bezczynności nie ma znaczenia fakt, z jakich powodów dany akt administracyjny nie został podjęty, a w szczególności, czy zostało to spowodowane zawinioną lub też niezawinioną opieszałością organu w jego podjęciu, ani stopień przekroczenia terminu załatwienia sprawy. Okoliczności, jakie spowodowały zwłokę oraz działania (jak też zaniechania) organu w toku rozpoznawania sprawy oraz stopień przekroczenia terminów, będą natomiast istotne przy dokonywanej przez Sąd ocenie, czy stwierdzona bezczynność miała charakter kwalifikowany, tj. czy miała ona miejsce z rażącym naruszeniem prawa, w rozumieniu art. 149 § 1a p.p.s.a. W rozpoznawanej sprawie, jak wynika z akt sprawy, pismem z dnia [...] stycznia 2025 r., które wpłynęło do organu drogą elektroniczną w tym samym dniu, K. P. złożyła do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych skargę na nieprawidłowości w przetwarzaniu jej danych osobowych. Określony w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679 termin do załatwienia sprawy upłynął zatem w dniu 23 kwietnia 2025 r. Tymczasem organ do dnia wydania wyroku w niniejszej sprawie nie wydał decyzji kończącej postępowanie administracyjne, co oznacza, że uchybił terminowi do zakończenia sprawy 12 miesięcy. Organ nie wykonał także obowiązków wynikających z art. 36 § 1 k.p.a., bowiem na żadnym etapie postępowania nie powiadomił strony o niedochowaniu terminu, nie podał przyczyn zwłoki i nie wskazał nowego terminu załatwienia sprawy. Odnosząc się do argumentacji organu, że w niniejszej sprawie do wszczęcia postępowania administracyjnego doszło dopiero po skutecznym sprecyzowaniu żądania przez skarżącą, tj. w dniu 2 października 2025 r., należy stwierdzić, że istotnie obowiązkiem wnoszącego podanie jest określenie w sposób precyzyjny przedmiotu żądania. Organ zasadnie zatem wezwał skarżącą do sprecyzowania pisma z dnia [...] stycznia 2025 r. Sąd stwierdza jednak, że podejmowane przez organ działania zmierzające do jednoznacznego ustalenia przedmiotu postępowania nie były podejmowane w sposób sprawny i zgodny z wyrażoną w art. 12 k.p.a. zasadą szybkości postępowania. Organ uznał bowiem, że skarga z dnia [...] stycznia 2025 r. wymaga sprecyzowania dopiero w dniu 12 czerwca 2025 r., kiedy to wystąpił z wezwaniem do skarżącej. Organ nie podejmował zatem jakichkolwiek czynności w tej sprawie przez 4,5 miesiąca od dnia wpłynięcia wniosku. Następnie po uzyskaniu odpowiedzi skarżącej organ, pomimo technicznych trudności z otwarciem załącznika do pisma, nie wezwał skarżącej do jego ponownego przesłania przez kolejne 3 miesiące. Znaczące opóźnienie organu w podejmowaniu czynności zmierzających do sprecyzowania żądania skargi, zdaniem Sądu, skutkuje tym, że organ nie może skutecznie powoływać się na ewentualne braki formalne wniosku jako przeszkodę do zachowania przewidzianych prawem terminów zakończenia postępowania administracyjnego. Nie budzi zatem wątpliwości Sądu, że organ pozostaje bezczynny w tej sprawie. W związku z powyższym Sąd w pkt 1 sentencji zobowiązał organ do rozpatrzenia skargi skarżącej z dnia [...] stycznia 2025 r. Zgodnie z art. 149 § 1a p.p.s.a., uwzględniając skargę na bezczynność, sąd stwierdza jednocześnie, czy bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, o rażącym naruszeniu prawa można mówić, gdy zwłoka w załatwieniu sprawy jest znaczna i jest efektem działań (zaniechań) organów, które można zinterpretować jako unikanie podejmowania rozstrzygnięcia, bądź lekceważenie praw stron domagających się czynności organu, które to czynności organ prowadzi w sposób nieefektywny, poprzez wykonywanie czynności w dużym odstępie czasu bądź wykonywanie czynności pozornych, powodujących, że formalnie organ nie jest bezczynny (por. wyrok NSA z dnia 23 października 2013 r., sygn. akt I OSK 1181/13). W ocenie Sądu, taka sytuacja nie wystąpiła w rozpoznawanej sprawie. Jak wynika z akt administracyjnych, organ istotnie nie podejmował jakichkolwiek czynności w sprawie przez początkowe cztery miesiące trwania postępowania. Jednak, co istotne z punktu widzenia oceny wystąpienia w tej sprawie rażącego naruszenia prawa, pierwotnie sformułowana przez skarżącą skarga budziła uzasadnione wątpliwości organu co do przedmiotu żądania. Dlatego konieczne było wezwanie wnoszącej skargę do jej sprecyzowania. Wprawdzie początkowe czynności w tym przedmiocie organ – jak już zauważono wyżej – podejmował opieszale, jednak niezwłocznie po wpłynięciu ponaglenia skarżącej w dniu 19 września 2025 r., tj. w dniu 24 września 2025 r. zwrócił się do skarżącej o ponowne nadesłanie pisma precyzującego skargę, które wpłynęło ostatecznie do organu w dniu 2 października 2025 r. Wprawdzie taki sposób prowadzenia postępowania przez organ należy ocenić jako naruszający wyrażoną w art. 12 k.p.a. zasadę szybkości postępowania, która w konsekwencji doprowadziła do przekroczenia terminu załatwienia sprawy wskazanego w art. 78 ust. 2 rozporządzenia nr 2016/679, jednak – zdaniem Sądu – nie świadczy o złej woli organu lub celowym działaniu zmierzającym do niezałatwienia sprawy w terminie. Organ po ponagleniu go przez skarżącą, podjął ostatecznie czynności zmierzające do sprecyzowania skargi i zakończenia sprawy, należy zatem uznać, że złożone przez skarżącą ponaglenie zrealizowało cel, jaki ustawodawca przewidział dla tej instytucji procesowej. Należy również uwzględnić, że przekroczenie przez organ prawem przewidzianych terminów zakończenia postępowania administracyjnego, choć istotne, jednak nie trwało dłużej niż 12 miesięcy i było m.in. skutkiem konieczności jednoznacznego ustalenia przez organ przedmiotu skargi. Długość zwłoki organu w prowadzeniu postępowania nie miała zatem w realiach rozpoznawanej sprawy charakteru kwalifikowanego. W związku z powyższym Sąd przyjął, że bezczynności organu w tej sprawie nie można przypisać rażącego charakteru w wyżej przedstawionym rozumieniu. Biorąc powyższe pod uwagę, Sąd uznał w pkt 2 sentencji wyroku, że bezczynność organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa. Zdaniem Sądu, w niniejszej sprawie nie wystąpiły okoliczności przemawiające za przyznaniem na rzecz skarżącej sumy pieniężnej. Zgodnie z art. 149 § 2 p.p.s.a., Sąd, w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 p.p.s.a. lub przyznać od organu na rzecz strony skarżącej sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6 p.p.s.a. Stosowanie środków określonych w art. 149 § 2 p.p.s.a. wobec organu jest uprawnieniem dyskrecjonalnym sądu, zatem możliwością, z której sąd może skorzystać, jeżeli realia sprawy są niemożliwe do akceptacji z punktu widzenia ochrony praw strony. Jak podkreśla się w orzecznictwie sądów administracyjnych, te dodatkowe środki mogą być stosowane szczególnie wówczas, gdy istnieje uzasadniona obawa, że bez nałożenia tej sankcji organ sprawy nadal nie załatwi (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 15 września 2021 r., sygn. akt I SAB/Wa 131/21). W ocenie Sądu, taka sytuacja nie wystąpiła w rozpoznawanej sprawie, w szczególności biorąc pod uwagę, że bezczynność organu była skutkiem nieprecyzyjnego sformułowania pierwotnego żądania przez skarżącą oraz trudnościami technicznymi związanymi z otwarciem załącznika do korespondencji elektronicznej, nie zaś lekceważenia uprawnień skarżącej do uzyskania rozstrzygnięcia organu w rozsądnym terminie. Sąd uznał zatem, że brak jest konieczności stosowania dodatkowych środków mających na celu motywowanie organu do załatwienia sprawy. Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 149 § 1 pkt 1 i 3 oraz § 1a p.p.s.a. orzekł jak w punkcie 1 i 2 sentencji. Rozstrzygnięcie zawarte w punkcie 3 sentencji Sąd wydał na podstawie art. 151 w zw. z art. 149 § 2 p.p.s.a. O kosztach w punkcie 4 sentencji orzeczono na podstawie art. 205 § 2 w zw. z art. 200 p.p.s.a. w zw. z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2026 r., poz. 215). Do kosztów tych Sąd zaliczył uiszczony przez skarżącą wpis od skargi w wysokości 100 zł, wynagrodzenie adwokata reprezentującego skarżącą (480 zł) i opłatę skarbową od dokumentu pełnomocnictwa (17 zł). Rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym nastąpiło na podstawie art. 119 pkt 4 w związku z art. 120 p.p.s.a.