I GZ 508/25

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Beata Sobocha-Holc po rozpoznaniu w dniu 27 stycznia 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Gospodarczej zażalenia K. M. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 13 sierpnia 2025 r. sygn. akt V SA/Wa 1588/25 w zakresie odmowy przywrócenia terminu do wniesienia skargi w sprawie ze skargi K. M. na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie z dnia 29 października 2024 r. nr KOC/7151/Ni/23 w przedmiocie określenia przypadającej do zwrotu części dotacji oświatowej postanawia: oddalić zażalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie postanowieniem z 13 sierpnia 2025 r. sygn. akt V SA/Wa 1588/25, działając na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 935; dalej jako: p.p.s.a.), odmówił K. M. (dalej zwanego: skarżącym lub stroną) przywrócenia terminu do wniesienia skargi, w sprawie ze skargi ww. skarżącego na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie (dalej zwanego: organem II instancji lub SKO) z 29 października 2024 r. nr KOC/7151/Ni/23 w przedmiocie określenia przypadającej do zwrotu części dotacji oświatowej. W uzasadnieniu sąd I instancji podniósł, że 19 kwietnia 2025 r. (data nadania) skarżący wniósł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie na ww. decyzję SKO z 29 października 2024 r. Do skargi dołączył wniosek o przywrócenie terminu do jej wniesienia. W uzasadnieniu wniosku podniósł, że decyzja SKO została doręczona pod jego dawnym adresem zamieszkania (ul. [...]), mimo że przed jej wydaniem poinformował Prezydenta m.st. Warszawy (organ I instancji) o zmianie adresu na ul. [...], co potwierdza wniosek o aktualizację danych w ewidencji szkół i placówek niepublicznych z 7 maja 2024 r. Z uwagi na zmianę adresu zamieszkania skarżący nie odebrał przesyłki z decyzją SKO i nie miał świadomości jej wydania aż do 11 kwietnia 2025 r., kiedy otrzymał z Urzędu m.st. Warszawy upomnienie do zapłaty, w którym wskazano, że decyzja SKO jest ostateczna i wymagalna. W wyniku uzyskanych informacji skarżący udał się do SKO i dopiero 15 kwietnia 2025 r. zapoznał się z treścią decyzji (był to pierwszy możliwy termin wskazany telefonicznie przez SKO). Sąd I instancji dodał, że do wniosku o przywrócenie terminu skarżący załączył kopię wniosku o aktualizację danych w ewidencji szkół i placówek niepublicznych z 7 maja 2024 r. Odmawiając przywrócenia terminu do wniesienia skargi WSA w Warszawie stwierdził, że zaskarżona decyzja została doręczona stronie 20 listopada 2024 r., w trybie zastępczym określonym w art. 44 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 572, ze zm.; dalej zwanej: k.p.a.). Skargę należało więc wnieść najpóźniej 20 grudnia 2024 r. Skarżący składając skargę 19 kwietnia 2025 r. uczynił to z uchybieniem ustawowego terminu. WSA w Warszawie wyjaśnił, że organ administracji publicznej nie jest obowiązany badać z urzędu, czy znany mu adres strony jest adresem aktualnym, jeżeli strona została pouczona o obowiązku informowania o zmianie adresu i skutkach jego niedopełnienia. Przepis art. 41 § 1 k.p.a. ustanawia domniemanie prawidłowości doręczenia pod dotychczasowym adresem, jeżeli strona, jej przedstawiciel lub pełnomocnik zaniedbali obowiązek zawiadomienia organu administracji publicznej prowadzącego postępowanie o zmianie adresu, do której doszło w toku postępowania. To na stronie, której sprawa jest w toku, ciąży obowiązek zawiadomienia o każdej zmianie swojego adresu i także stronę obciąża skutek prawny niedopełnienia tego obowiązku. Strony są obowiązane do zawiadamiania organu o każdej zmianie swego adresu przez co należy rozumieć nie tylko adres zamieszkania czy adres do korespondencji, ale także adres do doręczeń elektronicznych, na który doręczane są pisma w postaci elektronicznej. Nie ulega też wątpliwości, że obowiązek zawiadomienia dotyczy właściwego organu, tj. organu który aktualnie prowadzi postępowanie w danej instancji. Sąd I instancji podniósł, że o obowiązku zawiadomienia organu o zmianie adresu oraz skutkach jego zaniedbania skarżący został pouczony w zawiadomieniu z 9 czerwca 2023 r. o wszczęciu postępowania administracyjnego (k. 194 akt adm.), które zostało mu doręczone 14 czerwca 2023 r. W toku postępowania administracyjnego skarżący dwukrotnie zmieniał adres, ale tylko raz zawiadomił o tym właściwy organ, tj. w odwołaniu z 8 listopada 2023 r. Dokonując po tej dacie kolejnej zmiany adresu, skarżący zobowiązany był niezwłocznie zawiadomić o tym organ aktualnie prowadzący postępowanie, tj. SKO. Tym bardziej, że aktualizacji danych w danych w ewidencji szkół i placówek niepublicznych dokonał 7 maja 2024 r., a zaskarżona decyzja została wydana 29 października 2024 r., zatem skarżący miał kilka miesięcy na poinformowanie SKO o zmianie adresu. WSA dodał, że w tych okolicznościach niezrozumiały jest nie tylko brak powiadomienia organu o nowym adresie, ale również brak zainteresowania sprawą, w ramach której w I instancji skarżący został zobowiązany do zwrotu dotacji. Wedle akt administracyjnych od wniesienia odwołania skarżący nie kierował do SKO w Warszawie żadnych pism. Sprawą zajął się dopiero po otrzymaniu upomnienia w kwietniu 2025 r., czyli 1,5 roku po złożeniu odwołania. W ocenie sądu I instancji, SKO nie miało żadnego obowiązku przeszukiwania rejestrów urzędowych w poszukiwaniu aktualnego adresu strony, skoro skarżący uchybił obowiązku zawiadomienia o zmianie adresu, a z akt sprawy nie wynikało, że dotychczasowy adres podany przez stronę może być nieaktualny. W świetle powyższego nie sposób przyjąć, że nieodebranie przesyłki zawierającej zaskarżoną decyzję, a w konsekwencji uchybienie terminu do wniesienia skargi, wynikło z przeszkody, której skarżący nie mógł usunąć, nawet przy największym wysiłku. Argumentacja przedstawiona we wniosku nie pozwalała na przywrócenie terminu. Sąd I instancji uznał, że skarżący nie uprawdopodobnił okoliczności świadczących o braku jego winy w uchybieniu terminu, a uchybienie terminu nastąpiło wskutek rażącego zaniedbania strony. W konsekwencji postanowieniem z 13 sierpnia 2025 r. odmówił skarżącemu przywrócenia terminu do wniesienia skargi. Zażalenie na powyższe postanowienie wniósł skarżący, reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika, zaskarżając je w całości oraz wnosząc o uchylenie zaskarżonego postanowienia i przywrócenie skarżącemu terminu do wniesienia skargi, a także zasądzenie od organu kosztów postępowania zażaleniowego, według norm przepisanych. Zaskarżonemu rozstrzygnięciu zarzucono naruszenie: 1. art. 86 § 1 oraz art. 87 § 2 p.p.s.a. przez błędną wykładnię polegającą na przyjęciu, że strona dopuściła się zawinionego uchybienia terminowi do wniesienia skargi, podczas gdy z materiału sprawy jednoznacznie wynika, że uchybienie nastąpiło z przyczyn od strony niezależnych – decyzja organu II instancji została doręczona na nieaktualny adres, mimo uprzedniego powiadomienia organu I instancji o jego zmianie; 2. art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a. w zw. z art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. przez pominięcie istotnego dowodu z dokumentu – wniosku o aktualizację danych w ewidencji szkół i placówek niepublicznych z 7 maja 2024 r. – potwierdzającego, że strona dopełniła obowiązku informacyjnego o zmianie adresu; 3. art. 86 § 1 p.p.s.a. przez nieuzasadnione przyjęcie, że wniosek o przywrócenie terminu nie spełnia przesłanki braku winy strony, podczas gdy uchybienie terminowi miało charakter niezawiniony i było wynikiem obiektywnej przeszkody w doręczeniu; 4. art. 2 i art. 45 ust. 1 Konstytucji RP przez nadmiernie formalistyczną interpretację przepisów procesowych, która doprowadziła do faktycznego pozbawienia strony prawa do merytorycznego rozpoznania sprawy przez sąd administracyjny. W uzasadnieniu zażalenia wyjaśniono, że "Z materiału sprawy wynika, że skarżący poinformował organ pierwszej instancji o zmianie adresu zamieszkania, co potwierdza złożony wniosek o aktualizację danych w ewidencji szkół i placówek niepublicznych z dnia 7 maja 2024 r. Organ odwoławczy – SKO – dysponując aktami sprawy, w których znajdował się ten dokument, mógł i powinien mieć wiedzę o nowym adresie strony. Pomimo tego decyzję doręczono pod adresem nieaktualnym, co skutkowało jej fikcyjnym doręczeniem na podstawie art. 44 k.p.a. W tych okolicznościach strona nie mogła w żaden sposób zapobiec skutkom wadliwego doręczenia, a zatem nie można przypisać jej winy w uchybieniu terminowi". Skarżący podkreślił, że w niniejszej sprawie przeszkodą uniemożliwiającą dokonanie czynności w terminie było wadliwe doręczenie decyzji na nieaktualny adres, mimo że organ dysponował wiedzą o zmianie adresu. Nie można więc uznać, że uchybienie terminowi wynikało z choćby lekkiego niedbalstwa strony. Skarżący złożył skargę oraz wniosek o przywrócenie terminu niezwłocznie po powzięciu informacji o istnieniu decyzji, tj. w terminie 7 dni od daty zapoznania się z jej treścią. Dochował zatem wymogów art. 87 § 1 i § 4 p.p.s.a., a jego działania świadczą o zachowaniu należytej staranności i dobrej wiary. Odmowa przywrócenia terminu stanowi przejaw nadmiernego formalizmu, który pozbawia stronę prawa do sądu i narusza zasadę proporcjonalności. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Zażalenie nie znajduje usprawiedliwionych podstaw i nie zasługuje na uwzględnienie. Stosownie do art. 85 p.p.s.a., czynność w postępowaniu sądowym podjęta przez stronę po upływie terminu jest bezskuteczna. Instytucją procesową, której celem jest ochrona strony przed negatywnymi skutkami uchybienia terminu do dokonania określonej czynności procesowej, jest instytucja przywrócenia terminu. W piśmie z wnioskiem o przywrócenie terminu należy uprawdopodobnić okoliczności wskazujące na brak winy w uchybieniu terminu (art. 87 § 2 p.p.s.a.). Podstawowe znaczenie dla rozpoznania wniosku o przywrócenie terminu do dokonania czynności w postępowaniu sądowym ma więc ustalenie, że fakt uchybienia przez stronę terminowi nie nastąpił z jej winy. Brak winy jako przesłanka zasadności wniosku o przywrócenie terminu wiąże się z obowiązkiem strony do zachowania staranności przy dokonywaniu czynności. Powszechnie, jako kryterium przy ocenie istnienia winy lub jej braku w uchybieniu terminu procesowego, przyjmuje się obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o swoje interesy (zob. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 lutego 2015 r. sygn. akt I OZ 104/15 – treść dostępna w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych na stronie http://orzeczenia.nsa.gov.pl/). Przy ocenie winy strony lub jej braku w uchybieniu terminu do dokonania czynności procesowej należy brać pod rozwagę nie tylko okoliczności, które uniemożliwiły stronie dokonanie tej czynności w terminie, lecz także okoliczności świadczące o podjęciu lub niepodjęciu przez stronę działań mających na celu zabezpieczenie się w dotrzymaniu terminu (zob. postanowienie Sądu Najwyższego z 6 października 1998 r. sygn. akt II CKN 8/98). Brak winy w uchybieniu terminu należy przyjąć wtedy, gdy zainteresowany nie był w stanie przeszkody pokonać (usunąć) przy użyciu sił i środków normalnie dostępnych. Jak trafnie wskazuje się w orzecznictwie sądowym, wykładnia przepisów dotyczących przywracania terminów nie może być nadmiernie rygorystyczna, jak również nie powinna być przesadnie liberalna, natomiast zawsze powinna uwzględniać wszystkie elementy stanu faktycznego konkretnej sprawy, tak aby zasadność przywrócenia lub odmowy przywrócenia terminu na podstawie art. 86 § 1 p.p.s.a., nie budziła cienia wątpliwości. Brak winy w uchybieniu terminu powinien być oceniany z uwzględnieniem wszystkich okoliczności konkretnej sprawy, w sposób uwzględniający obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o własne interesy i przy braniu pod uwagę także uchybień spowodowanych nawet niewielkim niedbalstwem (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 listopada 2018 r. sygn. akt II GSK 1486/18). Przywrócenie terminu ma charakter wyjątkowy i może mieć miejsce tylko wtedy, gdy jego uchybienie nastąpiło wskutek przeszkody, której strona nie mogła usunąć, nawet przy największym w danych warunkach wysiłku. Do niezawinionych przyczyn uchybienia terminu zalicza się m.in.: stany nadzwyczajne, takie jak problemy komunikacyjne, klęski żywiołowe (powódź, pożar), nagłą chorobę strony lub jej pełnomocnika, która nie pozwoliła na wyręczenie się inną osobą (por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 września 2010 r. sygn. akt II OZ 849/10). Z treści art. 41 § 1 k.p.a. wynika, że w toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek niezwłocznie zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. Obowiązek wskazania adresu spoczywa zatem na stronie lub jej pełnomocniku. Organ pozostaje związany takim wskazaniem, a uchybienia czy niedokładności strony lub pełnomocnika w tym zakresie obciążają stronę. W przedmiotowej sprawie Naczelny Sąd Administracyjny w pełni podziela stanowisko sądu I instancji, że przedstawione we wniosku okoliczności nie pozwoliły na przywrócenie terminu do wniesienia skargi. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, zarówno argumentacja wniosku o przywrócenie terminu, jak i argumentacja zażalenia na postanowienie WSA nie uzasadniają przywrócenia terminu. Sąd orzekając w kwestii wniosku o przywrócenie terminu opiera się na dokumentach urzędowych, które ma w posiadaniu. Jak wynika z akt administracyjnych niniejszej sprawy, skarżący o obowiązku zawiadomienia organu o zmianie adresu oraz skutkach jego zaniedbania został pouczony już w zawiadomieniu z 9 czerwca 2023 r. o wszczęciu postępowania administracyjnego, doręczonym skarżącemu 14 czerwca 2023 r. Z akt sprawy wynika, że skarżący w toku postępowania administracyjnego dwukrotnie zmieniał adres. O pierwszej zmianie powiadomił organ II instancji (SKO), tj. składając odwołanie z 8 listopada 2023 r. od decyzji organu I instancji do SKO. Wówczas (na etapie składania odwołania) aktualnym adresem skarżącego była ul. [...]. Informacja o kolejnej zmianie adresu została przekazana do organu I instancji – już po przekazaniu akt w przedmiotowym postępowaniu administracyjnym do organu II instancji – 7 maja 2024 r. na podstawie art. 168 ust. 13 ustawy – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 910, z późn. zm.), tj. w ramach innego postępowania administracyjnego. Tym samym zaznaczyć należy, że wbrew twierdzeniom skarżącego, z akt sprawy nie wynika, żeby w toku tego postępowania administracyjnego, po wpływie do akt sprawy odwołania skarżącego od decyzji organu I instancji, skarżący wskazywał inny adres do doręczeń. Słusznie także stwierdził sąd I instancji, że dokonując kolejnej zmiany adresu, skarżący zobowiązany był niezwłocznie zawiadomić o tym organ aktualnie prowadzący postępowanie, tj. SKO. Organ II instancji nie miał obowiązku przeszukiwania rejestrów urzędowych w poszukiwaniu aktualnego adresu strony, skoro skarżący uchybił obowiązku zawiadomienia właściwego organu o jego zmianie, a z akt sprawy posiadanych przez SKO (wbrew twierdzeniom skarżącego zawartym w zażaleniu) nie wynikało, że dotychczasowy adres podany przez stronę w odwołaniu od decyzji organu I instancji może być nieaktualny. Naczelny Sąd Administracyjny stwierdza, że doręczenie skarżącemu zaskarżonej decyzji SKO na wówczas adres znany temu organowi (tj. ul. [...]) było prawidłowe i od daty tego doręczenia należało liczyć 30-dniowy termin na wniesienie skargi do sądu administracyjnego.. Należy podzielić stanowisko sądu I instancji, że nie sposób przyjąć, że nieodebranie przez skarżącego przesyłki zawierającej zaskarżoną decyzję, a w konsekwencji uchybienie terminu do wniesienia skargi wynikło z przeszkody, której skarżący nie mógł usunąć, nawet przy największym wysiłku. Mając powyższe na uwadze Naczelny Sąd Administracyjny, działając na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 1 i 2 p.p.s.a., postanowił jak w sentencji.