I OZ 287/25

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Piotr Przybysz po rozpoznaniu w dniu 16 maja 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia M.P. i W.P. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 4 lutego 2025 r., sygn. akt IV SA/Wa 2497/24 o odrzuceniu skargi w sprawie ze skargi M.P. i W.P. na decyzję Wojewody Mazowieckiego z 31 lipca 2024 r. nr 2950/2024 w przedmiocie ustalenia odszkodowania postanawia: uchylić zaskarżone postanowienie.

M.P. i W.P. (skarżący), reprezentowani przez adwokata, wnieśli do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na decyzję Wojewody Mazowieckiego z 26 czerwca 2024 r. nr 2950/2024 w przedmiocie ustalenia odszkodowania. Z uwagi na braki formalne skargi pełnomocnik skarżącej został wezwany do uzupełnienia w terminie 7 dni braków formalnych skargi poprzez uiszczenie wpisu od skargi w kwocie 607 zł oraz nadesłanie pełnomocnictwa do reprezentowania skarżących i podania numerów PESEL skarżących pod rygorem odrzucenia skargi. Wezwania uznano za doręczone pełnomocnikowi skarżących w dniu 2 stycznia 2025 r. Postanowieniem z 4 lutego 2025 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie odrzucił skargę M.P. i W.P. na decyzję Wojewody Mazowieckiego z 31 lipca 2024 r. nr 2950/2024 w przedmiocie ustalenia odszkodowania. Zażalenie na powyższe rozstrzygnięcie złożyli skarżący zastępowani przez adwokata, zaskarżając postanowienie w całości i zarzucając naruszenie przepisów postępowania, które miały wpływ na treść orzeczenia: 1. art. 49 § 1 p.p.s.a. w zw. z art. 58 § 1 pkt 4 p.p.s.a. w stopniu mogącym mieć znaczący wpływ na wynik sprawy poprzez błędne zastosowanie i odrzucenie skargi w sytuacji, gdy strona skarżąca nie została skutecznie zawiadomiona o wezwaniu do uzupełnienia skargi; 2. art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy przez niewłaściwe zastosowanie, albowiem skarżąca nie uchybiła terminowi do uzupełnienia braków, gdyż zarządzenie w tym zakresie nie zostało jej doręczone; 3. art. 73 § 4 p.p.s.a. w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy poprzez błędne zastosowanie i uznanie doręczenia za dokonane pomimo, że w sprawie nie zostało zastosowane doręczenie przewidziane w trybie art. 73 § 2 p.p.s.a., 4. art. 220 § 3 p.p.s.a. w zw. z art. 73 p.p.s.a. poprzez błędne zastosowanie i odrzucenie skargi m.in. z uwagi na brak fiskalny, którym jest obarczona, gdy nie zostały zachowane warunki doręczenia stosownego wezwania, a w konsekwencji również zostało naruszone konstytucyjnie gwarantowane prawa do sądu, Na podstawie art. 125 § 1 pkt 1 p.p.s.a. wniesiono o zawieszenie postępowania zażaleniowego do czasu rozstrzygnięcia sprawy o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków jako zależnego od innego toczącego się postępowania administracyjnego. Jednocześnie wniesiono o dopuszczenie i przeprowadzenie poniższych wniosków dowodowych uzasadniających zażalenie na w nich wskazane jak i okoliczność braku zawinienia przez pełnomocnika w nieodebraniu korespondencji: 1. z potwierdzenia z 25.02.2025 r. na fakt wykazania nieprawidłowości, jaka ma miejsce w placówce pocztowej S., samowolnego w ostatniej chwili zamykania placówki poczty, a tym samym uniemożliwienia sprawnego funkcjonowania i dokonania w przedmiotowym przypadku zwrotu korespondencji na skutek nieprawidłowego funkcjonowania placówki, a tym samym na fakt uprawdopodobnienia, że brak odbioru korespondencji nie wynikał z nienależytego wykonywania obowiązków, a zawinienia operatora pocztowego, a tym samym brak jest po stronie pełnomocnika zawinienia w niewykonaniu wezwania Sądu; 2. z koperty nadawanej korespondencji do pełnomocnika oraz adw. S.K. odbieranej przez pełnomocnika adw. A.R. na podstawie pełnomocnictwa pocztowego na fakt posiadania jedynego awiza w okresie, w jakim przesyłka z tutejszego Sądu była kierowana, weryfikowania istnienia innych przesyłek kierowanych do pełnomocnika, nieuchylania się w odbiorze kierowanej korespondencji, warunków formalnych jakie spełnione zostały i jakie powinny być spełniane przy awizacji, tj. podpis pracownika obok pieczęci dokonującego oceny awizacji i zwrotu; 3. z oświadczeń innych najemców budynku oraz pracownika administracji - recepcji budynku, w którym prowadzona jest Kancelaria pełnomocnika na fakt problemów z doręczeniami przez P., głównie braku pozostawiania awiz I i w ogóle niepozostawiania w skrzynkach pocztowych awiza II od co najmniej 2022 r., a ponadto zastępstwa listonosza w okresie objętym awizacją, co mogło doprowadzić do dodatkowego zaniedbania po stronie operatora pocztowego, oraz braku awiza z 18 grudnia 2024 r.; 4. ze skargi na nieprawidłowości P. wysłanej przez pełnomocnika na fakt podjęcia prób interwencji w związku z nieprawidłowym funkcjonowaniem placówki i wykazania braku zawinienia pełnomocnika oraz zakresu tych nieprawidłowości. 5. z kopert kierowanej do pełnomocnika korespondencji z okresu grudnia 2024 r. jak i innych przykładowych na fakt odbiorów korespondencji i dochowywania należytej staranności w wykonywanej działalności; 6. z wydruku z Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej pełnomocnika na fakt zmiany adresu siedziby pełnomocnika i tym samym konieczności ciągłej kontroli przychodzącej korespondencji pod poprzedni adres siedziby, bowiem zdarzają się przypadki pomyłek w doręczeniach pomimo powiadomień sądów, organów o zmianie adresu, a tym samym dochowywania należytej staranności przez pełnomocnika. Ponadto wniesiono o wniesienie przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie reklamacji na podstawie art. 92 ust. 1 pkt 1 prawa pocztowego, ewentualnie zrzeczenia się tego prawa na rzecz adresata – pełnomocnika, bowiem przepisy prawa pocztowego przewidują uprawnienie do wniesienia reklamacji jedynie nadawcy chyba, że zrzeknie się tego uprawnienia na rzecz adresata oraz o zwrócenie się do P. S.A. oddział S. o nadesłanie informacji, czy w okresie w jakim przesyłka pozostawała do doręczenia przez pocztę adresatowi listonosz z rewiru dla adresu [...] w S. pozostawał na zwolnieniu lekarskim lub urlopie oraz czy obowiązki w tym okresie były zadekretowane na innego listonosza na fakt uprawdopodobnienia możliwości. W konsekwencji powyższego wniesiono o uchylenie postanowienia z 4 lutego 2025 r. w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Sądowi pierwszej instancji celem prawidłowego doręczenia. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Zażalenie zasługuje na uwzględnienie. Wskazać należy, że zgodnie z art. 57 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r., poz. 935; dalej: "p.p.s.a.") skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym. Wymogi formalne składanych pism uregulowane zostały w art. 46 p.p.s.a. Jednym z wymogów jest wynikający z art. 46 § 2 pkt 1 lit. b p.p.s.a. obowiązek podania w pierwszym piśmie w sprawie numeru PESEL strony wnoszącej pismo, będącej osobą fizyczną. Numer PESEL jest więc obligatoryjnym elementem skargi jako pierwszego pisma w sprawie, co wynika wprost z cytowanych przepisów p.p.s.a. Ponadto zgodnie z art. 37 § 1 p.p.s.a. pełnomocnik obowiązany jest przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa. Natomiast w sytuacji, gdy brak jest jednego z elementów pisma wymienionych w art. 46 p.p.s.a., czy też do skargi nie dołączono pełnomocnictwa, zgodnie z art. 49 § 1 p.p.s.a., obowiązkiem sądu jest wezwanie strony do uzupełnienia lub poprawienia pisma, nadesłania brakującego pełnomocnictwa, w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej. Takim przepisem szczególnym jest art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a., zgodnie z którym sąd odrzuca skargę, jeżeli w wyznaczonym terminie nie uzupełniono jej braków formalnych. Ponadto zgodnie z treścią art. 220 § 1 p.p.s.a., sąd nie podejmie żadnej czynności na skutek pisma, od którego nie zostanie uiszczona należna opłata. W tym przypadku, z zastrzeżeniem § 2, 3 i 3a, przewodniczący wzywa wnoszącego pismo, aby pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania uiścił opłatę w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia wezwania. Skarga, od której pomimo wezwania nie został uiszczony należny wpis, podlega odrzuceniu przez sąd (§ 3). Zasadą jest zatem obowiązek uiszczenia wpisu sądowego od wnoszonego przez stronę pisma. Powyższe przepisy mają charakter bezwzględnie obowiązujący, dlatego też Sąd pismem z 12 grudnia 2024 r. zasadnie wezwał skarżących (pismo zostało wysłane do ich pełnomocnika) do uzupełnienia ww. braków formalnych złożonej przez nich skargi oraz do uiszczenia wpisu od skargi w kwocie 607 zł, w terminie 7 dni, pod rygorem odrzucenia skargi. Wezwania te uznano za doręczone pełnomocnikowi w trybie art. 73 p.p.s.a. z dniem 2 stycznia 2025 r. (koperta wraz z z.p.o – k. 28). Zauważyć należy, że fikcja prawna doręczenia przewidziana w art. 73 p.p.s.a. jest skuteczna w tym znaczeniu, że pociąga za sobą wszelkie skutki doręczenia. Doręczenie jest oparte na domniemaniu, według którego zawiadomienie o złożeniu pisma w urzędzie pocztowym dotarło do rąk adresata. Oznacza to, że skuteczność doręczenia dokonanego w tym trybie zależy w szczególności od prawidłowego zawiadomienia adresata o pozostawieniu pisma, które może być odebrane. Stosownie do § 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz.U. z 2024 r. poz. 19, dalej: "rozporządzenie"), pismo sądowe jest wysyłane jako przesyłka polecona za potwierdzeniem odbioru, do której dołącza się formularz potwierdzenia odbioru, zgodnie ze wzorem zamieszczonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia. W przypadku niezastania adresata w domu, doręczający sporządza zawiadomienie o pozostawieniu przesyłki, wskazując w nim placówkę pocztową operatora lub urząd gminy, z którego przesyłkę należy odebrać w ciągu siedmiu dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia. Zawiadomienie to doręczający pozostawia w drzwiach mieszkania adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej (§ 6 ust. 2 rozporządzenia). Po pozostawieniu zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki we właściwej placówce pocztowej operatora lub właściwym urzędzie gminy, doręczający dokonuje adnotacji o niedoręczeniu przesyłki na formularzu potwierdzenia odbioru oraz adnotacji "awizowano dnia" na stronie adresowej niedoręczonej przesyłki i składa swój podpis, następnie oddaje przesyłkę niezwłocznie do właściwej placówki pocztowej operatora lub właściwego urzędu gminy (§ 7 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia). Jeżeli osoba uprawniona nie zgłosi się po odbiór przesyłki złożonej w placówce pocztowej operatora w terminie, o którym mowa w § 7 ust. 3 rozporządzenia, placówka pocztowa operatora: 1) sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych siedmiu dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia, które doręczający niezwłocznie pozostawia w drzwiach adresata lub w oddawczej skrzynce pocztowej; 2) zaznacza dokonanie powtórnego zawiadomienia na adresowej stronie niedoręczonej przesyłki z adnotacją "awizowano powtórnie dnia" i podpisem; 3) przechowuje przesyłkę przez okres siedmiu dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia powtórnego zawiadomienia (§ 8 ust. 2 rozporządzenia). Przesyłkę niepodjętą placówka pocztowa operatora opatruje na stronie adresowej adnotacją "nie podjęto w terminie" oraz odciskiem datownika i wraz z formularzem potwierdzenia odbioru odsyła sądowi wysyłającemu niezwłocznie po upływie ostatniego dnia do odbioru przesyłki (§ 10 rozporządzenia). Podkreślić należy, że samo umieszczenie na kopercie zawierającej wezwanie lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma (zwrotnym potwierdzeniu odbioru) stempla, czy wzmianki o awizowaniu przesyłki nie może być dla Sądu wystarczające do stwierdzenia, iż zostały spełnione przesłanki doręczenia zastępczego, ponieważ z powyższych dokumentów wynikać musi, że doręczyciel dokonał powiadomienia adresata o przesyłce w sposób wskazany w art. 73 p.p.s.a. Brak fikcji prawnej doręczenia pisma w trybie art. 73 p.p.s.a. może być zaś wykazany, gdy adresat pisma wskaże, że dane wynikające z dowodu doręczenia są niezgodne z rzeczywistością i nie mógł w ogóle odebrać przesyłki pocztowej (vide: wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 maja 2028 r., sygn. akt II OSK 2755/17). Podkreślić należy, że zwrotne potwierdzenie odbioru jest dokumentem urzędowym dowodzącym doręczenia przesyłki w jeden z przepisanych sposobów, a dane w nim zawarte są dowodem tego, co zostało w nim stwierdzone. Przy czym od prawidłowości jego wypełnienia uzależnione jest domniemanie poprawności doręczenia. W sytuacji nieprawidłowego wypełnienia tego dokumentu domniemanie to jest obalone. W niniejszej sprawie na kopercie, w której przesłano przedmiotowe wezwanie, znajduje się informacja o awizowaniu z parafką i pieczątką z datą 18.12.2024 r. oraz stemplem z tą samą datą. Ponadto, na kopercie widnieje stempel pocztowy oraz pieczątką awizowano powtórnie z datą "27.12.2024", a także pieczątka "zwrot nie podjęto w terminie" ze stemplem z datą "02.02.2025". Zarówno informacja o powtórnym awizowaniu, jak i niepodjęciu przesyłki w terminie nie zostały opatrzone podpisem doręczającego. Z kolei ze zwrotnego potwierdzenia odbioru wynika, że doręczyciel przesyłkę pozostawił w placówce pocztowej, o czym 18 grudnia 2024 r. umieścił zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej. Adnotacje poczynione na zwrotnym potwierdzeniu odbioru nie zawierają podpisu osoby doręczającej. Ponadto z oświadczeń załączonych do przedmiotowego zażalenia wynika, że pod adresem, na który skierowano przedmiotową korespondencję, nie ma zainstalowanych odbiorczych skrzynek pocztowych. Korespondencja jest doręczana przez listonosza do rąk własnych. W przypadku braku obecności w siedzibie Kancelarii informacje o awizacji przekazywane są zarządcy budynku - w recepcji budynku. W światle powyższego wątpliwości również budzi adnotacja na zwrotnym potwierdzeniu odbioru o umieszczeniu zawiadomienia w oddawczej skrzynce pocztowej. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego materiał dokumentacyjny niniejszej sprawy nie pozwala na przyjęcie bez żadnych wątpliwości, że przedmiotowa przesyłka została prawidłowo doręczona w trybie art. 73 p.p.s.a. Nie wynika to w żaden sposób ze zwrotnego potwierdzenia odbioru niniejszej korespondencji. Doręczenie w omawianym trybie nie zostało potwierdzone podpisem pracownika P. W polu "podpis doręczającego/wydającego" nie został nakreślony podpis, nie ma go także przy adnotacjach o powtórnej awizacji i niepodjęciu przesyłki w terminie. Wątpliwości budzi również wskazanie miejsca pozostawiania zawiadomienia o przesyłce. Wobec powyższego nie można zatem wykluczyć opisanych przez pełnomocnika nieprawidłowości, a z akt sprawy nie wynika bezsprzecznie fakt prawidłowego doręczenia w trybie art. 73 p.p.s.a., to uznać należy, że istnieją uzasadnione wątpliwości co do skutecznego doręczenia w tym trybie. Wątpliwości, które – mając na uwadze konstytucyjne prawo do sądu i stan faktyczny niniejszej sprawy – należy interpretować na korzyść strony skarżącej. Przy czym zauważyć należy, że zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, Sąd I instancji otrzymując do akt sprawy zwrot koperty zawierającej skierowaną do adresata przesyłkę wraz z załączonym do niej nieprawidłowo wypełnionym (niepodpisanym) zwrotnym potwierdzeniem odbioru, powinien był zbadać kwestię prawidłowości doręczenia spornej przesyłki. Treść art. 92 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) stanowi bowiem, że w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej, prawo wniesienia reklamacji przysługuje – co do zasady – nadawcy. Adresat może reklamację złożyć tylko wówczas, gdy nadawca zrzeknie się na jego rzecz prawa dochodzenia roszczeń albo gdy przesyłka pocztowa lub kwota pieniężna określona w przekazie pocztowym zostanie doręczona adresatowi. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, Sąd I instancji powinien był zatem zbadać zwróconą do akt sprawy korespondencję przed wydaniem zarządzenia o pozostawieniu przesyłki w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, a tym samym dokonać oceny skuteczności doręczenia. Strona nie miała bowiem prawnej możliwości podważenia skuteczności doręczenia przesyłki, mimo że niekompletne adnotacje zawarte na zwrotnym potwierdzeniu odbioru przesyłki wskazują na wadliwość doręczenia zastępczego, które miało miejsce w rozpoznawanej sprawie. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, w tym przypadku nie można ponad wszelką wątpliwość stwierdzić, że wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi zostało doręczone pełnomocnikowi strony i to skutecznie. Warunkiem bowiem przyjęcia fikcji prawnej, jaką stanowi doręczenie zastępcze, jest dysponowanie niebudzącym wątpliwości dowodem potwierdzającym, że przesłanki określone w art. 73 § 1-4 p.p.s.a. zostały spełnione. Takim dowodem jest zwrotne potwierdzenie odbioru, które musi zawierać pełną informację, że adresat został zawiadomiony, także powtórnie, zarówno o pozostawieniu pisma, jak i o miejscu jego pozostawienia oraz terminie, w jakim przesyłka może być odebrana, z datą i podpisem doręczyciela. Tylko w takim wypadku możliwe jest przyjęcie, że doręczenie zastępcze było skutecznie dokonane. Nieprawidłowość doręczenia przesyłki zawierającej wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi jest zaś równoznaczna z nierozpoczęciem biegu terminu do jej uzupełnienia. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, wobec powyższych wątpliwości dotyczących prawidłowości doręczenia przesyłki zawierającej wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi brak było podstaw do jej odrzucenia przez Sąd I instancji w oparciu o art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. Mając powyższe na uwadze Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 185 § 1 w związku z art. 197 § 1 i 2 p.p.s.a., postanowił jak w sentencji.