II SA/Wr 750/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia NSA Halina Filipowicz-Kremis Sędziowie: Sędzia WSA Adam Habuda Sędzia WSA Władysław Kulon (sprawozdawca) Protokolant: starszy asystent sędziego Grzegorz Dubaniowski po rozpoznaniu w Wydziale II na rozprawie w dniu 2 czerwca 2026 r. sprawy ze skargi M. G. C. na decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego we Wrocławiu z dnia 5 września 2025 r., nr USC-DSU.5355.780.2025.AG w przedmiocie zmiany imienia I. uchyla zaskarżoną decyzję; II. zasądza od Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego we Wrocławiu na rzecz strony skarżącej kwotę 200 (słownie: dwieście) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.

M. G. C., (dalej - skarżąca) wywiodła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu skargę na decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego we Wrocławiu (dalej - organ) w przedmiocie zmiany imienia. Z przedłożonych przez organ akt administracyjnych wynika, że zaskarżona decyzja zapadła w następujących okolicznościach faktycznych i prawnych. Wnioskiem z dnia 21 sierpnia 2025 r. skarżąca wystąpiła do organu o wpisanie drugiego równorzędnego imienia G. do aktu urodzenia, tak aby jej pełne imię brzmiało M. G. W uzasadnieniu wniosku przedstawiono argumentację na poparcie żądań inicjatorki postępowania sprowadzającą się do wykazania problemów wynikających z posiadania identycznego imienia i nazwiska przez żonę kuzyna. Dodatkowo wykazywała szczególne znaczenia dla samej wnioskodawczyni imienia G. oraz używania tego imienia w życiu publicznym i prywatnym od wielu lat. W dniu 5 września 2025 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego we Wrocławiu wydał decyzję nr USC-DSU.5355.780.2025.AG, którą przyjmując w podstawie prawnej art. 4 ust. 1 w zw. z art. 9 ust. 1 oraz art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (t.j. Dz. U. z 2021 r., poz. 1988, dalej – u.z.i.n.) zmienił imię M. C. na imiona M. G. Jednocześnie wskazując na art. 127 § 1a Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572 ze zm., dalej - k.p.a.) organ podał, że odstępuje od uzasadnienia decyzji, gdyż uwzględnia ona w całości żądanie strony. Skarżąca wywiodła skargę na wskazaną decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, w której wniosła o uchylenie zaskarżonej decyzji i zobowiązanie organu do dokonania wpisu imienia złożonego M.-G. jako imienia złożonego. W uzasadnieniu skargi podniesiono, że organ dokonał nieprawidłowego wpisu w rejestrze stanu cywilnego, który nie odzwierciedla rzeczywistej woli ani tożsamości skarżącej. Złożyła ona wniosek o wpisanie imienia złożonego M.-G. Organ błędnie wpisał dwa odrębne imiona i nadał decyzji rygor natychmiastowej wykonalności. We wniosku określenie "drugie równorzędne imię" było nieprecyzyjne i nie oddawało jej faktycznej woli. Art. 6 u.zi.n. dopuszcza nadanie jednego imienia złożonego, traktowanego jako jedno imię własne. Organ błędnie zinterpretował jej jednoznaczną wolę wyłącznie z powodu braku myślnika w zapisie wniosku. Wpis dwóch imion zamiast jednego imienia złożonego prowadzi do naruszenia jej tożsamości prawnej, utrudnień w obrocie prawnym oraz pomyłek w życiu codziennym. Dalej podała, że organ nie wyjaśnił dokładnie intencji strony i błędnie poinformował co do prawa, czym naruszył art. 7 i 8 k.p.a. Zgodnie z art. 4 pkt 1 oraz art. 5 ust. 1 lit. d Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), imię i nazwisko są danymi osobowymi, które muszą być prawidłowe i odpowiadać rzeczywistości. Wpisanie w rejestrze dwóch imion zamiast jednego imienia złożonego "M.-G." prowadzi do zafałszowania jej danych osobowych i stanowi naruszenie zasady prawidłowości ich przetwarzania. W dalszych motywach skargi zaznaczono, że błędny zapis imienia narusza dobra osobiste skarżącej i prowadzi do faktycznych pomyłek tożsamościowych w życiu społecznym i zawodowym. Od wielu lat posługuję się ona imieniem M.-G., co czyni jego wpis w rejestrze zgodnym z rzeczywistością. Zapis imienia w formie M.-G. umożliwia jednoznaczne rozróżnienie jej tożsamości oraz zabezpiecza dorobek zawodowy i artystyczny. Przedstawiła również dowody używania imienia M.-G. na potrzeby działalności artystycznej i zawodowej i w życiu codziennym. Końcowo zauważyła, że jej wola dotyczy wpisania imienia jako jednego imienia złożonego: "M.- G.". Brak łącznika w pierwotnym piśmie jest jedynie uchybieniem formalnym, które nie zmienia rzeczywistej woli. Trudności techniczne systemu PESEL nie mogą stanowić podstawy odmowy realizacji prawa do imienia zgodnego z tożsamością osobistą. W udzielonej Sądowi odpowiedzi na skargę organ wniósł o oddalenie skargi w całości. Wyjaśnił, że w uzasadnieniu podania M. C. określiła, że chce dokonać zmiany imienia M. na imiona M. G., określając imię G. jako "drugie równorzędne imię". Z akt sprawy wynika również, że posługuje się w życiu codziennym oraz zawodowym imionami M. G. Podejmując decyzję organ z uważnością przeanalizował powody, dla których wnioskodawca złożył wniosek o zmianę imienia i tak jak wnioskodawca, uznał je za ważne. W konsekwencji, w dniu 5 września 2025 r. została wydana decyzja nr USC-DSU.5355.780.2025.AG, biorąca pod uwagę treść wniosku oraz dołączony materiał dowody, w całości zgodna z żądaniem strony. W dniu 9 września 2025 r. strona odebrała w/w decyzję, która z tą datą stała się ostateczną i wykonalną. Decyzja została wykonana w akcie urodzenia osoby oraz w jej rejestrze PESEL zgodnie z przyjętymi zasadami i jako: 1. pierwsze imię wpisano M. 2. drugie imię wpisano G. Sposób wykonania decyzji wynika z art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r.- Prawo o aktach stanu cywilnego ( t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 594 z późn. zm.) w związku z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. 2016, poz. 1904). Zgodnie z przywołanym rozporządzeniem w treści aktu stanu cywilnego imię (imiona) zamieszcza się w polach przeznaczonych na zamieszczenie odpowiednio: imienia pierwszego, imienia drugiego, imienia kolejnego. Względem twierdzeń zawartych w skardze organ podał, że nie zgadza się z podniesionymi w niej zarzutami. Zdaniem organu wniosek nie został złożony na imię M.-G., tylko na imiona M. G. Co czyni skargę bezzasadną, a decyzja nie narusza prawa. Skarżąca w pismach z dnia 16 października 2025 r. i 29 grudnia 2025 r. przedstawiła dodatkową argumentację na poparcie swoich racji. Z kolei organ realizując wezwanie Sądu sporządził i doręczył sporządzone w trybie art. 54 § 2a ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2026 r., poz. 143 t.j., dalej – p.p.s.a.) uzasadnienie decyzji. W uzasadnieniu decyzji organ przyjął, że podejmując decyzję w przedmiotowej sprawie, organ z uważnością przeanalizował powody, dla których wnioskodawca złożył wniosek o zmianę imienia i tak jak wnioskodawca, uznał je za ważne, mając przede wszystkim na uwadze, że powodem dążenia przez wnioskodawcę do zmiany danych osobowych jest odczuwanie własnej tożsamości. Organ orzekający dał wiarę powyższej argumentacji oraz uznał również za udowodnione faktyczne używanie przez wnioskodawcę wybranych imion, bowiem dostarczył on dowody potwierdzające, że w możliwych sytuacjach posługuje się już imionami M. G. Organ uznał dążenie wnioskodawcy do odczuwania własnej tożsamości, faktyczne używanie wnioskowanych imion, za ważne i udowodnione powody zmiany imienia na wskazane, akceptowane, używane przez wnioskodawcę, czyli go faktycznie identyfikujące. Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu zważył, co następuje: Zgodnie z art. 1 § 1 ustawy z 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1267, ze zm.) oraz art. 3 § 1 cytowanej już ustawy p.p.s.a. sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej. Kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. W ramach kontroli działalności administracji publicznej sąd uprawniony jest do badania, czy przy wydaniu zaskarżonego aktu nie doszło do naruszenia przepisów prawa materialnego, określającego prawa i obowiązki stron oraz prawa procesowego, regulującego postępowanie przed organami administracji publicznej. Ponadto, zgodnie z treścią art. 134 § 1 p.p.s.a., sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Uchylenie decyzji administracyjnej następuje w przypadku naruszenia prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszenia prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego lub innego naruszenia przepisów postępowania, jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy (art. 145 § 1 pkt 1 p.p.s.a.). W przypadku zaś, gdy nie zachodzą okoliczności wskazane w art. 145 § 1 p.p.s.a. skarga, zgodnie z art. 151 p.p.s.a., podlega oddaleniu. Skarga okazała się zasadna, bowiem sądowa kontrola zaskarżonej decyzji, dokonana według kryterium zgodności z prawem wykazała, że narusza ona prawo. Przedmiotem skargi w badanej sprawie jest decyzja Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego we Wrocławiu Świnoujściu z 5 września 2025 r., którą zmieniono imię skarżącej z M. na imiona M. G. Podstawę materialnoprawną zaskarżonej decyzji stanowiły przepisy u.z.i.n. Ustawa ta określa zasady zmiany imienia lub nazwiska na inne imię lub nazwisko oraz właściwość organów administracji publicznej i tryb postępowania w sprawach zmiany imienia lub nazwiska (art. 1). W myśl art. 12 ust. 1 u.z.i.n. decyzję o zmianie imienia lub nazwiska, bądź decyzję o odmowie zmiany imienia lub nazwiska, wydaje kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego został złożony wniosek, albo jego zastępca. Z art. 4 ust. 1 u.z.i.n. wynika, że zmiany imienia lub nazwiska można dokonać wyłącznie z ważnych powodów, w szczególności gdy dotyczą zmiany: 1) imienia lub nazwiska ośmieszającego albo nielicującego z godnością człowieka; 2) na imię lub nazwisko używane; 3) na imię lub nazwisko, które zostało bezprawnie zmienione; 4) na imię lub nazwisko noszone zgodnie z przepisami prawa państwa, którego obywatelstwo również się posiada. Powyższe przesłanki nie stanowią katalogu zamkniętego, co oznacza, że zmiany imienia lub nazwiska można dokonać także z innego ważnego powodu, który nie mieści się w katalogu przykładowych przesłanek uznanych ex lege za ważne. Użyte w art. 4 ust. 1 u.z.i.n. określenie "ważny powód" należy do tzw. pojęć niedookreślonych, zaś wydanie decyzji o zmianie imienia lub nazwiska następuje w ramach uznania administracyjnego. Ważny powód zmiany imienia lub nazwiska powinien być odrębnie oceniony w każdej indywidualnej sprawie. Jak podkreślono w orzecznictwie ważne powody przemawiające za zmianą imienia i nazwiska nie mogą wynikać jedynie z subiektywnego przekonania osoby żądającej zmiany, ale muszą również sprostać zobiektywizowanym i zracjonalizowanym kryteriom ich oceny (por. wyrok NSA z 17 listopada 2020 r., sygn. akt II OSK 2940/18). Jakkolwiek osią sporu pomiędzy skarżącą a organem jest orzeczenie wynikające ze wskazanych przepisów prawa materialnego, w istocie kierunek rozstrzygnięcia sprawy na poziomie postępowania sądowoadministracyjnego zdeterminowany był nieprawidłowościami, jakie zdaniem Sądu w składzie orzekającym, nastąpiły na gruncie przepisów procedury administracyjnej. Sprawa niniejsza jest specyficzna bowiem skarżąca domaga się sądowej kontroli aktu, który zdaniem organu czyni zadość jej żądaniu zawartemu we wniosku, gdyż w istocie jak chce strona organ orzekł o zmianie imienia, a wyraz uwzględnienia w całości żądania strony dał stosując art. 107 § 4 k.p.a. i odstępując od uzasadnienia decyzji. Przyczyn uznania kwestionowanej decyzji za godzącą w obowiązujący porządek prawnych należy doszukiwać się w tym, że to sama skarżąca stosownym wnioskiem dała impuls do wszczęcia postępowania, zaś organ zobowiązany był go rozpoznać. Jak stanowi art. 61 § 1 k.p.a. postępowanie wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. W sprawie mamy do czynienia z drugim z wymienionych przypadków. Z zalegającego w aktach administracyjnych wniosku z dnia 21 sierpnia 2025 r. wynika, że skarżąca żąda wpisania drugiego równorzędnego imienia G. do aktu urodzenia, tak aby jej pełne imię brzmiało M. G., (wstępna część zredagowanego przez skarżącą wniosku). We wniosku z tej samej daty sporządzonego na formularzu, w którym dokonano w odpowiednich rubrykach skreśleń i uzupełnień wynika, że skarżąca wnosi o zmianę i tu zakreśla ,,imienia" i skreśla ,,imion" z ,,M." na ,,M. G.". Sentencja decyzji z dnia 5 września 2025 r., nr USC-DSU.5355.780.2025.AG wskazuje, że organ zmienił imię M. na imiona M. G. Treść sporządzonego w trybie art. 54 § 2 p.p.s.a. uzasadnienia decyzji wskazuje, że organ w całości uwzględnił wniosek strony. Natomiast twierdzenia skarżącej i organu zawarte w pismach procesowych są już odmienne. Skarżąca wykazuje, że jej wolą było wpisanie jednego imienia M.-G., a Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego wyjaśnia, że jej wniosek nie został złożony na imię M.-G. tylko na imiona M. G. Obiektywnie rzecz ujmując dopiero na etapie postępowania sądowoadministracyjnego stało się jasne, że między stroną o organem doszło do rozbieżności co do odkodowania treści wniosku, a pamiętać trzeba, że sprawa przed organem toczyła się w trybie wnioskowym. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 19 maja 2021 r., (sygn. akt I OSK 3026/18) wyraził pogląd, który Sąd orzekający przyjmuje jako własny, że ,,O tym, jaki charakter i zakres żądania ma mieć pismo wniesione przez stronę w postępowaniu administracyjnym, decyduje strona, a nie organ, do którego pismo zostało skierowane. Organ administracji nie jest związany podaną przez stronę podstawą prawną żądania, lecz musi rozpoznać sprawę, co do jej istoty, w świetle intencji autora dających się ustalić na podstawie całej treści pisma" patrz - LEX nr 3206353. Z kolei Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 11 marca 2025 r., (sygn. akt I SA/Gd 1048/24), słusznie zauważył, że ,,Inicjowane przez stronę działania w ramach postępowania administracyjnego mają charakter czynności dyspozytywnych, a to oznacza, że to strona decyduje, co obejmuje zakresem podejmowanej czynności procesowej. W postępowaniu wszczynanym na wniosek strony (art. 61 § 1 k.p.a.), organ nie może swobodnie według swej woli zmieniać żądania strony, (...)"., por. LEX nr 3840333. Skoro zatem skarżąca, jak zdaje się ostatecznie klarować w pismach kierowanych do Sądu, wnioskowała o wpisanie jednego równorzędnego imienia niedopuszczalnym jawi się orzeczenie przez organ o zmianie imienia poprzez wpisanie drugiego imienia. W sytuacji wszczęcia postępowania na żądanie strony, treść zgłoszonego żądania określa rodzaj sprawy będącej przedmiotem postępowania, a także wyznacza właściwą normę prawa materialnego lub procesowego, która będzie relewantna dla ustalenia zakresu podmiotowego i przedmiotowego postępowania. Organ administracji jest tym żądaniem związany, gdyż tylko i wyłącznie strona składająca podanie określa przedmiot swojego żądania i nim rozporządza. Innymi słowy, owo żądanie strony, wyznacza granice sprawy administracyjnej podlegającej załatwieniu w danym postępowaniu administracyjnym. Bez znaczenia przy tym pozostają okoliczności wskazane przez organ w odpowiedzi na skargę, że sposób wykonania decyzji wynika z art. 27 ust. 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego w związku z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. Zgodnie z tym rozporządzeniem w treści aktu stanu cywilnego imię (imiona) zamieszcza się w polach przeznaczonych na zamieszczenie odpowiednio: imienia pierwszego, imienia drugiego, imienia kolejnego. W ocenie Sądu jeżeli organ uznał, że niemożliwym okazało się uczynienie zadość wnioskowi strony nie miał podstaw do wydania decyzji o zmianie imienia. W innym przypadku decyzja o zmianie imienia możliwa była wyłącznie w sytuacji gdy wyczerpywała by ona żądanie wnioskodawczyni. Tak czy inaczej w świetle treści wniosku strony decyzja w kształcie nadanym przez organ dowodzi naruszenia szeregu przepisów procedury administracyjnej w tym art. 6, art. 7 , art. 8 i art. 11 k.p.a. W szczególności jednak organ winien przy ponownym rozpoznawaniu sprawy uwzględniając treść art. 61 § 1 k.p.a. skoncentrować się na treści wniosku mając na uwadze to, że w niniejszym przypadku to żądanie strony determinuje kształt aktu administracyjnego. Jego zasadniczym zadaniem pozostaje ustalenie treści żądania strony. Organ może przy tym stosować przewidziane w tym względzie środki służące do wyjaśnienia treści wniosku celem uniknięcia orzekania wbrew żądaniu strony. Biorąc powyższe pod uwagę, wobec stwierdzenia naruszenia przepisów procesowych w stopniu istotnym, Sąd zobligowany był uchylić zaskarżoną decyzję na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a. o czym orzekł jak w punkcie I sentencji. Orzeczenie o zwrocie kosztów postępowania sądowego wydano na podstawie art. 200 p.p.s.a.