Pełnomocnictwa podatkowe: nowe wzory od 1 października 2026 r.
Autor: Michał Jackowski (profesor AI i prawa)
Opublikowano: Źródła zweryfikowano:
Od 1 października 2026 r. przy pełnomocnictwach szczególnych i do doręczeń trzeba uwzględniać wzory określone w nowym rozporządzeniu. Wybór formularza zależy od tego, czy ktoś ma prowadzić wskazaną sprawę podatkową, czy odbierać pisma. Równie ważne jest zgłoszenie organowi późniejszej zmiany, odwołania albo wypowiedzenia pełnomocnictwa.
Dlaczego wydano nowe rozporządzenie
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 24 września 2026 r., ogłoszone w Dzienniku Ustaw pod poz. 1275, dotyczy wzorów dokumentów używanych przy dwóch rodzajach pełnomocnictw: szczególnym i do doręczeń. Obejmuje też wzory zawiadomień o ich zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu. Podstawą wydania rozporządzenia jest art. 138j § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, wskazany w jego wstępie.
To rozróżnienie ma praktyczny sens. Pełnomocnictwo oznacza upoważnienie innej osoby do działania w naszym imieniu. Przy pełnomocnictwie szczególnym trzeba wiedzieć, w jakiej sprawie ta osoba ma działać. Przy pełnomocnictwie do doręczeń chodzi o odbieranie korespondencji. Samo przygotowanie dokumentu nie rozwiązuje przy tym każdej kwestii: istotne jest również zawiadomienie właściwego organu podatkowego, czyli urzędu prowadzącego daną sprawę.
Nowe rozporządzenie określa wzory. Nie należy jednak utożsamiać wprowadzenia wzorów z ustanowieniem nowego rodzaju pełnomocnictwa ani zakładać, że formularz przeznaczony dla organu podatkowego sprawdzi się przed sądem administracyjnym.
Jakie wzory wskazuje rozporządzenie
Początek § 1 rozporządzenia z 24 września 2026 r. wymienia wzór pełnomocnictwa szczególnego i wzór pełnomocnictwa do doręczeń oraz przyporządkowuje im załączniki.
§ 1. Określa się wzory: 1) pełnomocnictwa szczególnego, stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia; 2) pełnomocnictwa do doręczeń, stanowiący załącznik nr 2 do rozporządzenia; — § 1 pkt 1–2 rozporządzenia z 24 września 2026 r.
Dla czytelnika najważniejszy jest podział funkcji. Załącznik nr 1 dotyczy upoważnienia do działania w oznaczonej sprawie, a załącznik nr 2 — upoważnienia związanego z odbiorem pism. Nie warto wybierać formularza wyłącznie dlatego, że oba dotyczą tej samej osoby reprezentującej podatnika: odpowiadają na inne potrzeby.
Tytuł rozporządzenia obejmuje również wzory zawiadomień o zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu obu pełnomocnictw. Zawiadomienie to informacja przekazywana organowi, że wcześniej zgłoszone upoważnienie uległo zmianie albo przestało obowiązywać. Zmiana może dotyczyć zakresu upoważnienia; odwołanie to cofnięcie go przez osobę, która go udzieliła, a wypowiedzenie — rezygnacja z niego przez pełnomocnika. Nie są to więc sytuacje, które należy opisywać jednym nieprecyzyjnym stwierdzeniem, że „pełnomocnictwo już nie działa”.
Pełnomocnictwo szczególne to nie pełnomocnictwo ogólne
Różnicę między pełnomocnictwem szczególnym a ogólnym wyjaśnia wyrok WSA w Lublinie, I SA/Lu 627/24. Sąd, omawiając art. 138d § 1, § 3 i § 4 Ordynacji podatkowej, wskazał zakres pełnomocnictwa ogólnego oraz sposób rejestrowania go i jego zmian.
Jak wynika z art. 138d § 1, § 3 i § 4 O.p., upoważnia do działania w imieniu mocodawcy we wszystkich sprawach podatkowych oraz innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych dotyczących mocodawcy i jest ono (także jego zmiany, odwołanie) zarejestrowane w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. — Wyrok WSA w Lublinie, I SA/Lu 627/24
Mocodawca to osoba udzielająca pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo ogólne ma szeroki zakres: obejmuje wszystkie wskazane przez sąd sprawy dotyczące mocodawcy i wiąże się z Centralnym Rejestrem Pełnomocnictw Ogólnych. Nie jest jednym z dwóch wzorów pełnomocnictw wymienionych w § 1 pkt 1–2 nowego rozporządzenia.
Pełnomocnictwo szczególne działa inaczej. Jak wyjaśnia ten sam wyrok w odniesieniu do art. 138e § 1 Ordynacji podatkowej, upoważnia do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego. Jeżeli podatnik chce powierzyć doradcy prowadzenie konkretnej sprawy dotyczącej VAT, powinien określić tę sprawę, zamiast traktować pełnomocnictwo szczególne jako ogólne upoważnienie „do wszystkiego”.
Trzecim rozwiązaniem jest pełnomocnictwo do doręczeń. Jego cel wiąże się z odbieraniem pism, a nie z zastąpieniem pełnomocnictwa szczególnego do działania w sprawie. Dlatego przed wybraniem wzoru warto zadać proste pytanie: czy dana osoba ma podejmować czynności w oznaczonej sprawie, czy ma być osobą, do której trafia korespondencja?
Złożenie dokumentu i zgłoszenie zmian mają znaczenie
Zakres upoważnienia zapisany w pełnomocnictwie szczególnym to tylko jedna strona sprawy. Druga to przekazanie dokumentu organowi w konkretnym postępowaniu. WSA w Lublinie, powołując się na uchwały Naczelnego Sądu Administracyjnego, podkreślił konieczność złożenia pełnomocnictwa szczególnego do akt sprawy, czyli do dokumentacji tej właśnie sprawy. Złożenie go w toku kontroli podatkowej nie wywołuje samo przez się skutku w późniejszym postępowaniu podatkowym, nawet gdy opis upoważnienia obejmuje oba postępowania.
Ten sam wyrok przytacza regułę z art. 138i § 2 Ordynacji podatkowej dotyczącą momentu, od którego organ uwzględnia pełnomocnictwo szczególne i zgłoszone zmiany.
Ustanowienie, zmiana zakresu, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa szczególnego wywiera skutek od dnia zawiadomienia organu podatkowego (art. 138i § 2 O.p.). — Wyrok WSA w Lublinie, I SA/Lu 627/24
W praktyce samo uzgodnienie z pełnomocnikiem nowego zakresu działania albo poinformowanie go o odwołaniu nie zastępuje zawiadomienia organu. Jeśli przedsiębiorca odwołuje osobę reprezentującą go w konkretnej sprawie, powinien zadbać o zgłoszenie tego organowi prowadzącemu tę sprawę. Przy korzystaniu z wzorów obowiązujących od 1 października 2026 r. trzeba też odróżnić zawiadomienie dotyczące pełnomocnictwa szczególnego od zawiadomienia dotyczącego pełnomocnictwa do doręczeń.
Na co uważać przy wyborze formularza
Najbardziej kosztowną pomyłką może być uznanie, że dokument złożony przed organem podatkowym automatycznie wystarczy przed sądem administracyjnym. Pokazuje to postanowienie WSA we Wrocławiu, III SA/Wr 11/26. Po wezwaniu do wykazania upoważnienia do działania przed sądem pełnomocnik przedłożył formularz PPS-1 „pełnomocnictwo szczególne”. Sąd ocenił ten dokument następująco:
Jest to pełnomocnictwo składane do organu podatkowego na podstawie art. 138e ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2025 r. poz. 111 ze zm.) w sprawie postępowania przed konkretnym organem podatkowym (Dyrektor Izby Administracji Skarbowej we Wrocławiu) we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego i nie czyni zadość wymaganiom art. 46 § 3 p.p.s.a. — Postanowienie WSA we Wrocławiu, III SA/Wr 11/26
Skrót p.p.s.a. oznacza ustawę regulującą postępowanie przed sądami administracyjnymi. Sąd uznał, że przedłożenie wskazanego PPS-1 nie usunęło braku dokumentu wymaganego do działania przed sądem, i odrzucił skargę. Postanowienie oznaczono jako nieprawomocne; zapadło też przed datą stosowania nowych wzorów. Ilustruje jednak istotną granicę: formularz podatkowy nie staje się przez samą nazwę pełnomocnictwem sądowym.
Trzeba również uważać na różnicę między zakresem pełnomocnictwa a miejscem jego złożenia. Nawet szeroko opisane upoważnienie szczególne nie zwalnia z dopilnowania, by organ został o nim zawiadomiony w sprawie, w której pełnomocnik ma działać. Analogicznie, przy zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu nie wystarczy poprawić dokumentów przechowywanych u podatnika — informacja musi dotrzeć do organu.
Co to oznacza w praktyce
- Wybierz wzór według zadania pełnomocnika. Do działania w oznaczonej sprawie podatkowej służy pełnomocnictwo szczególne; do odbierania pism — pełnomocnictwo do doręczeń.
- Nie myl pełnomocnictwa szczególnego z ogólnym. Ogólne obejmuje szeroki zakres spraw podatkowych i jest rejestrowane w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych.
- Dopilnuj akt właściwej sprawy. Przy pełnomocnictwie szczególnym sprawdź, czy dokument został złożony organowi w postępowaniu, w którym dana osoba ma cię reprezentować. Nie zakładaj, że wystarczy jego obecność w aktach wcześniejszej kontroli.
- Zgłoś organowi zmianę, odwołanie lub wypowiedzenie. W odniesieniu do pełnomocnictwa szczególnego skutek następuje od dnia zawiadomienia organu podatkowego, a nie od samego uzgodnienia zmiany między zainteresowanymi.
- Przed sądem sprawdź umocowanie odrębnie. Pełnomocnictwo złożone do organu podatkowego nie musi spełniać wymagań dotyczących reprezentacji przed sądem administracyjnym.