II SAB/Wa 871/19

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Radziszewska – Krupa (spr.), Sędzia WSA Agnieszka Góra – Błaszczykowska, Asesor WSA Karolina Kisielewicz, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 8 czerwca 2020 r. sprawy ze skargi K. O. na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie wniosku z dnia [...] października 2018 r. 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania; 2. stwierdza, że przewlekłe prowadzenie postępowania nie miało miejsca z rażącym naruszeniem prawa; 3. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącego K. O. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.

I. Stan sprawy przedstawia się następująco: 1. K. O. (zwany dalej: "Skarżący") złożył 26 października 2018r., za pośrednictwem platformy ePUAP, do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwany dalej: "Prezes UODO") zawiadomienie dotyczące nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez [...] S.A. w [...] (zwana dalej: "Spółką"). 2. Prezes UODO pismem z 14 grudnia 2018r. wezwał Skarżącego do uzupełnienia braków formalnych pisma, przez wskazanie, czy Skarżący składa zawiadomienie odnośnie nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez Spółkę, czy też żąda podjęcia działania w swojej indywidualnej sprawie, a jeśli tak, to został wezwany do podania adresu poczty tradycyjnej, wskazania naruszenia praw lub przepisów ochrony danych osobowych, których w jego ocenie dopuściła się Spółka, a ponadto do sprecyzowania żądania odnośnie rodzaju czynności, jakich oczekuje od Prezesa UODO. 3. Skarżący pismem z 15 grudnia 2018r. uzupełnił braki formalne skargi. 4. Prezes UODO pismem z 31 stycznia 2019r. wystąpił do Spółki o pisemne ustosunkowanie się do treści skargi i złożenie pisemnych wyjaśnień. O podjętych czynnościach wyjaśniających poinformował Skarżącego pismem z 31 stycznia 2019r. 5. Spółka pismem z 14 lutego 2019r. wystąpiła do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwany dalej: "UODO") o przedłużenie do 1 marca 2019r. terminu do złożenia wyjaśnień. Wyjaśnienia pisemne wpłynęły do UODO 6 marca 2019r. 6. Skarżący wnioskami z 30 marca, 6 maja i 4 lipca 2019r. zwracał się do Prezesa UODO o udzielenie informacji, jakie działania podjęto dotychczas w sprawie. Pismo Skarżącego z 4 lipca 2019r. stanowiło ponaglenie z art. 37 ust. 1 § 1 pkt 1 i § 3 pkt 2 ustawy z 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018r., poz. 2096 ze zm., zwana dalej: "k.p.a."). 7. Prezes UODO pismem z 8 lipca 2019r. odpowiedział zbiorczo na ww. wnioski Skarżącego z 30 marca, 6 maja i 4 lipca 2019r., wskazując, że zwrócił się do Spółki o złożenie uzupełniających wyjaśnień, niezbędnych do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy. Na podstawie art. 36 § 1 k.p.a., poinformowano też Skarżącego, że sprawa nie załatwiono w terminie określonym w art. 35 k.p.a., z uwagi na znaczą ilość spraw wpływających do UODO. 8. Skarżący pismem z 12 lipca 2019r. złożył do WSA w Warszawie skargę na przewlekłość postępowania Prezesa UODO. 9. Wyjaśnienia uzupełniające Spółki wpłynęły do Prezesa UODO 31 lipca 2019r. 10. Prezes UODO pismem z 1 sierpnia 2019r. poinformował Skarżącego, że zgromadzony w aktach sprawy materiał dowodowy jest wystarczający do wydania merytorycznego rozstrzygnięcia i pouczył o treści art. 10 § 1 i art. 73 § 1 k.p.a. Prezes UODO poinformował o tym również pisemnie Spółkę. 11. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w sprawie o sygn. akt II SAB/Wa 563/19 postanowieniem z: - 30 września 2019r. odrzucił skargę Skarżącego w przedmiocie przewlekłości postępowania prowadzonego przez Prezesa UODO; - 21 października 2019r. 19 odrzucił wniosek Skarżącego o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi wniesionej do WSA w Warszawie z 12 lipca 2019r. 12. Skarżący złożył do Naczelnego Sądu Administracyjnego zażalenie na ww. postanowienie WSA w Warszawie z 21 października 2019r. 13. NSA postanowieniem z 28 kwietnia 2020r. sygn. akt I OZ 263/20 oddalił zażalenie Skarżącego. 14. Skarżący pismem z 8 listopada 2019r. złożył kolejną skargę na przewlekłość postępowania prowadzonego przez Prezesa UODO, podnosząc, że Prezes UODO pomimo upływu ponad 12 miesięcy od złożenia wniosku nie wydał decyzji administracyjnej. Skarżący wniósł o zobowiązanie Prezesa UODO do wydania decyzji administracyjnej w terminie miesiąca od dnia złożenia wniosku oraz o zasądzenie kosztów postępowania według norm przepisanych. 15. Prezes UODO decyzją z [...] grudnia 2019r. odmówił uwzględnienia wniosku Skarżącego. 16. W odpowiedzi na skargę z 20 grudnia 2019r. wniósł o jej oddalenie, wskazując, że od 25 maja 2018r. w Polsce obowiązuje, zgodnie z art. 55 i 56 rozporządzenia 2016/679, 3-miesięczny termin na rozpatrzenie przez właściwy organ nadzorczy skargi, bądź poinformowanie osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi. Dopiero po upływie tego terminu - wobec braku ww. działań po stronie organu nadzorczego osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem (art. 78 ust. 2 rozporządzenia 2016/679). Zdaniem Prezesa UODO podejmował wszelkie czynności w sprawie, zgodnie z kolejnością wpływu, możliwie najszybciej. UODO jest jedynym urzędem na całą Polskę, bez jednostek pomocniczych, czy oddziałów zamiejscowych, więc skargi spływają z całej Polski i z zagranicy. W związku z tym rozpatrywanych jest bardzo wiele spraw, według kolejności wpływu. Od stycznia 2019r. do UODO wpłynęło ponad 8200 skarg i pytań prawnych, więc wydłużeniu uległ czas potrzebny na ich rozpatrzenie. 17. Skarżący pismem z 23 stycznia 2020r. uzupełnił skargę, podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie i wskazując, że Prezes UODO do dnia złożenia skargi nie wywiązywał się z obowiązku określonego w art. 36 § 1 k.p.a. Prezes UODO dopiero pismem z 8 lipca 2019r. poinformował, że prowadzone postępowanie administracyjne nie zakończy się w terminie określonym w k.p.a., ale nie wskazał planowanego terminu zakończenia sprawy i wydania decyzji administracyjnej. Prezes UODO w piśmie z 3 stycznia 2019r., inicjującym postępowanie administracyjne, nie poinformował o czasie, w jakim sprawa powinna się zakończyć. Fakt, że na pisma Skarżącego z 30 marca, 16 maja, 4 lipca 2019r., ponaglające Prezesa UODO, przesłano zbiorczą odpowiedź z 8 lipca 2019r. świadczy o przewlekłości postępowania. Upływ czasu pomiędzy przesyłanymi zapytaniami do Prezesa UODO i brak udzielania jakichkolwiek odpowiedzi na pisma również świadczy o lekceważeniu przepisów k.p.a. (terminy załatwienia spraw). II. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: 1. skarga ma usprawiedliwione podstawy. 2. Sąd na wstępie wyjaśnia, że zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z 25 lipca 2002r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz.U. z 2018r., poz. 2107, zwana dalej: "P.u.s.a.") i art. 3 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2019r., poz. 2305 ze zm., zwana dalej: "P.p.s.a.") sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, z uwagi wyłącznie na zgodność z prawem wydanych decyzji postanowień czy aktów administracyjnych. Sąd, zgodnie z art. 134 P.p.s.a. rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą, z zastrzeżeniem art. 57a. 3. Sąd stwierdza ponadto, że z przewlekłym prowadzeniem postępowania mamy do czynienia wówczas, gdy postępowanie jest prowadzone dłużej niż jest to niezbędne do załatwienia sprawy (art. 37 § 1 pkt 2 k.p.a. w brzmieniu nadanym ustawą z 7 kwietnia 2017r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw, Dz. U. z 2017r., poz. 935). W orzecznictwie Sądów administracyjnych podkreśla się, że organ prowadzi postępowanie przewlekle wówczas, gdy nie załatwia sprawy w wymaganym terminie, a więc w okresie, który można uznać za konieczny do wyjaśnienia wszystkich okoliczności faktycznych i prawnych, istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy. Prowadzi zatem, co prawda, postępowanie ale podejmuje w nim czynności opieszale, w tempie nie znajdującym usprawiedliwienia w ich złożoności lub charakterze, albo czynności zbędne, pozorne albo nie podejmuje żadnych czynności zmierzających do załatwienia sprawy (por. np. wyrok NSA z 19 grudnia 2017r. sygn. akt I OSK 1039/17, LEX nr 2454680, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 22 listopada 2017r. sygn. akt II SAB/Łd 187/17, LEX nr 2411020). W takim przypadku organ administracyjny narusza wyraźnie zasadę szybkości postępowania administracyjnego, wynikającą z art. 12 § 1 k.p.a. Przesłanką uznania przez Sąd administracyjny, że w konkretnym przypadku doszło do przewlekłości postępowania jest sposób zachowania się organu w trakcie toczącego się postępowania, który powoduje, że sprawa nie jest załatwiona w wymaganym terminie. 4. Zdaniem Sądu z akt administracyjnych sprawy wynika, że Prezes UODO prowadził postepowanie przewlekle, przekraczając termin wynikający z ww. art. 37 § 1 pkt 2 k.p.a., jak również trzymiesięczny termin, o którym mowa w pkt 137 preambuły rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - Dz.U.UE.L.2016.119.1). O ile bowiem można uznać, że organ niezwłocznie podjął czynności procesowe i wezwał stronę do uzupełnienia braków formalnych złożonego przez Skarżącego pisma (przez wskazanie, czy Skarżący składa zawiadomienie odnośnie nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych przez Spółkę, czy też żąda podjęcia działania w swojej indywidualnej sprawie, a jeśli tak, to został wezwany do podania adresu poczty tradycyjnej, wskazania naruszenia praw lub przepisów ochrony danych osobowych, których w jego ocenie dopuściła się Spółka, a ponadto do sprecyzowania żądania odnośnie rodzaju czynności, jakich oczekuje od Prezesa UODO) i próbował zgromadzić materiał dowodowy sprawy przez zażądanie od Spółki niezbędnych dokumentów koniecznych do merytorycznego załatwienia sprawy, tym niemniej sprawa została rozpoznana po około 11 miesiącach od prawidłowo złożonego wniosku przez Skarżącego 3 stycznia 2019r. Warto też wskazać, że Prezes UODO otrzymał pierwsze wyjaśnienia pisemne od Spółki 6 marca 2019r. i pomimo składanych przez Skarżącego pism z 30 marca, 6 maja i 4 lipca 2019r. o udzielenie informacji, jakie działania podjęto dotychczas w sprawie, dopiero zbiorczym pismem z 8 lipca 2019r. (po upływie 3 miesięcy, o którym mowa w pkt 137 preambuły ww. rozporządzenia 2016/679) odpowiedział Skarżącemu, wskazując, że zwrócił się do Spółki o złożenie uzupełniających wyjaśnień. Warto też wskazać, że Spółka złożyła Prezesowi UODO wyjaśnienia uzupełniające 31 lipca 2019r. i choć Prezes UODO pismem z 1 sierpnia 2019r. poinformował Skarżącego, że zgromadzony w aktach sprawy materiał dowodowy jest wystarczający do wydania merytorycznego rozstrzygnięcia i pouczył Skarżącego o treści art. 10 § 1 i art. 73 § 1 k.p.a., organ decyzję w sprawie wydał dopiero [...] grudnia 2019r. Nawet, gdyby uznać, że wniesienie 12 lipca 2019r. przez Skarżącego skargi do WSA w Warszawie na przewlekłe prowadzenie postępowania spowodowało, że organ nie mógł dysponować aktami administracyjnymi, tym niemniej nie stanowiło to okoliczności usprawiedliwiającej wcześniejszą opieszałość organu i nie pozwalało na oddalenie zarzutu przewlekłego prowadzenia postępowania w sprawie. Prezes UODO od 6 marca 2019r. do 8 lipca 2019r. nie podejmował żadnych czynności procesowych, ani mimo pism kierowanych przez Skarżącego do organu, nie informował Skarżącego o nowym terminie załatwienia sprawy i przyczynach zwłoki (art. 36 § 1 k.p.a.). Ponadto decyzja z [...] grudnia 2019r. odmawiająca uwzględnienia wniosku Skarżącego zapadała po prawie 11 miesiącach od skutecznie wniesionego przez Skarżącego wniosku, w sytuacji, gdy organ pismem z 1 sierpnia 2019r. poinformował Skarżącego, że zgromadzony w aktach sprawy materiał dowodowy jest wystarczający do wydania decyzji. Przesłanką uznania przez Sąd przewlekłości postępowania, jak już powiedziano, jest sposób zachowania organu w trakcie toczącego się postępowania, prowadzący w rezultacie do niezałatwienia sprawy w wymaganym terminie. Sytuacja, w której strona czeka długo, tak jak w rozpoznawanej sprawie, na rozstrzygnięcie organu administracji publicznej nie da się pogodzić z regułami demokratycznego państwa prawa i jednoznacznie wskazuje przewlekłość w prowadzeniu sprawy. Zachowanie Prezesa UODO, który jakkolwiek jest organem właściwym do rozpoznania spraw z terenu całego kraju i z zagranicy, więc ma do rozpoznania wiele spraw, nie zasługuje na aprobatę i podważa zaufanie jednostki do organów administracji publicznej. Znaczna ilość spraw podlegających rozpatrzeniu przez organ, a także ich charakter nie uzasadniają w pełni opieszałego działania. Sąd w pełni podziela potrzebę wnikliwiej oceny stanu faktycznego sprawy i bierze pod rozwagę, że sprawa z pierwotnej skargi Skarżącego na przewlekłe postępowanie trafiła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie w sierpniu 2019r., z czym wiązało się przekazanie akt administracyjnych, którymi nie mógł wówczas dysponować organ, tym niemniej nie może to w pełni usprawiedliwiać opóźnienia w sprawie. Na organach administracji spoczywa obowiązek takiej organizacji pracy, aby możliwe było załatwianie spraw w rozsądnym terminie (bez zbędnej zwłoki), bez naruszenia prawa strony do sprawnego i szybkiego jej rozpoznania (art. 12 § 1 k.p.a.). Z przedstawionych powodów Sąd stwierdził, że doszło do przewlekłości w sprawie, a działanie Prezesa UODO uznał za naganne. Sąd stwierdza też, że w doktrynie i w judykaturze przyjmuje się, że przy ocenie charakteru przewlekłości kluczowa jest długość okresu tej opieszałości organu (zob. W. Chróścielewski, glosa do wyroku NSA z 24 kwietnia 2015r. sygn. akt I FSK 1881/14, Orzecznictwo Sądów Polskich z 2015, nr 12, poz. 116). Zgodnie ze słownikowym znaczeniem tego pojęcia, "rażące" to "ponad miarę", "niewątpliwe", "wyraźne", "oczywiste". Sąd w sprawie wziął natomiast pod uwagę oprócz ww. okresu, również właściwość organu i liczbę spraw, które do niego spływają, jak też fakt złożenia przez Skarżącego do WSA w Warszawie pierwotnej skargi z 12 lipca 2019r. i wiążące się z tym przekazanie akt administracyjnych. Dodatkowo Sąd stwierdza, że brak działania organu w sprawie nie wywołał dotkliwych skutków u Skarżącego, ponieważ sprawa nie mogła mieć istotnego znaczenia dla codziennej, materialnej egzystencji Skarżącego. W ocenie Sądu, zwłoka Prezesa UODO w załatwieniu sprawy nie jest ponadto efektem zaniechania organu, które możnaby zinterpretować jako celowe unikanie podejmowania rozstrzygnięcia. 5. Sąd, mając to wszystko na względzie, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 i § 1a P.p.s.a. i art. 200 § 1 P.p.s.a. orzekł, jak w sentencji. Sąd rozpoznał sprawę w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym, stosownie do art. 119 pkt 4 P.p.s.a.