III SAB/Wr 3/25

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Sędziowie Sędzia WSA Anetta Chołuj, Sędzia WSA Barbara Ciołek (sprawozdawca), Anna Kuczyńska-Szczytkowska, , po rozpoznaniu w Wydziale III w dniu 15 kwietnia 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym sprawy ze skargi K.S. na bezczynność EMC Instytutu Medycznego S.A. we Wrocławiu w przedmiocie wydania kopii dokumentacji medycznej I. stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności w sprawie z wniosku strony skarżącej; II. stwierdza, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; III. umarza postępowanie w zakresie zobowiązania organu do załatwienia sprawy; IV. przyznaje od organu na rzecz strony skarżącej sumę pieniężną w kwocie 400 (czterysta) złotych; V. zasądza od organu na rzecz strony skarżącej kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Przedmiotem skargi K. S. (dalej: skarżąca, strona) jest bezczynność EMC Instytut Medyczny S.A. we Wrocławiu (dalej: spółka, przychodnia, organ) w udostępnieniu kopii dokumentacji medycznej. Z akt sprawy wynika, że strona w dniu 27 sierpnia 2024 r. złożyła drogą telefoniczną wniosek o wydanie kopii dokumentacji medycznej. Pismem z dnia 21 stycznia 2025 r. strona złożyła skargę na bezczynność przychodni (wpływ do Sądu dnia 13 marca 2025 r.), zarzuciła strona naruszenie między innymi art. 23 ust.1, art. 24 ust.1, art. 26 ust 1 oraz art.27 ustawy z dnia 6 listopada 2008r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 581 ze zm., dalej: ustawa o prawach pacjenta, uppRPP), rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 798 ze zm., dalej: rozporządzenie), art.15 RODO, Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych odpowiednich przepisów prawa. Wniosła strona o: 1) zobowiązanie przychodni do niezwłocznego wydania skarżącej kopii żądanej dokumentacji medycznej; 2) stwierdzenie, że działanie przychodni miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3) zwrot kosztów postępowania sądowego; 4) przyznanie skarżącej odpowiedniej sumy pieniężnej. W uzasadnieniu skargi strona argumentowała, że dnia 27 sierpnia 2024 r. telefonicznie wnioskowała o wydanie kopii dokumentacji medycznej. Wniosek został przyjęty skutecznie, co zostało potwierdzone poprzez przesłanie kopii zgłoszenia na adres e-mail skarżącej (w załączeniu). W związku z bezczynnością podmiotu leczniczego, drogą elektroniczną strona wysłała trzy ponaglenia: pierwsze 7 listopada 2024 r., drugie 19 listopada 2024r. oraz trzecie 27 grudnia 2024 r. Sprawa, wraz z wysłaniem drugiego i trzeciego ponaglenia, została przekazana do wiadomości Rzecznika Praw Pacjenta. Wskazała strona, że do dnia bieżącego nie otrzymała dokumentacji medycznej, a powinno to nastąpić bez zbędnej zwłoki. Powołała strona przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 1691 ze zm., dalej: k.p.a.) art. 12 § 1 i 2 oraz orzecznictwo sądów administracyjnych. Dalej wskazała strona, że dowiedziała się, że próbowano skłonić ją do ponownego złożenia wniosku w formie pisemnej, prawdopodobnie po to, by zyskać nowy okres realizacji wniosku i anulować poprzedni wniosek, co zarówno przez Narodowy Fundusz Zdrowia jak i Rzecznika Praw Pacjenta jednoznacznie uznane zostało za nieuzasadnione i utwierdzono skarżącą, że wniosek został złożony skutecznie, a zwłoka jest nieuzasadniona i następnie zalecono złożenie skargi na Przychodnię do Narodowego Funduszu Zdrowia jak i do Rzecznika Praw Pacjenta, a także do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. W związku z tym, wraz ze złożeniem niniejszej skargi skarżąca złożyła skargi do Narodowego Funduszu Zdrowia oraz do Rzecznika Praw Pacjenta, które to Instytucje zobowiązały się dogłębnie zbadać sprawę. Wyjaśniła strona, że zaistniała sytuacja znacznie utrudnia kontynuację leczenia skarżącej oraz wpływa na proces orzecznictwa rentowego, gdyż skarżąca, jako osoba z orzeczoną zagranicą niezdolnością do pracy, oczekująca komisji rentowej w H. została wezwana do stawienia się przed orzecznikiem zagranicznym w dniu 13 lutego 2025 r. Wniosek o wydanie dokumentacji został złożony odpowiednio wcześnie. Mimo to oraz pomimo ponagleń skarżąca nie otrzymała dokumentacji, a brak pełnej dokumentacji medycznej może w sposób znaczący wpłynąć na decyzję organu rentowego zagranicznego, a tym samym utratę środków do życia przez skarżącą. W związku z powyższym skarżąca wnioskowała o przyznanie od Przychodni j kwoty 35.000zł oraz o zwrot kosztów sądowych. W załączeniu do skargi strona przedłożyła wydruki maili W odpowiedzi na skargę przychodnia wniosła o oddalenie skargi. W uzasadnieniu wskazała, że wniosek strony z sierpnia 2024 r. był nieprecyzyjny, a składanie go drogą telefoniczną uniemożliwiło potwierdzenie tożsamości. W związku z powyższym, przychodnia zwróciła się drogą mailową z prośbą o przesłanie wniosku na dedykowanym formularzu. Po otrzymaniu skargi i możliwości zweryfikowania danych strony, pomimo braku odesłania formularza, przychodnia podjęła działania mające na celu realizację żądania. W dniu 30 stycznia 2025 r. wydano skarżącej całą dokumentację medyczną posiadaną przez przychodnię. Dokumentacja ta została nadana wraz z pismem przewodnim w dniu 30 stycznia 2025 r., a przesyłka została awizowana 31 stycznia 2025 r. Od tego momentu strona miała możliwość odbioru przesyłki w placówce pocztowej, co potwierdza jej odbiór dnia 14 lutego 2025 r. Informacja o wysłaniu dokumentacji została również przesłana drogą mailową. Zaznaczyła strona, że dokumentacja medyczna prowadzona przez poprzednika prawnego spółki za okres żądany przez stronę, m.in. 2013 r. prowadzona była wyłącznie w formie papierowej. Dalej przychodnia podała, że dnia 19 lutego 2025 r. strona skierowała do przychodni dwa pisma. W pierwszym przedstawiła swoje stanowisko, utrzymując, że skarga na bezczynność pozostaje zasadna, oraz domagała się rekompensaty. W drugim piśmie ponownie zażądała wydania dokumentacji medycznej, tym razem obejmującej dane z innych placówek należących do spółki. W odpowiedzi na to żądanie, w dniu 12 marca 2025 r. przychodnia przesłała kolejną część dokumentacji. Argumentowała przychodnia, że działała zgodnie z przepisami prawa, podjęła działania w celu potwierdzenia tożsamości strony, i 30 stycznia 2025 r. przekazano stronie dokumentację. Podkreśliła przychodnia, że przepis nie określa terminu na wydanie dokumentacji, a opóźnienie w sprawie było następstwem braku formalnego wniosku. Stwierdziła przychodnia, że strona nie przedstawiła dowodów na poniesienie szkody. W kolejnych pismach kierowanych do Sądu strona i przychodnia wskazywały na czynności podejmowane już po wniesieniu skargi. Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Skarga jest uzasadniona. Zgodnie z art. 3 § 2 pkt 8 i 9 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026. poz. 143 ze zm., dalej: p.p.s.a.) kontrola działalności administracji publicznej, sprawowana przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawach skarg na bezczynność organów administracji oraz na przewlekłe prowadzenie postępowania przez te organy w przypadkach określonych w art. 3 § 2 pkt 1-4. Na podstawie tego przepisu skarga do Sądu przysługuje więc w sprawach, w których są wydawane decyzje i postanowienia (pkt 1-3) oraz w tych sprawach, w których mogą być wydawane akty lub podejmowane czynności dotyczące przyznania, stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, określone w art. 3 § 2 pkt 4 p.p.s.a. W rozpoznawanej sprawie skarga dotyczy bezczynności w udostępnieniu skarżącej kopii dokumentacji medycznej. Na gruncie ustawy o prawach pacjenta w orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, że zakład opieki zdrowotnej jest zakładem administracyjnym, który z uwagi na unormowania stanowiące podstawę tworzenia i działalności tego rodzaju zakładów, w określonym zakresie wykonuje funkcje z zakresu administracji publicznej. Stosunek prawny pomiędzy takim zakładem a pacjentem, w zakresie udostępniania pacjentowi dotyczącej jego osoby dokumentacji medycznej jest stosunkiem administracyjnoprawnym, udostępnienie zaś tej dokumentacji następuje w drodze działania (czynności) zakładu, które może być przedmiotem skargi do sądu administracyjnego. W obecnym stanie prawnym obowiązek jaki ciąży na podmiocie udzielającym świadczeń zdrowotnych podlega zatem kontroli sprawowanej przez sądy administracyjne. (por. wyroki: NSA z 15 lipca 2011 r. sygn. I OSK 667/11, postanowienie NSA z 8 listopada 2012 r., sygn. akt II OZ 958/12, wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z 12 stycznia 2017 r., sygn. akt II SAB/Go 156/16, wyrok WSA w Łodzi z 16 grudnia 2014 r., sygn. akt III SAB/Łd 40/14, dostępne w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych, CBOSA). W uzasadnieniu uchwały NSA z dnia 22 czerwca 2020 r., sygn. akt II OPS 5/19 wskazano, że stwierdzenie, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 p.p.s.a., iż organ dopuścił się bezczynności/przewlekłości, następuje w wyniku uwzględnienia skargi na bezczynność/przewlekłość, której przedmiot określony jest zdefiniowanym w art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a. stanem bezczynności/przewlekłości, istniejącym w dacie wniesienia skargi i zakwestionowanym ponagleniem. Z tego powodu należy przyjąć, że ocena zasadności skargi na bezczynność/przewlekłość może być dokonana jedynie na dzień wniesienia skargi (por. analogicznie T. Woś [w] T. Woś, H. Knysiak-Sudyka, M Romańska; Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, komentarz, 6 wyd., str. 876; A. Kabat [w] B. Dauter, A. Kabat. M. Niezgódka- Medek; Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, Komentarz, wyd. 7, str. 490). Mając na uwadze, że stan bezczynności organu ocenia się na dzień wniesienia skargi, to podnoszone przez strony postępowania w pismach procesowych zarzuty i argumenty odnoszące się do zdarzeń zaistniałych już po wniesieniu skargi pozostają poza zakresem kontroli Sądu. Przechodząc do istoty sprawy, wyjaśnić trzeba, że oceny, czy organ dopuścił się bezczynności w udostępnieniu dokumentacji medycznej należy dokonywać w świetle art. 51 ust. 3 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z którym każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. Ograniczenie tego prawa może określić ustawa, a zgodnie z art. 26 ust. 1 uppRPP podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta. Sposoby udostępniania dokumentacji medycznej wymienione zostały w art. 27 tej ustawy, a mianowicie są to: 1) wgląd w dokumentację w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych, z wyłączeniem medycznych czynności ratunkowych, albo w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych, z zapewnieniem pacjentowi lub innym uprawnionym organom lub podmiotom możliwości sporządzania notatek lub zdjęć, 2) sporządzenie wyciągów, odpisów, kopii lub wydruku, 3) wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, na żądanie organów władzy publicznej albo sądów powszechnych, a także w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta, 4) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, 5) na informatycznym nośniku danych. Natomiast zgodnie z § 70 rozporządzenia dokumentację udostępnia się z zachowaniem jej integralności, poufności oraz autentyczności, bez zbędnej zwłoki (ust. 1), w przypadku gdy dokumentacja jest udostępniana w formie wydruku, osoba upoważniona przez podmiot potwierdza jego zgodność z dokumentacją i opatruje swoim oznaczeniem, zawierającym imię (imiona), nazwisko, stanowisko i podpis. Wydruk sporządza się w sposób umożliwiający identyfikację osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych, zgodnie z § 10 pkt 3 (ust. 2), wydruk dokumentacji medycznej z SWD PRM nie wymaga potwierdzenia, o którym mowa w ust. 2 (ust. 2a), w przypadku udostępnienia dokumentacji w postaci papierowej w sposób określony w art. 27 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta pozostawia się kopię lub pełny odpis wydanej dokumentacji (ust. 3). Należy też wskazać na § 71 rozporządzenia, który stanowi, że w przypadku gdy udostępnienie dokumentacji nie jest możliwe, odmowę przekazuje się w postaci elektronicznej albo papierowej, zgodnie z żądaniem uprawnionego organu lub podmiotu. W każdym przypadku wymagane jest podanie przyczyny odmowy. "(...) przepisy prawa (w postaci § 70 ust. 1 in fine r.s.d.) regulują termin na załatwienie sprawy w przedmiocie udostępnienia dokumentacji za pomocą zwrotu "bez zbędnej zwłoki", co jest rozwiązaniem skopiowanym z regulacji o podstawowym terminie załatwienia sprawy w art. 35 § 1 k.p.a. i oznacza "niezwłoczne załatwienie sprawy" nie wymagającej prowadzenia postępowania wyjaśniającego (art. 35 § 2 i art. 35 § 3 a contrario k.p.a.). Tak uregulowany termin wymaga od organu podjęcia czynności lub aktu kończącego postępowanie już "po krótkim upływie czasu" (zob. G. Łaszczyca, Realność terminu załatwiania sprawy w ogólnym postępowaniu administracyjnym, Studia Prawnoustrojowe 2021, Nr 54, s. 314), co sprowadza na niego obowiązek zakończenia sprawy w przeciągu kilku dni." (za wyrokiem NSA z dnia 29 października 2025 r., sygn. akt II GSK 1058/25, CBOSA). Dalej zaznaczyć trzeba, że oceniając, czy skarżony podmiot dopuścił się bezczynności, Sąd orzeka na podstawie akt sprawy (art. 133 p.p.s.a.). A ze złożonych w sprawie dokumentów wynika, że bezspornym jest że strona w dniu 27 sierpnia 2024 r. wystąpiła drogą telefoniczną o udostępnienie przez przychodnię kopii jej dokumentacji medycznej. Natomiast, co do dalszego przebiegu postępowania pomiędzy stanowiskami stron występuje rozbieżność. Mianowicie według strony jej zgłoszenie zostało przyjęte, strona przesłała formularz i wobec braku informacji od przychodni w kolejnych mailach kierowanych do przychodni (z dnia 19, 20 listopada 2024 r., 27 grudnia 2024 r.) strona monitowała sprawę i wskazywała na brak udostępnienia dokumentacji. Natomiast według stanowiska przychodni, wobec zgłoszenia telefonicznego i konieczności potwierdzenia tożsamości, strona została poproszona o przesłanie wniosku na dedykowanym w tym celu formularzu, czego jak twierdzi przychodnia strona nie uczyniła. W odpowiedzi na skargę przychodnia twierdzi, że dopiero po otrzymaniu skargi i możliwości zweryfikowania danych skarżącej przychodnia podjęła działania mające na celu realizację żądania strony i w dniu 30 stycznia 2025 r. udostępniono dokumentację medyczną. Przede wszystkim wskazać należy, że na podstawie udzielonej przez przychodnię odpowiedzi na skargę i przedstawionych dokumentów Sąd nie jest w stanie ustalić, jaki tryb postępowania w zakresie udostępniania dokumentacji medycznej został przyjęty w przychodni. Jak już Sąd wskazywał udostępnienie dokumentacji medycznej jest obowiązkiem podmiotu udzielającego świadczeń medycznych. A zatem podmiot taki w ramach swojej organizacji musi uwzględnić konieczność i zapewnić możliwość udostępnienia dokumentacji medycznej, do której przechowywania jest zobowiązany i winno to następować bez zbędnej zwłoki. W sprawie z informacji przekazanych przez przychodnię wynika jedynie, że przyjmowane są także zgłoszenia telefoniczne i następnie dla celów weryfikacji tożsamości wnioskodawcy winno nastąpić potwierdzenie wniosku na dedykowanym formularzu. Przy czym przychodnia do akt sprawy nie przedłożyła ani wzoru formularza, ani też nie opisała sposobu jego działania, stąd też Sąd nie ma możliwości odniesienia się do jego treści, czy zakresu dokonywania weryfikacji tożsamości i wymaganego zachowania wnioskodawcy. Przychodnia w sprawie nie przedstawiła również żadnych dowodów wskazujących na prowadzoną ze stroną korespondencję dotyczącą realizacji jej wniosku z sierpnia 2024 r. Nie odniosła się również przychodnia do twierdzenia strony zawartego w skardze, że formularz wniosku został przez nią przekazany. Ponadto do skargi strona dołączyła wydruk maila z 7 listopada 2024 r., w którego treści jest zapis "Dziękujemy za wypełnienie formularza. Twoje zgłoszenie zostało przyjęte do obsługi. Wkrótce otrzymasz odpowiedź". Kolejne wydruki z maili wskazują również, że strona wobec braku odpowiedzi, ponagla przychodnię. Przychodnia również odnośnie załączonych wydruków z maili nie zajęła stanowiska. Podkreślić należy, że to pomiot na którym ciążą określone obowiązki ustawowe winien wykazać, że podjął wszelkie niezbędne działania i zapewnił stosowne procedury niezbędne dla ich realizacji. W sprawie przychodnia, jako podmiot zobowiązany do udostępnienia dokumentacji medycznej nie wykazała, że dla realizacji wniosku strony - którego zgłoszenia nie kwestionuje - podjęła jakiekolwiek czynności zmierzające do jego realizacji. Nie wykazała przychodnia, że wobec kierowanych do niej wystąpień strony (maile) podejmowane były jakiekolwiek czynności. Wobec przedstawionego stanu sprawy (na podstawie akt sprawy) Sąd stwierdził, że przychodnia dopuściła się bezczynności. W okresie od zgłoszenia telefonicznego wniosku w sierpniu 2024 r. i dalej po kolejnych mailach strony (listopad, grudzień 2024 r.) przychodnia nie podejmowała żadnych czynności. A dokumentacja została udostępniona już po złożeniu przez stronę skargi do Sądu. Sąd uznał, że bezczynność jakiej dopuściła się przychodnia miała charakter rażący. W orzecznictwie sądów administracyjnych akcentuje się, że rażącym naruszeniem prawa będzie stan, w którym bez żadnej wątpliwości i wahań można stwierdzić, że naruszono prawo w sposób oczywisty. Kwalifikacja naruszenia, jako rażące, musi posiadać pewne dodatkowe cechy w stosunku do stanu określanego jako zwykłe naruszenie. Podkreśla się także, że dla uznania rażącego naruszenia prawa nie jest wystarczające samo przekroczenie przez organ ustawowych obowiązków, czyli także terminów załatwienia sprawy. Wspomniane przekroczenie musi być znaczne i niezaprzeczalne. Ponadto rażące opóźnienie w podejmowanych przez organ czynnościach musi być w oczywisty sposób pozbawione jakiegokolwiek racjonalnego uzasadnienia. Zdaniem Sądu, sytuacja taka w rozpatrywanej sprawie miała miejsca. Z akt sprawy wynika, że przychodnia w żaden sposób nie reagowała na monity strony, a wobec braku odniesienia się do przedłożonych przez stronę wydruków z maili strony oraz braku przedstawienia przyjętej w przychodni procedury dotyczącej udostępniania dokumentacji należy stwierdzić, że przychodnia nie realizowała swojego obowiązku bez zbędnej zwłoki. Biorąc zatem pod uwagę powyższe oraz czas trwania postępowania, jak i opisaną wyżej postawę przychodni, Sąd uznał, że bezczynność miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa. Jak wynika z art. 149 § 2 w zw. z art. 154 § 6 p.p.s.a., w przypadku uwzględnienia skargi na bezczynność lub przewlekłość sąd może z urzędu lub na wniosek strony wymierzyć organowi grzywnę do wysokości dziesięciokrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości pięciokrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim. Przyznanie sumy pieniężnej ma charakter przede wszystkim prewencyjny i kompensacyjny, służąc zadośćuczynieniu za krzywdę, jaką strona poniosła wskutek wadliwie działającej administracji publicznej (tak NSA w wyroku z 23 V 2017 r., I OSK 1662/16, publ. CBOSA). Stwierdzona w sprawie bezczynność o charakterze rażącym uzasadniała przyznanie stronie sumy pieniężnej w wysokości 500 zł. Wobec informacji o udostępnieniu dokumentacji, Sąd umorzył postepowanie w zakresie zobowiązania przychodni do udostępnienia dokumentacji. O kosztach postępowania Sąd orzekł na podstawie art. 200 p.p.s.a.