III SA/Gd 78/26

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Bartłomiej Adamczak Sędziowie: Sędzia WSA Alina Dominiak Asesor sądowy WSA Adam Osik (sprawozdawca) po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym w dniu 14 maja 2026 r. sprawy ze skargi D. Ś. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Gdańsku z dnia 3 grudnia 2025 r. nr SKO Gd/2815/25 w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia odwołania w sprawie skierowania na badania lekarskie 1. uchyla zaskarżone postanowienie; 2. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Gdańsku na rzecz skarżącego D. Ś. kwotę 597 (pięćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Postanowieniem z 3 grudnia 2025 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Gdańsku stwierdziło uchybienie terminu do wniesienia przez D. Ś. odwołania od decyzji Starosty Gdańskiego z 20 sierpnia 2021 r. w sprawie skierowania na badania lekarskie. W sprawie ustalono następujący stan faktyczny i prawny. W dniu 20 sierpnia 2021 r. Starosta Gdański orzekł o skierowaniu strony na badania lekarskie z powodu otrzymania informacji o zastrzeżeniach co do stanu zdrowia mogących powodować niezdolność do prowadzenia pojazdów silnikowych. D. Ś. wniósł odwołanie od powyższej decyzji wraz z wnioskiem o przywrócenie terminu do jego złożenia. Przywołanym na wstępie postanowieniem Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Gdańsku stwierdziło uchybienie terminu do wniesienia odwołania. W uzasadnieniu organ odwoławczy wskazał, że decyzja organu pierwszej instancji została skierowana na adres ul. [...] w W., była dwukrotnie awizowana w dniach 24 sierpnia 2021 i 31 sierpnia 2021 r. i wobec jej niepodjęcia zwrócona do nadawcy. Przyjąć należało, że przesyłka została doręczona w dniu 12 września 2021 r. Zatem termin do wniesienia odwołania upływał w dniu 26 września 2021 r., a odwołanie wniesione w dniu 4 czerwca 2025 r. zostało złożone po upływie ustawowego terminu. natomiast wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania został rozpoznany w dniu 3 grudnia 2025 r. postanowieniem o odmowie przywrócenia terminu. Na ostateczne postanowienie skargę do sądu administracyjnego złożył D. Ś., wnosząc o uchylenie zaskarżonego postanowienia i zasądzenie kosztów postępowania. Zaskarżonemu postanowieniu skarżący zarzucił naruszenie: art. 7, art. 77 § 1 k.p.a. poprzez niewyjaśnienie stanu faktycznego, co skutkowało błędnym uznaniem, że doszło do skutecznego doręczenia decyzji organu pierwszej instancji oraz art. 9, art. 10, art. 41 § 1 i 2, art. 42 § 1 w zw. z art. 44 § 1-4, art. 129 § 1 i 2 k.p.a. poprzez zaaprobowanie doręczania korespondencji na adres nie będący miejscem zamieszkania, ani pracy skarżącego, co doprowadziło do bezzasadnego uznania korespondencji za doręczoną w sposób prawidłowy i wydania zaskarżonego postanowienia a także pozbawienia skarżącego ochrony praw i interesów oraz naruszenie zasady ogólnej czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym. W odpowiedzi na skargę Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Gdańsku wniosło o oddalenie skargi podtrzymując stanowisko zawarte w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku zważył co następuje: Skarga zasługiwała na uwzględnienie, choć z innych przyczyn niż wskazane w skardze. W pierwszym kolejności wyjaśnić trzeba, że zgodnie z art. 119 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2026 r., poz. 143) – dalej: "p.p.s.a.", sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. Przedmiot skargi do tutejszego sądu stanowiło postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Gdańsku z 3 grudnia 2025 r., stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania, a zatem zaistniała przesłanka umożliwiająca skierowanie sprawy do rozpoznania w trybie uproszczonym. Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r., poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 p.p.s.a. sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie. Kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Innymi słowy, sąd administracyjny bada, czy zaskarżony akt administracyjny (decyzja, postanowienie) jest zgodny z obowiązującymi w dacie jego podjęcia przepisami prawa materialnego określającymi prawa i obowiązki stron oraz przepisami prawa procesowego normującymi podstawowe zasady procedury administracyjnej. Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a (art. 134 § 1 p.p.s.a.). Sąd oceniając w zakreślonych wyżej granicach legalność zaskarżonego postanowienia doszedł do przekonania, że nie odpowiada ono prawu narusza bowiem przepisy postępowania w stopniu uzasadniającym jego uchylenie. Przystępując do kontroli zaskarżonego rozstrzygnięcia wskazać należy, że w myśl art. 127 § 1 k.p.a. od decyzji wydanej w pierwszej instancji służy stronie odwołanie tylko do jednej instancji. Z kolei zgodnie z art. 129 § 1 k.p.a. odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie - od dnia jej ogłoszenia stronie (§ 2). Zgodnie zaś z art. 134 k.p.a. organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne. Wydanie orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie, jakim jest stwierdzenie uchybienia terminowi do wniesienia odwołania, winno być zawsze poprzedzone bezspornymi ustaleniami, organu co do prawidłowości doręczenia stronie decyzji organu I instancji. Na gruncie przedmiotowej sprawy organ odwoławczy stwierdził uchybienie terminu do wniesienia przez stronę skarżącą odwołania od decyzji organu I instancji przyjmując, że decyzja ta zostało skutecznie i prawidłowo doręczone stronie 12 września 2021 r. A zatem termin do wniesienia odwołania, w świetle cytowanych wcześniej przepisów, upływał 26 września 2021 r., a odwołanie złożone zostało osobiście w siedzibie organu przez skarżącego 4 czerwca 2025 r., co skutkowało uznaniem przez organ, że odwołanie to wniesione zostało z uchybieniem terminu. W ocenie sądu jednak dowód, tj. potwierdzenie odbioru decyzji z 20 sierpnia 2021 r., na którym organ odwoławczy oparł zaskarżone rozstrzygnięcie, uniemożliwia stwierdzenie w sposób jednoznaczny wystąpienia skutków określonych w art. 134 k.p.a. W tym miejscu należy wskazać, że na gruncie postępowania administracyjnego prawodawca przyjął ogólną zasadę oficjalności doręczeń. Przyjęta w k.p.a. zasada oficjalności doręczeń jest wyrażana przez obowiązek organu dokonywania doręczeń z urzędu w formie przewidzianej w ustawie oraz czuwania nad prawidłowością czynności składających się na skuteczne doręczenie. Zgodnie z art. 39 § 1 k.p.a., w brzmieniu obowiązującym w dacie wydawania rozstrzygnięcia przez organ I instancji, organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, zwany dalej "adresem do doręczeń elektronicznych", chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu. Stosownie do art. 39 § 2 k.p.a. w przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa w § 1, organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem: 1) przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, albo 2) przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. W przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa w § 1 i § 2 pkt 1, organ administracji publicznej doręcza pisma: 1) przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640), albo 2) przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy (art. 39 p 3 k.p.a.). Przesyłką rejestrowaną jest przesyłka pocztowa przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru (art. 3 pkt 23 Prawa pocztowego). Zgodnie z art. 40 § 1 k.p.a. pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi. Stosownie do art. 42 § 1 k.p.a. pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy albo na adres do korespondencji wskazany w bazie adresów elektronicznych. Zgodnie zaś z art. 43 k.p.a. - w przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. W myśl art. 46 § 1 k.p.a. odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Powyższy przepis wprowadza zasadę doręczania pism za potwierdzeniem ich odbioru. Potwierdzenie doręczenia pisma powinno być dokonane na odpowiednim dokumencie urzędowym. Właściwym dowodem, z którym wiąże się domniemanie doręczenia przesyłki przez pocztę jest zwrotne potwierdzenie odbioru (tzw. zwrotka). Zauważyć należy, iż formularz potwierdzenia odbioru przesyłek nadanych w postępowaniu administracyjnym, w odróżnieniu od druku obowiązującego na zasadach ogólnych, winien zawierać na rewersie szczegółowe informacje dotyczące doręczenia, korespondujące z wymogami prawidłowego doręczenia określonymi w przepisach k.p.a., m.in. określenie kategorii podmiotu, któremu przesyłka została doręczona / wydana, miejsca jej wydania, daty i podpisu doręczającego/wydającego itd. Tymczasem znajdujące się w aktach sprawy potwierdzenie odbioru przesyłki adresowanej do skarżącego, mającej zawierać decyzję Starosty Gdańskiego z 20 sierpnia 2021 r. to tzw. "żółte potwierdzenie odbioru", czyli stosowane na zasadach ogólnych, przy tzw. "zwykłych doręczeniach", a nie w postępowaniu administracyjnym. Wskazać w tym miejscu należy, że wypełnione druki potwierdzenia odbioru Poczty Polskiej, tzw. "żółte zwrotki", nie mają przymiotu dokumentów urzędowych. Jako dokument urzędowy kwalifikowane jest jedynie zwrotne potwierdzenie odbioru korespondencji w zakresie doręczania pism sądowych, tzw. "białe zwrotki" i żadne przepisy prawa nie nadają tzw. "żółtej zwrotce" mocy dokumentu urzędowego. W orzecznictwie prezentowany jest pogląd, zgodnie którym zastosowanie zwrotki doręczenia przesyłki na zasadach ogólnych (tzw. ,,żółtej zwrotki") może skutkować trudnościami, czy wręcz niemożliwością ustalenia, czy operator pocztowy należycie wykonał usługę doręczenia przesyłki pocztowej doręczanej w trybach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (zob. wyrok NSA z 28 czerwca 2017 r., I OSK 780/19). Analiza potwierdzenia odbioru znajdującego się w aktach administracyjnych wskazuje po pierwsze, że brak jest na nim stempla z datą nadania przesyłki, brak też oznaczenia co do rodzaju doręczanego pisma, jego numeru i daty lub sygnatury sprawy (dane te zostały ujęte w miejscu na dodatkowe informacje nadawcy). Zatem nawet nie można z całą pewnością stwierdzić, nie wynika to bowiem z treści w/w potwierdzenia odbioru, że zwrotne potwierdzenie odbioru dotyczy doręczenia decyzji z 20 sierpnia 2021 r. W orzecznictwie wskazuje się też, że jeżeli kompletu wymaganych prawem informacji nie przewidziano na druku potwierdzenia odbioru, ani też nie zapisano ich na kopercie, mamy do czynienia z wadliwym doręczeniem zastępczym (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 14 listopada 2013 r. sygn. akt VII SA/Wa 1198/13; LEX nr 1407994). Z taką sytuacją mamy do czynienia w kontrolowanej sprawie, a zatem skutek doręczenia przewidziany w przepisie art. 44 k.p.a., nie może nastąpić. Stosownie do art. 44 § 1 pkt 1 k.p.a. w razie niemożności doręczenia przez pocztę pisma w sposób wskazany w art. 42 lub art. 43 (tzw. doręczenia właściwego - do rąk adresata lub osoby upoważnionej), przechowuje ona to pismo w swojej placówce pocztowej przez okres 14 dni. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1 (tzw. awizo), umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata (§ 2). W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia (§ 3). Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1 (14 dni), a pismo pozostawia się w aktach sprawy (art. 44 § 4 k.p.a.). Zasady wykonywania usług pocztowych, w tym warunki przyjmowania i doręczania przesyłek pocztowych określa regulamin świadczenia usług pocztowych (art. 21 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe; Dz. U. z 2026 r., poz. 558). W § 13 Regulaminu świadczenia usług pocztowych (dostępnego na stronach internetowych Biuletyny Informacji Publicznej Poczty Polskiej) wskazano, że nadawca przesyłki rejestrowanej przed nadaniem wypełnia odpowiedni dla danej usługi formularz nakładu Poczty Polskiej (ust. 1 pkt 1 lit. a)). Natomiast zgodnie z § 13 ust. 4 Regulaminu stosowanie przez nadawcę przesyłki rejestrowanej nadawanej w obrocie krajowym formularza zgodnego z wzorem umieszczonym przez Pocztę Polską na stronie internetowej www.poczta-polska.pl, a także dostępnego we wszystkich placówkach pocztowych nie wymaga zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 2. Na stronie internetowej Poczty Polskiej można z kolei znaleźć szczegółowo określony wzór formularza potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych w postępowaniu administracyjnym, określający zarówno jego wymogi techniczne, jak i jego formę graficzną. Ważnym elementem na tym potwierdzeniu odbioru jest następujące stwierdzenie: "Doręczenie przesyłki następuje na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego." Tzw. "żółta zwrotka" stosowana jest na zasadach ogólnych, ale nie w postępowaniu administracyjnym. Przy czym istotne jest przede wszystkim z punktu widzenia rozpoznawanej sprawy, że w/w ,,żółta zwrotka" pozbawiona jest jakichkolwiek adnotacji dotyczących tego gdzie umieszczono zawiadomienie o pozostawieniu przesyłki i możliwości jej odbioru, w jakiej placówce pocztowej przesyłka została pozostawiona, czyli informacji wymaganych na podstawie cyt. art. 44 § 2 k.p.a. Powyższe, czyli zastosowanie błędnego zwrotnego potwierdzenia odbioru pozbawionego niezbędnych informacji, doprowadziło Sąd do stwierdzenia, iż brak było podstaw do uznania w/w przesyłki za doręczoną na podstawie art. 44 § 4 k.p.a, gdyż przyjęcie takiej fikcji prawnej dopuszczalne jest wyłącznie przy spełnieniu wszystkich wymogów odnoszących się do takiego doręczenia, a te w sprawie nie zostały spełnione. Tylko jednoznaczne, nie budzące wątpliwości i w pełni prawidłowe doręczenie przesyłki, w sposób odpowiadający wymogom przepisów k.p.a., może wywołać skutki, o których mowa w art. 134 k.p.a., jeżeli czynność wniesienia odwołania została dokonana po terminie do dokonania tej czynności. W okolicznościach sprawy tak jednak nie jest. Sąd stoi na stanowisku, iż adresat pisma nie powinien ponosić jakichkolwiek negatywnych konsekwencji niezawinionych przez siebie uchybień przy doręczaniu mu korespondencji, będących wynikiem zaniedbań organu lub podmiotu dokonującego doręczenia, a wszelkie pojawiające się w tym zakresie wątpliwości powinny być interpretowane i oceniane na jego korzyść. Jeszcze raz podkreślić należy, na co wskazuje się w orzecznictwie, że samo umieszczenie na kopercie zawierającej przesyłkę lub na dowodzie potwierdzającym doręczenie pisma odcisku pieczęci urzędu pocztowego i daty, czy też wzmianki o awizowaniu przesyłki nie może być wystarczające do przyjęcia, że spełnione zostały przesłanki doręczenia pisma ustanowione w art. 44 k.p.a. Bezwarunkowo konieczna jest wyraźna adnotacja, że doręczyciel zawiadomił adresata o przesyłce w sposób określony w art. 44 k.p.a. (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 14 października 2014 r., sygn. akt II SA/Łd 710/14 oraz postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 14 czerwca 2011 r. sygn. akt I OSK 935/11, orzeczenia dostępne w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych, dalej: CBOSA). Konstrukcja skuteczności doręczenia przewidzianego w art. 44 k.p.a. pociąga za sobą wszelkie skutki doręczenia tylko wówczas, gdy wszystkie przesłanki przewidziane w tym artykule zostały spełnione, w tym dokonano adnotacji przez doręczyciela, czy i gdzie pozostawił zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przez określony czas (postanowienia Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 października 2012 r., sygn. akt II GSK 1758/11, publ. w ONSAiWSA 2014/1/7; z dnia 17 sierpnia 2011 r., sygn. akt II GSK 794/10, dostępne w CBOSA). W orzecznictwie podkreśla się także, że treść formularza dowodu doręczenia nie stanowi i nie może stanowić przeszkody w dopełnieniu obowiązku poczynienia odpowiednich adnotacji służących wykazaniu okoliczności o jakich mowa w art. 44 § 1 do § 3 k.p.a. Fakt, iż zastosowany formularz zwrotnego potwierdzenie odbioru nie zawiera rubryki na uczynienie adnotacji o sposobie zawiadomienia adresata o pozostawieniu korespondencji w placówce pocztowej nie stanowi okoliczności uzasadniającej przyjęcie, że doszło do skutecznego doręczenia przesyłki. Przepis art. 44 k.p.a. bezwzględnie wymaga dla przyjęcia prawidłowości doręczenia zastępczego zamieszczenia informacji o miejscu odbioru awizowanej przesyłki. Jest oczywiste, że jakiekolwiek formularze bądź instrukcje nie mogą uchylić tego ustawowego wymogu (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 12 lutego 2010 r., sygn. akt II OSK 350/09, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 21 marca 2013 r., sygn. akt III SA/Gd 789/12, orzeczenia dostępne w CBOSA). W orzecznictwie wskazuje się też, że jeżeli kompletu wymaganych prawem informacji nie przewidziano na druku potwierdzenia odbioru, ani też nie zapisano ich na kopercie, mamy do czynienia z wadliwym doręczeniem zastępczym, a zatem skutek doręczenia przewidziany w przepisie art. 44 § 4 k.p.a. nie może nastąpić (wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 14 listopada 2013 r. sygn. akt VII SA/Wa 1198/13; dostępne w CBOSA). Domniemanie doręczenia zasadza się zatem na pewnej fikcji prawnej uznania, że pismo, którego faktycznie nie dostarczono stronie jest uznane za doręczone. Uznanie to wymaga jednak skrupulatnego wykonania wszystkich czynności opisanych w art. 44 k.p.a. i właściwego ich udokumentowania. Pominięcie choć jednej z nakazanych prawem czynności lub brak dowodu potwierdzającego taki stan rzeczy wyklucza skutek domniemania doręczenia. W realiach tej sprawy organ ani nie wykazał ani nie udokumentował, że dochowano wymogów wynikających z ww. art. 44 k.p.a. Akta sprawy dowodzą, że organ zastosował tzw. "żółty" blankiet potwierdzenia odbioru, nie zawiera on rubryk ani adnotacji wymaganych przepisem art. 44 k.p.a. dlatego też brak jest faktycznej możliwości prześledzenia i rzeczywistego ustalenia kolejnych czynności, które zobligowany był wykonać doręczyciel w trybie art. 44 k.p.a., a niewątpliwie ich bezsporne ustalenie jest konieczne, ażeby przyjąć fikcję doręczenia zastępczego. W rozstrzyganej sprawie nie budzi wątpliwości sądu, że skarżący otrzymał i zapoznał się w dniu 29 maja 2025 r. z decyzją Starosty Gdańskiego z 20 sierpnia 2021 r., gdyż w dniu 4 czerwca 2025 r. wniósł od niej odwołanie. W oparciu jednak o znajdującą się w aktach sprawy "zwrotkę" brak podstaw do przyjęcia, że przesyłka ta została uznana skutecznie za doręczoną skarżącemu 12 września 2021 r. Zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie sądów administracyjnych podkreśla się przy tym, że pod pojęciem doręczenia decyzji, o którym mowa w art. 110 k.p.a. należy rozumieć również sytuację, w której mimo niezgodności doręczenia zastępczego z wymaganiami określonymi w art. 43 k.p.a., decyzja znalazła się w posiadaniu osoby, do której została skierowana. Koncepcja "wejścia decyzji do obrotu prawnego" nie jest związana z prawidłowym, tj. zgodnym z przepisami prawa doręczeniem decyzji, lecz z dokonaniem czynności doręczenia polegającej na uzewnętrznieniu woli organu wobec podmiotu usytuowanego poza organem administracji i to niekoniecznie nawet wobec jej adresata. Wydanie decyzji i jej doręczenie powoduje związanie organu, o którym mowa w art. 110 k.p.a. Wchodzi do obrotu i wywołuje skutki prawne również decyzja doręczona wadliwie np. z naruszeniem przepisów o doręczeniach. Nie ma zatem podstaw do przyjmowania fikcji braku doręczenia, ani konieczności ponawiania tej czynności przez organ w okolicznościach przedmiotowej sprawy. Jak zostało to już powyżej wspomniane, przepisy dotyczące doręczeń mają charakter gwarancyjny, a zaistniałe wątpliwości należy interpretować i oceniać na korzyść strony. Zatem, mimo iż na gruncie art. 129 § 2 k.p.a., co do zasady, dopiero skuteczne doręczenie decyzji otwiera termin na złożenie odwołania i umożliwia stronie skorzystanie z tego środka zaskarżenia w warunkach niniejszej sprawy ograniczenie się wyłącznie do językowej wykładni art. 129 § 2 k.p.a. prowadziłoby do nieuzasadnionego i nieadekwatnego poszkodowania strony. W takiej sytuacji regulację tę należy interpretować uwzględniając także systemową zasadę dwuinstancyjności postępowania oraz funkcjonalny charakter procedury administracyjnej. Interpretacja przepisów, z których wynikałoby ograniczenie dostępu do kontroli instancyjnej decyzji wydanej w pierwszej instancji, powinna być każdorazowo prowadzona z uwzględnieniem konstytucyjnego prawa do zaskarżenia takiej decyzji. Taka wykładnia przepisów procesowych podyktowana jest koniecznością zapewnienia realności zawartej w art. 78 Konstytucji RP oraz art. 15 k.p.a. zasady dwuinstancyjności. Wtedy gdy jest to możliwe, należy dążyć do respektowania prawa jednostki do merytorycznej kontroli rozstrzygnięcia organu pierwszej instancji. Pamiętać należy także, że prawo proceduralne pełni, co do zasady, rolę służebną, stanowiąc instrument realizacji prawa materialnego (por. R. Hauser, Rola przepisów procesowych w realizacji norm materialnego prawa administracyjnego, w: Rola materialnego prawa administracyjnego a ochrona praw jednostki, pod red. Z. Leońskiego, Poznań 1998, s. 23). Przepisy procesowe z założenia powinny służyć uczestnikom postępowania, a nie powinny odbierać im możliwości dochodzenia swoich praw w postępowaniu sądowym (por. W. Sawczyn, Glosa do postanowienia NSA z 16 lutego 2021 r., II OSK 246/21, ZNSA 2022, nr 3, s. 136-144). Jeżeli zatem skarżąca powzięła wiedzę o wydaniu orzeczenia, które jest źródłem negatywnych z jej punktu widzenia konsekwencji oraz podjęła starania zmierzające do jego zakwestionowania, to należy uznać, iż orzeczenie, weszło do obrotu prawnego i może być skutecznie zaskarżone (por. wyrok NSA z 19 lutego2026 r., III OSK 1023/23, LEX nr 4033255). Wobec braku doręczenia w sposób prawidłowy przesyłki zawierającej orzeczenie organu I instancji, w sprawie nie zostały spełnione przesłanki dla zastosowania art. 134 k.p.a. W sprawie doszło zatem do naruszenia art. 129 § 2 i art. 134 k.p.a. Ponownie rozpoznając sprawę organ odwoławczy zobowiązany będzie zgodnie z art. 153 p.p.s.a. zastosować się do oceny prawnej zawartej w niniejszym uzasadnieniu wyroku, czego następstwem powinno być rozpoznanie merytorycznie odwołania wniesionego przez stronę skarżącą. Poczynione rozważania oraz stwierdzone uchybienia przepisom regulującym doręczenia w postępowaniu administracyjnym, tj. nieprawidłowości w skrupulatnym wykonaniu wszystkich czynności opisanych w art. 44 k.p.a. i właściwym ich udokumentowaniu, wykluczające skutek domniemania doręczenia decyzji organu pierwszej instancji, powodują, że argumentacja skargi oparta na zarzutach dotyczących doręczenia tej decyzji na nieprawidłowy adres przestaje mieć istotne znaczenie dla rozpoznania skargi. Sąd, jedynie na marginesie odnosząc się do tak sformułowanych zarzutów skargi, miał na względzie, że skoro organ korespondencję wysyłał na adres skarżącego wynikający z dostępnych oficjalnych ewidencji/rejestrów, to brak było podstaw do uznania, że w takiej sytuacji organ winien poszukiwać innego adresu. Organ I instancji uzyskał informację o danych skarżącego w ewidencji podatników, zaś adres widniejący w tejże ewidencji (wcześniej już wielokrotnie podawany przez skarżącego) został następnie przez SKO zweryfikowany pod kątem danych wynikających z rejestru PESEL jak i z Centralnej Ewidencji Pojazdów. Ponadto treść samego odwołania jak i skargi pozwala na konstatację, że skarżący na okoliczność innego adresu zamieszkania nie powołuje się przecież na fakt wymeldowania z miejsca stałego pobyt przy ul. [...] w W., czy też poinformowania odpowiednich instytucji o zmianie adresu zamieszkania. Zatem należy stwierdzić, że skarżący nie dochował obowiązku zgłoszenia zmiany danych w wymienionych wyżej bazach danych, czym uniemożliwił organowi powzięcie uzasadnionych wątpliwości co do jego adresu zamieszkania, które nakładałyby na organ obowiązek podjęcia czynności poszukiwania jego aktualnego adresu. Mając na względzie powyższe sąd, działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a., w pkt. 1. sentencji wyroku orzekł o uchyleniu zaskarżonego postanowienia. O zwrocie kosztów Sąd orzekł w pkt. 2. sentencji wyroku na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 2 p.p.s.a. Zasądzone do zwrotu koszty postępowania sądowego obejmują wynagrodzenie pełnomocnika wynikające z §14 ust.1 pkt 1 lit c Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2026 r., poz. 215), uiszczony przez skarżącego wpis od skargi, a także opłatę od pełnomocnictwa.