II GZ 215/26

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący sędzia NSA Dariusz Zalewski po rozpoznaniu w dniu 11 czerwca 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Gospodarczej zażalenia M. S. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 24 lutego 2026 r. sygn. akt VI SA/Wa 3952/25 o odrzuceniu skargi M. S. na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie z dnia 24 września 2025 r. nr KOC/5087/Ru/25 w przedmiocie odmowy rejestracji pojazdu postanawia: oddalić zażalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie postanowieniem z 24 lutego 2026 r., sygn. akt VI SA/Wa 3952/25 odrzucił skargę M. S. (Skarżący) na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie z 24 września 2025 r., nr KOC/5087/Ru/25 w przedmiocie odmowy rejestracji pojazdu. Motywując rozstrzygnięcie Sąd wskazał, że zarządzeniem z 16 grudnia 2025 r. pełnomocnik Skarżącego została wezwana do usunięcia braków formalnych skargi poprzez nadesłanie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii pełnomocnictwa do występowania w imieniu Skarżącego w postępowaniu przed sądami administracyjnymi, w terminie siedmiu dni od daty doręczenia wezwania, pod rygorem odrzucenia skargi. Przesyłka zawierająca ww. wezwanie, po jej dwukrotnym awizowaniu, nie została podjęta przez adresata i została zwrócona do Sądu przez placówkę pocztową. Wobec powyższego, przesyłka została uznana przez Sąd za skutecznie doręczoną 13 stycznia 2026 r. Skoro przesyłkę uznano za doręczoną pełnomocnikowi strony skarżącej 13 stycznia 2026 r., termin siedmiu dni na wykonanie wezwania Sądu upływał z końcem 20 stycznia 2026 r. Tymczasem, jak stwierdził Sąd, termin ten upłynął bezskutecznie. Odrzucił zatem skargę na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143, ze zm.; dalej p.p.s.a.). Skarżący, reprezentowany przez tego samego pełnomocnika, wniósł zażalenie na opisane wyżej postanowienie, wnosząc o jego uchylenie w całości. Jednocześnie pełnomocnik wniosła o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z dokumentu w postaci pisma procesowego oraz wydruku z Portalu Informacyjnego dla wykazania, że co najmniej do 14 stycznia 2026 r. brak było prób doręczenia przesyłek oraz prawidłowej awizacji w lokalu przy ul. [...] lok. [...]. Wniosła także o dokonywanie doręczeń w sprawie na adres skrzynki elektronicznej, wskazany w zażaleniu. Sądowi pierwszej instancji zarzuciła naruszenie: 1. art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. poprzez jego błędne zastosowanie i odrzucenie skargi z powodu nieuzupełnienia braków formalnych w terminie, podczas gdy wezwanie do ich uzupełnienia nie zostało skutecznie doręczone, a tym samym termin do ich uzupełnienia w ogóle nie rozpoczął biegu; 2. art. 73 § 1-4 p.p.s.a. w zw. z art. 44 k.p.a. stosowanego odpowiednio poprzez przyjęcie skuteczności doręczenia zastępczego (tzw. fikcji doręczenia), pomimo że nie doszło do prawidłowej procedury awizowania przesyłki, w szczególności pełnomocnik Skarżącego nie otrzymała żadnego zawiadomienia (awizo) o pozostawieniu przesyłki w placówce pocztowej; 3. art. 37 § 1 w zw. z art. 35 p.p.s.a. poprzez błędne uznanie, że pełnomocnik nie wykazała prawidłowego umocowania do działania przed sądem administracyjnym, podczas gdy złożone pełnomocnictwo obejmuje reprezentację przed innymi organami wymiaru sprawiedliwości, co obejmuje również sądy administracyjne; co w konsekwencji doprowadziło do poczynienia w zaskarżonym postanowieniu całkowicie dowolnych i nieuprawnionych ustaleń faktycznych, a w szczególności co do błędnego ustalenia, że Skarżącemu w sposób skuteczny doręczono wezwanie do uzupełnienia braków formalnych, które nie zostały uzupełnione w terminie oraz, że przedłożone uprzednio do sprawy pełnomocnictwo nie obejmowało działania przed WSA, w sytuacji, gdy z treści pełnomocnictwa wynikało wprost upoważnienie do działania przed innymi organami wymiaru sprawiedliwości, a więc również przed sądami administracyjnymi. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie. W pierwszej kolejności odnieść należy się do prawidłowości wezwania pełnomocnika Skarżącego do usunięcia braków formalnych skargi poprzez nadesłanie oryginału lub poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii pełnomocnictwa do występowania w imieniu Skarżącego w postępowaniu przed sądami administracyjnymi, gdyż w razie uwzględnienia zarzutu naruszenia art. 37 § 1 (w zw. z art. 58 § 1 pkt 3) p.p.s.a. bezprzedmiotowe okazałoby się odnoszenie do pozostałych zarzutów zażalenia koncentrujących się na prawidłowości doręczenia przesyłki zawierającej wezwanie w tym zakresie. Zdaniem pełnomocnika wadliwe było przyjęcie przez Sąd pierwszej instancji, że nie wykazała prawidłowego umocowania do działania przed sądem administracyjnym, podczas gdy złożone pełnomocnictwo obejmuje reprezentację przed innymi organami wymiaru sprawiedliwości, co obejmuje również sądy administracyjne. Wskazać więc trzeba, że zgodnie z art. 57 § 1 p.p.s.a. skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym. Ponadto jeżeli strona jest reprezentowana przez pełnomocnika, który w danej sprawie nie złożył jeszcze dokumentu pełnomocnictwa przed sądem to zgodnie z art. 46 § 3 p.p.s.a. do pisma należy dołączyć pełnomocnictwo lub jego wierzytelny odpis. Także w myśl art. 37 § 1 p.p.s.a., pełnomocnik obowiązany jest przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa. Jeżeli warunki formalne skargi nie zostaną spełnione, skarżący winien być w trybie art. 49 § 1 p.p.s.a wezwany do ich uzupełnienia w terminie 7 dni pod rygorem odrzucenia skargi na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. Nie budzi natomiast wątpliwości, że do skargi pełnomocnik nie dołączyła stosownego pełnomocnictwa do działania w imieniu Skarżącego przed sądami administracyjnymi bądź poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii tego dokumentu. Świadczy o tym także niewymienienie tego dokumentu przez pełnomocnika w załącznikach do skargi. W tej sytuacji niezrozumiała jest polemika pełnomocnika w zażaleniu z treścią udzielonego jej pełnomocnictwa, wszak treść ta nie była przez Sąd pierwszej instancji z oczywistych względów w żaden sposób oceniania. To, że pełnomocnik dysponowała, jak wskazuje, pełnomocnictwem udzielonym przez mocodawcę, nie zmienia faktu, że obowiązana była przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa, stosownie do art. 37 § 1 i art. 46 § 3 p.p.s.a. Zauważyć można, że w aktach administracyjnych sprawy faktycznie znajduje się pełnomocnictwo udzielone pełnomocnikowi przez Skarżącego, obejmujące m.in. działanie przed "innymi organami wymiaru sprawiedliwości". Jednakże pełnomocnik nie może skutecznie powoływać się na pełnomocnictwo znajdujące się w aktach administracyjnych sprawy. Wynikający z art. 37 § 1 i art. 46 § 3 p.p.s.a. obowiązek przedłożenia pełnomocnictwa przez występującego w sprawie po raz pierwszy pełnomocnika, który uprzednio nie złożył dokumentu pełnomocnictwa w postępowaniu sądowym, ma charakter jednoznaczny i nie może być zastąpiony samym wskazaniem przez pełnomocnika, że stosowny dokument znajduje się w aktach administracyjnych sprawy. Obowiązek złożenia pełnomocnictwa jest bowiem powiązany z pierwszą czynnością procesową i nie można jej utożsamiać z czynnością dokonaną przed organami administracji publicznej, ponieważ są to dwa różne autonomiczne postępowania. Należy odróżnić sprawę administracyjną, czyli prowadzoną przez organy administracji publicznej, od sprawy sądowoadministracyjnej, w której sąd administracyjny dokonuje kontroli legalności zaskarżonego rozstrzygnięcia administracyjnego. Sąd jest jedynie chwilowym dysponentem akt administracyjnych, dlatego wszystkie niezbędne do prowadzenia postępowania dokumenty muszą znajdować się w prowadzonych przez ten sąd aktach sądowych. W przypadku ich braku sąd wzywa do ich uzupełnienia. Brak złożenia pełnomocnictwa przy pierwszym piśmie kierowanym do sądu nie może więc zostać konwalidowany poprzez odwołanie się do dokumentów zgromadzonych w aktach administracyjnych przekazanych przez organ (por. postanowienia NSA z: 11 sierpnia 2009 r., sygn. akt II FSK 1176/09; 11 grudnia 2018 r., sygn. akt II GZ 436/18; 2 lutego 2017 r., sygn. akt I OZ 202/17; 25 maja 2017 r., sygn. akt II FZ 207/17; 19 lipca 2018 r., sygn. akt I OZ 688/18; 6 października 2021 r., sygn. akt I OZ 331/21; 16 grudnia 2021 r., sygn. akt I OZ 548/21; 18 listopada 2022 r., sygn. akt II GZ 425/22; 20 września 2024 r., sygn. akt I OZ 563/24; 30 lipca 2025 r., sygn. akt III FZ 378/25). Z uwagi na powyższe spostrzeżenia prawidłowo więc Przewodniczący Wydziału VI Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie wezwał pełnomocnika do usunięcia braków formalnych skargi w omawianym zakresie, w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia wezwania pod rygorem jej odrzucenia. Słusznie także Sąd pierwszej instancji wskazał, że do doręczenia wezwania do uzupełnienia braków skargi doszło w trybie doręczenia zastępczego przewidzianego w art. 73 § 1 p.p.s.a. Przepis ten przewiduje, że w razie niemożności doręczenia pisma w sposób przewidziany w art. 65-68, art. 69 § 1 oraz art. 70-72 p.p.s.a., pismo składa się na okres czternastu dni w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy, dokonując jednocześnie zawiadomienia określonego w § 2. Zawiadomienie o złożeniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie siedmiu dni od dnia pozostawienia zawiadomienia umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, a gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata lub w miejscu wskazanym jako adres do doręczeń, na drzwiach biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe (art. 73 § 2 p.p.s.a.). W przypadku niepodjęcia pisma w terminie, o którym mowa w art. 73 § 2 p.p.s.a., pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od dnia pierwszego zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy (art. 73 § 3 p.p.s.a.). Stosownie do art. 73 § 4 p.p.s.a. doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w art. 73 § 1 p.p.s.a. Przytoczona regulacja stwarza więc możliwość skorzystania przez sąd administracyjny z instytucji tzw. fikcji doręczenia. Oznacza to, że pismo fizycznie nie dociera do adresata, ale doręczyciel podejmuje odpowiednie, przewidziane powołanymi przepisami, próby doręczenia przesyłki na wskazany w skardze adres, o czym informuje sąd w postaci właściwych adnotacji na zwróconej do nadawcy przesyłce. W takiej sytuacji sąd może uznać, że pismo zostało skutecznie doręczone. Z kolei domniemanie to może zostać obalone przez stronę jeśli wykaże, że nie zostały zachowane warunki skuteczności doręczenia zastępczego. Jednakże pełnomocnik w zażaleniu nie podnosi zarzutu, że adnotacje doręczyciela na zwrotnym potwierdzeniu odbioru przesyłki tak co do dwóch prób doręczenia przesyłki, jak i adresata, miejsca, dat są nieprawdziwe. Samo zapewnienie pełnomocnika, że nie otrzymała od doręczyciela awiz o pozostawieniu przesyłki w placówce pocztowej nie mogło skutecznie obalić domniemania doręczenia pisma, wynikającego z art. 73 § 1-4 p.p.s.a. Przyjęcie gołosłownego stanowiska strony o braku pozostawienia przez doręczyciela awizo podważałoby sens regulacji dotyczącej wprowadzenia fikcji doręczenia. W każdej bowiem sytuacji strona mogłaby obalić domniemanie doręczenia przesyłki w trybie awizowania poprzez zwykłe oświadczenie, że awizo nie zostało umieszczone w skrzynce pocztowej lub zaginęło. Podkreślić należy, że w kontekście dowodu z dokumentu, jakim jest zwrotne potwierdzenie odbioru, przeciwdowodu nie może stanowić wyłącznie oświadczenie strony (zob. m.in. postanowienie NSA z 16 grudnia 2011 r., sygn. akt I FSK 1861/11). Co prawda pełnomocnik załączyła do zażalenia dowody mające na celu obalenie fikcji doręczenia, jednakże nie wynika z nich oczekiwany przez nią skutek. Prawidłowości doręczenia zastępczego w tej sprawie nie podważa dołączone do zażalenia pismo procesowe innego pełnomocnika wraz z podanymi w nim dowodami, wskazujące na brak doręczenia pełnomocnikowi Skarżącej pism z 27 listopada 2025 r. i 1 grudnia 2025 r. (nadanych do pełnomocnika w tym dniu), jak i wydruk z Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych oraz awizo dotyczące innej aniżeli spornej przesyłki z błędnym nazwiskiem pełnomocnika Skarżącego. W żaden sposób dowody te nie wskazują na błędy doręczyciela w tej konkretnej sprawie, nie podważają poprawności dwóch prób doręczenia przesyłki. Pełnomocnik powołuje się także na "czynności wyjaśniające" w wyniku których ustalono, że korespondencja nie była doręczana, a zawiadomienia o pozostawieniu przesyłek w placówce pocztowej nie były pozostawiane w skrzynce pocztowej kancelarii. Do zażalenia nie dołączono jednak dowodu wykazującego, że czynności te objęły złożenie do operatora pocztowego reklamacji dotyczącej spornej przesyłki, która to reklamacja na dzień rozpoznawania niniejszego zażalenia zostałaby uwzględniona. Z akt sądowych wynika natomiast, że przesyłkę pocztową zawierającą wezwanie do uzupełnienia braku formalnego skargi wysłano do pełnomocnika na adres wskazany w skardze, a przesyłka ta nie została odebrana. Jak wynika z adnotacji doręczyciela z 30 grudnia 2025 r. (na kopercie i zwrotnym potwierdzeniu odbioru) przesyłka została tego dnia awizowana po raz pierwszy, a zawiadomienie o jej złożeniu z informacją o możliwości odbioru przesyłki we wskazanej placówce ([...]) w siedmiodniowym terminie umieszczono w oddawczej skrzynce pocztowej w miejscu doręczenia. Następnie 7 stycznia 2026 r. dokonano ponownego awizowania z informacją o miejscu i terminie odbioru przesyłki. Istniały zatem podstawy do uznania przesyłki za skutecznie doręczoną z upływem 13 stycznia 2026 r. (art. 73 § 4 p.p.s.a.). W konsekwencji, termin do nadesłania stosownego pełnomocnictwa bezskutecznie upłynął po upływie siedmiu dni, tj. 20 stycznia 2026 r. Dlatego też, wobec nieuzupełnienia wskazanego braku skargi, Sąd pierwszej instancji prawidłowo odrzucił skargę na podstawie 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. W tym stanie rzeczy Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 184 w związku z art. 197 § 1 i 2 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji postanowienia.