II SA/Wa 1348/20

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Janusz Walawski, Sędzia WSA Izabela Głowacka-Klimas, Sędzia WSA Andrzej Wieczorek (spr.), po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 8 marca 2021 r. sprawy ze skargi W. A. na postanowienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] czerwca 2020 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych 1. uchyla zaskarżone postanowienie, 2. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz W. A. kwotę 100 (słownie: sto) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO) postanowieniem z dnia [...] czerwca 2020 r. nr [...] po rozpatrzeniu wniosku Pani W. A. (skarżąca), w przedmiocie przesłania skanu odpowiedzi udzielonej przez NSZZ PW w W., odmówił uwzględnienia wniosku. Skarżąca wniosła skargę na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jej danych osobowych przez Niezależny Samorządny Związek Zawodowy Pracowników Wojska z siedzibą w W. (Związek) polegające na bezprawnym pozyskaniu, przechowywaniu i wykorzystywaniu jej danych osobowych w zakresie imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, zajmowanych stanowisk służbowych, dat zatrudnienia, posiadanego wykształcenia oraz warunków zatrudnienia. W toku postępowania pismem z dnia [...]czerwca 2020 r. wniosła m.in. o przesłanie skanu odpowiedzi udzielonej przez Związek na pismo UODO o wyjaśnienie sprawy, uzasadniając swój wniosek tym, iż cyt. "z uwagi na czas pandemii oraz zakazy związane z unikaniem rozprzestrzenienia się wirusa COVID-19 niemożliwym jest przeglądanie akt sprawy w siedzibie UODO". W dniu [...] czerwca 2020 r. organ wydał postanowienie o odmowie uwzględnienia wniosku skarżącej w przedmiocie przesłania skanu wyjaśnień skarżonego podmiotu zalegającego w aktach postępowania administracyjnego i przesłał je do skarżącej drogą elektroniczną. Prezes UODO powołując się na przepis art. 73 § 1 i § 1a Kpa. wskazał, że strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu (art. 73 § 1a Kpa.). Zdaniem organu prawo zapoznania się z treścią dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, nie oznacza, iż organ administracji jest zobowiązany do przesyłania akt sprawy do miejsca zamieszkania bądź siedziby podmiotu żądającego ich doręczenia, czy innego wskazanego przez wnioskodawcę organu. Wskazał, że przepis art. 73 § 1 Kpa. obliguje organ administracji wyłącznie do umożliwienia stronie realizacji wskazanych w nim uprawnień, ich realizację pozostawiając jednakże stronie. Podniósł, że w literaturze podkreśla się, że strona zapoznaje się z aktami sprawy w siedzibie organu (Piotr Przybysz - Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz Warszawa 2006 Wydawnictwa Prawnicze Lexis Nexis, Wydanie III, s.456). Skarżąca ma prawo żądać odpisów dokumentów z akt postępowania, jednak wyłącznie jeżeli wykaże istnienie ważnego interesu, czego skarżąca nie wykazała. Jego zdaniem skarżąca ma prawo do zapoznania się z aktami sprawy na każdym etapie postępowania, także po jego zakończeniu, jednakże jest to możliwe wyłącznie w siedzibie organu. Podniósł, że skarżąca nie wykazała, że legitymuje się ważnym interesem uzasadniającym wydanie jej kopii akt sprawy. Skargę na powyższe postanowienie wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skarżąca, zarzucając naruszenie art. 10 w zw. z art. 73 § 2 Kpa., poprzez bezpodstawne dokonanie odmowy przesłania drogą elektroniczną skanu wyjaśnień organizacji związkowej NSZZ PW w W. zalegających w aktach sprawy, w sytuacji trwającego w Polsce stanu epidemii COVID-19, a tym samym uniemożliwienie czynnego udziału skarżącej w postępowaniu i ewentualne odniesienie się do złożonych wyjaśnień dla ustalenia prawidłowo wszelkich okoliczności sprawy. W związku z powyższym wnosiła o uchylenie orzeczenia i nakazanie przesłania skarżącej skanu wyjaśnień NSZZ PW w [...]. W odpowiedzi na skargę organ podtrzymał stanowisko. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje: Przedmiotem skargi jest postanowienie organu z dnia [...] czerwca 2020 r. nr [...] w przedmiocie odmowy przesłania skanu odpowiedzi. Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2167), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem. Innymi słowy, kontrola aktów lub czynności z zakresu administracji publicznej dokonywana jest pod względem ich zgodności z prawem materialnym i przepisami procesowymi, nie zaś według kryteriów słuszności. Oznacza to, że kontrola ta sprowadza się do badania, czy organ administracji wydając zaskarżony akt nie naruszył prawa. W wyniku takiej kontroli decyzja lub postanowienie mogą zostać uchylone w razie stwierdzenia, że naruszono przepisy prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy lub doszło do takiego naruszenia przepisów prawa procesowego, które mogłoby w istotny sposób wpłynąć na wynik sprawy, ewentualnie w razie wystąpienia okoliczności naruszających prawo i przez to mogących być podstawą wznowienia postępowania (art. 145 § 1 pkt 1 lit. a-c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2019 r. poz. 2325 - dalej P.p.s.a.) lub też wystąpiło naruszenie prawa będące podstawą stwierdzenia jej nieważności (art. 145 § 1 pkt 2 P.p.s.a.). Stosownie zaś do treści art. 134 P.p.s.a. sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Sąd nie może przy tym wydać orzeczenia na niekorzyść strony skarżącej, chyba że dopatrzy się naruszenia prawa skutkującego stwierdzeniem nieważności zaskarżonego aktu lub czynności. W ocenie Sądu spór prawny koncentruje się na wyjaśnieniu, czy w świetle powołanych wyżej przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego organ miał obowiązek zachować się w sposób określony w art. 73 § 3 Kpa.. Skarga analizowana pod tym kątem zasługuje na uwzględnienie. Stosownie do treści art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r., poz. 1257 ze zm.; dalej Kpa.), strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania, zaś w myśl § 1a tegoż przepisu, czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Natomiast według § 2, strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony, a na podstawie § 3, organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. W Kodeksie postępowania administracyjnego nie definiuje się "akta sprawy", lecz – jak wskazuje się w Komentarzu aktualizowanym do art. 73 Kodeksu postępowania administracyjnego (Przybysz P. M. – LEX/el.2019) – "jednakże z różnych przepisów Kodeksu można wywnioskować, że przez akta sprawy należy rozumieć uporządkowany zbiór dokumentów zebranych w związku z prowadzoną sprawą, to jest w szczególności pism składanych przez stronę, protokołów, adnotacji, dowodów doręczenia pism. Są to dokumenty dotyczące zarówno postępowania w danej instancji, jak i wcześniejszych stadiów postępowania w danej sprawie. Do akt danej sprawy mogą być dołączone akta innego postępowania. W komentowanym przepisie jest zatem mowa o wszelkich dokumentach, które organ prowadzący postępowanie zebrał na potrzeby rozstrzygnięcia danej sprawy. W aktach sprawy powinny znaleźć się wszystkie dokumenty mające znaczenie dla sprawy oraz dla toku postępowania. Wprawdzie przesłanką włączenia konkretnego dokumentu do akt sprawy jest ocena, że dokument ten zawiera elementy istotne dla rozstrzygnięcia sprawy, ale nie jest dopuszczalne weryfikowanie tej oceny i wyłączenie dokumentu z akt sprawy z uzasadnieniem, że nie ma on znaczenia dla sprawy czy dla toku postępowania (zob. wyrok NSA z 17 lutego 2010 r., II GSK 401/09, LEX nr 591926)." Skoro zatem są to wszelkie dokumenty dotyczące postępowania, jak wskazał to komentator, to skarżąca miała prawo wglądu (udostępnienia jej) całości akt sprawy i sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów w myśl § 1 art. 73 Kpa. Regułą jest, jak wynika z § 1a tegoż przepisu, że czynności te są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Należy zauważyć, że z dniem 17 czerwca 2010 r. wszedł w życie art. 73 § 3 Kpa. o opisanej już wyżej treści, tzn. umożliwiający udostępniania stronie pism w formie dokumentu elektronicznego, wnoszonych do organu administracji publicznej lub przez niego doręczanych poprzez system teleinformatyczny organu – po identyfikacji strony w sposób określony w przepisach ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Z dniem 11 maja 2014 r. zmodyfikowano ten przepis i – co należy szczególnie zaakcentować – stworzono organom administracji możliwość udostępniania stronie wglądu w akta sprawy, sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów poprzez system teleinformatyczny organu. W ocenie Sądu przepis art. 73 § 3 Kpa. jest przepisem określającym jeden ze sposobów zapewnienia stronie prawa wglądu w akta sprawy. Przy czym ustawodawca w tym przypadku posługuje się zwrotem "może zapewnić". Oznacza to fakultatywny charakter tego konkretnego (za pomocą systemu teleinformatycznego) sposobu na wyegzekwowanie przyznanego stronie uprawnienia. W konsekwencji uznać należy, iż art. 73 § 3 Kpa. nie nakłada na organ obowiązku udostępnienia stronie akt sprawy administracyjnej przez prowadzony system teleinformatyczny. W świetle art. 73 § 3 Kpa. organ administracyjny może zapewnić stronie dokonywanie pewnych czynności, tj. wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, w sposób przewidziany tym przepisem, o ile: - ma własny system teleinformatyczny przeznaczony do realizacji tych zadań publicznych, - akta sprawy są prowadzone w całości postaci elektronicznej lub poszczególne dokumenty żądane przez stronę mają taką postać, - nastąpiło uwierzytelnienie strony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, ewentualnie przy zastosowaniu innych technologii uwierzytelniania w systemie teleinformatycznym. Zdaniem Sądu z treści art. 73 § 3 Kpa. nie wynika obowiązek organu administracyjnego przekształcania akt administracyjnych sprawy lub ich części (poszczególnych dokumentów) prowadzonych w postaci papierowej do postaci cyfrowej w celu ich udostępnienia stronie w tej formie, jak również obowiązek ich udostępniania w ogóle za pomocą jakichkolwiek środków komunikacji elektronicznej (np. poczty elektronicznej), lecz tylko za pośrednictwem własnego sytemu teleinformatycznego. W grę wchodzą zatem wdrożone w konkretnym organie narzędzia informatyczne i systemy kancelaryjne, tzw. systemy obiegu dokumentów (włącznie z elektronicznym zarządzeniem dokumentacją, EZD), które umożliwiają udostępnienie akt w postaci elektronicznej, jak również umożliwiają elektroniczne komunikowanie się ze stroną na wskazany przez nią adres elektroniczny. Nie oznacza to jednak, że organ może odmówić stronie powyższego sposobu wglądu do akt sprawy, nie uzasadniając w sposób dostateczny swojego stanowiska w tym zakresie. Organ odmawiając stronie udostępnienia wglądu do akt sprawy w formie określonej w art. 73 § 3 Kpa., przede wszystkim ma obowiązek podania, czy posiada własny system teleinformatyczny, a w konsekwencji techniczną możliwość zapewnienia stronie elektronicznego dostępu do akt sprawy w takim systemie oraz czy akta danej sprawy są w tym systemie prowadzone. W przypadku, gdy ww. wymogi są spełnione, w uzasadnieniu rozstrzygnięcia winien wykazać, dlaczego – mimo potencjalnej możliwości zapewnienia stronie dokonania czynności określonych w art. 73 § 1 Kpa. w omawianej elektronicznej formie – odmawia stronie realizacji przysługującego jej prawa. Przy czym organ takie rozstrzygnięcie musi uzasadnić dostatecznie zindywidualizowanymi przesłankami, w taki sposób, aby nie można mu było zarzucić dowolności. Dostęp taki byłby możliwy w trybie on-line, bez ograniczeń czasowych i bez konieczności odwiedzenia lokalu organu przez stronę (vide: G. Sibiga, Komunikacja elektroniczna w Kodeksie postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2011, s. 128). W przedmiotowej sprawie organ był uprawniony do nieuwzględnienia wniosku skarżącej, nie mniej jednak uzasadnienie podjętego rozstrzygnięcia nie spełnia podanych wyżej standardów. Organ nie uzasadnił bowiem swojej odmowy ani względami technicznymi, ani innymi racjonalnymi przesłankami, które mogłyby dać się pogodzić z istotą omawianej instytucji. W ocenie Sądu argumentacja organu jest w tym zakresie nieprzekonująca i niewystarczająca. Reasumując, przyjąć należy, iż wprawdzie organ miał prawo odmówić uwzględnienia wniosku skarżącej złożonego w oparciu o art. 73 § 3 Kpa., to jednak uzasadnił tę odmowę w sposób dowolny, co naruszało art. 7 oraz art. 107 § 3 w zw. z art. 126 Kpa. i musiało skutkować uchyleniem postanowienia na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a.. Rozpoznając zatem sprawę na nowo, organ uwzględni powyższe rozważania i będzie kierować się przedstawionymi wskazaniami. W tym stanie rzeczy, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1) lit. c) i art. 132 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, należało orzec, jak w sentencji wyroku.