II SAB/Ol 140/26

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w składzie następującym: Przewodniczący sędzia WSA Bogusław Jażdżyk Sędziowie sędzia WSA Piotr Chybicki sędzia WSA Grzegorz Klimek (spr.) po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 11 sierpnia 2026 r. sprawy ze skargi M. P. na bezczynność Burmistrza Miasta G, w udostępnieniu informacji publicznej I. umarza postępowanie w zakresie bezczynności organu; II. stwierdza, że bezczynność organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa; III. zasądza od Burmistrza Miasta G. na rzecz M. P. kwotę 100 zł (sto złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.

Wnioskiem z 26 kwietnia 2026 r. M. P. (dalej: "skarżący"), powołując się na art. 2 ust. 1 oraz art. art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2002 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902, dalej: "u.d.i.p.") zwrócił się do Burmistrza G. (dalej: "organ", "Burmistrz") o udostępnienie informacji publicznej dotyczącej wykonywania nadzoru nad Młodzieżową Radą Miasta G. (dalej jako: "MRM") oraz współpracy Urzędu Miejskiego z MRM. Wskazał, że znane są mu dostępne dokumenty dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej, w związku z czym wniosek dotyczy dokumentów, informacji i śladów komunikacji odnoszących się do wykonywania nadzoru oraz faktycznej współpracy z MRM ponad zakres dokumentów opublikowanych w BIP, w okresie od 1 czerwca 2025 r. do dnia udzielenia odpowiedzi. Skarżący wniósł o: 1. udostępnienie kopii wszelkich notatek służbowych, protokołów, podsumowań, raportów, projektów stanowisk, rekomendacji, adnotacji, projektów odpowiedzi albo innych dokumentów wewnętrznych sporządzonych w związku z: a. wykonywaniem nadzoru nad MRM, b. współpracą Urzędu z MRM, c. zgłaszanymi problemami, zastrzeżeniami, konfliktami lub trudnościami dotyczącymi funkcjonowania MRM; 2. udostępnienie kopii korespondencji e-mail prowadzonej w ww. okresie z wykorzystaniem urzędowych i służbowych skrzynek poczty elektronicznej związanych z MRM, w zakresie, w jakim korespondencja ta dotyczyła spraw publicznych, w tym również z imiennych skrzynek poczty elektronicznej utworzonych w domenie Urzędu dla osób pełniących funkcje publiczne lub wykonujących zadania na rzecz organu, w szczególności osoby wyznaczonej przez Burmistrza do sprawowania nadzoru nad MRM, obejmującej w szczególności: a. organizacji spotkań z członkami MRM, b. zgłaszanych problemów, zastrzeżeń lub konfliktów dotyczących funkcjonowania MRM, c. działań podejmowanych przez Urząd w związku z tymi problemami, zastrzeżeniami lub konfliktami, d. zmiany sposobu wykonywania nadzoru nam MRM lub zmiany osoby wykonujące te zadania; 3. udostępnienie kopii korespondencji wewnętrznej, pism, dekretacji, adnotacji, wiadomości przekazujących sprawę do załatwienia, projektów odpowiedzi lub innych dokumentów przekazywanych pomiędzy: Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza, Sekretarzem Miasta, Wydziałem Organizacyjnym, Biurem Rady, osobą wyznaczoną do sprawowania nadzoru nad MRM w zakresie, w jakim dokumenty te dotyczyły funkcjonowania MRM, sposobu wykonywania nadzoru nad tą radą, zgłoszonych uwag, problemów lub zastrzeżeń dotyczących MRM; 4. wskazanie, czy w okresie objętym wnioskiem odbywały się spotkania z udziałem: Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza Miasta, pracowników Wydziału Organizacyjnego, pracowników Biura Rady, osoby wyznaczonej do sprawowania nadzoru nad MRM, dotyczące MRM. W przypadku odpowiedzi twierdzącej wniósł o podanie: a. daty spotkań, b. wskazanie uczestników po stronie urzędu, c. wskazanie przedmiotu spotkania, d. udostępnienie kopii notatek, protokołów, agend, materiałów roboczych oraz wiadomości e-mail służących ustaleniu lub podsumowaniu tych spotkań; 5. wskazanie, czy w okresie objętym wnioskiem wpłynęły do urzędu jakiekolwiek pisma, maile, wniosku, skargi, zgłoszenia lub inne wystąpienia dotyczące: a. sposobu funkcjonowania MRM, b. sposobu wykonywania nadzoru nad MRM, c. zastrzeżeń do zachowania osoby wykonującej zadania nadzorcze wobec MRM, d. potrzeby zmiany osoby wykonującej zadania nadzorcze, e. potrzeby zmiany sposobu współpracy miasta z MTM. W przypadku odpowiedzi twierdzącej poprosił o: a. podanie liczby takich wystąpień, b. podanie dat ich wpływu, c. wskazanie komórki organizacyjnej lub osoby, do której zostały przekazane, d. wskazanie, jakie działania zostały podjęte w związku z każdym z tych wystąpień, e. udostępnienie zanonimizowanych kopii odpowiedzi udzielonych w tych sprawach; 6. udostępnienie kopii dokumentów obrazujących wewnętrzny obieg spraw związanych z MRM, jeżeli takie dokumenty zostały sporządzone lub wykorzystane, w szczególności: dekretacji, adnotacji na pismach, projektów odpowiedzi, poleceń służbowych, wiadomości przekazujących sprawę do załatwienia, notatek z ustaleń roboczych; 7. wskazanie czy w okresie objętym wnioskiem sporządzono jakiekolwiek dokumenty dotyczące oceny dotychczasowego sposobu wykonywania nadzoru nad MRM, w szczególności: notatki, podsumowania, rekomendacje, propozycje działań, projekty zmian organizacyjnych lub personalnych. W przypadku odpowiedzi twierdzącej skarżący wniósł o ich udostępnienie. Końcowo wnioskodawca wyjaśnił, że w przypadku gdy którekolwiek z żądanych dokumentów zawierają dane osób niepełniących funkcji publicznych, wnosi o ich udostępnienie po anonimizacji w niezbędnym zakresie. Jeżeli w odniesieniu do któregokolwiek z ww. punktów nie prowadzono korespondencji albo nie podejmowano działań dokumentowanych, poprosił o jednoznaczne wskazanie tej okoliczności. Pismem z 30 kwietnia 2026 r. organ poinformował skarżącego, że z uwagi na zakres wniosku obejmujący kilka zagadnień, wymagających odrębnego opracowania, udzielenie odpowiedzi w terminie określonym w art. 13 ust. 1 u.d.i.p. nie jest możliwe i wskazał nowy termin załatwienia sprawy na 25 czerwca 2026 r. Pismem z 4 maja 2026 r. wnioskodawca wniósł o doprecyzowanie powodów opóźnienia, ponieważ wskazanie, że wniosek obejmuje kilka zagadnień, wymagających odrębnego postępowania ma charakter ogólny i nie pozwala zweryfikować, jakie konkretne okoliczności uniemożliwiają udostępnienie informacji w terminie 14 dni, ani dlaczego konieczne jest wyznaczenie terminu aż do 25 czerwca 2026 r. Jednocześnie wniósł o niezwłoczne udostępnienie tych informacji i dokumentów objętych wnioskiem, które są już dostępne i nie wymagają dalszych czynności. Podkreślił, że niniejsze pismo nie stanowi modyfikacji ani ograniczenia wniosku z 24 kwietnia 2026 r. Następnie pismem z 20 maja 2026 r. skarżący złożył do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie skargę na bezczynność organu w przedmiocie rozpoznania wniosku o udostępnienie informacji publicznej i wniósł o stwierdzenie, że Burmistrz dopuścił się bezczynności, zobowiązanie Burmistrza do rozpoznania wniosku w sposób przewidziany przepisami u.d.i.p. w terminie 7 dni od dnia doręczenie organowi wyroku, stwierdzenie czy bezczynność miała miejsce w rażącym naruszeniem prawa oraz o zasądzenie od organu na rzecz skarżącego kosztów postępowania według norm przepisanych oraz rozpoznanie sprawy w trybie uproszczonym. W uzasadnieniu skargi skarżący opisał stan faktyczny sprawy i wskazał, że organ po otrzymaniu jego pisma z 4 maja 2026 r. nie doprecyzował powodów odpowiedzi oraz nie udostępnił choćby częściowo żądanych informacji. Wyjaśnił, że brak odpowiedzi na to pismo nie stanowi samodzielnej podstawy niniejszej skargi, jednak ma znaczenie przy ocenie, czy pierwotne zawiadomienie z 30 kwietnia 2026 r. zawierało realne powody opóźnienia, czy też miało charakter blankietowy. Zasadą jest udostępnienie informacji bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni, a przedłużenie terminu jest wyjątkiem od tej zasady, który nie może być interpretowany rozszerzająco. Podał, że ogólne, blankietowe sformułowanie użyte przez organ nie realizuje obowiązku wskazania powodów opóźnienia. Wobec wadliwości zawiadomienia organ pozostaje więc w bezczynności, a bezczynność ta ma miejsce z rażącym naruszeniem prawa z ww. względów. Dnia 27 maja 2026 r. Burmistrz udzielił skarżącemu odpowiedzi na wniosek, przekazując następujące informacje: Ad. 1 Urząd Miejski posiada dokumenty związane z organizacją wyborów do MRM, zawiadomienia o sesjach, protokoły z sesji, projekty uchwał oraz uchwały. Biuro Rady nie posiada notatek służbowych, podsumowań, raportów, projektów stanowisk, rekomendacji ani innych dokumentów wewnętrznych sporządzonych w zakresie wskazanym we wniosku. Ad. 2 Urząd Miejski nie posiada korespondencji e-mail we wnioskowanym zakresie. Ad. 3 Urząd miejski posiada pojedyncze pisma przekazane zgodnie z właściwością lub dekretowane do Biura Rady, dotyczące m.in. ogólnych informacji związanych z działalnością młodzieżowych rad, zaproszeń na wydarzenia oraz materiałów informacyjnych przekazywanych przez podmioty zewnętrzne. Ponadto do Biura Rady wpłynął jeden wniosek grupy radnych MRM dotyczący zmiany osoby wyznaczonej do sprawowania nadzoru nad MRM. Urząd Miejski nie posiada innej korespondencji, projektów odpowiedzi ani dokumentów we wnioskowanym zakresie, dotyczących zgłoszonych uwag, problemów lub zastrzeżeń odnoszących się do funkcjonowania MRM. Ad. 4 W okresie objętym wnioskiem odbyło się jedno spotkanie robocze dotyczące MRM. a. 25 listopada 2025 r. b. pracownica Biura Rady; w spotkaniu uczestniczyła również Przewodnicząca Rady Miasta G. c. sprawy związane z funkcjonowaniem MRM d. Urząd Miejski nie posiada notatek, protokołów, agend, materiałów roboczych ani wiadomości e-mail służących ustaleniu lub podsumowaniu spotkania. Ad. 5 Do Urzędu Miejskiego wpłynął jeden wniosek grupy radnych MRM dotyczący zmiany osoby wyznaczonej do sprawowania nadzoru nad MRM. a. 1 b. 9 kwietnia 2025 r. c. pismo zostało przekazane do Biura Rady oraz do wiadomości radnych Rady Miasta G. d. pismo zostało przekazane zgodnie z właściwością; w sprawie została również przygotowana i przekazana odpowiedź e. w załączeniu przekazuje się zanonimizowaną kopię wniosku oraz udzielonej odpowiedzi. Ad. 6 Urząd Miejski posiada pojedyncze pisma zadekretowane do wiadomości lub zgodnie z właściwością, dotyczące m.in. ogólnych informacji związanych z działalnością młodzieżowych rad, zaproszeń na wydarzenia oraz materiałów informacyjnych przekazywanych przez podmioty zewnętrzne. Urząd nie posiada innych dokumentów we wnioskowanym zakresie, w szczególności projektów odpowiedzi, poleceń służbowych ani notatek z ustaleń roboczych. Ad. 7 Urząd Miejski nie sporządzał dokumentów dotyczących oceny dotychczasowego sposobu wykonywania nadzoru nad MRM, w szczególności notatek, podsumowań, rekomendacji, propozycji działań ani projektów zmian organizacyjnych lub personalnych. Burmistrz wskazał, że poza dokumentami i informacjami wskazanymi w niniejszej odpowiedzi, Urząd nie posiada innych dokumentów ani informacji objętych zakresem wniosku. Odnosząc się do pisma skarżącego z 4 maja 2026 r. wyjaśnił natomiast, że przedłużenie terminu wynikało z konieczności zweryfikowania zakresu informacji pozostających w dyspozycji organu oraz ustalenia, czy część informacji i dokumentów związanych z działalnością MRM pozostaje w dyspozycji osoby sprawującej nadzór nad MRM, niebędącej pracownikiem Urzędu Miejskiego. W odpowiedzi na skargę z 1 czerwca 2026 r. organ opisał przebieg postępowania i wyjaśnił, że przedłużenie terminu wynikało z konieczności zweryfikowania zakresu informacji pozostających w dyspozycji organu oraz ustalenia, czy część informacji i dokumentów związanych z działalnością MRM pozostaje w dyspozycji osoby sprawującej nadzór nad MRM, niebędącej pracownikiem Urzędu Miejskiego. Wskazał, że 27 maja 2026 r. organ udzielił wnioskodawcy odpowiedzi na wniosek i wniósł o uznanie skargi za bezzasadną. Pismem z 23 czerwca 2026 r. skarżący ustosunkował się do odpowiedzi na skargę i zarzucił, że odpowiedź organu nie stanowi pełnego wykonania wniosku. Odnośnie odpowiedzi na punkt 1 wniosku wyjaśnił, że wniosek nie był skierowany wyłącznie do Biura Rady; dotyczył on również dokumentów związanych z wykonywaniem nadzoru, współpracą Urzędu z MRM i problemami dotyczącymi jej funkcjonowania. Odpowiedź nie pozwala ustalić, czy brak takich dokumentów został zweryfikowany również w zasobach Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i innych osób wskazanych we wniosku. Zarzucił, że punkt 2 wniosku nie dotyczył wyłącznie maili kierowanych przez członków MRM do urzędu ani wyłącznie korespondencji o charakterze skargi lub wniosku. Dodał, że posiada on informacje o korespondencji kierowanej przez Biuro Rady do radnych MRM w okresie objętym wnioskiem. Korespondencja taka, jako prowadzone z wykorzystaniem urzędowej skrzynki oraz związana z funkcjonowaniem lub współpracą mieści się w zakresie punktu 2 wniosku. Jeżeli wiadomości te dotyczyły organizacji lub podsumowania spotkań, mieszczą się również w punkcie 4 lit. d wniosku. Kategoryczne stwierdzenie o braku korespondencji e-mail nie może zostać uznane za pełną odpowiedź, jeżeli w zasobach Urzędu znajdowały się wiadomości wysyłane z Biura Rady do członków MRM. Odnośnie do punktu 3 i 6 wniosku skarżący podał, że organ wskazał, że posiada pojedyncze pisma przekazywane zgodnie z właściwością albo dekretowane do Biura Rady, nie wskazując konkretnych dokumentów. Nie wyjaśnił komu konkretnie przekazano sprawę zgodnie z właściwością, czy sporządzono dekretację, adnotację lub inne dokumenty obrazujące tok sprawy, czy takie dokumenty istnieją, ale zostały uznane za nieobjęte wnioskiem czy tez takich dokumentów nie ma. Skarżący podkreślił, że nie twierdzi, że każdemu przekazaniu sprawy musi towarzyszyć odrębny dokument, a ww. punkty wniosku obejmowały każdą rozmowę prowadzoną za pośrednictwem komunikatora, jednak obejmowały one wiadomości stanowiące element obiegu sprawy, przekazania jej do załatwienia albo udokumentowania podjętych ustaleń. W kontekście punktu 4 wniosku podniósł, że istotne jest, że organ dysponował dokumentem zgłaszającym istnienie szerszej chronologii spotkań niż jedno spotkanie wskazane w odpowiedzi. Burmistrz powinien więc wskazać jednoznacznie, czy opisane w tym dokumencie spotkania zostały objęte kwerendą, czy organ nie potwierdził ich odbycia czy też uznał je za nieobjęte zakresem wniosku. Brak protokołu, notatki, agendy albo wiadomości organizacyjnej może stanowić odpowiedź co do dokumentacji spotkania, jednak nie zastępuje on odpowiedzi na pytanie czy spotkanie miało miejsce, kiedy się odbyło, czego dotyczyło i kto w nim uczestniczył. Odnosząc się do odpowiedzi na pytanie z punktu 5 wniosku skarżący wyjaśnił, iż organ wskazał, że wpłynął do niego jeden wniosek grupy radnych MRM z 9 kwietnia 2025 r. Dokument ten został jednak sporządzony w tej dacie, natomiast z pieczęci wpływu Biura Rady Miasta wynika, że wpłynął 9 kwietnia 2026 r. Rozbieżność ta jest istotna, ponieważ jego wniosek obejmował okres od 1 czerwca 2025 r. Data wskazana przez organ lokowałaby pismo poza zakresem czasowym wniosku. Dodał, że wniosek obejmował odrębnie pisma, maile, wniosku, zgłoszenia i inne wystąpienia, natomiast Burmistrz odniósł się wyłącznie do jednego wniosku grupy radnych MRM. Odpowiedź nie pozwala ustalić, czy wszystkie kategorie dokumentów wskazane we wniosku zostały zbadane, czy organ uznał, że nie wystąpiły czy też ograniczył kwerendę wyłącznie do formalnych pism. Punkt 5 wniosku obejmował nie tylko samą odpowiedź końcową, lecz także wskazanie osoby lub komórki, do której wystąpienie przekazano, oraz działań podjętych w związku z tym wystąpieniem. Wyjaśnił, że odpowiedź na punkt 7 wniosku pozostaje niespójna z treścią dokumentu udostępnionego przez organ, odnoszącego się do braku przesłanek do zmiany osoby sprawującej nadzór nad działalnością MRM. Odpowiedź organu z 23 kwietnia 2026 r. odnosi się do problemu sposobu wykonywania nadzoru, zawiera stanowisko co do potrzeby zmiany osoby wykonującej zadania nadzorcze oraz przedstawia propozycję dalszego działania. W tej sytuacji kategoryczne stwierdzenie, że nie sporządzono dokumentów dotyczących oceny nadzoru, propozycji działań ani zmian organizacyjnych nie pozwala uznać odpowiedzi na pytanie z przedmiotowego punktu za jednoznaczną i spójną z przekazanym dokumentem. Końcowo skarżący podtrzymał stanowisko przedstawione w skardze w zakresie oceny zawiadomienia o przedłużeniu terminu udostępnienia informacji publicznej i skonkludował, że odpowiedź Burmistrza z 27 maja 2026 r. nie może zostać uznana za pełne wykonanie wniosku, jeśli nie odpowiada na jego punkty w sposób jednoznaczny, spójny i kompletny. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie zważył, co następuje: Zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) w zw. z art. 3 § 1 Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143 z późn. zm., dalej: "p.p.s.a.") sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości poprzez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Natomiast w myśl art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a., kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje m.in. orzekanie w sprawach skarg na bezczynność organów w przypadkach niepodejmowania przez organy administracji nakazanych prawem aktów lub czynności w sprawach indywidualnych. W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, że sprawa została rozpoznana przez Sąd w trybie uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 4 w zw. z art. 120 p.p.s.a. Zgodnie z ww. przepisem sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, w składzie trzech sędziów, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. Z bezczynnością organu administracji publicznej mamy do czynienia wówczas, gdy w prawnie określonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub, gdy wprawdzie prowadził postępowanie jednakże, mimo istnienia ustawowego obowiązku, nie zakończył go wydaniem stosownego aktu lub podjęciem stosownej czynności (zob. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, pod red. T. Wosia, Warszawa 2005, LEX/el.). Dla uznania bezczynności konieczne jest zatem ustalenie, że organ administracyjny zobowiązany był na podstawie przepisów prawa do wydania decyzji lub innego aktu, albo do podjęcia określonej czynności. Stosownie zaś do art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902 z późn. zm., dalej: "u.d.i.p.") informacją publiczną jest każda informacja o sprawach publicznych. W orzecznictwie sądów administracyjnych przez "informację publiczną" rozumie się każdą wiadomość wytworzoną przez władze publiczne oraz osoby pełniące funkcje publiczne, a także inne podmioty, które realizują zadania publiczne bądź gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa w zakresie swoich kompetencji. Informacją publiczną jest zatem informacja o aktywności podmiotów wymienionych w art. 4 ust. 1 u.d.i.p. ukierunkowana na wypełnianie określonych zadań publicznych i realizowanie celów publicznych (por. wyrok NSA z 22 czerwca 2018 r. sygn. akt I OSK 218/18 czy wyrok NSA z 30 września 2015 r. sygn. akt I OSK 2093/14, dostępne w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych – CBOSA). Przy czym, co do zasady, nie stanowią informacji publicznej dokumenty wewnętrzne, które stanowią jedynie proces roboczy lub analityczny organów publicznych i nie określają kierunków ich działania. W niniejszej sprawie okolicznością bezsporną jest, że adresat wniosku – Burmistrz, do którego wpłynął wniosek skarżącego, jest podmiotem zobowiązanym do udostępnienia informacji publicznej, zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. Nie było też sporne, że przedmiot wniosku dotyczący nadzoru nad działalnością Młodzieżowej Rady Miasta mieści się w zakresie uregulowanym ww. ustawą. Skarżący kwestionował natomiast, że udzielona przez organ odpowiedź jest niekompletna i nie wyczerpuje w pełni jego żądań zawartych we wniosku. Ze stanowiskiem tym nie można się zgodzić. W punkcie 1. wniosku skarżący domagał się udostępnienia kopii wszelkich notatek służbowych, protokołów, podsumowań, raportów, projektów stanowisk, rekomendacji, adnotacji, projektów odpowiedzi albo innych dokumentów wewnętrznych sporządzonych w związku z: a. wykonywaniem nadzoru nad MRM, b. współpracą Urzędu z MRM, c. zgłaszanymi problemami, zastrzeżeniami, konfliktami lub trudnościami dotyczącymi funkcjonowania MRM. Załatwiając tę część wniosku organ poinformował, że Urząd Miejski posiada dokumenty związane z organizacją wyborów do MRM, zawiadomienia o sesjach, protokoły z sesji, projekty uchwał oraz uchwały. Biuro Rady nie posiada notatek służbowych, podsumowań, raportów, projektów stanowisk, rekomendacji ani innych dokumentów wewnętrznych sporządzonych w zakresie wskazanym we wniosku. W ocenie Sądu odpowiedź ta jest wyczerpująca. Burmistrz wymienił dokumenty jakie znajdują się w jego posiadaniu oraz dokumenty jakimi nie dysponuje Biuro Rady. Skoro organ wymienił posiadane przez niego dokumenty, to racjonalnym jest to, że innych, poza wyliczonymi nie posiada. Nie można zatem zgodzić się ze skarżącym, że udzielona odpowiedź nie pozwala ustalić, czy brak takich dokumentów został zweryfikowany również w zasobach Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i innych osób wskazanych we wniosku. Tym bardziej, że w piśmie z 27 maja 2026 r. organ poinformował wnioskodawcę, że poza dokumentami i informacjami wskazanymi w przedmiotowej odpowiedzi, Urząd nie posiada innych dokumentów ani informacji objętych zakresem wniosku. Skarżący we wniosku sam wskazał zaś, że znane są mu dokumenty dostępne w BIP, tj. uchwała nr [...] Rady Miejskiej w G. z dnia [...] r. w sprawie powołania Młodzieżowej Rady Miasta G. i nadania jej Statutu, zarządzenie nr [...]1 Burmistrza z dnia [...] r. w sprawie wyznaczenia osoby do sprawowania nadzoru oraz obsługi administracyjno-biurowej MRM oraz zarządzenia nr [...]2, [...]3 oraz [...]4 dotyczące organizacji wyborów i ogłoszenia wyników wyborów do MRM. W punkcie 2. wniosku skarżący żądał udostępnienia kopii korespondencji e-mail prowadzonej w określonym okresie z wykorzystaniem urzędowych i służbowych skrzynek poczty elektronicznej związanych z MRM, w zakresie, w jakim korespondencja ta dotyczyła spraw publicznych, w tym również z imiennych skrzynek poczty elektronicznej utworzonych w domenie Urzędu dla osób pełniących funkcje publiczne lub wykonujących zadania na rzecz organu, w szczególności osoby wyznaczonej przez Burmistrza do sprawowania nadzoru nad MRM, obejmującej w szczególności podany zakres przedmiotowy. Odpowiadając na tę część wniosku Burmistrz poinformował, że Urząd Miejski nie posiada korespondencji e-mail we wnioskowanym zakresie. Skarżący kwestionując tę odpowiedź powoływał się na wiedzę o bliżej nieokreślonej korespondencji kierowanej – z wykorzystaniem urzędowej skrzynki – przez Biuro Rady do radnych MRM. Nie sposób jednak zgodzić się z zarzutem skarżącego, iż kategoryczne stwierdzenie o braku korespondencji e-mail nie jest pełną odpowiedzią, w sytuacji, gdy w zasobach Urzędu znajdowały się wiadomości wysyłane z Biura Rady do członków MRM. Należy wziąć pod uwagę, że organ ma obowiązek udostępnić tylko taką informację, którą dysponuje w dniu załatwiania wniosku. Z udzielonej zaś odpowiedzi jednoznacznie wynika, że Urząd Miejski (nawet jeśli w przeszłości dysponował jakąś korespondencją), to w dniu załatwiania wniosku nie posiadał korespondencji e-mail we wnioskowanym zakresie. Tutejszy Sąd w całości podziela stanowisko prezentowane w doktrynie i orzecznictwie, że organ ma obowiązek udostępnienia informacji publicznej, która jest w jego posiadaniu. Natomiast "gdy organ informacji nie posiada, doktryna i orzecznictwo wypracowały stanowisko, zgodnie z którym należy bez zbędnej zwłoki pisemnie poinformować stronę o tym fakcie. Jest to, co prawda, sposób nie przewidziany expressis verbis w ustawie o dostępie do informacji publicznej, jednak również stanowi pewnego rodzaju udzielenie informacji o ustalonym stanie faktycznym, a tym samym dopuszczalne i wystarczające załatwienie wniosku, które skutecznie chroni organ od zarzutu bezczynności" (wyrok NSA z 15 października 2024 r., sygn. akt III OSK 273/23, LEX nr 3771585). Podobnie, za bezzasadny należało uznać zarzut skarżącego dotyczący niepełnego załatwienia punktu 3. wniosku. Dotyczył on udostępnienia kopii korespondencji wewnętrznej, pism, dekretacji, adnotacji, wiadomości przekazujących sprawę do załatwienia, projektów odpowiedzi lub innych dokumentów przekazywanych pomiędzy: Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza, Sekretarzem Miasta, Wydziałem Organizacyjnym, Biurem Rady, osobą wyznaczoną do sprawowania nadzoru nad MRM w zakresie, w jakim dokumenty te dotyczyły funkcjonowania MRM, sposobu wykonywania nadzoru nad tą radą, zgłoszonych uwag, problemów lub zastrzeżeń dotyczących MRM. Burmistrz wyjaśnił, że Urząd Miejski posiada pojedyncze pisma przekazane zgodnie z właściwością lub dekretowane do Biura Rady, dotyczące m.in. ogólnych informacji związanych z działalnością młodzieżowych rad, zaproszeń na wydarzenia oraz materiałów informacyjnych przekazywanych przez podmioty zewnętrzne. Ponadto do Biura Rady wpłynął jeden wniosek grupy radnych MRM dotyczący zmiany osoby wyznaczonej do sprawowania nadzoru nad MRM. Urząd Miejski nie posiada innej korespondencji, projektów odpowiedzi ani dokumentów we wnioskowanym zakresie, dotyczących zgłoszonych uwag, problemów lub zastrzeżeń odnoszących się do funkcjonowania MRM. Niezrozumiały jest zarzut skarżącego, iż Burmistrz nie wyjaśnił komu konkretnie przekazano sprawę, skoro z pisma organu wprost wynika, że pisma zostały przekazane zgodnie z właściwością do Biura Rady lub zostały do tego Biura zadekretowane, a innych wnioskowanych dokumentów nie ma. W pkt 4. wniosku skarżący zwrócił się o wskazanie, czy w okresie objętym wnioskiem odbywały się spotkania z udziałem: Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza Miasta, pracowników Wydziału Organizacyjnego, pracowników Biura Rady, osoby wyznaczonej do sprawowania nadzoru nad MRM, dotyczące MRM. W przypadku odpowiedzi twierdzącej wniósł o podanie: a. daty spotkań, b. wskazanie uczestników po stronie urzędu, c. wskazanie przedmiotu spotkania, d. udostępnienie kopii notatek, protokołów, agend, materiałów roboczych oraz wiadomości e-mail służących ustaleniu lub podsumowaniu tych spotkań; Stwierdzić należy, że odpowiedź Burmistrza w tym zakresie była jasna i kompletna. Poinformował on, że w okresie objętym wnioskiem odbyło się jedno spotkanie robocze dotyczące MRM; miało ono miejsce 25 listopada 2025 r., uczestniczyła w nim pracownica Biura Rady oraz Przewodnicząca Rady Miasta G., przedmiotem spotkania były sprawy związane z funkcjonowaniem MRM, a Urząd Miejski nie posiada notatek, protokołów, agend, materiałów roboczych ani wiadomości e-mail służących ustaleniu lub podsumowaniu spotkania. Nie ma zatem podstaw, aby zarzucić Burmistrzowi bezczynność polegającą na niepełnym załatwieniu wniosku w tym zakresie. Niezasadne są też zarzuty skargi dotyczące niepełnego załatwienia punktu 5. wniosku, który dotyczył wskazania, czy w okresie objętym wnioskiem wpłynęły do urzędu jakiekolwiek pisma, maile, wnioski, skargi, zgłoszenia lub inne wystąpienia dotyczące: a. sposobu funkcjonowania MRM, b. sposobu wykonywania nadzoru nad MRM, c. zastrzeżeń do zachowania osoby wykonującej zadania nadzorcze wobec MRM, d. potrzeby zmiany osoby wykonującej zadania nadzorcze, e. potrzeby zmiany sposobu współpracy miasta z MTM. W przypadku odpowiedzi twierdzącej poprosił o: a. podanie liczby takich wystąpień, b. podanie dat ich wpływu, c. wskazanie komórki organizacyjnej lub osoby, do której zostały przekazane, d. wskazanie, jakie działania zostały podjęte w związku z każdym z tych wystąpień, e. udostępnienie zanonimizowanych kopii odpowiedzi udzielonych w tych sprawach. Odnosząc się do tej części wniosku Burmistrz poinformował, że wpłynął jeden wniosek grupy radnych MRM, datowany 9 kwietnia 2025 r., dotyczący zmiany osoby wyznaczonej do sprawowania nadzoru nad MRM, który został przekazany do Biura Rady oraz do wiadomości radnych Rady Miasta G.; w załączeniu organ przekazał skarżącemu zanonimizowaną kopię wniosku oraz udzielonej odpowiedzi. W ocenie Sądu również ta część wniosku zawierała odpowiedzi na wszystkie pytania zawarte w omawianym punkcie i także ta część wniosku została załatwiona w sposób kompletny. Wskazanie przez Burmistrza w odpowiedzi daty "9 kwietnia 2025 r." stanowi oczywistą omyłkę pisarską. Z dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, które zostały udostępnione skarżącemu, wynika bowiem wprost, że wniosek o zmianę osoby do sprawowanie nadzoru nad MRM datowany był na 9 kwietnia 2026 r. i tego samego dnia wpłynął do Biura Rady Miasta, co wynika ze znajdującej się na dokumencie prezentaty. Brak jest więc podstaw by uznać za zasadny zarzut dotyczący rozbieżności dat i umiejscowienia przedmiotowego wniosku poza zakresem wniosku o udostępnienie informacji publicznej. Burmistrz prawidłowo więc udzielił skarżącemu odpowiedzi oraz udostępnił przedmiotowe dokumenty Nie ma również racji skarżący, zarzucając organowi niepełne załatwienie tej części wniosku z tego powodu, że wniosek obejmował odrębnie pisma, maile, wnioski, zgłoszenia i inne wystąpienia, natomiast Burmistrz odniósł się wyłącznie do jednego wniosku grupy radnych MRM, a odpowiedź nie pozwala ustalić, czy wszystkie kategorie dokumentów wskazane we wniosku zostały zbadane. Należy zauważyć, że wszystkie wymienione przez skarżącego formy komunikacji (pisma, maile, wnioski, zgłoszenia i inne wystąpienia) dotyczyły tego samego przedmiotu (sposobu funkcjonowania MRM, sposobu wykonywania nadzoru nad MRM, zastrzeżeń do zachowania osoby wykonującej zadania nadzorcze wobec MRM, potrzeby zmiany osoby wykonującej zadania nadzorcze, potrzeby zmiany sposobu współpracy miasta z MTM). Skoro w tym przedmiocie wpłynął tylko jeden wniosek, a organ przekazał skarżącemu kopie wniosku i odpowiedzi na niego udzielonej, to nie było potrzeby uszczegóławiania informacji poprzez wskazywanie, że nie wpłynęły inne pisma, maile, skargi, zgłoszenia lub inne wystąpienia dotyczące tego samego przedmiotu. Tutejszy Sąd nie dopatrzył się też uchybień organu w zakresie załatwienia punktu 6. wniosku, w którym skarżący zwrócił się o udostępnienie kopii dokumentów obrazujących wewnętrzny obieg spraw związanych z MRM, jeżeli takie dokumenty zostały sporządzone lub wykorzystane, w szczególności: dekretacji, adnotacji na pismach, projektów odpowiedzi, poleceń służbowych, wiadomości przekazujących sprawę do załatwienia, notatek z ustaleń roboczych. Sam skarżący formułując wniosek w tym zakresie ograniczył go tylko do tych dokumentów, które zostały sporządzone lub wykorzystane. Organ wyczerpał to żądanie odpowiadając, że posiada pojedyncze pisma zadekretowane do wiadomości lub zgodnie z właściwością, dotyczące m.in. ogólnych informacji związanych z działalnością młodzieżowych rad, zaproszeń na wydarzenia oraz materiałów informacyjnych przekazywanych przez podmioty zewnętrzne, a nie posiada innych dokumentów we wnioskowanym zakresie, w szczególności projektów odpowiedzi, poleceń służbowych ani notatek z ustaleń roboczych. Ostatecznie Burmistrz nie pozostawał również bezczynny w załatwieniu punktu 7. wniosku skarżącego, w którym wnosił on o wskazanie czy w okresie objętym wnioskiem sporządzono jakiekolwiek dokumenty dotyczące oceny dotychczasowego sposobu wykonywania nadzoru nad MRM, w szczególności: notatki, podsumowania, rekomendacje, propozycje działań, projekty zmian organizacyjnych lub personalnych. Organ poinformował bowiem, że nie były sporządzane dokumenty dotyczące problematyki objętej punktem 7.wniosku. Reasumując, po przeanalizowaniu treści wniosku skarżącego oraz udzielonej przez organ odpowiedzi, tutejszy Sąd uznał, że zarzuty skargi dotyczące niepełnego załatwienia wniosku skarżącego o udostępnienie informacji publicznej, są nieuzasadnione. Na taką ocenę wpływa także fakt, że organ w piśmie z 27 maja 2026 r. – jak już powyżej wskazano – poinformował, że poza dokumentami i informacjami wskazanymi w ww. odpowiedzi, nie posiada innych dokumentów ani informacji objętych zakresem wniosku. Należy z tego wnioskować, iż udostępnił wszystkie dokumenty i informacje, jakie znajdowały się w jego posiadaniu. Jak już natomiast wyjaśniono, obowiązek udostępnienia informacji publicznej w określonym terminie i w określonej formie odnosi się jedynie do takiej informacji, która jest w posiadaniu podmiotu zobowiązanego do jej udostępnienia, co wynika wprost z art. 4 ust. 3 u.d.i.p. (por. wyrok NSA z 21 lipca 2026 r., sygn. akt III OSK 360/26, LEX nr 4124495). Jeśli zaś chodzi o termin załatwienia sprawy – 27 maja 2026 r., czyli już po zaskarżeniu bezczynności poprzez wniesienie skargi do tutejszego Sądu – to należy zważyć, iż przy ocenie zasadności skargi na bezczynność, decydujący jest stan faktyczny z momentu orzekania przez sąd administracyjny i fakt dokonania czynności przez organ (por. uchwała 7 sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 listopada 2008 r., sygn. akt I OPS 6/08, dostępna w CBOSA). Nie można bowiem zobowiązać organu do dokonania czynności, która została w momencie orzekania już dokonana, nawet jeżeli przekroczony został przez organ termin przewidziany do jej wykonania (por. wyrok NSA z 18 stycznia 2017 r., sygn. akt I OSK 1789/16, CBOSA). W miejscu tym pozostaje wyjaśnić, że co prawda organ pismem z 30 kwietnia 2026 r. poinformował skarżącego o przedłużeniu terminu do 25 czerwca 2026 r., stosownie do art. 13 ust. 2 u.d.i.p., to jednak rację ma skarżący, że w sprawie brak było uzasadnionych przesłanek to wydłużenia terminu w sposób maksymalny. Co prawda ustawodawca nie określa jakie powody opóźnienia są dopuszczalne w świetle art. 13 ust. 2 u.d.i.p., to jednak w orzecznictwie sądowym zasadnie wskazuje się, że nie mogą one być dowolne i nie mogą leżeć po stronie podmiotu zobowiązanego, a podmiot udostępniający informację publiczną nie może w sposób dowolny uzasadniać niedotrzymania terminu. Przedłużenie ustawowego terminu musi opierać się na przesłankach obiektywnych, wynikających z charakteru wniosku np. jego obszerności lub wielowątkowości (zob. wyrok NSA z 15 kwietnia 2026 r., sygn. akt III OSK 1520/25, LEX nr 4084251 i powołane tam orzecznictwo). W rozpoznawanej sprawie wniosek skarżącego był rozbudowany, jednak dotyczył wyłącznie MRM. Redakcja art. 13 ust. 2 u.d.i.p. nie daje natomiast podstaw do tego, by organ przedłużając postępowanie w sprawie udzielenia informacji publicznej automatycznie stosował termin 2 miesięcy; organ zobowiązany jest do miarkowania czasu koniecznego do załatwienia sprawy, czego w tej sprawie Burmistrz nie uczynił. Natomiast mając na względzie, że bezczynność organu w udzieleniu informacji publicznej z wniosku skarżącego ustała jeszcze przed rozpatrzeniem skargi przez Sąd, to obowiązkiem tutejszego Sądu było umorzenie postępowania, na podstawie art. 161 § 1 pkt 3 p.p.s.a., o czym orzeczono w pkt I sentencji wyroku. Natomiast stosownie do treści art. 149 § 1a p.p.s.a., Sąd stwierdza, czy bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Mając na uwadze okoliczności rozpoznawanej sprawy, tutejszy Sąd stwierdził, że bezczynność organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa (pkt II sentencji wyroku). Skarżącemu pozostaje wyjaśnić, że nie każde naruszenie prawa wskutek bezczynności organu jest naruszeniem rażącym. W orzecznictwie utrwalone jest stanowisko, że rażącym naruszeniem prawa będzie stan, w którym bez żadnej wątpliwości można powiedzieć, bez potrzeby odwoływania się do szczegółowej oceny okoliczności sprawy, że naruszono prawo w sposób oczywisty (por. wyrok NSA z 15 maja 2026 r., sygn. akt III OSK 2130/25, LEX nr 4107642.). Oceniając, czy naruszenie prawa jest rażące, należy uwzględnić nie tylko proste zestawienie terminów rozpoczęcia postępowania i jego zakończenia, względnie braku zakończenia, lecz także warunkowane okolicznościami materialnoprawnymi sprawy czynności, jakie powinien podjąć organ dążąc do merytorycznego rozstrzygnięcia konkretnej sprawy. Rażącym naruszeniem prawa jest naruszenie ciężkie, które nosi cechy oczywistej i wyraźnej sprzeczności z obowiązującym prawem, niepozwalające na zaakceptowanie w demokratycznym państwie prawa i wywołujące dotkliwe skutki społeczne lub indywidualne (por. B. Adamiak, J. Borkowski, Komentarz do kodeksu postępowania administracyjnego, Warszawa 1998 r., s. 808-812). Sam fakt przekroczenia ustawowych terminów załatwiania spraw, co do zasady, nie jest taką szczególną okolicznością. W konsekwencji stan bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania, chociaż niewątpliwie stanowi naruszenie prawa, nie przesądza jeszcze o rażącym charakterze tego naruszenia (por. wyrok NSA z 21 kwietnia 2017 r., sygn. akt I OSK 2331/16, CBOSA). Sformułowanie "rażące" oznacza działanie bezspornie ponad miarę, niewątpliwe, wyraźne oraz oczywiste (wyrok NSA z 2 września 2025 r., sygn. akt III OSK 710/25, LEX nr 3907980). W ocenie tutejszego Sądu okoliczności faktyczne w niniejszej sprawie nie wskazują na naruszenie prawa o szczególnym stopniu kwalifikacji, gdyż nieudostępnienie w terminie wnioskowanej informacji nie można oceniać jako przejawu złej woli organu. Organ nie zlekceważył wniosku skarżącego – pismem z 30 kwietnia 2026 r. poinformował skarżącego, że z uwagi na zakres wniosku obejmujący kilka zagadnień, wymagających odrębnego opracowania, udzielenie odpowiedzi w terminie określonym w art. 13 ust. 1 u.d.i.p. nie jest możliwe i wskazał nowy termin załatwienia sprawy na 25 czerwca 2026 r. Ostatecznie zaś udzielił skarżącemu wnioskowanej informacji niedługo po wniesieniu skargi na bezczynność, a przed upływem wyznaczonego terminu. O kosztach postępowania Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie orzekł w pkt III sentencji wyroku, na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 1 p.p.s.a., uwzględniając wysokość uiszczonego wpisu od skargi.