II SAB/Sz 19/26

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Joanna Wojciechowska Sędziowie Sędzia WSA Wiesław Drabik, Sędzia WSA Marzena Iwankiewicz (spr.) po rozpoznaniu w Wydziale II w trybie uproszczonym w dniu 21 maja 2026 r. sprawy ze skargi J. C. na bezczynność i przewlekłość Prezydenta Miasta Koszalina w przedmiocie wydania dokumentów I. stwierdza, że Prezydent Miasta Koszalina dopuścił się przewlekłości, która nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa, II. umarza postępowanie sądowe w zakresie zobowiązania Prezydenta Miasta Koszalina do rozpoznania wniosku skarżącego z dnia 28 października 2025 r. III. w pozostałym zakresie oddala skargę .

J. C. (dalej jako: "skarżący", "strona") pismem z dnia 28 października 2025 r. (data wpływu wniosku) zwrócił się do Prezydenta Miasta Koszalin (dalej: "organ") z wnioskiem m.in. o sporządzenie i wydanie uwierzytelnionych za zgodność z oryginałem kserokopii: - dokumentów z czynności dokonanych z urzędu w zakresie udzielenia pomocy skarżącemu przez jego dzieci: córkę M. M. i syna J. C., które nastąpiły po wpływie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 23 stycznia 2025 r., sygn. akt II SA/Sz 923/25; - dokumentów sporządzonych w dniu 26 września 2025 r. w trakcie rodzinnego wywiadu środowiskowego (trzech dokumentów) z wyjątkiem Kwestionariusza rodzinnego wywiadu środowiskowego część I; - dokumentu zawierającego podsumowanie i analizę zebranych informacji w toku ww. wywiadu. W dniu 30 października 2025 r. skarżący złożył kolejny wniosek do Prezydenta Miasta Koszalin, w którym podtrzymał w całości wnioski zgłoszone w piśmie z dnia 28 października 2025 r. Następnie w dniu 4 listopada 2025 r. organ wezwał skarżącego do wykazania, w trybie art. 73 § 2 k.p.a., uzasadnionego ważnego interesu strony w uzyskaniu uwierzytelnionych dokumentów wskazanych we wnioskach z dnia 28 i 30 października 2025 r. w terminie 7 – dniowym pod rygorem odmowy wydania powyższych dokumentów. Powyższe zobowiązanie zostało doręczone skarżącemu w dniu 20 listopada 2025 r. Wnioskiem z dnia 26 listopada 2025 r. skarżący zwrócił się o przedłużenie terminu do wykonania ww. wezwania do dnia 2 grudnia 2025 r. W zakreślonym terminie skarżący pismem z dnia 2 grudnia 2025 r. wykazał swój uzasadniony interes w uzyskaniu żądanych dokumentów. Organ w odpowiedzi na wniosek przy piśmie z dnia 4 grudnia 2025 r. przekazał skarżącemu następujące dokumenty: - kopie rodzinnego wywiadu środowiskowego cz. I wraz z oświadczeniami; - kopie wszystkich notatek służbowych sporządzonych przez pracownika socjalnego E. G. dotyczących powyższej sprawy (notatki z dnia 30 kwietnia 2025 r., 5 maja 2025 r., 8 maja 2025 r., 22 września 2025 r.); - kopie notatek służbowych opiekunów z dnia 13 kwietnia 2023 r., 15 czerwca 2023 r., 20 czerwca 2023 r., dwie notatki z dnia 22 czerwca 2023 r., notatka bez wskazanej daty dotycząca okresu kwietnia 2023 r., dwie notatki w formie e-mail z dnia 17 kwietnia 2023r. Odnosząc się do żądania skarżącego dotyczącego podsumowania dokumentów zgromadzonych podczas przeprowadzonego wywiadu organ wyjaśnił, że wszelkie ustalenia faktyczne oraz ich ocena zostaną przedstawione w uzasadnieniu decyzji administracyjnej wydanej w przedmiotowej sprawie. Jednocześnie organ do wskazanego pisma dołączył postanowienie z dnia 4 grudnia 2025 r. o odmowie udostępnienia skarżącemu danych osobowych osób trzecich, w tym dorosłych dzieci, przetwarzanych przez Centrum Usług Społecznych w K. w związku z prowadzonym postępowaniem o przyznanie usług opiekuńczych. Pismem z dnia 22 grudnia 2025 r. skarżący złożył zażalenie na postanowienie z dnia 4 grudnia 2025 r. o odmowie udostępnienia danych osobowych osób trzecich. W dniu 23 grudnia 2025 r. wpłynęło ponaglenie skarżącego na bezczynność organu związaną z nierozpoznaniem jego wniosku z dnia 28 października 2025 r. o sporządzenie i wydanie uwierzytelnionych kserokopii z akt sprawy, w tym dokumentacji dotyczącej wyjaśnień osób zobowiązanych do alimentacji i przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ, przejawiające się w unikaniu udostępnienia skarżącemu kluczowych dowodów niezbędnych do merytorycznego wypowiedzenia się przed wydaniem decyzji. Rozpoznając sprawę na skutek złożonego ponaglenia Samorządowe Kolegium Odwoławcze w K. postanowieniem z dnia 7 stycznia 2026 r. nr [...] (doręczonym organowi I instancji w dniu 8 stycznia 2026 r.) uznało ponaglenie za uzasadnione w zakresie żądania dotyczącego sporządzenia i wydania: "uwierzytelnionej za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentu zawierającego podsumowanie i analizę zebranych informacji i w tym zakresie Kolegium wskazało, że Prezydent Miasta dopuścił się bezczynności, która nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa oraz wyznaczono temu organowi termin 10 dni od daty doręczenia niniejszego postanowienia do załatwienia sprawy poprzez rozpoznanie wniosku w opisanym wyżej zakresie. W wykonaniu wytycznych Kolegium wskazanych w powołanym postanowieniu z dnia 7 stycznia 2026 r. organ przesłał skarżącemu, przy piśmie z dnia 13 stycznia 2026r., uwierzytelnioną za zgodność z oryginałem kopię diagnozy, sporządzonej przez pracownika socjalnego, zawierającego w swej treści podsumowanie i analizę zebranych informacji, w tym z dodatkowych pytań zadanych wnioskodawcy w dniu wywiadu, tj. 26 września 2025 r., które zostało doręczone skarżącemu w dniu 29 stycznia 2026 r. J. C. pismem z dnia 16 stycznia 2026 r. wystąpił do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie, ze skargą m.in. na bezczynność i przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezydenta Miasta w przedmiocie wydania dokumentów. Jednocześnie skarżący wniósł o stwierdzenie, że bezczynność i przewlekłe prowadzenie postępowania miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Nadto wniósł o przyznanie od organu na jego rzecz sumy pieniężnej na podstawie art. 149 § 2 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi w maksymalnej wysokości, wraz z ustawowymi odsetkami za opóźnienie oraz zasądzenie zwrotu kosztów postępowania wraz z odsetkami. Zdaniem skarżącego organ od października 2025 r. pozostaje w bezczynności w zakresie wydania kserokopii dokumentów wskazanych w punkcie 1, 2 i 3 jego wniosku z dnia 28 października 2025 r. W jego ocenie uznanie przez Kolegium bezczynności jedynie w zakresie analizy jest rażąco niewystarczające i pozwala organowi I instancji na dalsze ukrywanie kluczowych dowodów (wywiadów u dzieci) przed wydaniem decyzji końcowej. W odpowiedzi na skargę Prezydent Miasta wniósł o jej oddalenie w całości podobnie jak wniosku skarżącego o zasądzenie od organu na jego rzecz sumy pieniężnej. W dalszej części odpowiedzi organ przytoczył dotychczasowy przebieg postępowania oraz podniósł, że przedstawiona chronologia czynności potwierdza, że organ nie pozostawał bierny, lecz podejmował konkretne działania zmierzające do prawidłowego i zgodnego z prawem rozpatrzenia sprawy. Zdaniem organu brak jest zatem podstaw do przyjęcia, że doszło do zwłoki kwalifikowanej jako bezczynność lub przewlekłość, ani tym bardziej rażącego naruszenia prawa. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie zważył co następuje: Skarga została rozpoznana przez Sąd na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym, stosownie do art. 119 pkt 4 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143, dalej: "p.p.s.a."), zgodnie z którym sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 p.p.s.a. sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie. Kontrola ta obejmuje między innymi orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1 - 4 (art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a.). W tym zakresie przedmiotem sądowej kontroli nie jest określony akt lub czynność organu administracji, lecz ich brak, w sytuacji gdy organ miał obowiązek podjąć działanie w danej formie i w określonym przez prawo terminie. Stosownie do art. 134 § 1 p.p.s.a., Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany wskazanymi przez stronę skarżącą zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. W razie uwzględnienia skargi na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania, sąd na podstawie art. 149 § 1 p.p.s.a.: 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności; 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa; 3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a p.p.s.a.). Ponadto Sąd może orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6 (art. 149 § 2 p.p.s.a.). Przedmiotem skargi jest bezczynność i przewlekłość Prezydenta Miasta w sprawie wydania dokumentów. Wskazać należy, że zgodnie z art. 12 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej mają obowiązek działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami, prowadzącymi do jej załatwienia. Na organie prowadzącym postępowanie spoczywa obowiązek podejmowania wszelkich kroków niezbędnych do załatwienia sprawy (art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a.). Z treści art. 35 § 1, § 2 i § 3 k.p.a. wynika, że organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Natomiast załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów doręczania z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 i 1841), okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu (§ 5). Odnosząc się do przedmiotu skargi wyjaśnić należy, że zasady dotyczące dostępu do akt sprawy administracyjnej zostały określone przepisami kodeksu postępowania administracyjnego. I tak zgodnie z art. 73 § 1 k.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Stosownie do art. 73 § 1a k.p.a. czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Z kolei art. 73 § 2 k.p.a. stanowi, że strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. W art. 74 k.p.a. zostało uregulowane ograniczenie dostępu do akt sprawy i tak stosownie do § 1, przepisu art. 73 nie stosuje się do akt sprawy zawierających informacje niejawne o klauzuli tajności "tajne" lub "ściśle tajne", a także do innych akt, które organ administracji publicznej wyłączy ze względu na ważny interes państwowy. Zgodnie z § 2 ww. art. odmowa umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii i odpisów, uwierzytelnienia takich kopii i odpisów lub wydania uwierzytelnionych odpisów następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Formy postanowienia wymaga więc odmowa umożliwienia wykonania przez stronę każdego z osobna uprawnienia z art. 73 k.p.a. Przepisy kodeksu postępowania administracyjnego nie określają w sposób bezpośredni przesłanek podjęcia aktu odmownego. Przyjąć należy, że są one negatywną konsekwencją niespełnienia zróżnicowanych przesłanek skorzystania z uprawnienia. Wobec tego przepis art. 74 § 2 k.p.a. odnosi się do wszystkich przypadków odmowy realizacji żądań strony przewidzianych w art. 73 k.p.a. Za równoważną z odmową udostępnienia akt potraktować należy jakąkolwiek postać częściowej reglamentacji w stosunku do akt sprawy, np. udostępnienia tylko części akt. Postanowienie wydane na podstawie art. 74 § 2 k.p.a. jako podlegające zaskarżeniu wymaga uzasadnienia faktycznego i prawnego. W orzecznictwie sądowoadministracyjnym utrwalony jest pogląd o dopuszczalności skargi na bezczynność organu polegającą na niespełnieniu żądania udostępnienia akt sprawy. W wyroku z dnia 28 lutego 2017 r. w sprawie II OSK 2811/15 Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że żądanie umożliwienia stronie wglądu do akt może być załatwione dwojako – poprzez czynność materialnotechniczną w postaci udostępnienia stronie akt lub wydanie postanowienia o odmowie udostępnienia na podstawie art. 74 § 2 k.p.a. Przepis ten dotyczy wszystkich przypadków odmowy realizacji żądania strony przewidzianych w art. 73 k.p.a. Przechodząc na grunt przedmiotowej sprawy należy stwierdzić, że wniosek skarżącego z dnia 28 października 2025 r. dotyczył wydania: dokumentów z czynności dokonanych w zakresie udzielenia pomocy skarżącemu przez jego dzieci; dokumentów sporządzonych w trakcie rodzinnego wywiadu środowiskowego oraz dokumentu zawierającego analizę zebranych informacji. W wykonaniu wezwania organu skarżący nadesłał dnia 2 grudnia 2025 r. pismo, w którym wykazywał swój interes prawny w uzyskaniu żądanych dokumentów. Następnie organ w dniu 4 grudnia 2025 r. wydał postanowienie o odmowie udostępnienia skarżącemu danych osobowych osób trzecich, w tym dorosłych dzieci (stanowiące osobny przedmiot i zaskarżone przez stronę zażaleniem), w tej samej dacie organ przesłał do skarżącego pismo, do którego załączył wnioskowane dokumenty wydane w ramach przeprowadzonego ze stroną rodzinnego wywiadu środowiskowego i jednocześnie wyjaśnił, że żądany dokument zawierający podsumowanie i analizę nie może stanowić odrębnego opracowania, a zatem nie podlega przekazaniu wnioskodawcy, gdyż stanowi integralną część uzasadnienia decyzji. Z przedstawionej chronologii czynności wynika, że do dnia wniesienia skargi organ nie dopełnił obowiązku przekazania dokumentu analizy. Dokument zawierający podsumowanie i analizę zebranych informacji został przesłany skarżącemu już po wniesieniu skargi, w wyniku realizacji przez Prezydenta obowiązku nałożonego postanowieniem Samorządowego Kolegium Odwoławczego w K. z dnia 7 stycznia 2026 r., w którym rozpoznano ponaglenie skarżącego na bezczynność i przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawie rozpoznania wniosku o wydanie dokumentów. Z okoliczności sprawy wynika zatem, że organ prowadził postępowanie w sposób przewlekły, poprzez podejmowanie czynności powodujących, że formalnie nie był bezczynny, lecz nie zakończył postępowania w wymaganej prawem formie w zakresie dokumentu analizy. Przechodząc do oceny stwierdzonej przewlekłości – jak tego wymaga art. 149 § 1a) p.p.s.a, stwierdzić należy, że nie miała ona miejsca z rażącym naruszeniem prawa. Organ wprawdzie udzielił skarżącemu odpowiedzi w terminie, lecz odnośnie wydania dokumentu podsumowania i analizy nie zachował wymaganej przepisami formy, gdyż jak zostało to wyjaśnione wyżej uznając brak podstaw do uwzględnienia jego żądania powinien wydać postanowienie w oparciu o art. 74 § 2 k.p.a. Sąd nie dostrzegł zatem jakichkolwiek przesłanek wskazujących, że przewlekłość była wynikiem złej woli organu lub celowego zaniechania. Okoliczność załatwienia wniosku w zakresie dokumentu podsumowania i analizy po wniesieniu skargi, lecz przed rozpoznaniem sprawy przez Sąd, czyni w oczywisty sposób zbędnym zobowiązanie organu do rozpoznania wniosku skarżącego z dnia 28 października 2025 r. (art. 149 § 1 pkt 1 p.p.s.a.) i uzasadnia umorzenie postępowania w zakresie zobowiązania organu do rozpoznania wniosku, stosownie do art. 161 § 1 pkt 3 p.p.s.a. (pkt II sentencji wyroku). W punkcie III wyroku Sąd, na podstawie art. 151 p.p.s.a., oddalił skargę w części dotyczącej przyznania skarżącemu sumy pieniężnej, o której mowa w art. 149 § 2 p.p.s.a. W orzecznictwie sądowoadministracyjnym wskazuje się, że zastosowanie środka w postaci przyznania sumy pieniężnej na rzecz skarżącego ustawodawca pozostawił uznaniu sądu administracyjnemu, a podejmując rozstrzygnięcie w tym przedmiocie sąd powinien brać pod uwagę wszelkie okoliczności sprawy dotyczące stanu bezczynności czy przewlekłości (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 27 czerwca 2019 r., sygn. akt II OSK 1009/19). Organ co do zasady, udzielił skarżącemu odpowiedzi na jego wniosek, zatem w ocenie Sądu, nie było potrzeby stosowania ww. sankcji. Orzeczenia przywołane w treści niniejszego uzasadnienia dostępne są w Internecie w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych.