II OZ 125/26

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Sędzia NSA Anna Żak po rozpoznaniu w dniu 18 lutego 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia M. sp. z o.o. z siedzibą w W. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 3 grudnia 2025 r., sygn. akt VII SA/Wa 1212/25, odmawiające przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi w sprawie ze skargi M. Sp. z o.o. w W. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie z dnia 2 kwietnia 2025 r., znak: KOA/4038/Zs/24 w przedmiocie wydania zaświadczenia o samodzielności lokalu postanawia: oddalić zażalenie.

Postanowieniem z dnia 3 grudnia 2025 r., sygn. akt VII SA/Wa 1212/25, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, odmówił M. Sp. z o.o. z siedziba w W. (dalej: "skarżąca" lub "skarżąca spółka") przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi wniesionej na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie z dnia 2 kwietnia 2025 r., znak: KOA/4038/Zs/24 w przedmiocie wydania zaświadczenia o samodzielności lokalu W uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia Sąd I instancji podał, że pismem z dnia 21 lipca 2025 r., w wykonaniu zarządzenia Przewodniczącego Wydziału VII z dnia 7 lipca 2025 r., wezwano skarżącą spółkę do usunięcia braków formalnych skargi poprzez złożenie dokumentu określającego umocowanie do reprezentowania strony skarżącej (odpis pełny z KRS). Jednocześnie zarządzeniem z dnia 30 maja 2025 r. wezwano skarżącą do uiszczenia wpisu sądowego od skargi. Powyższe braki należało uzupełnić w terminie 7 dni od daty doręczenia wezwania i odpisu zarządzenia, pod rygorem odrzucenia skargi. Ww. wezwanie i odpis zarządzenia wysłano skarżącej spółce za pośrednictwem Poczty Polskiej na adres wskazany w skardze. Pomimo dwukrotnego zawiadomienia o możliwości odebrania tej korespondencji (w dniach 24 lipca 2025 r. i 1 sierpnia 2025 r.) nie została ona podjęta. Po sprawdzeniu w Rejestrze Opłat Sądowych Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie ustalono, że do dnia 14 listopada 2025 r nie zidentyfikowano do niniejszej sprawy wpłaty z tytułu wpisu sądowego od skargi. Ustalono jednocześnie, że nie nadesłano żądanego dokumentu określającego umocowanie do reprezentowania strony skarżącej. Wobec powyższego Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie postanowieniem z 19 listopada 2025 r. odrzucił ww. skargę. W dniu 25 listopada 2025 r. skarżąca spółka wniosła o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi. W uzasadnieniu wniosku wskazała, że z przyczyn obiektywnych i niezależnych od niej uzupełnienie braków formalnych wskazanych w zarządzeniu WSA w Warszawie z 30 maja 2025 r. było niemożliwe, co stanowi przesłankę z art. 86 § 1 p.p.s.a. Powyższy argument o obiektywnych przeszkodach odbioru poczty w terminie, a tym samym uzupełnienia braków formalnych, skarżąca uzasadniła faktem, że obsługą księgowo- administracyjną skarżącej zajmuje się E. sp. z o.o., która to spółka świadczy także usługę wynajmu wirtualnego biura skarżącej. Wspomniane wirtualne biuro stanowi jednocześnie siedzibę M. sp. z o.o. w W., które znajduje się pod adresem ul. [...] W.. Upoważnioną przez skarżącą do odbioru przesyłek pocztowych była Prezes Zarządu E. sp. z o.o. – E. M. Jednakże w okresie, w którym przesyłka z wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych była doręczana, jak również awizowana, wymieniona Prezes Zarządu zmarła. Na skutek śmierci upoważnionej niezbędne było wystawienie nowego pełnomocnictwa dla osoby uprawnionej, co nastąpiło już po terminie doręczenia wezwania. Jak wynika z KRS E. sp. z o. o. zmarła E. M. pełniła funkcję Prezesa Zarządu od 30 stycznia 2020 r. do dnia swojej śmierci, tj. do 27 czerwca 2025 r., natomiast zmiana w KRS ww. spółki w rzeczonym zakresie nastąpiła dopiero 18 sierpnia 2025 r. Dopiero po powołaniu nowego zarządu skarżąca mogła zatem upoważnić nowe osoby do odbioru korespondencji. Skarżąca wskazała, że w dniu 19 listopada 2025 r. udała się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie i to w tym dniu dowiedziała się, iż skarga została odrzucona przez Sąd z powodu nieusunięcia braków formalnych. Do wniosku skarżąca dołączyła odpis KRS oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty od skargi. Ponadto załączyła oświadczenie z dnia 24 listopada 2025 r., podpisane przez przedstawiciela E. sp. z o.o. WSA w Warszawie, opierając się na treści art. 86 § 1 p.p.s.a. - ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm., aktualny tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 143, dalej jako "p.p.s.a."), uznał, że wniosek o przywrócenie terminu nie zasługiwał na uwzględnienie, gdyż strona skarżąca nie wykazała braku winy w niedochowaniu terminu. Co więcej, w ocenie Sądu I instancji - dokonanej na podstawie okoliczności faktycznych sprawy - skarżącej można było przypisać winę w niedochowaniu terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi. W tym zakresie Sąd I instancji ustalił, że od śmierci osoby prowadzącej biuro rachunkowe do odrzucenia skargi minął okres prawie pięciu miesięcy. Był to zdaniem Sądu I instancji wystarczająco długi okres, by – należycie dbając o swoje sprawy – dowiedzieć się o stanie prowadzonej sprawy sądowej i w odpowiedni sposób zorganizować odbiór korespondencji, zwłaszcza przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Sąd zaznaczył, że skarżąca, prowadząc sprawę sądową i wiedząc o śmierci pełnomocnika, powinna dowiedzieć się w Sądzie o tym, czy była kierowana do niej korespondencja, ew. wskazać nowy adres dla doręczeń. Natomiast skarżąca dopiero po prawie pięciu miesiącach od śmierci ww. osoby podjęła próbę uzyskania informacji o stanie jej sprawy w sądzie administracyjnym, ponieważ to w dniu 19 listopada 2025 r. przedstawiciel skarżącej zapoznał się w Sądzie ze stanem sprawy. WSA w Warszawie podkreślił, że upływ tak długi okresu czasu od śmierci pełnomocnika skarżącej wskazuje na zaniedbanie w prowadzeniu własnych spraw. W tej zaś sytuacji WSA w Warszawie uznał, że to skarżąca ponosi wyłączną winę za uchybienie terminu. Ponadto Sąd stwierdził, że w rozpoznanej sprawie nie doszło do nadzwyczajnej sytuacji, która doprowadziłaby do powstania przeszkody, której strona nie mogła usunąć, nawet przy największym w danych warunkach wysiłku. Z tego względu wina skarżącej była oczywista. Skarżąca nie dochowała należytej staranności po śmierci pełnomocnika i nie zorganizowała w sposób właściwy swoich spraw. Zażalenie na powyższe postanowienie wniosła skarżąca. Wystąpiła o jego uchylenie w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Sądowi I instancji. Zaskarżonemu postanowieniu zarzuciła naruszenie art. 86 § 2 p.p.s.a., a uchybienie to miało, jej zdaniem, istotny wpływ na wynik sprawy. Sąd I instancji dopuścił się bowiem błędnego ustalenia stanu faktycznego i dowolnej oceny dowodów. W uzasadnieniu zażalenia skarżąca spółka podniosła, że nagła choroba i śmierć pełnomocnika, wskutek których to okoliczności pełnomocnik nie wyręczył się osobą trzecią i nie przekazał informacji o niepodjętej korespondencji, nie mogą być interpretowane inaczej niż jako brak możliwości usunięcia zaistniałych przeszkód przez sama stronę. Ponadto takie zdarzenia jak choroba i śmierć nie sprzyjają także zasięganiu u pełnomocnika informacji o jakichkolwiek doręczeniach korespondencji. Skarżąca podkreśliła też, że nie mając wiedzy o nieodebranej korespondencji, a biorąc udział w postępowaniu przez WSA w Warszawie, nie miała żadnych podstaw do przyjęcia, że "zajęto się już jej sprawą, a profesjonalny podmiot, jakim jest pełnomocnik strony nie zawiadamiał o żadnych zdarzeniach w sprawie". Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje. Zażalenie podlega oddaleniu jako niezasadne. W niniejszej sprawie kluczowe znaczenie ma ustalenie, czy skarżąca we wniosku o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi uprawdopodobniła okoliczności wskazujące na brak jej winy w uchybieniu terminu. Skarżąca brak winy łączy z chorobą i śmiercią, jak wskazała, pełnomocnika, twierdząc, że choroba i śmierć pełnomocnika była okolicznością obiektywnie uniemożliwiającą jej uzupełnienia braków formalnych skargi. Nie mogła bowiem zapoznać się z doręczoną przez Sąd korespondencją z uwagi na brak możliwości jej odbioru przez umocowanego pełnomocnika. Zasadnicze znaczenie dla uznania zasadności wniosku o przywrócenie terminu do dokonania czynności w postępowaniu sądowym ma zatem ustalenie, że uchybienie terminowi nie nastąpiło z winy strony. Dla takiej oceny konieczne jest nie tylko dokonanie analizy okoliczności podnoszonych przez stronę we wniosku, lecz również całości okoliczności sprawy. Z okoliczności tych wynika, że zmarła prezes zarządu spółki, która to spółka świadczyła na rzecz skarżącej usługi księgowe i usługę w postaci "wirtualnego biura", włącznie z umocowaniem do odbioru korespondencji kierowanej do skarżącej, nie była pełnomocnikiem procesowym skarżącej spółki w postępowaniu zainicjowanym skargą opatrzoną datą 24 kwietnia 2025 r. Skarga ta została bowiem wniesiona przez przedstawiciela skarżącej spółki zgodnie z umocowaniem wykazanym w Krajowym Rejestrze Sądowym k.33-38 (akt sprawy). Co więcej, w skardze wskazano również adres ul. [...] W., który to adres jest również adresem siedziby spółki zgodnie z jej danymi rejestrowymi (por. KRS w aktach jw.). Słusznie zatem Sąd I instancji uznał, że tak długi okres jaki przypadł od śmierci osoby uprawnionej do odbioru korespondencji spółki do powzięcia przez przedstawiciela spółki wiadomości o stanie jej sprawy przed WSA w Warszawie świadczy o zawinionym uchybieniu terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi. Okoliczności podniesione bowiem przez skarżącą we wniosku o przywrócenie terminu, a następnie w zażaleniu na postanowienie WSA w Warszawie z dnia 3 grudnia 2025 r., oznaczałyby w istocie, że skarżąca spółka jako podmiot działający w obrocie gospodarczym przeniosła całość prowadzonych spraw (dotyczących jej praw i obowiązków) na podmiot zewnętrzny, czemu, po pierwsze, przeczy fakt wniesienia skargi do WSA w Warszawie przez umocowanego i wykazanego w KRS przedstawiciela skarżącej spółki, a, po drugie, przeczą zasady doświadczenia życiowego, w tym przypadku odnoszone do starannego działania przedsiębiorcy – spółki prawa handlowego (osoby prawnej). To te właśnie zasady przeczą twierdzeniom skarżącej, że po jej stronie istniał obiektywny brak możliwości powzięcia wiedzy o stanie jej sprawy przez umocowanych jej przedstawicieli. Powyższe zasady doświadczenia życiowego wskazują, że skarżąca nie mogła bez uszczerbku dla prowadzonej działalności gospodarczej pozostawać bezczynną przez wskazany przez Sąd okres kilku miesięcy w zakresie prowadzenia innych spraw związanych z tą działalnością, włączając w to kierowaną do niej w tych sprawach korespondencję. Co oczywiste, uwaga ta dotyczy również wszelkich spraw sądowych, których skarżąca była lub mogła być stroną we wskazanym okresie. W konsekwencji należało uznać, że WSA w Warszawie prawidłowo zastosował w sprawie przepis art. 86 § 1 p.p.s.a. (omyłkowo powołany w zażaleniu jako przepis art. 86 § 2 p.p.s.a.). W tym miejscu należy jeszcze raz podkreślić, że kryterium braku winy, jako przesłanki uprawniającej do przywrócenia terminu do dokonania czynności w postępowaniu sądowym, wiąże się z obowiązkiem zachowania staranności przy dokonaniu tej czynności. Co istotne, przy ocenie winy lub jej braku w uchybieniu terminu do dokonania czynności procesowej, należy brać pod rozwagę także okoliczności świadczące o podjęciu lub braku podjęcia przez stronę działań mających na celu zabezpieczenie się w dotrzymaniu terminu (por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 30 listopada 2023 r., sygn. akt II GZ 413/23, Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych, https://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/8F062B2BD7). W ocenie NSA, Sąd I instancji dokonał w tym zakresie prawidłowej oceny, z której wynika, że skarżąca spółka takich działań nie podjęła. Mając powyższe na uwadze, Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 2 p.p.s.a. oddalił zażalenie.