II SA/Go 227/26

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim w składzie: Przewodniczący Sędzia WSA Jarosław Piątek Sędziowie Sędzia WSA Jacek Jaśkiewicz Sędzia WSA Krzysztof Rogalski (spr.) po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 18 czerwca 2026 r. sprawy ze skargi Produkcja [...] Spółki z o.o. w [...] na postanowienie [...] Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej w [...] z dnia [...] r., Nr [...] w przedmiocie stwierdzenia niedopuszczalności wniesienia odwołania I. uchyla zaskarżone postanowienie, II. zasądza od [...] Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej w [...]. na rzecz skarżącej Produkcja [...] Spółki z o.o. w [...] kwotę 597 (pięćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Decyzją z dnia [...] października 2025 r. nr [...] Komendant Powiatowy Państwowej Straży Pożarnej zakazał L Spółce z o.o. oraz Produkcja [...] Spółce z o.o. eksploatacji budynków oznaczonych numerami ewidencyjnymi [...], z instalacją do produkcji pelletu drzewnego, posadowionych na działce o numerze ewidencyjnym gruntu [...], ze względu na bezpośrednie niebezpieczeństwo powstania pożaru. Od powyższej decyzji Produkcja [...] Spółka z o.o. wniosła dnia 17 listopada 2025 r. (data stempla pocztowego na kopercie, k. 80 akt administracyjnych) odwołanie do Komendanta Wojewódzkiego Państwowej Straży Pożarnej, podpisane przez A.L.. Po sprawdzeniu danych dotyczących w/w Spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym, pismem z dnia [...] grudnia 2025 r. organ ten wezwał A.L. do uzupełnienia odwołania w zakresie przedłożenia dokumentu potwierdzającego prawo do reprezentowania strony postępowania w niniejszej sprawie. Brak przedłożenia tego dokumentu w terminie 14 dni od otrzymania niniejszego pisma skutkować będzie pozostawieniem sprawy bez rozpoznania. Wezwanie zostało wysłane przesyłką pocztową poleconą, następnie po dwukrotnym awizowaniu zostało zwrócone do nadawcy jako nieodebrane przez adresata. Postanowieniem z dnia [...] stycznia 2026 r. nr [...] Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej na podstawie m.in. art. 134 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1691, dalej k.p.a.) stwierdził niedopuszczalność wniesienia odwołania od powyższej decyzji organu I instancji z dnia [...] października 2025 r. W uzasadnieniu organ wyjaśnił m.in., iż warunkiem skuteczności w/w czynności procesowej jest złożenie wniosku przez podmiot będący faktyczną stroną w sprawie. W przeciwnym wypadku procedowanie z przyczyn podmiotowych uznać należy za niedopuszczalne, a co za tym idzie, obowiązkiem organu jest wydanie postanowienia o niedopuszczalności wniesienia odwołania w oparciu o art. 134 k.p.a. W niniejszej sprawie wnioskodawca w żaden sposób nie wykazał interesu prawnego do wniesienia odwołania od decyzji nałożonej na Produkcja [...] Spółkę z o.o. Nie przedstawił stosownego pełnomocnictwa lub dokumentu potwierdzającego jego umocowanie do występowania w imieniu adresata decyzji przed organem odwoławczym ani do złożenia odwołania od przedmiotowej decyzji. Organ zobligowany był zatem do stwierdzenia niedopuszczalności wniesienia odwołania. Na powyższe postanowienie organu odwoławczego Spółka, działając przez profesjonalnego pełnomocnika, wniosła skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wlkp. zarzucając naruszenie: 1) 134 k.p.a. w zw. z art. 145 § 1 pkt 1 lit. c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm., dalej p.p.s.a.) poprzez błędne zastosowanie polegające na stwierdzeniu niedopuszczalności odwołania z przyczyn podmiotowych, mimo że zostało ono wniesione przez osobę uprawnioną do reprezentowania strony postępowania – Produkcja [...] Spółki z o.o., co wynika z danych ujawnionych w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego wskazujących, że skarżący pełni funkcję członka zarządu Spółki od [...] października 2025 r., 2) art. 7 k.p.a. w zw. z art, 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. przez niewyjaśnienie w sposób dokładny stanu faktycznego sprawy polegające na zaniechaniu ustalenia, czy skarżący jest osobą uprawnioną do reprezentowania strony postępowania, pomimo że informacja ta mogła zostać w prosty sposób ustalona na podstawie danych ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym, 3) art. 77 § 1 k.p.a. w zw. z art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. poprzez niezebranie i nierozpatrzenie w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego polegające na pominięciu danych ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym dotyczących reprezentacji Spółki, co doprowadziło do wydania rozstrzygnięcia w oparciu o niepełny materiał faktyczny, 4) art. 8 § 1 k.p.a. w zw. z art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. poprzez prowadzenie postępowania w sposób naruszający zasadę pogłębiania zaufania obywateli do organów administracji publicznej, polegające na przyjęciu nadmiernie formalistycznego podejścia do kwestii wykazania umocowania skarżącego do działania w imieniu Spółki, mimo że okoliczność ta wynikała z danych ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym, 5) art. 64 § 2 k.p.a. w zw. z art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. poprzez niewłaściwe zastosowanie procedury usuwania braków formalnych pisma, polegające na uzależnieniu dalszego biegu postępowania od przedłożenia dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Spółki, mimo że informacja ta mogła zostać ustalona przez organ w oparciu o dane ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym, 6) art. 8 ust. 1 oraz art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym w zw. z art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. poprzez pominięcie danych ujawnionych w publicznym rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego oraz przyjęcie, że skarżący nie wykazał umocowania do reprezentowania Spółki, pomimo że dane ujawnione w rejestrze korzystają z domniemania prawdziwości i wskazują, iż skarżący pełni funkcję członka zarządu Spółki od [...] października 2025 r., 7) art. 15 k.p.a. w zw. z art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. poprzez naruszenie zasady dwuinstancyjności postępowania administracyjnego polegające na bezzasadnym stwierdzeniu niedopuszczalności odwołania, co doprowadziło do faktycznego pozbawienia strony prawa do merytorycznego rozpoznania sprawy przez organ odwoławczy, mimo że skarżący był osobą uprawnioną do reprezentowania Spółki, a okoliczność ta wynikała z danych ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Podnosząc powyższe zarzuty strona wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia w całości oraz zasądzenie kosztów postępowania według norm przepisanych. W odpowiedzi na skargę Komendant Wojewódzki Państwowej Straży Pożarnej wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko przedstawione w zaskarżonym postanowieniu. Organ wyjaśnił m.in., iż po wpływie odwołania weryfikował w KRS ewentualne uprawnienie Pana L. do jego wniesienia. W momencie wpływu odwołania do organu odwoławczego brak było wpisu w KRS potwierdzającego umocowanie A.L. do wniesienia odwołania. Nie przedstawił on nadto stosownego pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego jego umocowanie do występowania w imieniu adresata decyzji przed organem odwoławczym ani do złożenia odwołania. W związku z powyższym organ pismem z dnia [...] grudnia 2025 r. wezwał odwołującego się do uzupełnienia braku formalnego przez przełożenie dokumentu potwierdzającego prawo do reprezentowania strony postępowania przez organem II instancji. Brak ten nie został uzupełniony. Okoliczność, że skarżący pełni funkcję członka zarządu Spółki, została ujawniona w KRS dopiero [...] grudnia 2025 r., a więc już po wniesieniu odwołania. Skarżący podnosi, że wpis ten został ujawniony jeszcze w okresie biegu terminu do uzupełnienia braków formalnych odwołania. Trudno jednak oczekiwać, by organ prowadzący sprawę dokonywał codziennego sprawdzania wpisów w KRS celem ustalenia ewentualnych zmian mogących mieć wpływ na prowadzone postępowanie. Potwierdza to również orzecznictwo oraz doktryna, według której strona postępowania administracyjnego jest zobowiązana poinformować organ prowadzący postępowanie o zmianach w KRS, zwłaszcza jeśli zmiany te dotyczą reprezentacji, adresu do doręczeń lub formy prawnej. Choć organy administracji mają dostęp do Centralnej Informacji KRS, to na stronie ciąży obowiązek dbania o aktualność danych w toczącym się już postępowaniu, by uniknąć problemów z doręczeniem decyzji lub jej nieważnością. Ciężko również zarzucić organowi naruszenie art. 64 § 2 k.p.a. z uwagi na rzekome uzależnienie dalszego biegu postępowania od przedłożenia dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania spółki, mimo że informacja ta mogła zostać ustalona przez organ w oparciu o dane ujawnione w publicznym rejestrze przedsiębiorców. W chwili skierowania pisma do składającego odwołanie z żądaniem uzupełnienia dokumentu potwierdzającego jego uprawnienie do reprezentacji Spółki, w KRS nie figurował on jako członek zarządu. Działania organu zmierzające do wyjaśnienia tego stanu faktycznego były w związku z tym prawidłowe. Pismem procesowym z dnia [...] kwietnia 2022 r. Spółka podtrzymała stanowisko przedstawione w skardze. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył co następuje. Stosownie do treści art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) w zakresie swej właściwości sąd administracyjny sprawuje kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem. Przedmiotem tej kontroli jest badanie, czy organy administracji w toku rozpoznania sprawy nie naruszyły prawa w stopniu mogącym mieć wpływ na jej wynik. Czyni to wedle stanu prawnego i na podstawie akt sprawy, aktualnych w dacie wydania zaskarżonego aktu. W myśl art. 134 § 1 p.p.s.a. sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Sprawa została rozpoznana w trybie uproszczonym, stosownie do art. 119 pkt 3 oraz art. 120 p.p.s.a. Zaskarżone postanowienie organu odwoławczego okazało się wadliwe z następujących przyczyn. Po pierwsze, nawet w przypadku, gdyby wniesione w niniejszej sprawie odwołanie było dotknięte brakiem formalnym w postaci niewykazania umocowania podpisującej je osoby do działania w imieniu Spółki, nie stanowiłoby to podstawy do wydania postanowienia stwierdzającego niedopuszczalność odwołania w oparciu o art. 134 k.p.a. Przepis ten nie ma bowiem zastosowania w sytuacji, gdy odwołanie zawiera nieuzupełniony brak formalny. O pozostawieniu odwołania bez rozpoznania z powodu nieuzupełnienia braku formalnego organ orzeka w drodze czynności materialno-technicznej na podstawie art. 64 § 2 k.p.a., nie zaś w formie postanowienia na podstawie art. 134 k.p.a. (por. m.in. wyroki NSA z 8 listopada 2018 r., II GSK 3318/16, z 14 stycznia 2016 r., I OSK 1049/14, z 24 czerwca 2016 r., II GSK 100/15, z 20 sierpnia 2015 r., I OSK 2792/13, z 3 lutego 2015 r., I OSK 1269/13, z 13 marca 2014 r., I OSK 1878/13, z 26 października 2011 r., I OSK 1866/10, z 20 października 2010 r., II GSK 911/09). Pozostawienie podania (odwołania) bez rozpoznania i stwierdzenie jego niedopuszczalności to dwie odrębne instytucje procesowe, które z uwagi na ich odrębność procesową nie mogą być stosowane przemiennie, lecz w świetle określonych przez ustawodawcę sytuacjach. Podobnie wskazał NSA w wyroku z 3 września 2008 r., sygn. akt II OSK 978/07 – "odwołania dotkniętego brakami formalnymi nie można utożsamiać z odwołaniem niedopuszczalnym. Odwołanie takie do czasu usunięcia tych braków nie wywołuje wprawdzie skutków prawnych, gdyż jest bezskuteczne, jednakże po ich usunięciu w zależności od okoliczności danej sprawy może być uznane zarówno za dopuszczalne, jak i niedopuszczalne". Art. 63 oraz 64 k.p.a. regulują kwestie związane ze sposobem wnoszenia podań oraz ich wymaganiami formalnymi, a także trybem uzupełnienia braków formalnych podań. W rozdziale 10 działu II zatytułowanym "Odwołania" brak jest wyraźnej regulacji dotyczącej samego zagadnienia uzupełniania braków formalnych odwołania, jak też skutków ich nieuzupełnienia. A zatem nie ma żadnych uzasadnionych przyczyn, które wskazywałyby na brak stosowania do odwołania art. 64 i odmienne traktowanie odwołania w stosunku do innych podań." Powyższe poglądy zachowują aktualność w odniesieniu do braku formalnego odwołania złożonego w imieniu podmiotu będącego stroną postępowania, polegającego na niedołączeniu dokumentu pełnomocnictwa. Tego rodzaju brak formalny również podlega usunięciu zgodnie z art. 64 § 2 k.p.a. W takiej sytuacji obowiązkiem organu pozostaje skorzystanie z mechanizmu zapisanego w powołanym przepisie, tzn. wezwanie pełnomocnika do usunięcia braku formalnego pod rygorem pozostawienia go bez rozpoznania (por. m.in. wyroki WSA w Poznaniu z 13 marca 2025 r., II SA/Po 824/24 oraz z 16 października 2025 r., II SA/Po 108/25, WSA w Łodzi z 18 marca 2026 r., III SA/Łd 917/25, a także WSA we Wrocławiu z 18 września 2025 r., IV SA/Wr 183/25). Po drugie, należy przede wszystkim podkreślić, iż wniesione w niniejszej sprawie odwołanie w dacie wydania zaskarżonego postanowienia nie było dotknięte brakiem formalnym w postaci niewykazania umocowania podpisującej je osoby do działania w imieniu Spółki. Strona skarżąca słusznie zwróciła uwagę w piśmie procesowym z dnia [...] kwietnia 2026 r., iż w myśl art. 30a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1480 – w wersji obowiązującej w dacie wydania zaskarżonego postanowienia) w zakresie, w jakim informacja o pełnomocniku lub prokurencie umocowanym do działania w imieniu przedsiębiorcy została opublikowana za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, albo w zakresie, w jakim dane pełnomocnika lub prokurenta zostały wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, do wykazania przed organem upoważnienia do prowadzenia sprawy w imieniu przedsiębiorcy nie stosuje się przepisu art. 33 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego. Organ z urzędu potwierdza w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo Krajowym Rejestrze Sądowym upoważnienie pełnomocnika lub prokurenta do prowadzenia sprawy w imieniu przedsiębiorcy. Ustalenie w tym zakresie utrwala się w aktach sprawy w formie adnotacji. Mowa jest tu wprawdzie o pełnomocniku lub prokurencie umocowanych do działania w imieniu przedsiębiorcy, wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, nie ulega jednak wątpliwości, że wynikający z tego przepisu obowiązek organu rozciąga się również na członków zarządu takiego podmiotu. Umocowanie pełnomocnika czy prokurenta jest bowiem uzależnione od udzielenia im stosownego pełnomocnictwa właśnie przez uprawnione osoby (np. wspólników spółki osobowej czy też uprawniony organ spółki kapitałowej), jest więc pochodną umocowania tych właśnie osób. W uzasadnieniu projektu nowelizacji ustawy Prawo przedsiębiorców, wprowadzającej powyższy przepis wskazano (ustawa z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego, Dz.U. z 2025 r. poz. 769), iż propozycja ta stanowi manifestację pro-obywatelskich i pro-przedsiębiorczych reguł administracji, takich jak konieczność współdziałania organów czy korzystanie z danych i informacji, do których mają one już dostęp, bez konieczności angażowania zainteresowanych. W rozpatrywanej sprawie odwołanie Spółki od decyzji organu I instancji zostało wniesione za pośrednictwem tego organu dnia 17 listopada 2025 r. (data stempla pocztowego na kopercie, k. 80 akt administracyjnych). Podpisał je A.L., który – jak wynika z wyjaśnień skarżącej Spółki – od [...] października 2025 r. pełni funkcję członka zarządu tej Spółki. Po przekazaniu odwołania organowi odwoławczemu, w dniu 9 grudnia 2025 r. organ ten dokonał sprawdzenia informacji dotyczących Spółki w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. W dacie tej A.L. nie został jeszcze ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym jako członek zarządu Spółki. Nastąpiło to w dniu [...] grudnia 2025 r. (co wynika z przedłożonej wraz ze skargą informacji odpowiadającej odpisowi pełnemu z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego), a zatem niewątpliwie w 14-dniowym terminie wyznaczonym przez organ na podstawie wezwania z dnia [...] grudnia 2025 r., celem uzupełnienia w/w braku formalnego odwołania (nawet bez względu na to, iż nie zostało ono podjęte przez adresata). Powyższe oznacza, że zarówno w dacie upływu wyznaczonego powyższego 14-dniowego terminu, jak i w dacie wydania zaskarżonego postanowienia, wskazany przez organ brak formalny odwołania, polegający na niewykazaniu umocowania podpisującej je osoby do działania w imieniu Spółki – nie miał miejsca. Odnosząc się do argumentacji organu zawartej w odpowiedzi na skargę wskazać należy, iż ponowne sprawdzenie tej okoliczności w dacie zaskarżonego postanowienia, bezpośrednio przed jego wydaniem, pozwoliłoby uniknąć zaistniałego uchybienia. W świetle powyższego zaskarżone postanowienie zostało wydane z naruszeniem przepisów postępowania w postaci art. 64 § 2 k.p.a. oraz art. 134 k.p.a. w związku z art. 30a ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców oraz art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. W konsekwencji, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. podlegało ono uchyleniu, o czym orzeczono w pkt I sentencji wyroku. Powoływanie się w zarzutach skargi na naruszenie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. było bezprzedmiotowe, gdyż organ odwoławczy w toku rozpoznania sprawy w postępowaniu administracyjnym nie stosował ani tego, ani innych przepisów ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – jednakże nie miało to wpływu na ocenę zgodności z prawem zaskarżonego postanowienia. Rozpoznając ponownie sprawę organ odwoławczy będzie obowiązany uwzględnić powyższą ocenę prawną, a w konsekwencji rozpoznać odwołanie skarżącej Spółki w drugiej instancji co do istoty (art. 153 p.p.s.a.). Zawarte w pkt II sentencji wyroku rozstrzygnięcie w przedmiocie kosztów postępowania znajduje oparcie w treści art. 200 i art. 205 § 2 p.p.s.a., a także § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2003 r. w sprawie wysokości oraz szczegółowych zasad pobierania wpisu w postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 535) oraz § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 215). Na koszty te złożyła się nadto opłata skarbowa od przedłożonego dokumentu pełnomocnictwa w kwocie 17 zł.