I FZ 51/25

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący Sędzia NSA Marek Kołaczek po rozpoznaniu 23 kwietnia 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Finansowej zażalenia J. z siedzibą w Irlandii na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 20 grudnia 2024 r. sygn. akt III SA/Wa 2389/24 odrzucające skargę w sprawie ze skargi J. z siedzibą w Irlandii na decyzję Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Warszawie z 16 sierpnia 2024 r. nr 1401-IOV-5.4103.18.2024.2.KM w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania w sprawie zwrotu odsetek od zwrotu różnicy podatku od towarów i usług postanawia: uchylić zaskarżone postanowienie i przekazać sprawę do ponownego rozpoznania Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Warszawie.

1.1. Postanowieniem z 20 grudnia 2024 r. sygn. akt III SA/Wa 2389/24 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie po rozpoznaniu sprawy ze skargi J. z siedzibą w I. (dalej jako: Podmiot, Podatnik) na decyzję Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Warszawie z 16 sierpnia 2024 r. w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania w sprawie zwrotu odsetek od zwrotu różnicy podatku od towarów i usług odrzucił skargę. 1.2. W postanowieniu przedstawiono następujący stan faktyczny. Pismem z 25 września 2024 r. Podatnik wniósł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie na decyzję Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Warszawie z 16 sierpnia 2024 r. Na podstawie zarządzenia Przewodniczącej Wydziału III z 28 października 2024 r. wezwano Skarżącą do usunięcia braku formalnego skargi, w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem odrzucenia skargi, poprzez złożenie oryginału lub uwierzytelnionego odpisu dokumentu, z którego wynikałoby umocowanie osób, które udzieliły pełnomocnictwa, do reprezentacji Strony w dacie jego udzielenia. Przesyłka zawierająca wezwanie do uzupełnienia braków formalnych została doręczona Stronie w dniu 21 listopada 2024 r. Termin do uzupełnienia braków formalnych skargi upłynął bezskutecznie 28 listopada 2024 r. Pismem z 29 listopada 2024 r. pełnomocnik Skarżącej wniósł o przedłużenie terminu do uzupełnienia braków formalnych. W rezultacie powyższego WSA odrzucił skargę wobec nieuzupełnienia jej braków w terminie na podstawie art. 58 § 1 pkt 3 i § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm., dalej jako: p.p.s.a.). Wskazano też, że siedmiodniowy termin do uzupełnienia braku formalnego skargi, jako termin określony w art. 49 § 1 w zw. z art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a. jest terminem ustawowym. W konsekwencji, Sąd nie mógł zastosować instytucji przedłużenia terminu uregulowanej w art. 84 p.p.s.a., która odnosi się jedynie do terminów sądowych. 1.3. Od wskazanego na wstępie postanowienia Podatnik wywiódł zażalenie, zarzucając orzeczeniu naruszenie: 1) art. 28 p.p.s.a. w zw. z art. 865 § 1 k.c., poprzez uznanie, że Podatnik jest niewłaściwie reprezentowany w niniejszym postępowaniu; 2) art. 28 p.p.s.a., poprzez uznanie, iż Podatnik dokonał czynności w postępowaniu poprzez osoby nie uprawnione do działania w imieniu Podatnika; 3) art. 49 § 1 w zw. z art. 29 p.p.s.a., poprzez uznanie, że Podatnik nieskutecznie udzielił pełnomocnictwa dla profesjonalnego pełnomocnika procesowego, do reprezentowania Podatnika przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym, w tym do wniesienia skargi z dnia 25 września 2024 r.; 4) art. 134 w zw. z art. 49 § 1 p.p.s.a., poprzez uznanie, że doręczenie wezwania z dnia 12 listopada 2024 r. pełnomocnikowi reprezentującemu Podatnika miało miejsce w dniu 21 listopada 2024 r., podczas gdy doręczenie tego wezwania miało miejsce w dniu 22 listopada 2024 r.; 5) art. 58 § 1 pkt 3 i § 1 w zw. z art. 49 § 1 p.p.s.a., poprzez uznanie, że uzupełnienie braków formalnych dokonane przez pełnomocnika reprezentującego Podatnika, które miało miejsce w dniu 29 listopada 2024 r., naruszyło termin określony ustawą; 6) art. 49 § 1 w zw. z art. 29 p.p.s.a., poprzez uznanie, że Podatnik w piśmie z dnia 29 listopada 2024 r. nieskutecznie uzupełnił braki skargi poprzez załączenie (z ostrożności procesowej) pełnomocnictwa M.C. z dnia 5 marca 2019 r. Rep. A nr 2178/19. W rezultacie powyższego wniesiono o uchylenie zaskarżonego postanowienia i rozpoznanie skargi, wnosząc nadto o zwrot kosztów postępowania zażaleniowego. 2. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje: Zażalenie podlegało uwzględnieniu. 2.1. Zgodnie z art. 49 § 1 p.p.s.a. jeżeli pismo strony nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę o jego uzupełnienie lub poprawienie w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej. Z kolei wedle art. 29 p.p.s.a. przedstawiciel ustawowy lub organ albo osoby, o których mowa w art. 28, mają obowiązek wykazać swoje umocowanie dokumentem przy pierwszej czynności w postępowaniu. Zgodnie z obecnie utrwalonym już poglądem orzecznictwa, brak ten stanowi brak formalny o którym mowa w art. 49 § 1 p.p.s.a. W przepisie art. 29 p.p.s.a. nie określono natomiast, jaki to ma być dokument. Dlatego też jakkolwiek sąd w razie wątpliwości co do prawidłowości umocowania może wskazać konkretny dokument, który w jego ocenie zaistniałe wątpliwości usunie, to nie pozbawia to strony możliwości posłużenia się innym dokumentem lub jego rodzajem wykazującym na istnienie umocowania do działania w imieniu osoby prawnej wywodzącej skargę (M. Niezgódka-Medek [w:] B. Dauter, A. Kabat, M. Niezgódka-Medek, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, wyd. IX, Warszawa 2024, art. 29). 2.2. Wystosowanie w niniejszej sprawie do Podatnika wezwanie nie precyzowało jakiego dokumentu Sąd się domaga, a jedynie że ma to być oryginał lub uwierzytelniony odpis dokumentu, z którego wynikałoby umocowanie osób, które udzieliły pełnomocnictwa do reprezentacji spółki w dacie jego udzielenia, jednocześnie wskazując, że w przypadku gdyby żądany dokument sporządzony został w języku obcym należy dołączyć do niego tłumaczenie przysięgłe na język polski. 2.3. Pierwszym uchybieniem ze strony Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego było błędne obliczenie terminu na uzupełnienie braków, bowiem mylnie i bezpodstawnie za datę doręczenia wezwania przyjęto 21 listopada 2024 r., podczas gdy bezsprzecznie doręczenie nastąpiło 22 listopada 2024 r. Istotne jest to o tyle, że pismo pełnomocnika Podmiotu zostało złożone w terminie. Drugim uchybieniem było nieodniesienie się przez ten Sąd do treści tego pisma ponad wniosek o wydłużenie terminu na uzupełnienie braków. Otóż pismo to zawierało wyjaśnienia co do formy prawnej Podatnika i zasad jego reprezentacji zgodnie z prawem obcym, a także zawierało załączniki w postaci m.in. certyfikatu rejestracji firmy i pełnomocnictwa udzielonego przez M.C. (wraz ze skargą przedłożono pełnomocnictwo od J.N.). Powyższe dwie kwestie zasadniczo uprawniałyby już tutejszy Sąd do wydania orzeczenia kasatoryjnego, jednak w obecnym stanie rzeczy konieczne jawi się rozwinięcie kilku kwestii. 2.4. Nie ulega wątpliwości, że brakiem formalnym środka zaskarżenia nie jest brak wiedzy sądu co do zasad reprezentacji podmiotu zagranicznego i nie jest rzeczą pełnomocnika strony wyjaśnianie sądowi tych wątpliwości. W braku takiej wiedzy sąd może albo samodzielnie ustalić właściwe prawo obce (por. np. Registration of Business Names Act, 1963, dostępny pod adresem: https://www.irishstatutebook.ie/eli/1963/act/30/enacted/en/print.html oraz Partnership Act 1890, dostępny pod adresem: https://www.irishstatutebook.ie/eli/1890/act/39/enacted/en/print, zwłaszcza pkt 5 tego aktu), albo zwrócić się do właściwego departamentu Ministerstwa Sprawiedliwości w zakresie współpracy międzynarodowej, albo wreszcie powołać biegłego. Wystosowując do strony wezwanie do przedłożenia dokumentu umocowania Sąd winien wiedzieć jakiego dokumentu w istocie się domaga (choć wezwanie nie musi tego precyzować) i mieć świadomość, że nie w każdym innym państwie funkcjonuje tak kompleksowy pod względem informacji i dostępności system informacji o podmiotach gospodarczych jak polski Krajowy Rejestr Sądowy. Mając powyższe na względzie z całokształtu okoliczności sprawy jawi się, jakoby Sąd pierwszej instancji uchylił się od ustalenia właściwych dla Podmiotu zasad reprezentacji i nie ocenił czy inicjalnie przedłożone dokumenty (czy też dołączone później do pisma z 29 listopada 2024 r.) stanowiły właściwe dokumenty umocowania, zamiast tego powołując się na upływ – dodatkowo błędnie wyliczonego – terminu do uzupełnienia braków. Ewentualne trwałe uchybienia w tym zakresie wpływają na ograniczenie prawa do Sądu podmiotu działającego na terenie Unii Europejskiej, co niewątpliwie nie jest dopuszczalne w świetle zobowiązań międzynarodowych. 2.5. W tym stanie rzeczy Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 185 § 1 p.p.s.a. w związku z art. 197 § 2 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji. 2.6. W przedmiocie kosztów postępowania zażaleniowego należy wskazać na art. 209 p.p.s.a., w myśl którego wniosek strony o zwrot kosztów sąd rozstrzyga w każdym orzeczeniu uwzględniającym skargę oraz w orzeczeniu, o którym mowa w art. 201, art. 203 i art. 204 p.p.s.a. Naczelny Sąd Administracyjny, co do zasady nie jest zatem uprawniony do zasądzenia zwrotu kosztów postępowania zażaleniowego w orzeczeniu, które nie jest jednym z orzeczeń, o których mowa w art. 209 p.p.s.a. Brak jest w tym przepisie podstaw do zamieszczania orzeczenia o zwrocie kosztów postępowania w innych orzeczeniach niewymienionych w tym przepisie, w tym w szczególności w postępowaniu zażaleniowym.