I OZ 269/26

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący Sędzia NSA Elżbieta Kremer po rozpoznaniu w dniu 5 sierpnia 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia M.O. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 16 marca 2026 r. sygn. akt I SA/Wa 1429/25 o odmowie przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi w sprawie ze skargi M.O. na decyzję Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 2025 r. nr DAP-WOSRFR.7280.87.2024.MBs w przedmiocie prawa do rekompensaty postanawia: oddalić zażalenie.

Postanowieniem z dnia 16 marca 2026 r. sygn. akt I SA/Wa 1429/25 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, po rozpoznaniu wniosku M.O., odmówił przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi. W uzasadnieniu Sąd I instancji wskazał, że zarządzeniem Przewodniczącego Wydziału z dnia 2 września 2025 r. wezwano skarżącego do usunięcia braków formalnych skargi, w terminie 7 dni pod rygorem jej odrzucenia, poprzez wskazanie numeru PESEL, nadesłania 2 egzemplarzy odpisów skargi oraz uiszczenie wpisu sądowego od skargi. Wezwanie pomimo dwukrotnego awizowania w dniach 9 września 2025 r. i 17 września 2025 r. nie zostało przez skarżącego odebrane, w związku z czym na podstawie art. 73 § 4 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r., poz. 143), dalej powoływanej jako "P.p.s.a.", przesyłkę pozostawiono w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia z dniem 23 września 2025 r. Pismem z dnia 3 października 2025 r. skarżący wniósł o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi, podnosząc że nieodebranie listu było skutkiem niedopełnienia obowiązków przez Pocztę Polską [...] – brak awiza. Jednocześnie wskazał, że złożył stosowne reklamacje na stronach Poczty Polskiej. Zarządzeniem z dnia 6 listopada 2025 r. zwrócono się do skarżącego o nadesłanie odpowiedzi z Poczty Polskiej na reklamację w sprawie braku awiza w terminie 7 dni. Następnie pismem z dnia 4 grudnia 2025 r. pełnomocnik organu przekazał w załączeniu plik (e-mail), który wpłynął do organu, stanowiący skarżącego odpowiedź na ww. wezwanie Sądu. Zarządzeniem z dnia 9 grudnia 2025 r. wezwano pełnomocnika organu o nadesłanie w formie papierowej załącznika z uwagi na brak możliwości wizualizacji załącznika w terminie 7 dni. Pismem z dnia 16 grudnia 2025 r. pełnomocnik organu przekazał wydrukowany e-mail, zgodnie z wezwaniem Sądu. Do pisma załączono m.in. zawiadomienie z Poczty Polskiej o rozpatrzeniu reklamacji z dnia 21 października 2025 r., z którego wynika że przesyłka pocztowa [...] po zastosowaniu procedury awizacyjnej (I awizo 9 września 2025 r., II awizo 17 września 2025 r.) dnia 24 września 2025 r. została zwrócona do nadawcy jako niepodjęta w terminie z placówki pocztowej. Terminy awizacji i zalegania zostały zachowane. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie odmawiając przywrócenia terminu wyjaśnił, że uzasadniając wniosek podważał prawidłowość doręczenia przesyłki zawierającej wezwanie, tj. spełnienia przesłanek skuteczności doręczenia w trybie awizo. Adnotacje naniesione przez pracownika operatora pocztowego na kopercie zawierającej wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi przesyłka nr [...] wskazują, że wobec niezastania odbiorcy została dwukrotnie awizowana. Świadczy o tym znajdująca się na kopercie pieczęć "Zwrot nie podjęto w terminie" z naniesieniem daty (24 września 2025 r.) i podpisu pracownika oraz wzmianka o pozostawieniu przesyłki w placówce pocztowej i umieszczeniu powiadomienia o powyższym w skrzynce oddawczej. Wobec niepodjęcia przesyłki, została ona powtórnie awizowana w dniu 17 września 2025 r. o czym świadczy umieszczona na kopercie pieczęć "awizowano powtórnie" ze wskazaniem daty i podpisem pracownika. Z przedstawionej analizy nie wynika, aby zaistniała jakakolwiek okoliczność, na podstawie której można byłoby powziąć wątpliwość, co do nieprawidłowego działania pracownika poczty polskiej doręczającego przesyłkę i tym samym podważenia skuteczności jej doręczenia. W ocenie Sądu, okoliczności podniesione przez skarżącego we wniosku nie są tego rodzaju, które uzasadniałyby przywrócenie terminu do dokonania uchybionej czynności procesowej. Podkreślono, że to na stronie postępowania sądowego ciąży obowiązek zadbania o prawidłowe i terminowe dokonanie czynności procesowych. Tymczasem wszystkie czynności podjęte przez doręczyciela przy próbie dostarczenia przesyłki sądowej zostały odnotowane na kopercie. W takim przypadku uznaje się, że przesyłkę skutecznie doręczono w dniu 23 września 2025 r. Przesyłka zawierająca wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi została prawidłowo doręczona w trybie doręczenia zastępczego z art. 73 P.p.s.a. i nie doszło do braku pozostawienia awiza, jak twierdzi wnioskujący. Zauważono, że zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego wydane przez operatora wyznaczonego oraz wydruk potwierdzenia nadania przesyłki rejestrowanej lub przekazu pocztowego pobrane samodzielnie z systemu teleinformatycznego operatora wyznaczonego służącego do nadawania rejestrowanych przesyłek pocztowych lub przekazów pocztowych mają moc dokumentów urzędowych. Adnotacje na zwrotnym potwierdzeniu odbioru korzystają więc z domniemania prawdziwości dokumentu urzędowego i może je podważyć tylko wskazanie okoliczności podważających to domniemanie w szczególności złożenie reklamacji, która uwzględnia wadliwość doręczenia przesyłki. W ocenie Sądu skarżący nie obalił skutecznie domniemania doręczenia wezwania. Nie uprawdopodobnił okoliczności niedoręczenia mu zawiadomienia o przesyłce zawierającej wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi. Skarżący skorzystał z możliwości przeprowadzenia procedury reklamacyjnej przesyłki, jako jednej z możliwości służących obaleniu domniemania doręczenia przesyłki. Jak wynika z odpowiedzi Poczty Polskiej na reklamację z dnia 21 października 2025 r. przesyłka pocztowa po zastosowaniu procedury awizacyjnej (I awizo 9 września 2025 r., II awizo 17 września 2025 r.) dnia 24 września 2025 r. została zwrócona do nadawcy jako niepodjęta w terminie z placówki pocztowej. Zdaniem Poczty terminy awizacji i zalegania zostały zachowane. W takich okolicznościach, zarówno treść wniosku o przywrócenie terminu, jak i towarzyszące mu okoliczności, nie obalają domniemania prawidłowości doręczenia zastępczego. Zażalenie na powyższe postanowienie wniósł skarżący, wskazując że pilnuje spraw związanych z korespondencją do niego, w tym listów poleconych (rejestrowanych) z Sądów. Przez wiele kadencji był biegłym sądowym przysięgłym przy Sądzie Okręgowym [...] i wszelka korespondencja z Sądów i organów była dla niego niezwykle ważna. Na przestrzeni ostatniej dekady zdarzało się, że rożna korespondencja wysłana listem poleconym do niego nie docierała i w rezultacie nie miał wiedzy, że jest do odebrania w urzędzie pocztowym. Z reklamacji składanych na stronach Poczty Polskiej i odpowiedzi zawsze wynikało (tak jak w tej sprawie), że były adnotacje na kopercie i w dokumentacji, w tym elektronicznej, że złożone zostały prawidłowo, jednak Poczta Polska nie jest w stanie zweryfikować faktów, czy w ogóle awizo zostało włożone do skrzynki pocztowej adresata lub pod inny adres. W tej sprawie wykazywał się zawsze dobrą postawą obywatelską i spełniał wszelkie żądania Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, a jedyny problem wynikał z nieodebranej jednej korespondencji w wyniku braku awiz w swojej skrzynce pocztowej. Naczelny Sąd Administracyjny zważył co następuje: zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie. Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r., poz. 143 ze zm.), dalej powoływanej jako "P.p.s.a.", jeżeli strona nie dokonała w terminie czynności w postępowaniu sądowym bez swojej winy, sąd na jej wniosek postanowi o przywróceniu terminu. Pismo z wnioskiem o przywrócenie terminu wnosi się do sądu, w którym czynność miała być dokonana, w ciągu siedmiu dni od czasu ustania uchybienia terminu i należy w nim uprawdopodobnić okoliczności wskazujące na brak winy w uchybieniu terminu (art. 87 § 2 P.p.s.a.). Brak winy w uchybieniu terminu powinien być oceniany z uwzględnieniem wszystkich okoliczności konkretnej sprawy, w sposób uwzględniający obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o własne interesy i przy braniu pod uwagę także uchybień spowodowanych nawet niewielkim niedbalstwem. Z brakiem winy mamy bowiem do czynienia tylko w przypadku zaistnienia okoliczności niezależnych od strony, która uchybiła terminowi i niemożliwych do przezwyciężenia okoliczności, z powodu których doszło do przekroczenia wyznaczonego przepisami prawa terminu. Naczelny Sąd Administracyjny, oceniając wniosek skarżącego o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi, podziela stanowisko Sądu I instancji przedstawione w zaskarżonym postanowieniu. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie właściwie ocenił, że podane okoliczności nie dają podstaw do przyjęcia, że uchybienie było przez stronę niezawinione. Przede wszystkim wyjaśnić trzeba, że przesyłka zawierająca wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi poprzez wskazanie numeru PESEL skarżącego, nadesłanie 2 egzemplarzy odpisów skargi oraz uiszczenie wpisu sądowego od skargi została skierowana na adres strony wskazany w skardze i prawidłowo doręczona na podstawie art. 73 P.p.s.a. Wskazać należy, że na podstawie art. 65 § 1 P.p.s.a., Sąd dokonuje doręczeń przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366, 820 i 1456), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione przez sąd osoby lub organy albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, na warunkach określonych w art. 74a. Zgodnie z art. 73 § 1 P.p.s.a. w razie niemożności doręczenia pisma w sposób przewidziany w art. 65-68, art. 69 § 1 oraz art. 70-72, pismo składa się na okres czternastu dni w placówce pocztowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe albo w urzędzie gminy, dokonując jednocześnie zawiadomienia określonego w § 2. Natomiast w myśl § 2 tego przepisu zawiadomienie o złożeniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie siedmiu dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, a gdy to nie jest możliwe, na drzwiach mieszkania adresata lub w miejscu wskazanym jako adres do doręczeń, na drzwiach biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe. W przypadku niepodjęcia pisma w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od dnia pierwszego zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy (§ 3). Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1 (§ 4). Z treści art. 73 § 1 i § 4 P.p.s.a. wynika zatem, że doręczenie w tym trybie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia czternastodniowego terminu, liczonego od dnia pierwszej próby doręczenia, o której adresat dowiaduje się ze stosownego zawiadomienia, tj. awizo. Od daty na zawiadomieniu należy liczyć czternastodniowy termin do przyjęcia fikcji prawnej doręczenia pisma. Fikcja ta polega na przyjęciu za udowodniony fakt, że adresat przesyłki zapoznał się z jej treścią ostatniego dnia tego terminu i z tą datą wiążą się również odpowiednie skutki procesowe. Podkreślenia przy tym wymaga, że w orzecznictwie i doktrynie utrwalony jest pogląd, zgodnie z którym dokument urzędowy, jakim jest zwrotne potwierdzenie odbioru wraz z adnotacjami urzędowymi zamieszczonymi na przesyłce, jeśli jest sporządzony w przepisanej formie przez uprawniony do tego podmiot, stanowi dowód tego, co zostało w nim zaświadczone. W konsekwencji domniemanie faktyczne doręczenia pisma w trybie powołanych przepisów może być obalone, gdy adresat pisma wykaże, że dane wynikające z dowodu doręczenia są niezgodne z rzeczywistością. Podejmując próbę obalenia tego domniemania, należy mieć jednak na względzie, że dokumenty urzędowe są najbardziej wiarygodnymi środkami dowodowymi. Co za tym idzie, dowody przeciwne muszą być zdecydowanie przekonujące (por. B. Dauter, Komentarz do art. 73 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi [w:] B. Dauter, A. Kabat, M. Niezgódka-Medek, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2016, pkt 12, a także postanowienia Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 grudnia 2011 r. sygn. akt I FSK 1861/11, z dnia 28 sierpnia 2013 r. sygn. akt II FSK 2228/13, z dnia 14 maja 2014 r. sygn. akt I FZ 25/14, z dnia 17 października 2019 r. sygn. akt I OZ 967/19 oraz z dnia 18 maja 2021 r. sygn. akt I OZ 154/21). W rozpoznawanej sprawie z adnotacji operatora pocztowego umieszczonych na kopercie, w której przesłano wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi wynika, że przesyłka została prawidłowo dwukrotnie awizowana w dniach 9 września 2025 r. oraz 17 września 2025 r. Przesyłkę jako niepodjętą w terminie zwrócono zaś do nadawcy w dniu 24 września 2025 r. Z koperty wynika również, że w dniu 9 września 2025 r. w oddawczej skrzynce pocztowej umieszczono zawiadomienie (awizo) o pozostawieniu pisma w placówce pocztowej (FUP [...]). Obok powyższych informacji znajdują się stosowne podpisy osoby doręczającej przesyłkę. Analiza potwierdzenia odbioru i adnotacji dokonanych na kopercie wskazuje zatem, że w trakcie doręczenia przesyłki zostały zachowane wszystkie wymogi pozwalające na przyjęcie, że skarżący został dwukrotnie zawiadomiony o przesyłce. Wobec powyższego zasadnie uznano, że ww. korespondencja została skutecznie doręczona w dniu 23 września 2025 r. na podstawie art. 73 § 4 P.p.s.a. Skarżący nie obalił przy tym domniemania prawdziwości informacji zawartych na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, w szczególności nie przedstawił dowodów potwierdzających, że przedmiotowa przesyłka nie była dwukrotnie awizowana, a zawiadomienie o pozostawieniu pisma w placówce pocztowej nie zostało umieszczone w oddawczej skrzynce pocztowej. Odnosząc się do argumentów podnoszonych w zażaleniu wyjaśnić należy, że z przedstawionego przez stronę pisma Poczty Polskiej S.A. z dnia 21 października 2025 r. nie wynika, aby dotychczas miały miejsce jakiekolwiek nieprawidłowości w doręczaniu przesyłek, kierowanych na adres skarżącego. Odpowiedź na złożoną reklamację, nie potwierdza twierdzeń wnoszącego zażalenie co do wadliwości podejmowanych czynności zaistniałych przy doręczeniu. W piśmie tym stwierdzono, że Poczta Polska S.A., zgodnie z art. 37 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe jest zobowiązana doręczać przesyłki pocztowe adresatowi pod wskazanym adresem. W sytuacji nieobecności adresata lub osoby uprawnionej do odbioru pozostawiane jest zawiadomienie z informacją o miejscu i terminie odbioru przesyłki. Poinformowano, że czynności związane z podjęciem próby doręczenia przesyłek przez operatora oraz ich awizowanie nie wymagają uwierzytelnienia ich wykonania. Jak wynika z zapisów pocztowych systemów informatycznych kwestionowana przesyłka pocztowa po zastosowaniu procedury awizacyjnej (I awizo w dniu 9 września 2025 r., II awizo 17 września 2025 r.) dnia 24 września 2025 r. została zwrócona do nadawcy jako niepodjęta w terminie z placówki pocztowej. Terminy awizacji i zalegania zostały zatem zachowane. W tej sytuacji podnoszona argumentacja dotycząca braku próby doręczenia i pozostawienia awizo w skrzynce pocztowej, nie mogła odnieść oczekiwanego skutku. Obalenie fikcji doręczenia w sposób ujęty w zażaleniu, że awiza nie pozostawiono, prowadziłoby do nieuzasadnionego podważenia instytucji z art. 73 P.p.s.a. W każdej bowiem sytuacji strona mogłaby obalić domniemanie doręczenia przesyłki w trybie awizo poprzez oświadczenie, że awizo nie zostało umieszczone w skrzynce pocztowej lub zaginęło (por. postanowienia Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 września 2015 r. sygn. akt II OZ 863/15, z dnia 5 kwietnia 2022 r. sygn. akt II OZ 183/22 oraz z dnia 11 marca 2026 r. sygn. akt II OZ 214/26). Podkreślenia przy tym wymaga, że również pozostałe pisma Poczty Polskiej S.A. dołączone przez skarżącego do zażalenia nie dowodzą wadliwości awizowania przesyłek kierowanych pod jego adres. Jak wynika z odpowiedzi na reklamację z dnia 10 listopada 2022 r. każdorazowo podejmowana jest próba doręczenia przesyłek, a w sytuacji nieobecności adresata lub osoby uprawnionej do odbioru, pozostawiane jest zawiadomienie z informacją o miejscu i terminie odbioru przesyłki lub wysyłany jest sms/ mail awizacyjny. W przypadku usługi pocztowej "list polecony" placówka oddawcza ma obowiązek doręczyć adresatowi zarówno pierwsze jak i drugie/ powtórne zawiadomienie o nadejściu przesyłki. Zdaniem operatora pocztowego kwestionowana przesyłka została powtórnie awizowana w dniu 17 października 2022 r., a blankiet zawiadomienia został doręczony do skrzynki pocztowej adresata. W piśmie z dnia 4 kwietnia 2024 r. dotyczącym zgłoszenia braku powtórnego zawiadomienia awizacyjnego o nadejściu przesyłki poleconej nr [...] poinformowano natomiast, że w Urzędzie Pocztowym [...] podjęto czynności wyjaśniające, z których wynika, że powtórne zawiadomienie zostało wystawione i przekazane do doręczenia listonoszowi w tym samym dniu. Listonosz oświadczył, że zawsze stara się skutecznie doręczyć wszelkie przesyłki i zawiadomienia awizacyjne i w omawianym przypadku również tak było. Obecność listonosza w dniu 4 marca 2024 r. w obrębie adresu skarżącego została potwierdzona w danych z systemu lokalizacji GPS urządzenia mobilnego, którym posługiwał się listonosz. Nieprawidłowości związane z pracą Urzędu Pocztowego [...] zostały stwierdzone jedynie w piśmie z dnia 1 lutego 2012 r., przy czym nie wynikały one z zaniedbań listonosza, a pracownika w siedzibie placówki. Mając powyższe na uwadze, stwierdzić należy, że Sąd I instancji zasadnie zaskarżonym postanowieniem odmówił przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi. Wobec tego, że przywrócenie terminu ma charakter wyjątkowy, to w ustalonych przez Sąd I instancji okolicznościach faktycznych, które nie zostały skutecznie podważone Naczelny Sąd Administracyjny nie znalazł podstaw do zastosowanie w niniejszej sprawie art. 86 § 1 P.p.s.a. Z tych względów Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 2 P.p.s.a., orzekł jak w sentencji postanowienia.