II SAB/Bk 96/26

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w składzie następującym: Przewodniczący sędzia WSA Elżbieta Lemańska (spr.), Sędziowie sędzia WSA Anna Bartłomiejczuk, sędzia WSA Marta Joanna Czubkowska, , po rozpoznaniu w Wydziale II na posiedzeniu niejawnym w dniu 21 lipca 2026 r. w trybie uproszczonym sprawy ze skargi K. K. na bezczynność Komendanta Powiatowego Policji w Bielsku Podlaskim w przedmiocie udostępnienia akt 1. umarza postępowanie w zakresie zobowiązania Komendanta Powiatowego Policji w Bielsku Podlaskim do załatwienia wniosku skarżącego K. K. z 17 lutego 2026 r.; 2. stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności; 3. stwierdza, że bezczynność organu nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa; 4. nie wymierza organowi grzywny; 5. zasądza od Komendanta Powiatowego Policji w Bielsku Podlaskim na rzecz skarżącego K. K. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.

Wnioskiem z 17 lutego 2026 r. K. K. (dalej: wnioskodawca, skarżący) zwrócił się do Komendanta Powiatowego Policji w Bielsku Podlaskim (dalej: KPP) "o udostępnienie pełnych akt – wyłącznie w formie elektronicznej – żądanie nieselektywne", w których występuje on w jakimkolwiek charakterze. W dalszej części pisma wniosek został sprecyzowany jako żądanie "kompletnego, nieselektywnego udostępnienia akt oraz danych źródłowych obiegu spraw", które nie jest ograniczone do jednej sprawy ani jednej sygnatury, dotyczące wszystkich spraw, w których wnioskodawca posiada status strony lub podmiotu, którego interesu prawnego dotyczą czynności organu; wniosek obejmował również akta spraw zakończonych, w toku oraz archiwalnych pozostających w dyspozycji organu; dotyczył wszystkich komórek organizacyjnych KPP oraz materiałów pozostających w dyspozycji organu, niezależnie od miejsca ich fizycznego lub systemowego przechowywania; zakresem żądania objęto również dokumenty robocze, wersje pośrednie, zapisy techniczne oraz dane pomocnicze związane z prowadzeniem spraw, a także materiały z wszystkich systemów teleinformatycznych, rejestrów oraz nośników używanych w toku prowadzenia spraw. W podstawie prawnej żądania wnioskodawca wskazał art. 73 § 1-2, art. 74 § 1, art. 76a, art. 6, art. 7, art. 8, art. 9, art. 10 oraz art. 12 § 1 k.p.a. a także art. 16 ustawy o dostępie do informacji publicznej, jak również ustawę o doręczeniach elektronicznych i e-Doręczeniach oraz art. 51 ust. 3 Konstytucji RP i art. 15 RODO. Wniosek zawierał uzasadnienie doprecyzowujące żądanie. W piśmie z 27 lutego 2026 r. znak TK.1208.3.2026.EO Komendant Powiatowy Policji w Bielsku Podlaskim wezwał wnioskodawcę, na podstawie art. 64 § 2 k.p.a., do wskazania rodzaju postępowań/akt, których udostępnienia bądź przekazania żąda, w terminie 7 dni pod rygorem pozostawienia podania bez rozpoznania. W odpowiedzi na wezwanie udzielonej 5 marca 2026 r. wnioskodawca przedłożył trzy pisma – wnioski, w których: - wskazał, że wniosek z 17 lutego 2026 r. obejmuje "wszystkie postępowania, czynności oraz materiały aktowe pozostające w dyspozycji Komendy Powiatowej w Bielsku Podlaskim, w których występuje w jakimkolwiek charakterze lub których dotyczą jego dane osobowe"; wniosek obejmuje wszystkie sprawy prowadzone w ramach postępowań administracyjnych, czynności wyjaśniających lub sprawdzających, postępowań dyscyplinarnych lub służbowych, czynności interwencyjnych i zdarzeń rejestrowanych przez Policję, korespondencji urzędowej, a także dat wszczęcia, prowadzenia, zakończenia postępowań, komórki organizacyjnej prowadzającej sprawę, sposobu prowadzenia akt (papierowy, elektroniczny, mieszany); - zawnioskował o przekazanie wykazu wszystkich spraw prowadzonych przez Policję dotyczących jego osoby (wniosek – wykaz); - zawnioskował o dostęp do danych osobowych oraz informacji o ich przetwarzaniu na podstawie art. 15 RODO i art. 51 ust. 3 Konstytucji RP (wniosek RODO). W piśmie z 3 kwietnia 2026 r. znak TK.1208.3.2026.EO Komendant Powiatowy Policji w Bielsku Podlaskim, wskazując że udziela odpowiedzi na wszystkie trzy ww. pisma z 5 marca 2026 r., poinformował wnioskodawcę, że w Komendzie Powiatowej w Policji w Bielsku Podlaskim prowadzone były następujące postępowania, w których wnioskodawca był stroną: - cztery postępowania administracyjne o sygnaturach TK.1241.2.2025.EO, TK.1241.3.2025.EO, TK.1208.1.2025.EO, TK.1208.2.2026.EO; - trzy postępowania dyscyplinarne o sygnaturach RPD-8/17, RPD-1/22, RDP-1/25; - czynności wyjaśniające o sygnaturach TK.1204.10.2021.EO, TK.1204.7.2022.EO, RSoW.827/25; - akta osobowe; - korespondencja prowadzona z wnioskodawcą pod wskazanymi w piśmie siedmioma sygnaturami. W piśmie powyższym (z 3 kwietnia 2026 r.) KPP również wskazał, że: - w zakresie prowadzonych postępowań administracyjnych na podstawie art. 73 § 1 k.p.a. wnioskodawca ma prawo wglądu w akta sprawy, które przysługuje również po zakończeniu postępowania; czynności te są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika organu; w przypadku zamiaru skorzystania z tej możliwości należy skontaktować się z organem pod wskazanym w piśmie numerem telefonu; - zgodnie z art. 135f ust. 1 pkt 3 ustawy o Policji obwiniony w toku postępowania dyscyplinarnego i po jego zakończeniu ma prawo przeglądania akt tego postępowania oraz sporządzania z nich notatek lub fotokopii; organ wskazał, że prowadzone przeciwko wnioskodawcy postępowania dyscyplinarne zostały zakończone, jednak w przypadku wskazania numeru postępowania i interesu mającego związek z udostępnieniem tych akt, zostanie on rozpatrzony; - akta czynności wyjaśniających RSoW.827/25 znajdują się w Sądzie Rejonowym w Bielsku Podlaskim, który decyduje o dostępie do nich na podstawie odrębnych przepisów. Po otrzymaniu ww. pisma wnioskodawca złożył ponaglenie na bezczynność i przewlekłe prowadzenie postępowania przez KPP (pismo z 10 kwietnia 2026 r.). W podstawie prawnej ponaglenia wskazał przepisy art. 35, 36, 37, 57, 61, 73, 74 k.p.a. w związku z art. 6a ust. 1-2 ustawy o Policji. Wyjaśnił, że zakres ponaglenia obejmuje wyłącznie sprawę aktową o sygnaturze TK.1208.3.2026.EO. Wywiódł, że do dnia wniesienia ponaglenia organ nie udostępnił akt ani nie wydał postanowienia o odmowie lub ograniczeniu dostępu w trybie art. 74 § 1 k.p.a., jak też nie zawiadomił o przyczynie zwłoki, nowym terminie załatwienia sprawy i prawie do wniesienia ponaglenia. W jego ocenie miesięczny termin wynikający z art. 35 § 3 k.p.a. na załatwienie jego wniosku upłynął najpóźniej 7 kwietnia 2026 r. Wskazał też, że ponaglenie nie obejmuje wniosków złożonych 5 marca 2026 r. dotyczących wykazu wszystkich spraw i dostępu do danych osobowych. W piśmie z 21 kwietnia 2026 r. Komendant Wojewódzki Policji w Białymstoku, do którego wpłynęło ponaglenie, poinformował wnioskodawcę o przekazaniu ponaglenia do KPP celem ustosunkowania się do zarzutów. W piśmie z 24 kwietnia 2026 r. wnioskodawca ponowił i uzupełnił ponaglenie. Ponownie zażądał udostępnienia akt zgodnie z wnioskiem z 17 lutego 2026 r. w brzmieniu doprecyzowanym w piśmie z 5 marca 2026 r. – przez wydanie postanowienia odpowiadającego treści art. 74 § 2 k.p.a., ze wskazaniem zakresu odmowy, podstawy prawnej i przyczyn rozstrzygnięcia. Wskazał, że otrzymane z KWP pismo z 21 kwietnia 2026 r. nie stanowi o ustaniu bezczynności i nie stanowi rozpoznania ponaglenia. Postanowieniem z 30 kwietnia 2026 r. nr 760/2026 wydanym na podstawie art. 37 § 6 k.p.a. Komendant Wojewódzki Policji w Białymstoku stwierdził bezczynność Komendanta Powiatowego Policji w Bielsku Podlaskim w zakresie obejmującym wniosek K. K. o udostępnienie dokumentów z akt spraw dotyczących tego wnioskodawcy; ocenił, że bezczynność wystąpiła bez rażącego naruszenia prawa; zobowiązał KPP do załatwienia sprawy w terminie 14 dni od doręczenia postanowienia; nie stwierdził przewlekłego prowadzenia postępowania. W uzasadnieniu postanowienia KWP wskazał, że stwierdzona bezczynność polega na udzieleniu wnioskodawcy odpowiedzi w formie pisma procesowego zamiast postanowienia zgodnie z art. 74 § 2 k.p.a. W dniu 4 maja 2026 r. K. K. wywiódł skargę na bezczynność i przewlekłość postępowania Komendanta Powiatowego Policji w Bielsku Podlaskim zarzucając organowi następujące uchybienia: pozorność wezwania do uzupełnienia braków wniosku w trybie art. 64 § 2 k.p.a. (w ocenie skarżącego braki nie występowały); dysponowanie przez organ kompletnym podaniem strony od 5 marca 2026 r. Skarżący wskazał, że brak dostępu do akt w zakresie objętym żądaniem z 17 lutego 2026 r. realnie utrudnia mu obronę przeciwko rozkazowi personalnemu o zwolnieniu ze służby nr 401/2025 z 17 listopada 2025 r. Zarzucił niepowiadomienie o przedłużaniu się załatwienia wniosku w trybie art. 36 k.p.a. ani niewydanie postanowienia w przedmiocie tego wniosku. Do skargi załączył plik dokumentów. Skarżący przedłożył następnie dwa uzupełnienia skargi: - w piśmie z 5 maja 2026 r. zwrócił się o uwzględnienie postanowienia KWP stwierdzającego bezczynności organu; - w piśmie z 13 maja 2026 r. wskazał na wydanie 11 maja 2026 r. przez KPP postanowienia odmownego z 11 maja 2026 r.. W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie wskazując na fakt wydania postanowienia z 11 maja 2026 r. W piśmie z 19 czerwca 2026 r. stanowiącym replikę skarżącego na odpowiedź organu na skargę wyjaśnił on, że jeśli KPP ocenił, iż powinien wydać postanowienie odmowne wyłącznie co do części jego żądań, to powinien jasno określić zakres spraw objętych postanowieniem, a w pozostałym zakresie wystosować do skarżącego pismo informacyjne. Sąd stwierdza, że w nadesłanych przez KPP wraz ze skargą i odpowiedzią na skargę aktach administracyjnych znajduje się postanowienie z 11 maja 2026 r. nr 136/2026 Komendanta Powiatowego Policji w Bielsku Podlaskim, wydane na podstawie art. 74 § 2 k.p.a. w wyniku rozpatrzenia wniosku skarżącego z 17 lutego 2026 r., którym organ ten odmówił udostępnienia w formie elektronicznej żądanych akt wszystkich spraw prowadzonych przez KPP w Bielsku Podlaskim, w których skarżący występuje w jakimkolwiek charakterze. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku zważył, co następuje. Postępowanie sądowe podlega umorzeniu z uwagi na ustanie stanu bezczynności po wniesieniu skargi a przed jej rozpoznaniem przez sąd, co nie wykluczało jednak stwierdzenia, że organ dopuścił się bezczynności w prowadzeniu postępowania przed wniesieniem skargi; nie miała ona jednak miejsca z rażącym naruszeniem prawa. W postępowaniu ze skargi na bezczynność organu (lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ) zasadą jest badanie w pierwszej kolejności treści żądania strony oraz tego, jakie - w związku z treścią tego żądania – ciążą na organie obowiązki związane z prowadzeniem postępowania lub dokonywaniem czynności. Obowiązki te muszą przy tym jednoznacznie wynikać z przepisów prawa. Organy bowiem działają na zasadzie legalizmu (art. 6 k.p.a.), tzn. podejmują czynności lub prowadzą postępowanie wyłącznie wówczas, gdy jest to przewidziane przepisami prawa. Wyrazem tej ogólnej zasady, zgodnie z którą organ jest uprawniony i ma obowiązek podjąć działania tylko wówczas, gdy żądanie strony jest oparte na przepisach prawa, jest m.in. regulacja art. 28 k.p.a. o brzmieniu "Stronami mogą być osoby fizyczne i osoby prawne, a gdy chodzi o państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne i organizacje społeczne - również jednostki nieposiadające osobowości prawnej". Choć przepis ten dotyczy strony postępowania administracyjnego (jurysdykcyjnego), to jego wydźwięk jest uniwersalny w tym sensie, że wyraża konieczność działania przez organy administracji publicznej wobec strony tylko wówczas, gdy żądanie strony (dostatecznie sprecyzowane) i działanie organu ma swoją podstawę prawną. Zastrzec dalej należy, że z uwagi na różnorodność żądań kierowanych wobec organów administracji publicznej, często żądań nieprecyzyjnych bądź rozbudowanych, formułowanych przez strony niereprezentowane przez profesjonalnych pełnomocników - może wystąpić sytuacja, w której dopiero w trakcie wymiany korespondencji między wnioskodawcą a organem dochodzi do sprecyzowania przedmiotu żądania lub skonkretyzowania czego w istocie strona się domaga. Taka sytuacja, w ocenie sądu, ma miejsce w sprawie niniejszej, co prowadziło do końcowego ustalenia, że postanowieniem z 11 maja 2026 r. Komendant Powiatowy Policji w Bielsku Podlaskim wyeliminował stan bezczynności przed wyrokiem sądu. Żądanie skarżącego o podjęcie przez ww. Komendanta czynności zostało pierwotnie sformułowane w piśmie z 17 lutego 2026 r. jako (według tytułu pisma) "wniosek o udostępnienie pełnych akt – wyłącznie w formie elektronicznej – żądanie nieselektywne". Natomiast z uzasadnienia tego żądania wynika, że skarżący zawnioskował w istocie o przekazanie mu drogą elektroniczną (z wyłączeniem innej drogi) wszelkich istniejących dokumentów, danych i informacji mających związek z jego osobą w tym sensie, że dotyczących go jako strony postępowania, dotyczących jego interesu prawnego bądź dotyczących go w jakikolwiek sposób. W ocenie sądu tak sformułowane żądanie "udostępnienia pełnych akt" (doprecyzowane o udostępnienie także, w ramach zażądanych informacji, dokumentów roboczych, wersji pośrednich, zapisów technicznych, danych pomocniczych itp.) było zbyt obszerne, czy inaczej zbyt ogólne, aby powodowało u organu obowiązek niezwłocznego przystąpienia do kompletowania podlegających udostępnieniu dokumentów. Nie zmienia tej konkluzji wskazanie przez skarżącego jako podstawy prawnej żądania przepisów k.p.a., przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej, przepisów o doręczeniach elektronicznych czy tzw. RODO (czyli jak należy wnioskować rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz. U. UE.L.2016.119.1). Wszechstronność tak określonej podstawy prawnej żądania, w tym różnorodność wskazanych trybów dostępu do wnioskowanych informacji mających być, w ocenie wnioskodawcy, w posiadaniu organu - wbrew zamierzeniu strony nie precyzowała w sposób dostateczny żądania. Trafnie zatem organ zareagował na tak obszerny wniosek wzywając skarżącego w piśmie z 27 lutego 2026 r. do skonkretyzowania żądania o "wskazanie rodzaju postępowań/akt, których udostępnienia bądź przekazania żąda" – pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania. Z wyżej wskazanych powodów, w ocenie sądu, w okresie od zgłoszenia wniosku do udzielenia odpowiedzi na ww. wezwanie, nie sposób przypisywać organowi jakiegokolwiek zaniechania wypełniającego znamiona bezczynności. Odpowiedzi na wezwanie skarżący udzielił w piśmie z 5 marca 2026 r. (k. 8 akt adm.), jednak tylko w części spełniła ona rolę wymaganego doprecyzowania. Nazwał on co prawda rodzaje postępowań i czynności, z których dokumentacji żąda (postępowania administracyjne, dyscyplinarne, czynności wyjaśniające, interwencyjne, zdarzenia rejestrowane, korespondencja urzędowa), jednak dalsza treść tego pisma wskazuje, że skarżącemu nadal chodzi o wszelkie dokumenty dotyczące jego osoby ("podtrzymuję w całości żądanie nieselektywnego udostępnienia pełnych akt oraz danych źródłowych obiegu spraw wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z treścią mojego wniosku z 17 lutego 2026 r."). Z uwagi na taką treść udzielonej odpowiedzi, ale też z uwagi na dołączone do niej, również datowane na 5 marca 2026 r., dwa dodatkowe wnioski (o wykaz wszystkich spraw prowadzonych przez Policję dotyczących wnioskodawcy oraz wniosek RODO) – organ podjął we własnym zakresie próbę sprecyzowania rodzaju postępowań i czynności dotyczących wnioskodawcy. Skategoryzował oraz wymienił postępowania i czynności w 12 punktach, wskazał wnioskodawcy w jakim zakresie przysługuje mu wgląd w akta postępowań administracyjnych, w jakim w akta postępowań dyscyplinarnych oraz gdzie znajdują się akta czynności wyjaśniających o wskazanej sygnaturze (pismo z 3 kwietnia 2026 r. znak TK.1208.3.2026.EO). W ocenie sądu udzielona skarżącemu informacja (odpowiedź) zawarta w piśmie z 3 kwietnia 2026 r. ma kluczowe i przesądzające znaczenie dla oceny czy i w jakim zakresie wystąpiła bezczynność organu. Organ bowiem umożliwił wnioskodawcy skonkretyzowanie przedmiotu żądania, a jednocześnie poinformował go o sposobach udostępnienia akt i dokumentach odzwierciedlających czynności w różnych kategoriach spraw. Innymi słowy wnioskodawca otrzymał informację, jakie konkretnie postępowania toczyły się z jego udziałem, jakich dokonywano czynności, z którymi aktami może się zapoznać w siedzibie organu, a które znajdują się poza tą siedzibą. Jest to zatem istotny moment w procedowaniu wniosku z 17 lutego 2026 r. Wskazuje bowiem, że poza udzieleniem informacji o innych postępowaniach i czynnościach niż stricte postępowanie administracyjne (w piśmie z 3 kwietnia 2026 r.) – w istocie należało zareagować w sposób przewidziany prawem również i na tę część żądania skarżącego, która odnosiła się do udostępnienia akt postępowań administracyjnych. Nie ulega wątpliwości, że pismo z 3 kwietnia 2026 r. takim sposobem reakcji przewidzianym dla żądania udostępnienia akt postępowania administracyjnego nie było. W ocenie sądu trafnie dostrzegł to uchybienie skarżący, który - formułując ponaglenie w piśmie z 10 kwietnia 2026 r. oraz kolejno doprecyzowanie ponaglenia w piśmie z 24 kwietnia 2026 r. - domagał się "udostępnienia akt lub wydania postanowienia na podstawie art. 74 § 2 k.p.a.". Należy przy tym zwrócić uwagę, że skarżący w ponagleniu i jego uzupełnieniu – a więc po otrzymaniu pisma precyzującego z 3 kwietnia 2026 r. - nie wskazał innych podstaw prawnych załatwienia przez organ wniosku z 17 lutego 2026 r. niż przepisy k.p.a. Skoro więc skarżący w momencie formułowania ponaglenia – dysponując wykazem postępowań i czynności dotyczących jego osoby w KPP - nie domagał się precyzyjnie i konkretnie udostępnienia akt postępowań dyscyplinarnych, czynności wyjaśniających i korespondencji urzędowej (nie wskazał żadnej z przekazanych mu w piśmie z 3 kwietnia 2026 r. sygnatur, nie doprecyzował o jaki rodzaj postepowania bądź czynności chodzi itd.), ale – co jeszcze raz należy powtórzyć – zażądał "udostępnienia pełnych akt w formie elektronicznej bądź wydania postanowienia na podstawie art. 74 § 2 k.p.a." – to w ten sposób zawęził i skonkretyzował zakres żądania. To zaś oznacza, że jego żądanie, choć nadal mające charakter "globalny", uległo zawężeniu na tym etapie do "udostępnienia dokumentacji (pełnych akt) w formie elektronicznej bądź wydania postanowienia odmownego na podstawie ww. przepisu k.p.a.". Dlatego wydane przez Komendanta Powiatowego Policji w Bielsku Podlaskim postanowienie z 11 maja 2026 r. należy uznać za odnoszące się do tak scharakteryzowanego żądania. Inaczej rzecz ujmując, w odpowiedzi na "globalne" (ogólne) żądanie udostępnienia akt w formie elektronicznej bądź wydania postanowienia odmownego na podstawie k.p.a. - udzielono odpowiadającej zakresowi tego żądania odpowiedzi. Sąd zatem podkreśla, że treść postanowienia z 11 maja 2026 r. odnosi się do wszystkich aspektów żądania skarżącego wyinterpretowanego na podstawie wypowiedzi następujących po sprecyzowaniu rodzaju postępowań przez organ w piśmie z 3 kwietnia 2026 r. Innego miarodajnego sprecyzowania bowiem nie było, w tym po stronie skarżącego (poza ponagleniem, o czym była wyżej mowa). Odpowiedź w formie ww. postanowienia zawiera ustosunkowanie się organu do "udostępnienia pełnych akt w formie elektronicznej" i zawiera wyjaśnienie, zgodnie z którym: po pierwsze - odmawia się uczynienia zadość żądaniu, gdyż zarówno postępowania administracyjne jak i pozostała dokumentacja "prowadzona jest w formie tradycyjnej (papierowej) a nie w systemie teleinformatycznym", co wyklucza możliwość udostępnienia w formie elektronicznej na zasadzie art. 73 § 3 k.p.a., tj. w systemie informatycznym organu po uwierzytelnieniu strony; po drugie – zapewniono o możliwości alternatywnego zapoznania się z dokumentacją, po osobistym stawieniu się w siedzibie organu, co jest zasadą udostępniania akt wynikającą z art. 73 § 1a k.p.a. (tutaj organ nawiązał do treści własnej informacji z 3 kwietnia 2026 r.); po trzecie – nie dysponując dostatecznym doprecyzowaniem żądania przez wnioskodawcę, organ zastosował odpowiedź o poziomie ogólności odpowiadającym poziomie ogólności żądania skarżącego, nadając przy tym trafnie tej odpowiedzi formę postanowienia mającego podstawę w k.p.a., gdyż tego w istocie skarżący trafnie domagał się w ponagleniu. Mając na uwadze, że sprawa niniejsza jest sprawą, w której sąd kontroluje czy po stronie organu wystąpiła bezczynność, a zatem nie podlega ocenie w tej sprawie merytoryczna treść udzielonej odpowiedzi (pod względem jej zgodności z prawem) – stwierdzić należy, że wydane postanowienie, łącznie z wcześniej udzielanymi wnioskodawcy informacjami o rodzajach spraw, w których występował jako strona lub które go dotyczyły (pismo z 3 kwietnia 2026 r.), a jeszcze wcześniej z wystosowaniem wezwania do sprecyzowania żądania – czynią zadość ogólnemu żądaniu wnioskodawcy. Jeszcze inaczej rzecz ujmując należy stwierdzić, że postanowienie wydane 11 maja 2026 r. uzupełniło zwłaszcza odpowiedź i informację udzieloną stronie w piśmie z 3 kwietnia 2026 r. oraz "domknęło" zrealizowanie przez organ obowiązku ustosunkowania się w prawem przewidzianej formie do żądania wnioskodawcy, co uzasadnia uznanie, przy ogólnie formułowanych przez skarżącego wnioskach, że z dniem jego doręczenia skarżącemu - zakończyło okres bezczynności organu. Przypomnieć w tym miejscu należy, że z bezczynnością mamy do czynienia, gdy nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 (bezczynność) – art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a. Skoro zatem w sprawie niniejszej wniosek skarżącego wpłynął 17 lutego 2026 r., a jak wyżej wywiedziono co najmniej do 5 marca 2026 r. o bezczynności nie może być mowy, zaś pomiędzy 5 marca 2026 r. (otrzymaniem odpowiedzi na doprecyzowanie żądania) a 7 kwietnia 2026 r. (skarżący w tej dacie otrzymał wykaz zawarty w piśmie z 3 kwietnia 2026 r.) minął miesiąc, co jest terminem przewidzianym w art. 35 § 3 k.p.a. na załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego (takiego postępowania wymagało ustalenie rodzajów spraw w KPP z udziałem skarżącego) – to dopiero od 8 kwietnia 2026 r. można przypisać organowi zaniechanie mające cechy bezczynności polegającej na niewydawaniu postanowienia odmownego na zasadzie art. 74 § 2 k.p.a. Skoro zatem skarga wpłynęła 4 maja 2026 r., a postanowienie wydano 11 maja 2026 r. i zostało doręczone stronie już po wniesieniu skargi, to w dacie wyrokowania przez sąd stan bezczynności istniejący jeszcze w dniu wnoszenia skargi ustał i nie było podstaw, by zobowiązywać organ do podejmowania dodatkowych czynności w związku z wnioskiem skarżącego 17 lutego 2026 r. Dlatego w punkcie 1 wyroku orzeczono o umorzeniu postępowania w zakresie zobowiązania organu do załatwienia wniosku skarżącego z 17 lutego 2026 r. (art. 149 § 1 pkt 1 w związku z art. 161 § 1 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, Dz. U. z 2026 r., poz. 143 z późn. zm., dalej: p.p.s.a.). W punkcie drugim wyroku – mając na uwadze, że bezczynność przez pewien czas istniała - potwierdzono ten fakt, wykluczając jednak przypisanie jej charakteru rażącego naruszenia prawa (art. 149 § 1 pkt 3 i § 1a p.p.s.a.). Jak wskazuje się w orzecznictwie, dla ustalenia bezczynności z rażącym naruszeniem prawa konieczne jest stwierdzenie, że przekroczenie ustawowych terminów w załatwieniu sprawy jest znaczne i niezaprzeczalne, pozbawione racjonalnego (prawnego) uzasadnienia, powiązane z niezastosowaniem trybu informowania strony o powodach niezałatwienia sprawy w terminie oraz niewyznaczeniem nowego terminu jej rozpatrzenia, jak też brakiem okoliczności wyłączającej możliwość przypisania organowi zawinienia za bezczynność. O rażącym naruszeniu prawa można mówić, gdy zwłoka w załatwieniu sprawy jest znaczna i jest efektem działania (zaniechania organu), które można interpretować jako unikanie podjęcia rozstrzygnięcia bądź lekceważenie praw podmiotu domagającego się czynności (vide m.in. wyroki: z 13 listopada 2007 r., sygn. akt I SAB/Wa 406/17; z 7 czerwca 2016 r., II OSK 1810/16, orzeczenia.nsa.gov.pl). Taka sytuacja w sprawie niniejszej nie wystąpiła. Okres bezczynności, który można przypisać organowi, był nieznaczny, organ od momentu wniesienia wniosku do wydania postanowienia z 11 maja 2026 r. pozostawał aktywny w tym sensie, że podejmował działania mające na celu doprecyzowanie żądania skarżącego, podjął próbę ustalenia wykazu spraw dotyczących skarżącego, o czym go poinformował, a wyłącznym zaniechaniem organu było niewydanie postanowienia na podstawie art. 74 § 2 k.p.a. W tych okolicznościach niewątpliwie nie wystąpiła bezczynność mająca cechy rażącego naruszenia prawa. Z wyżej wskazanych powodów nie wymierzono również organowi grzywny. Stosowanie wobec organu środków określonych w art. 149 § 2 p.p.s.a. jest uprawnieniem dyskrecjonalnym sądu, możliwością, z której sąd może skorzystać, jeżeli realia sprawy są niemożliwe do zaakceptowania z punktu widzenia ochrony praw strony. Wybór odpowiedniego środka powinien być zasadniczo warunkowany celem skargi na bezczynność, którym jest zwalczenie stanów zaniechania mających miejsce w postępowaniu i doprowadzenie do jego zakończenia. Istotna jest również funkcja prewencyjna, mająca na celu zapobieganie, aby w przyszłości organ administracji nie popadał w stan bezczynności. Przy tym wymierzenie organowi grzywny ma na celu oddziaływać mobilizująco (w sytuacji gdy organ nadal pozostaje w stanie bezczynności), ale także represyjnie (z uwagi na stwierdzony stan bezczynności czy przewlekłości) i prewencyjnie – aby wzmocnić gwarancje terminowego załatwiana spraw. Wymierzenie organowi grzywny nie jest też uzależnione od stwierdzenia, że bezczynność miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa. Mając to na uwadze sąd stwierdza, że nie wystąpiła żadna przesłanka orzeczenia o grzywnie (krótki okres bezczynności, brak wyraźnej złej woli po stronie organu wyrażający się m.in. odpowiadaniem na korespondencję strony, widoczna natomiast wola załatwienia sprawy przy niezastosowaniu właściwej formy, co może być usprawiedliwione charakterem żądania). Marginalnie wskazać należy, że: - w postępowaniu ze skargi na bezczynność sąd nie bada merytorycznej poprawności podjętych przez organ rozstrzygnięć, a jedynie ocenia czy organ odniósł się do całości żądania. Z taką sytuacją mamy do czynienia w sprawie niniejszej. Zdaniem sądu postanowienie z 11 maja 2026 r. "załatwiło" sprawę z wniosku z 17 lutego 2026 r. w zakresie, w jakim nie objęły tego wniosku poprzedzające postanowienie czynności organu (pismo z 3 kwietnia 2026 r.). Jednocześnie z ponaglenia i jego uzupełnienia wynikało, co potwierdziła treść skargi, w jakim zakresie skarżący kwestionuje w sprawie niniejszej bezczynność organu; - mimo że skarżący wskazał przedmiot skargi jako bezczynność i przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ – sąd, stosując art. 134 § 1 p.p.s.a. (brak związania sądu administracyjnego zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, uprawnienie sądu do orzekania w granicach danej sprawy) zakwalifikował i rozpoznał skargę jako skargę na bezczynność organu. W sprawie bowiem wystąpiła sytuacja niewydania w terminie przez organ aktu administracyjnego przewidzianego w k.p.a. (postanowienia o odmowie udostępnienia akt), natomiast nie wystąpiła sytuacja pozorowania prowadzenia postępowania, podejmowania czynności niekoniecznych, niezmierzających do załatwienia sprawy w terminie, a więc prowadzenie postępowania dłużej niż jest to konieczne do załatwienia sprawy, czym charakteryzuje się przewlekłość postępowania (art. 37 § 1 pkt 2 k.p.a.). Nie można tym samym zgodzić się ze skarżącym, że organ dokonywał czynności nieefektywnych, pobocznych i zastępczych (vide zarzuty w replice do odpowiedzi na skargę, k. 178). Wystosowane do skarżącego wezwanie z 27 lutego 2026 r. było zasadne, nastąpiło niezwłocznie po wpływie wniosku, a następnie informacja z 3 kwietnia 2026 r. wystosowana została w terminie miesięcznym od udzielenia przez skarżącego odpowiedzi w piśmie z 5 marca 2026 r., co już wyżej wyjaśniono. O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 200 p.p.s.a. zasądzając od organu na rzecz skarżącego kwotę 100 zł uiszczonego wpisu od skargi. Sprawę rozpoznano na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym na podstawie art. 119 pkt 4 p.p.s.a. Anna Bartłomiejczuk Elżbieta Lemańska Marta Czubkowska