II OZ 480/26

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący Sędzia NSA Grzegorz Czerwiński (sprawozdawca) po rozpoznaniu w dniu 12 maja 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia Wspólnoty Mieszkaniowej przy ul. [...] w S. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 20 lutego 2026 r., sygn. akt II SA/Sz 8/26 o odrzuceniu skargi w sprawie ze skargi Wspólnoty Mieszkaniowej przy ul. [...] w S. na postanowienie Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Szczecinie z dnia 12 listopada 2025 r. nr WOA.7722.59.2025.ASt w przedmiocie nałożenia obowiązku przedłożenia oceny technicznej postanawia: 1. uchylić zaskarżone postanowienie, 2. zwrócić z kasy Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie na rzecz Wspólnoty Mieszkaniowej przy ul. [...] w S. kwotę 100 (sto) złotych tytułem uiszczonego wpisu sądowego od zażalenia.

Postanowieniem z 20 lutego 2026 r. sygn. akt II SA/Sz 8/26 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie, na podstawie art. 58 § 1 pkt 2 i § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2026 r., poz. 143, dalej jako "P.p.s.a.") odrzucił skargę Wspólnoty Mieszkaniowej [...] w S. (dalej jako skarżąca) na postanowienie Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Szczecinie z dnia 12 listopada 2025 r. nr WOA.7722.59.2025.Ast w przedmiocie nałożenia obowiązku przedłożenia oceny technicznej. Za odrzuceniem skargi, zdaniem WSA, przemawiał fakt, że skarga na zaskarżone postanowienie została wniesiona z uchybieniem terminu wynikającego z art. 53 § 1 P.p.s.a. bowiem pełnomocnik skarżącej jak wynikało z akt administracyjnych sprawy odebrał zaskarżone postanowienie 17 listopada 2025 r. (zpo. k. akt adm.) a zatem termin do wniesienia skargi upływał 17 grudnia 2025 r., zaś skargę nadano listem poleconym w dniu 18 grudnia 2025 r. (karta 11 akt sądowych). Skarżąca wniosła zażalenie na powyższe postanowienie, domagając się jego uchylenia w całości i zasądzenia zwrotu kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego. Skarżąca zarzuca postanowieniu Sadu, błąd w ustaleniach stanu faktycznego polegający na przyjęciu, że postanowienie Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Szczecinie z dnia 12 listopada 2025 roku, zostało doręczone pełnomocnikowi skarżącej 17 listopada 2025 roku, podczas gdy faktycznie zostało one doręczone 19 listopada 2025, a w konsekwencji błędne ustalenie, że skarga została wniesiona po terminie do jej wniesienia, podczas gdy termin ten został zachowany. Zdaniem skarżącej, doszło do naruszenia przepisu art. 58 § 1 pkt. 2 P.p.s.a. poprzez błędne jego zastosowanie i odrzucenie skargi wniesionej po upływie terminu do jej wniesienia, podczas gdy skarga została wniesiona z zachowaniem terminu do jej wniesienia. W uzasadnieniu wskazano, że wydając postanowienie o odrzuceniu skargi błędnie ustalono stan faktyczny, wystąpiły nieprawidłowości w sposobie doręczeń dokumentów w przedmiotowej sprawie. Pełnomocnik po otrzymaniu zaskarżonego postanowienia przeprowadził szczegółową analizę akt postępowania, w wyniku czego ustalono, że w dniu 17 listopada 2025 roku, przesyłkę poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru adresowaną do WM [...] w S. reprezentowanej przez adwokata K. M. ul. [...] nr nadawczy: [...] odebrała p. E. W. (Dowód: ZPO nr nadawczy [...]-w aktach sprawy). Pełnomocnik wskazał, że ww. osoba nie jest pracownikiem Kancelarii Adwokata K. M. Nie jest i nie była upoważniona do obioru korespondencji do niego kierowanej, a co więcej, nigdy nawet fizycznie nie przebywała w siedzibie kancelarii przy ul. [...]. Nie miała ona zatem żadnej możliwości aby odebrać ww. przesyłkę w imieniu i ze skutkiem dla jej adresata. Pełnomocnik ustalił, że E. W. jest pracownikiem M. Sp. z o.o. w S., która ma siedzibę w budynku przy ul. [...]. W dniu 17 listopada 2025 roku, do siedziby spółki M. Sp. z o.o. doręczono omyłkowo przesyłkę poleconą za zwrotnym potwierdzeniem adresowaną do WM [...] w S. reprezentowanej przez K. M. ul. [...] nr nadawczy [...]. Przesyłkę odebrał pracownik M. Sp. z o. o. w S. E. W. (Dowód: oświadczenie M. Sp. z o.o. w S.). Błąd wynikał z tego, że siedziba ww. Spółki mieści się przy ul. [...], podczas gdy faktyczny adresat ma siedzibę przy ul. [...]. Ponadto WM [...] była klientem M. Sp. z o.o., w związku z tym pracownik błędnie przyjął korespondencję jako adresowaną do M. Sp. z o.o. w S. Po ujawnieniu omyłki, nie wcześniej niż następnego dnia przesyłka została zwrócona listonoszowi celem jej prawidłowego doręczenia. Przyjęcie przesyłki nie nastąpiło w trybie zastępczym, tj. ze zobowiązaniem do jej przekazania nieobecnemu adresatowi, a przez omyłkowe uznanie, że jest ona adresowana do spółki M., która zawodowo zajmuje się obsługą nieruchomości i świadczy usługi zarządcy nieruchomości, w tym świadczyła takie usługi na rzecz WM [...] w S. Co istotne, M. Sp. z o.o. nie pozostaje w żadnych relacjach z Kancelarią Adwokacką K. M., nie jest i nie była upoważniona do odbioru kierowanej do ww. podmiotu korespondencji. Następnie ustalono, że przedmiotowa przesyłka została doręczona do rąk upoważnionego pracownika kancelarii 19 listopada 2025 r., co zostało niezwłocznie odnotowane w księdze kancelaryjnej kancelarii oraz na pierwszej stronie pisma. Przesyłka nie zawierała zwrotnego potwierdzenia odbioru. (Dowód: oświadczenie R. A.) (Dowód: wyciąg z ksiąg kancelaryjnych za okres 17-19 listopada 2025 roku) W opisanym stanie faktycznym doręczenie przesyłki nr nadawczy: [...] do rąk p. E. W. nie może zostać uznane za skuteczne doręczenie do jej adresata. Pomijając bowiem fakt, że ww. osoba nie była w ogóle upoważniona do obierania przesyłek w imieniu Adwokata K. M., to samo doręczenie miało miejsce pod inny adres, niż faktycznie wskazany na kopercie oddawczej. Takie zaś doręczenie, jako wadliwe, nie może wywoływać negatywnych skutków prawnych wobec adresata. Zgodnie z art. 40 § 2 K.p.a. i następne, jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. W przedmiotowej sprawie nie doszło także do tzw. doręczeniem zastępczym, które może mieć miejsce wyłącznie w przypadku nieobecności adresata, podczas gdy adresat 17 listopada 2025 roku był obecny. Przesłanką zastosowania doręczenia zastępczego w odniesieniu do pism adresowanych do osób fizycznych jest niemożność doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i art. 43, wynikająca z okoliczności niezawinionych przez organ administracji. Tymczasem, w dniu 17 listopada 2025 roku, w ogóle nie podjęto próby doręczenia przedmiotowej korespondencji adw. K. M. Jak wynika z przedłożonych wyciągów z ksiąg kancelaryjnych dnia 17 listopada 2025 roku były skutecznie do siedziby kancelarii doręczane przesyłki, w tym przesyłki sądowe. Zgodnie z ww. przepisem pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi - podczas gdy p. E. W. nie podjęła się oddania pisma adresatowi. Co więcej, nie jest ona sąsiadem Kancelarii, a przesyłkę odbierała w innym budynku, niż lokal w którym mieści się Kancelaria. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrócę pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania, co w przedmiotowej sprawie nie miało miejsca, albowiem zarówno listonosz, jak i E. W. byli błędnie przekonani, że doręczenie nastąpiło prawidłowo, bezpośrednio do rąk właściwego adresata. Ponieważ doręczenie zastępcze wywołuje takie same skutki, jak doręczenie zwykłe do rąk adresata, to przyjęty przez ustawodawcę tryb doręczenia zastępczego określonego w art. 43 K.p.a. wymaga bezwzględnego przestrzegania jego warunków. Uchybienie któremukolwiek z elementów procedury doręczenia zastępczego powoduje, iż nie można skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia. Warunkiem przyjęcia przez organ takiej fikcji prawnej, tj. że nastąpiło doręczenie zastępcze, jest dysponowanie przez ten organ niebudzącym wątpliwości dowodem potwierdzającym, że przesłanki określone w art 43 KPA zostały spełnione. Faktyczne - właściwe (o ile można w ogóle mówić o prawidłowym doręczeniu w tej sytuacji korespondencji) doręczenie przesyłki nr nadawczy: [...] adresatowi nastąpiło 19 listopada 2025 r. To zaś oznacza, że skarga wniesiona za pośrednictwem operatora pocztowego została wniesiona w terminie. Skoro bowiem początkiem biegu terminu na wniesienie skargi jest moment prawidłowego doręczenia postanowienia Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Szczecinie z dnia 12 listopada 2025 roku, to nie mógł on rozpocząć biegu w chwili doręczenia do rąk osoby nieuprawnionej oraz pod niewłaściwym adresem. Adresat pisma nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji niezawinionych przez siebie uchybień przy doręczaniu korespondencji, będących wynikiem zaniedbań organu lub podmiotu dokonującego doręczenia, a wszelkie pojawiające się w tym zakresie wątpliwości winny być interpretowane i oceniane na jego korzyść. Każda sytuacja naruszenia przez organ obowiązków doręczania pisemnej decyzji stronie powinna być oceniana przez sąd indywidualnie, ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki postępowania, okoliczności sprawy oraz ewentualnych skutków procesowych dla podmiotu będącego adresatem, które to skutki spowodowane zostały nieprawidłowym doręczeniem. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Zażalenie zasługuje na uwzględnienie. Podstawą wydania zaskarżonego postanowienia przez Sąd była okoliczność, że pełnomocnik skarżącej odebrał zaskarżone postanowienie w dniu 17 listopada 2025 r., o czym miało świadczyć zwrotne poświadczenie odbioru z akt administracyjnych – dołączone do zaskarżonego postanowienia. Sąd przyjął wówczas, że od tej daty biegł skarżącej 30 dniowy termin na złożenia skargi do sądu, który upływał 17 grudnia 2025 r. W tym stanie sprawy ujawnione w aktach sądowych wniesienie skargi w dniu 19 grudnia 2025 r. (pieczęć nadania na poczcie przesyłki ze skargą k. 11 akt) skutkować musiało odrzuceniem skargi stosownie do art. 58 § 1 pkt 2 P.p.s.a. Zasadnicze znaczenie dla rozstrzygnięcia miał zatem moment od kiedy uznać należało, że decyzja została doręczona pełnomocnikowi skarżącej, gdyż od tego momentu rozpoczął bieg termin do wniesienia skargi. Po zapoznaniu się z okolicznościami doręczenia zaskarżonego postanowienia przez organ przedstawionymi w zażaleniu oraz z dokumentacją potwierdzającą ustalenia pełnomocnika w tym zakresie NSA stwierdził, że w istocie w realiach niniejszej sprawy nie doszło do skutecznego doręczenia zaskarżonego postanowienia pełnomocnikowi skarżącej w dniu 17 listopada 2025 r. Z oświadczenia M. Sp. z o.o. w S. z siedzibą w budynku przy ul. [...], której pracownik E. W. podpisała potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej nr [...] znajdującej się w aktach administracyjnych sprawy (zpo. dołączone do zaskarżonego postanowienia), wynika jednoznacznie, że osoba ta odebrała tą przesyłkę adresowaną poprawnie do pełnomocnika skarżącej K. M. na adres ul. [...] omyłkowo uznając i będąc przekonana, że jest to pismo adresowane do Spółki, która wcześniej współpracowała ze Wspólnotą jako zarządca nieruchomości. Bardzo prawdopodobne jest, że zarówno doręczający ani odbierająca nie zwrócili uwagi na adres pełnomocnika skarżącej albowiem wystąpiło graficzne podobieństwo tych adresów (Kancelaria Adwokacka ul. [...] a Spółka ul. [...]). Wobec tego zasadnym jest przyjęcie odmiennej daty doręczenia zaskarżonego postanowienia organu niż wynika to z akt administracyjnych sprawy tj. 19 listopada 2025 r. co dodatkowo potwierdzają wpisy z księgi kancelaryjnej pism wpływających z 19 listopada 2025 r. (Pu/Kk-1 nr kat 47042) poz 679/2025 (k. 45) oraz oświadczenie pracownika kancelarii odbierającego w tym czasie pocztę (praktykanta R. A. – k. 40 akt). W związku z powyższym Naczelny Sad Administracyjny uznał za zasadne uchylić zaskarżone postanowienie o odrzuceniu skargi albowiem w istocie z okoliczności przedstawionych w zażaleniu wynika, że początek biegu terminu do wniesienia skargi z uwagi na faktyczne doręczenie pełnomocnikowi zaskarżonego postanowienia w dniu 19 listopada 2025 r. przypadał właśnie tego dnia. Zatem skarga wniesiona 19 grudnia 2025 r. została wniesiona w terminie i nie było podstaw do jej odrzucenia na podstawie art. 58 § 1 pkt 2 P.p.s.a. Mając powyższe na uwadze Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 188 P.p.s.a. w zw. z art. 197 § 2 P.p.s.a., orzekł jak w pkt 1 sentencji. O zwrocie uiszczonego wpisu od zażalenia orzeczono w pkt 2 sentencji na podstawie art. 232 § 1 pkt 2 P.p.s.a.