III OZ 267/26

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: sędzia NSA Artur Kuś po rozpoznaniu w dniu 30 czerwca 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia Fundacji [...] z siedzibą w W. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 19 marca 2026 r. sygn. akt II SA/Wa 859/25 w sprawie ze skargi Fundacji [...] z siedzibą w W. na postanowienie Okręgowego Inspektora Pracy w Warszawie z 18 marca 2025 r. nr WA-ORP-01.5112.12.2025.2 w przedmiocie kontynuowania czynności kontrolnych postanawia: oddalić zażalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, postanowieniem z 19 marca 2026 r. sygn. akt II SA/Wa 859/25, odmówił Fundacji [...] z siedzibą w W. (dalej: "skarżąca") przywrócenia terminu do złożenia wniosku o sporządzenie uzasadnienia wyroku. W motywach rozstrzygnięcia Sąd I instancji podał, że nie był informowany w trakcie postępowania sądowego o ustaleniach dotyczących odbioru korespondencji (w tym pism sądowych) między skarżącą, a jej pełnomocnikiem. Sąd I instancji stwierdził, że wobec wskazania przez stronę adresu do doręczeń, pod ten adres należało przesyłać pisma procesowe, bowiem w gestii Sądu nie leży badanie czy podany adres jest miejscem pracy profesjonalnego pełnomocnika strony, czy siedzibą strony oraz czy doszło do należytego zorganizowania systemu odbioru przesyłek w miejscu pracy adresata. To strona i jej pełnomocnik powinny zapewnić należytą organizację odbioru pism. Skuteczność doręczenia można oprzeć na domniemaniu, że osoba odbierająca pismo skierowane do danego podmiotu jest uprawniona do tego, a nieuwzględnienie tego domniemania pozostałoby w sprzeczności z realiami obrotu prawnego. Sąd I instancji stwierdził, że skoro w sprawie bezsporne jest, że korespondencję odebrała osoba uprawniona to należało przyjąć, że późniejsze odebranie pism przez pełnomocnika, nie powoduje nieskuteczności pierwotnego doręczenia pracownikowi recepcji budynku, który był uprawniony do odbioru korespondencji. W związku z powyższym Sąd I instancji stwierdził, że podnoszona przez pełnomocnika skarżącej argumentacja nie wskazywała na uprawdopodobnienie braku winy w uchybieniu terminowi do złożenia wniosku o sporządzenie uzasadnienia wyroku. Skarżąca nie zgodziła się z powyższym postanowieniem i wniosła zażalenie zarzucając: 1. naruszenie art. 86 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r., poz. 143, dalej: "p.p.s.a.") poprzez błędne przyjęcie, że uchybienie terminowi nastąpiło z winy pełnomocnika, podczas gdy z ustalonych w sprawie okoliczności wynika, że miało ono charakter od niego niezależny i pozostawało poza jego realną kontrolą, 2. naruszenie art. 87 § 1 p.p.s.a. poprzez jego niewłaściwe zastosowanie i uznanie, że nie uprawdopodobniono braku winy, mimo przedstawienia spójnych i konkretnych okoliczności wskazujących na obiektywną niemożność dokonania czynności w terminie, 3. błędne ustalenie stanu faktycznego, poprzez utożsamienie formalnego doręczenia przesyłki z realną możliwością zapoznania się z jej treścią oraz przypisanie pełnomocnikowi odpowiedzialności za działania podmiotu, który nie pozostaje pod jego nadzorem ani w jego strukturze organizacyjnej. Podnosząc powyższe zarzuty skarżąca wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia i przywrócenie terminu do dokonania tej czynności ewentualnie przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Sądowi I instancji. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje. Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie. Stosownie do art. 86 § 1 p.p.s.a. sąd na wniosek strony przywraca termin do dokonania czynności w postępowaniu sądowym, jeżeli uchybienie terminu nastąpiło bez jej winy. Pismo z wnioskiem o przywrócenie terminu wnosi się do sądu, w którym czynność miała być dokonana, w ciągu siedmiu dni od czasu ustania uchybienia terminu i należy w nim uprawdopodobnić okoliczności wskazujące na brak winy w uchybieniu terminu (art. 87 § 2 p.p.s.a.). W tym miejscu zaznaczyć należy, że instytucja przywrócenia terminu ma charakter wyjątkowy i jest stosowana w sytuacjach gdy strona, z przyczyn niezależnych od niej, którym w żaden sposób nie mogła zaradzić, nie dopełniła czynności procesowej w stosownym terminie. W przypadku zaś, gdy strona reprezentowana jest przez profesjonalnego pełnomocnika, to brak jego winy jest warunkiem przywrócenia terminu przez sąd, bowiem to na nim spoczywa obowiązek zadbania o prawidłowe i terminowe dokonanie czynności procesowych. Ponadto, co należy w przedmiotowej sprawie podkreślić, w odniesieniu do osób, które z racji wykonywanego zawodu występują jako pełnomocnicy stron, należy przyjąć, że osoby te są zobowiązane do szczególnej staranności przy wykonywaniu powierzonego zlecenia, a zatem ocena czy dochowali reguł starannego działania winna być dokonywana w oparciu o odpowiednio wysokie kryteria (zob. wyroki NSA: z 11 sierpnia 1999 r., sygn. akt I SA/Gd 745/98; z 6 lipca 2022 r., sygn. akt I FSK 1259/19; CBOSA). Pełnomocnik profesjonalny, jakim jest adwokat lub radca prawny, podlega większym wymaganiom w związku z posiadaną przez siebie wiedzą z zakresu prawa oraz znajomością procedury sądowej. Istotą pracy profesjonalnego pełnomocnika jest bowiem rzetelne dbanie o interesy mocodawcy, między innymi poprzez wypełnianie w terminie wszystkich wymogów proceduralnych umożliwiających stronie pełny udział w postępowaniu. Osoby te zobowiązane są bowiem do zachowania podwyższonej staranności, jakiej można wymagać od profesjonalnych uczestników obrotu prawnego. Pełnomocnik reprezentujący stronę ma obowiązek działania w imieniu i na jej rzecz z równą starannością, tak jakby działał na własną rzecz. Od fachowego pełnomocnika wymagać można prawidłowego zorganizowania pracy. Wiąże się to z odpowiedzialnością za prowadzenie sprawy strony oraz odpowiedzialnością za prawidłowy przebieg całego postępowania (zob. postanowienie NSA z 26 sierpnia 2009 r., sygn. akt II GZ 184/09; CBOSA). Dla przyjęcia winy pełnomocnika wystarczy nawet lekkie niedbalstwo. Brak winy w uchybieniu terminu nie zostanie skutecznie wykazany, jeżeli skarżący był reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika, który powinien mieć świadomość wagi terminowego dokonywania określonych czynności procesowych, a wskutek niedbalstwa tego zaniechał. Rzetelność wykonania czynności procesowych przekładać się będzie bowiem na prawo strony do obrony swoich interesów i ochrony jej praw (por. postanowienia NSA: z 16 stycznia 2024 sygn. akt II GZ 415/23, z 22 lutego 2019 r., sygn. akt I OZ 126/19; z 22 kwietnia 2020 r., sygn. akt I GZ 52/20). Na profesjonalnym pełnomocniku ciąży niewątpliwie obowiązek dochowania należytej staranności wymaganej od profesjonalisty i taki też miernik należy przyjąć jako wzorzec oceny zawinienia w przekroczeniu terminu do dokonania czynności procesowej, w kontekście przesłanek przewidzianych w art. 86 § 1 i art. 87 § 2 P.p.s.a. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego nie budzi wątpliwości, że warunkiem przywrócenia terminu jest uprawdopodobnienie braku winy strony w jego uchybieniu, przy czym pojęcie winy należy rozumieć w sposób obiektywny - wymagający od strony staranności. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego trafnie Sąd I instancji uznał, że zawarte we wniosku o przywrócenie terminu argumenty nie uprawdopodabniają braku winy pełnomocnika w uchybieniu terminowi do złożenia wniosku o sporządzenie uzasadnienia. Na pełnomocniku prowadzącym kancelarię spoczywa obowiązek takiego zorganizowania jej pracy, żeby zapewnić prawidłową obsługę prawną reprezentowanych podmiotów. Nie ulega bowiem wątpliwości, że w przypadku profesjonalnego pełnomocnika jakim jest adwokat lub radca prawny, obiektywny miernik staranności jaki jest wymagany dla oceny przesłanek przywrócenia terminu, będzie obejmował również sposób organizacji pracy, w tym ustalenia dotyczące sposobu odbioru korespondencji między skarżącą a jej pełnomocnikiem. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego o braku winy strony w uchybieniu terminu do złożenia wniosku o sporządzenie uzasadnienia nie świadczy fakt, że pełnomocnik skarżącej dopiero 9 marca 2026 r. dowiedział się o tym, że przesyłka sądowa zawierająca odpis sentencji wyroku została odebrana 13 lutego 2026 r. przez pracownika recepcji budynku, w którym znajduje się biuro skarżącej. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego prawidłowe jest stanowisko Sądu I instancji, że w gestii Sądu nie leży badanie czy wskazany przez stronę adres do doręczeń jest miejscem pracy jej profesjonalnego pełnomocnika czy siedzibą strony i czy doszło do należytego zorganizowania systemu odbioru przesyłek w miejscu pracy adresata. To strona i jej pełnomocnik powinny zapewnić należytą organizację odbioru pism. Procedury bądź sposób organizacji pracy powinny być dostosowane tak, aby zmierzały do uzyskania konkretnych celów lub wypełnienia określonych obowiązków w sposób niewadliwy. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego Sąd I instancji prawidłowo orzekł, że pełnomocnik skarżącego nie uprawdopodobnił przesłanek przywrócenia terminu, kontrolowane postanowienie jest zgodne z prawem, a wniesione zażalenie należy uznać za nieuzasadnione. Mając powyższe na uwadze, Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 184 p.p.s.a. w związku z art. 197 § 2 p.p.s.a., orzekł, jak w postanowieniu.