0111-KDIB1-1.4010.456.2026.2.MF

Interpretacja indywidualna

- stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

28 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 4 września 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest rezydentem podatkowym w Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”) - podlega w Polsce obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania.

Przedmiot przeważającej działalności przedsiębiorcy to transport drogowy towarów. Spółka jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny.

Usługi świadczone są na podstawie umów zawieranych z klientami. W umowach uszczegółowione są zasady przewozu towarów, sposób dokonywania rozliczeń, a także znajdują się zapisy w zakresie odszkodowań związanych z niedotrzymaniem warunków umowy. Realizację zleceń transportowych Wnioskodawca zleca niejednokrotnie firmom transportowym (dalej zwani jako: „Podwykonawcy”). W trakcie realizacji przewozów zdarzają się sytuacje, w których następują szkody w przewożonych przesyłkach. Do takich sytuacji zalicza się kradzież towaru.

W przypadku kradzieży kontrahent który zleca Wnioskodawcy usługę transportową (dalej zwany jako: „Zleceniodawca”) uprawniony jest do dochodzenia od Wnioskodawcy roszczeń o zapłatę odszkodowania z tytułu szkód powstałych w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przewozu przesyłek. Rozpatrywanie odpowiedzialności odszkodowawczej Spółki polega na ustaleniu odpowiedzialności Wnioskodawcy jako przewoźnika w oparciu o:

- ustawę z 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe, oraz

- Konwencję CMR.

Zgodnie ze wskazanymi przepisami niezależnie od zlecenia usługi firmom transportowym (Podwykonawcom) to Wnioskodawca odpowiedzialny jest wobec swojego klienta (Zleceniodawcy) za szkody. Przed uznaniem roszczenia z tytułu utraty bądź zniszczenia przesyłki i wypłaceniem odszkodowania zgodnie z wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi w Spółce dokonuje się potwierdzenia, iż przesyłka nie została odnaleziona i zbadania przyczyn utraty przesyłki.

W przypadku kradzieży towaru, utrata przesyłki wywołana jest ingerencją osób trzecich. Niekiedy następuje podszycie się pod Podwykonawcę przez inne podmioty. Zdarzenia te występują mimo należytego stosowania procedur weryfikacji podwykonawców.

Zdaniem Wnioskodawcy, wykonywanie usług transportowych obciążone jest ryzykiem zniszczenia, uszkodzenia, utraty towaru bądź nieterminowego dostarczenie towaru dlatego towar podlega ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej przewoźnika na mocy polisy zawartej z ubezpieczycielem od tego rodzaju zdarzeń. Wnioskodawca ponosi odpowiedzialność wobec swoich klientów (Zleceniodawcy) za powierzony towar, jednocześnie cedując niejako tę odpowiedzialność na firmę ubezpieczeniową. Posiadanie polisy odpowiedzialności cywilnej przewoźnika jest warunkiem koniecznym funkcjonowania firmy na rynku usług transportowych. Zapłata kwot wynikających z noty obciążeniowej stanowi warunek dalszej współpracy i zapewnienia kolejnych zleceń, a tym samym powstawania przychodów z działalności gospodarczej. Wnioskodawcy przysługuje również roszczenie regresowe wobec Podwykonawców.

Każda przesyłka jaką transportuje Wnioskodawca jest objęta polisą odpowiedzialności cywilnej. Zakres tej polisy jest negocjowany co roku i jest on zmienny. Wydatki ponoszone przez Spółkę z tytułu zawarcia polis ubezpieczeniowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, były zaliczane przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów jako koszty pośrednie, potrącane w dacie ich poniesienia.

W dniu (…) Wnioskodawca został obciążony przez jednego ze zleceniodawców odpowiedzialnością za szkodę wywołaną kradzieżą towaru. Przebieg wydarzeń związany ze szkodą był następujący:

- Wnioskodawca otrzymał zlecenie transportu towaru od jednego ze swoich stałych klientów – firmy transportowej, dla której Wnioskodawca był podwykonawcą,

- Wnioskodawca zlecił wykonanie usługi transportowej dalszemu podwykonawcy (dalej jako: „Podwykonawca 2”),

- Wnioskodawca poszukiwał dalszego podwykonawcy do wykonania zlecenia na internetowych forach informacji, na których przedsiębiorstwa prowadzące działalność transportu drogowego towarów zamieszczają ogłoszenia o gotowości zlecenia usługi transportowej oraz o gotowości wykonania usługi transportowej,

- na jednym z takich forów Wnioskodawca uzyskał ofertę wykonania usługi transportowej przez firmę X (Podwykonawca 2),

- Przed powierzeniem Podwykonawcy 2 wykonania usługi transportowej, Wnioskodawca:

- sprawdził publicznie dostępnych bazach danych, czy przedsiębiorstwo Podwykonawcy 2 istnieje,

- zweryfikował, czy podany numer polisy ubezpieczeniowej Podwykonawcy 2 jest ważny - weryfikacja przyniosła informację, że polisa jest ważna i aktualna,

- Po dokonaniu opisanej powyżej weryfikacji, Wnioskodawca zlecił wykonanie usługi Podwykonawcy 2;

- W dniach (…), to jest w okresie przewidywanej daty dostawy towarów, Wnioskodawca zwracał się wielokrotnie do Podwykonawcy 2 o dostarczenie dokumentów potwierdzających rozładunek towaru. Wobec braku kontaktu ze strony osób podających się za przedstawicieli Podwykonawcy 2 podczas przyjęcia zlecenia, Wnioskodawca nabrał przekonania, że doszło do podszycia się osób nieuprawnionych za przedstawicieli Podwykonawcy 2, na skutek czego towar wydano osobie nieuprawnionej, która dokonała jego kradzieży;

- w dniu (…) roku kradzież towaru zgłoszono organom ścigania.

Zleceniodawca Wnioskodawcy wycenił wartość szkody na kwotę na kwotę (…) euro.

Na dzień złożenia wniosku kwota odszkodowania nie została jeszcze przez Spółkę zapłacona. Zapłata nastąpi poprzez potrącenie przez zleceniodawcę kwoty odszkodowania z należnego Spółce wynagrodzenia za wykonanie innych usług transportowych lub poprzez faktyczną zapłatę przelewem.

W uzupełnieniu ujętym w piśmie 4 wrzesień 2026 r. wskazali Państwo, że:

Spółka dochowała należytej staranności i przedsięwzięła standardowe środki bezpieczeństwa przyjmowana zawsze w realizacji usług. W spółce obowiązuje procedura wewnętrzna dotycząca dbałości o powierzony towar i wszyscy kierowcy odbywają szkolenie w tym zakresie. Procedura ta obejmuje w szczególności zasady dotyczące postoju, który odbywa się każdorazowo miejscach, których prawdopodobieństwo wystąpienia kradzieży jest mniejsze z uwagi na jego uwarunkowania. Mimo przedsięwzięcia tych środków doszło do kradzieży towaru.

Kradzież została udokumentowana poprzez zgłoszenie faktu jej dokonania do właściwego organu ścigania. Kradzież została zgłoszona na komisariat policji w (…); z Komisariatu sprawa została przekazana do Prokuratury (…).

Kradzież zgłoszono właściwym organom ścigania.

Organy ścigania nie odzyskały ukradzionego towaru. Przewoźnik nie posiada podstaw prawnych by prowadzić działania zmierzające do jego odzyskania, albowiem takie podstawy posiadają tylko właściwe służby państwowe. Wnioskodawca ocenia, że definitywnie nie istnieje możliwość zidentyfikowania sprawcy i odzyskania utraconego towaru.

Postępowanie nie zostało przez właściwe organy zakończone.

W umowach uszczegółowione są zasady przewozu towaru. Zasady te zostały dochowane. Umowy przewidują obowiązek naprawienia szkody wyrządzonej w związku z kradzieżą towaru.

Wnioskodawca otrzymał wezwanie do zapłaty odszkodowania. Poszkodowany nie musiał występować do sądu, ponieważ złożył oświadczenie o potrąceniu przysługującego mu zobowiązania do naprawiania szkody z innym zobowiązaniem przysługującym wnioskodawcy.

Zapłata odszkodowania była niezbędna w celu utrzymania relacji biznesowej z klientem i zapewnienia zleceń na kolejne usługi.

Pytanie

Czy zapłacona przez Spółkę kwota odszkodowania stanowić będzie koszt uzyskania przychodu?

Państwa stanowisko w sprawie

Kwoty pieniężne wypłacone przez Spółkę na rzecz klientów (Zleceniodawców) tytułem odszkodowań za szkody powstałe z tytułu utraty mogą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ponoszone przez Spółkę kwoty spełniają ustawowe warunki klasyfikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów, tj. mają związek z uzyskiwanymi przychodami i nie zostały przez ustawodawcę wyłączone z kosztów podatkowych (w szczególności nie mieszczą się w zakresie regulacji art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 tej ustawy.

W świetle powołanej regulacji, wszelkie wydatki, które potencjalnie zmierzają do uzyskania, zwiększenia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów podatnika, z zasady powinny być uwzględniane przy ustalaniu podstawy opodatkowania jako koszty uzyskania przychodów. W świetle powyższego uznać więc należy, że aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

5. został właściwie udokumentowany,

6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 cyt. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (winno być: art. 16 ust. 1 cyt. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów).

W ocenie Spółki, wypłacone kwoty pieniężne tytułem odszkodowań za szkody powstałe z tytułu utraty, uszkodzenia bądź opóźnienia w dostarczeniu przesyłki pozostają w związku z uzyskiwanymi przychodami.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. W treści powołanego przepisu ustawodawca zdefiniował te rodzaje kar umownych i odszkodowań, które - nawet w przypadku spełniania warunków określonych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (winno być: art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), należy wyłączać z kosztów podatkowych (co stanowi wyjątek od generalnej zasady dopuszczalności kosztów uzyskania przychodów). Należą do nich koszty kar umownych i odszkodowań wypłacanych z następujących tytułów:

a. wady dostarczonych towarów,

b. wady wykonanych robót i usług,

c. zwłoka w dostarczeniu towaru wolnego od wad,

d. zwłoka w usunięciu wad towarów,

e. zwłoka w usunięciu wad wykonanych robót i usług.

A contrario, opłaty dodatkowe innego rodzaju niż wymienione będą stanowiły koszty podatkowe (oczywiście pod warunkiem, że będą spełniały definicję kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Przyjęcie poglądu, że kara umowna lub odszkodowanie ze swej istoty nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów, czyniłoby regulację zawartą w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT zbędną, bowiem skoro określony zbiór nie jest kosztem podatkowym na podstawie art. 15 ust. 1, to nieracjonalnym jest uznawanie poszczególnych elementów tego zbioru za koszt i wyłączanie go z tego zbioru na podstawie innego przepisu - art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT.

Kary umowne i odszkodowania, o ile nie zostały wprost wyłączone z kosztów, mogą być ujmowane w rachunku podatkowym. Jednak pozostałe, inne niż expressis verbis wymienione w komentowanej regulacji, kary umowne i odszkodowania, aby były kosztem, muszą spełnić pozostałe warunki, tj. przede wszystkim celowości fiskalnej. Istotne jest, aby ocena zachowania podatnika, kwalifikującego określony koszt jako koszt podatkowy, dokonywana była również z perspektywy związku tego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wiedzy o związkach przyczynowych. Postuluje się przy tym interpretowanie prawa podatkowego w oparciu o tzw. wykładnię gospodarczą, tzn. taką która przewiduje, m.in. przyjęcie, że podatnik działa i powinien działać w sposób typowy dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, tj. przykładowo dążyć do osiągnięcia zysku, a nie strat.

Przepis art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT odnosi się do odszkodowań z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez dłużnika, a zatem świadczeń rekompensujących tzw. szkodę kontraktową. Dalsze rozważania odnoszą się zatem do odpowiedzialności za tego rodzaju szkodę.

Ogólne zasady odpowiedzialności dłużnika z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania zostały unormowane w księdze III Kodeksu cywilnego. Podstawowymi przepisami w tym zakresie są art. 471-473 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145). Zgodnie z art. 471 Kodeksu cywilnego: dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Powołany przepis nie określa bliżej zasad odpowiedzialności kontraktowej. Kwestii tej poświęcone są trzy kolejne artykuły Kodeksu i dlatego - ze względu na ścisły związek art. 471 Kodeksu cywilnego z art. 472-474 Kodeksu cywilnego - należy uznać, że tworzą one swoistą całość normatywną.

Stosownie do art. 472 Kodeksu cywilnego: jeżeli ze szczególnego przepisu ustawy albo z czynności prawnej nie wynika nic innego, dłużnik odpowiedzialny jest za niezachowanie należytej staranności. Powyższy przepis statuuje zasadę odpowiedzialności dłużnika na zasadzie winy, która może mieć postać winy umyślnej (dolus) i niedbalstwa (culpa).

Z przepisu art. 471 Kodeksu cywilnego wynika domniemanie, że nie wykonując lub nienależycie wykonując zobowiązanie, dłużnik działa w sposób zawiniony (wyrok NSA z 11 czerwca 2015 r. sygn. akt II FSK 1341/13). Istotne jest jednak, że przepis art. 472 Kodeksu cywilnego nie ma charakteru przepisu bezwzględnie obowiązującego (ius cogens), ponieważ zgodnie z art. 473 § 1 Kodeksu cywilnego: dłużnik może przez umowę przyjąć odpowiedzialność za niewykonanie lub za nienależyte wykonanie zobowiązania z powodu oznaczonych okoliczności, za które na mocy ustawy odpowiedzialności nie ponosi. Na mocy 473 § 1 Kodeksu cywilnego dopuszczalne jest więc rozszerzenie odpowiedzialności dłużnika, wynikającej z art. 472 Kodeksu cywilnego, na oznaczone okoliczności, nawet jeżeli nie będą one zawinione przez dłużnika. Dopuszczalność umownego rozszerzenia lub zawężenia odpowiedzialności dłużnika na zasadzie swobody umów doznaje tylko jednego ograniczenia - nieważne jest zastrzeżenie, że dłużnik nie będzie odpowiedzialny za szkodę, którą może wyrządzić wierzycielowi umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego). Poza tym istnieje pełna możliwość kształtowania zakresu okoliczności, za które dłużnik odpowiada (względnie nie odpowiada), m.in. aż do przyjęcia odpowiedzialności bezwzględnej typu gwarancyjnego (W. Czachórski..., str. 331). Również przepisy ustawy mogą określać szerzej zakres odpowiedzialności dłużnika, niż czyni to art. 472 Kodeksu cywilnego.

Dłużnik odpowiada niezależnie od winy, np. według przepisów o rękojmi za wady rzeczy sprzedanej (art. 556 i następne Kodeksu cywilnego), gdy świadczy usługi hotelowe (art. 846 § 1 Kodeksu cywilnego), czy też prowadzi na własny rachunek przedsiębiorstwo lub zakład wprawiany w ruch za pomocą sił przyrody (pary, gazu, elektryczności, paliw płynnych itp.)- art. 435 Kodeksu cywilnego.

Z przywołanych przepisów jednoznacznie wynika, że dłużnik może zostać zobowiązany do zapłaty odszkodowania z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania również wówczas, gdy nie można mu przypisać winy, innymi słowy, gdy dochował należytej staranności, wykonując zobowiązanie. Jest to tzw. odpowiedzialność na zasadzie ryzyka.

Za koszty uzyskania przychodu należy uważać takie wydatki, których poniesienie przez podatnika było spowodowane racjonalnym dążeniem i obiektywną możliwością osiągnięcia przychodu (lub zachowania albo zabezpieczenia tego źródła) i które nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (tak wyrok NSA z 10 czerwca 2009 r., sygn. akt II FSK 234/08 oraz uchwały składu siedmiu sędziów NSA: z 24 stycznia 2011 r., sygn. akt II FPS 6/10, a także z 25 czerwca 2012 r., sygn. akt II FPS 2/12).

Odszkodowanie, których dotyczy pytanie, tj. za kradzież towarów nie mieści się w wyłączeniu przewidzianym w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT.

W katalogu włączeń wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT znalazły się kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Przepis art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT stanowi więc wyjątek od wyrażonej w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT zasady ogólnej dotyczącej zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

W doktrynie i orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się na tle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, że wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli:

a. został poniesiony przez podatnika;

b. wydatek ma charakter definitywny;

c. został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tj. między wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ lub przynajmniej może mieć wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów - wydatek ten musi dać się ocenić jako niezbędny bądź przynajmniej pożyteczny w zakresie uzyskania przychodu;

d. wydatek ten, choćby pośrednio, ma związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

e. wydatek nie został enumeratywnie wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

W konsekwencji należy przyjąć, że art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, stanowiąc wyjątek od zasady określonej w art. 15 ust. 1 tej ustawy winien być interpretowany ściśle, to jest powinien być rozumiany jako przepis wyłączający możność uznania za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań wskazanych expressis verbis w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT.

Poniesione koszty związane z zapłatą odszkodowania są związane z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów, tym samym spełniają warunek określony w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Jako zabezpieczenie źródła przychodów należy bowiem rozumieć koszty poniesione na ochronę istniejącego (podstawowego) źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób. Zapłata odszkodowania będzie powiązana z prowadzeniem dalszej współpracy ze Zleceniodawcami i osiąganiem przez Wnioskodawcę przychodów z tej współpracy. Zapłata odszkodowania nie będzie wynikać z nieracjonalnego bądź pozbawionego należytej staranności działania Wnioskodawcy. Tym samym uwzględniając całą złożoność i dynamikę zjawisk gospodarczych, cały ciąg zdarzeń, w jakich doszło do zaktualizowania obowiązku uiszczenia odszkodowania, pod kątem tego, czy działania te mogą być potraktowane jako ukierunkowane na osiągnięcie przychodu lub zachowanie czy zabezpieczenie źródła przychodu należy dojść do wniosku, że przedmiotowe odszkodowanie może stanowić koszt uzyskania przychodu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554, ze zm.; dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodów odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na podatniku spoczywa więc ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a) „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b) „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c) „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podsumowując, wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Działalność podmiotu gospodarczego czasami może wiązać się z naruszeniem dóbr osób trzecich, co prowadzi do poniesienia pewnych kosztów będących następstwem kar lub odszkodowań. Nie wszystkie jednak poniesione kary umowne czy odszkodowania stanowią dla podatnika koszt uzyskania przychodów. Ustawodawca w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, wymienił szereg wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, w tym wydatków mających charakter kar i sankcji. Są one jednak związane z wadliwością towarów lub robót i usług będących przedmiotem działalności gospodarczej (art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT), jak również nieprzestrzeganiem przepisów w zakresie ochrony środowiska i niewykonaniem nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 16 ust. 1 pkt 19 ustawy o CIT).

Z uwagi na zakres obowiązywania ww. przepisów nie znajdują one zastosowania do analizowanego odszkodowania wypłaconego klientowi (Zleceniodawcy) z tytułu kradzieży towaru dokonanej przez Podwykonawcę 2.

Umowę między kontrahentem a przewoźnikiem należy bowiem zakwalifikować jako umowę przewozu. Przez umowę przewozu przewoźnik zobowiązuje się w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do przewiezienia za wynagrodzeniem osób lub rzeczy [art. 774 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.; dalej: „k.c.”)]. Z uwagi na kradzież przesyłki umowa przewozu w opisanym przypadku nie została więc wykonana, bowiem przewoźnik nie przewiózł powierzonego towaru zgodnie z umową, a więc do miejsca przeznaczenia. W przypadku utraty przesyłki w czasie od jej przyjęcia do przewozu aż do wydania odbiorcy zlecającemu przewóz należy się odszkodowanie w wysokości nie większej od zwykłej wartości przesyłki, chyba że szkoda wynikła z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa przewoźnika (art. 788 § 1 k.c.). Przewoźnik może oddać przesyłkę do przewozu innemu przewoźnikowi, jednakże nawet wówczas ponosi odpowiedzialność za czynności dalszych przewoźników jak za swoje własne czynności (art. 789 § 1 k.c.).

Wypłacone odszkodowanie jest więc odszkodowaniem za utraconą przesyłkę, nie zaś za wadliwość wykonanej usługi przewozu, ta nie została bowiem wykonana. Tymczasem za koszty uzyskania przychodu nie uznaje się kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług (art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT). Do żadnej z tych kategorii nie można natomiast zakwalifikować opisanego przez Państwa odszkodowania, co nie oznacza, że automatycznie wydatek z tytułu odszkodowania będzie mógł zostać uznany za koszt podatkowy.

Jak wynika z opisanego zdarzenia przyszłego, w dniu (…) zostali Państwo obciążeni przez jednego ze zleceniodawców odpowiedzialnością za szkodę wywołaną kradzieżą przewożonego przez Państwa podwykonawcę towaru. Przebieg wydarzeń związany ze szkodą był następujący:

- otrzymali Państwo zlecenie transportu towaru od jednego ze swoich stałych klientów – firmy transportowej, dla której Państwo byli podwykonawcą,

- zlecili Państwo wykonanie usługi transportowej dalszemu podwykonawcy,

- poszukiwali Państwo dalszego podwykonawcy do wykonania zlecenia na internetowych forach informacji, na których przedsiębiorstwa prowadząca działalność transportu drogowego towarów zamieszczają ogłoszenia o gotowości zlecenia usługi transportowej oraz o gotowości wykonania usługi transportowej,

- na jednym z takich forów uzyskali Państwo ofertę wykonania usługi transportowej przez firmę X (Podwykonawca 2),

- przed powierzeniem Podwykonawcy 2 wykonania usługi transportowej, Państwo:

-sprawdzili na publicznie dostępnych bazach danych, czy przedsiębiorstwo Podwykonawcy 2 istnieje,

-zweryfikowali, czy podany numer polisy ubezpieczeniowej Podwykonawcy 2 jest ważny - weryfikacja przyniosła informację, że polisa jest ważna i aktualna,

- po dokonaniu opisanej powyżej weryfikacji, zlecili Państwo wykonanie usługi Podwykonawcy 2,

- w dniach (…), to jest w okresie przewidywanej daty dostawy towarów, zwracali się Państwo wielokrotnie do Podwykonawcy 2 o dostarczenie dokumentów potwierdzających rozładunek towaru. Wobec braku kontaktu ze strony osób podających się za przedstawicieli Podwykonawcy 2 podczas przyjęcia zlecenia, nabrali Państwo przekonania, że doszło do podszycia się osób nieuprawnionych za przedstawicieli Podwykonawcy 2, na skutek czego towar wydano osobie nieuprawnionej, która dokonała jego kradzieży,

- w dniu (…) roku kradzież towaru zgłoszono organem ścigania.

Państwa Zleceniodawca wycenił wartość szkody na kwotę na kwotę (…) euro.

Na dzień złożenia wniosku kwota odszkodowania nie została jeszcze przez Spółkę zapłacona. Zapłata nastąpi poprzez potrącenie przez zleceniodawcę kwoty odszkodowania z należnego Spółce wynagrodzenia za wykonanie innych usług transportowych lub poprzez faktyczną zapłatę przelewem.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest ustalenie, czy zapłacona przez Spółkę kwota odszkodowania stanowić będzie koszt uzyskania przychodu.

Na co zwróciłem uwagę na wstępie, aby podatnik miał możliwość odliczenia dla celów podatkowych poniesionych wydatków musi wykazać ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu a także spełniać łącznie warunki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, co zresztą również Państwo wskazali w swoim stanowisku.

Jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy wypłacone odszkodowanie Zleceniodawcy z tytułu kradzieży towaru przez Podwykonawcę 2, było zdarzeniem losowym, którego nie można było przewidzieć.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej dochowali Państwo należytej staranności i przedsięwzięcia standardowe środki bezpieczeństwa przyjmowana zawsze w realizacji usług. W spółce obowiązuje procedura wewnętrzna dotycząca dbałości o powierzony towar i wszyscy kierowcy odbywają szkolenie w tym zakresie. Procedura ta obejmuje w szczególności zasady dotyczące postoju, który odbywa się każdorazowo miejscach, których prawdopodobieństwo wystąpienia kradzieży jest mniejsze z uwagi na jego uwarunkowania. Mimo przedsięwzięcia tych środków doszło do kradzieży towaru.

Kradzież została udokumentowana poprzez zgłoszenie faktu jej dokonania do właściwego organu ścigania. Kradzież została zgłoszona na komisariat policji w (…); z Komisariatu sprawa została przekazana do Prokuratury (…).

Kradzież zgłoszono właściwym organom ścigania.

W umowach uszczegółowione są zasady przewozu towaru. Zasady te zostały dochowane. Umowę przewidują obowiązek naprawienia szkody wyrządzonej w związku z kradzieżą towaru.

Na dzień sporządzenia uzupełnienia wniosku Organy ścigania nie odzyskały ukradzionego towaru. Przewoźnik nie posiada podstaw prawnych by prowadzić działania zmierzające do jego odzyskania, albowiem takie podstawy posiadają tylko właściwe służby państwowe. Oceniacie Państwo, że definitywnie nie istnieje możliwość zidentyfikowania sprawcy i odzyskania utraconego towaru. Postępowanie nie zostało przez właściwe organy zakończone.

Z uwagi na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że w sytuacji, gdy postępowanie w sprawie kradzieży nie zostało umorzone i ma status sprawy w toku, to opisane przez Państwa odszkodowanie nie ma charakteru wydatku definitywnego z tego względu, że może jeszcze dojść do sytuacji wykrycia sprawcy i pociągnięcia go do odpowiedzialności karnej i odszkodowawczej. W tych okolicznościach argumenty utrzymania relacji biznesowej z klientem i zapewnienia zleceń na kolejne usługi w ramach zabezpieczenia źródła przychodów nie mogą zostać wzięte pod uwagę jako determinujące możliwość zaliczenia przez Państwa wydatków związanych z odszkodowaniem do kosztów uzyskania przychodów Spółki. W sytuacji wykrycia sprawcy wydatek ten może zostać Państwu zwrócony, a takich kosztów podatkowo ujmować nie można na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy ścigania (Policję, Prokuraturę), co jest jednakże możliwe dopiero po zakończeniu postępowania (w przypadku niewykrycia sprawcy, dokumentem tym będzie postanowienie o umorzeniu śledztwa).

Odnosząc się do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, że w sytuacji gdy postępowanie jest prowadzone przez organy ścigania i nie zostało jeszcze zakończone, to odszkodowanie wypłacone przez Państwa na rzecz Zleceniodawcy z tytułu kradzieży towaru przez Podwykonawcę 2, nie może zostać zaliczone przez Państwa do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych, ponieważ nie spełnia dyspozycji art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (definitywności poniesienia).

Mając powyższe na względzie, Państwa stanowisko, iż kwoty pieniężne wypłacone przez Spółkę na rzecz klientów (Zleceniodawców) tytułem odszkodowań za szkody powstałe z tytułu utraty mogą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy zatem uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.